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会议接待方案模板.doc

1、会议接待方案模板一、接待时间:_年_月_日_月_日二、接待地点:接送机地点:西宁机场下榻酒店:_大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)会议地点:_大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)三、接待对象:嘉宾等一行人及其陪同人员四、接待负责人员:总负责:接待办跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组五、接待前期准备工作:1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间2.食宿安排,提前预定3.迎接车辆安排4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)5.相关接待人员,负责相关接待工作六、机场接待1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况

2、持“热烈欢迎_贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8_0.5_0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80_180cm以下易拉宝)。3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条七、酒店入住1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全

3、员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。八、用餐(早餐、中餐、晚餐)1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。九、会议前的筹备工作1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。2.会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌

4、面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。十、会议接待1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位_贵宾莅临我公司考察指导”2.会场整理及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。3.联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。十一、座谈1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍ppt)2.技术交流(技术人员ppt讲解,互动)3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)十二、会后服务准备做好会后服务的准备。第 4 页 共 4 页

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