连锁酒店人事管理体系人事员工档案管理.docx

1、连锁酒店人事管理体系人事员工档案管理第一条人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，具有法律效用。员工档窠是企业为进入本企业的职工建立的记录其在本企业地工作表现、奖罚等情况的记录，是企业对自己职工晋升、加薪、培养的重要依据和参考，同时也具有法律效用。第二条人事档案应由指定的人才机构管理，而员工档案由企业自行管理。人事档案管理：第三条公司对新进入公司的员工，特别是刚毕业的大学生，有需求让企业办理人事档案管理的，由公司负责办理并委托指定的人才机构进行管理。详细操作流程参照人事/员工档案管理流程。员工档案管理：第四条公司对所有员工均建立了员工

2、档案。员工档案归口综合管理部专门管理。第五条员工档案管理人员应对员工档案的真实性、完整性负责，作好档案资料的收集、归档工作，为员工个人资料保密。第六条员工档案中有下列事项变更，当事人须七天通知综合管理部：1）地址和电话；2）婚姻状况；3）诞生子女；4）出现事故或紧急情况时的联系人；5）培训结业或进修毕业。第七条在新员工入职当天应为其建立个人档案，新员工转正、岗位变动、薪酬调整等资料在调整后的当月月底放入员工档案。员工档案应包含以下各完整有效的文件：一、招聘资料1、求职登记表6、学历、学位证（复印件）2、面试评定表7、职称证、岗位资格证、特殊工种操作证（复印件）3、试用通知书4、身份证（复印件）

3、5、劳动合同二、录用资料半年内有效的体检表 原单位离职证明保险缴纳记录1、试用期考核表2、员工工资调整表3、考核记录表4、奖励记录表5、违规记录表6、内部异动记录三、离职资料1、辞职申请或解除劳动合同通知2、员工业务交接清单3、员工行政交接清单4、工资结算单第八条员工档案管理相关规定（一）基础管理1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。2、员工入职前，综合管理部应对员工档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。3、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等），应及时将相关资料复印交综合管理部归案，原件当

4、场查验。4、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存二年后方可销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗5年止）。（二）员工档案使用1、查阅：一般员工不得查阅他人的员工档案。部门经理或上级主管可以查阅本部门员工的档案，但须填写员工档案查阅申请表，经综合管理部审签后方可查阅。查阅其它平级部门档案需经总经理批准后方可查阅。2、借出使用：因特殊需要必须借用员工档案的，须填写员工档案借用申请表，一般员工不得借用他人的员工档案，部门经理或上级主管可以借用，但必须经综合管理部审签、总经理签批后方可借用。员工档案借出使用时，借用部门/人要注意保密，妥善保管，不得交无关人员翻阅和转借他人。归还后及时在外借登记上

5、注销。借出的时间不宜过长，原则上借用时间为一天，到期未还者负责员工档案管理的应及时催还。3、出具证明材料：出具的证明材料可以是综合管理部按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是员工档案材料的复制件。材料提取人应填写员工档案使用申请表，综合管理部按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。4、查阅、借用、使用档案的部门或个人，不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的，应事先征得综合管理部同意，经批准后方可摘抄、复制拍摄。5、各部门使用员工档案应严格履行登记手续。6、对违反以上规定的，除按规定对当事人及当事部门进行行政处罚外，取消当事人今后任何查询、借用员工档案的权利。第六条：制定、修订、废除与颁布实施本办法经核准后，由综合管理部公告实施；修订或废止亦同。