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008信用档案管理制度.docx

1、信用档案管理制度1 .目的为了规范公司信用档案管理工作,保证档案的完整性、安全性及保密性,并通过提供档案信息为公司运营服务,特制定本制度。2 .适用范围本办法适用于公司所有的信用档案。3 职责综合办公室负责信用档案管理。4 .管理制度公司档案实行二级管理,一级管理是指公司档案室的统筹管理:由专职档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,建立公司档案台账(电子档),建立年度归档台账,做到帐物相符;对存档的各类证书在接近证书有效期一个月前应通知相关负责人;监督指导各部门档案的管理工作;二级管理是指各部门自己形成的,反映本部门职能活动的文件资料的管理工作:兼职档案管理员负责整理、编目本部门记录表

2、单、执行文件、业务往来资料等,部门负责人为本部门档案管理工作第一责任人。档案归档归档范围:凡是能反映公司各项业务活动的具有查考利用价值的文件、声像、报表等均属归档范围,均应及时归档。公司档案分为13大类,详见附录公司档案分类目录,各部门文件归档范围可参照档案类别执行。归档要求:档案必须具有真实性,所有资料应为原件,原件用于报批不能归档或其它不可抗原因无法提供的,档案室保存复印件;档案应具有价值性;档案应具有完整性,每个案卷力求资料齐全;档案应便于利用,避免杂乱无章,做到分类、分目清晰,方便查询。除部门业务执行的记录表单外,各部门以公司名义发出的函件、处理的业务往来等,当工作一结束,应将所有的相

3、关原始资料送至档案室进行归档,任何部门或个人不得为自己使用方便,将重要档案隐留不交或擅自留存。各部门兼职档案管理员每月5号前应将本部门上月的执行记录整理成册,存放于本部门资料室。一般记录资料保存期限为3年,各部门根据需要需长期保存的记录文件应每年移交公司档案室保存(如MA产品生产过程中各种记录资料)。各部门兼职档案管理员应在每月5号前将本部门的存件明细电子档发档案室备案。各部门电子记录应分门别类,实物件存放于资料室相应标识类别的档案盒或档案袋中,确保资料类别、资料存放位置、电子台账目录协调一致。技术部、品质部、项目部、供销部重要业务资料(如合同)应最少每年移交一次档案室;销售业务资料应根据资料

4、的性质和部门需要,最少每两年移交一次档案室;财务、人事业务资料应根据资料的性质和部门需要,最少每三年移交一次档案室;各部门必须保留的尽量留复印件,原件交档案室统一保存。如归档的为数字化档案,文字材料统一采用PDF格式,图纸采用CAD的DWG格式,文字扫描分辨率不小于200,图纸不小于300,并且数字化档案应以文件内容或主要文件命名并标识归档日期。技术研发资料由技术部负责人每月进行硬盘备份并于每月5号前归档到公司档案室,由档案管理员存放于档案室保险柜内。档案借阅因工作需要借阅文件时,应填写文件借阅审批表,经部门负责人审核,综合办公室负责人批准后,在档案管理员处借阅,借阅人应在一周内归还文件,原版

5、文件一律不外借。若特殊需要需将原版文件借出,应由副总经理或总经理批准后执行。档案属于公司秘密,借阅档案者必须妥善保管,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,因保管不慎丢失时,要及时追查,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。档案保管与销毁公司设有档案室,各部门配有资料室及存放档案的箱柜,具备防火、防潮、防虫、防盗等安全整洁条件。档案资料室是保管档案的机要重地,非档案管理人员不得随意进入库房。各部门归存到档案室的档案,档案管理员根据档案类别建立电子台账,实物件存放于档案室相应标识类别的档案柜中,确保档案类别、档案存放位置、计算机台账目录协调一致,以便于查找使用。各部门记录文件以便于

6、追溯为原则,做到分类清晰、放置有序,便于查阅。应统一使用公司申购的档案盒或档案袋进行规范化整理:在档案盒脊处或档案袋封面左上角用标签备注档号、归存年月、文件名称、保管期限等,并附文件整理说明及清单一同放入每个档案盒或档案袋中最尾处,需长期保存的记录文件应使用档案盒归存。档案管理员根据有关规定及公司实际情况,确定档案保存期限,需销毁的档案编造销毁清册,填写文件删除/销毁申请表经公司领导及有关人员会审批准后销毁,销毁的档案清单由档案室永久保存。各部门记录文件的销毁,由部门档案管理员编造销毁清册,填写记录销毁巾请表,经部门负责人审核,副总经理或总经理批准后给予销毁。档案管理处罚条例有下列行为之一,据情节轻重,给予50500元扣薪处罚(相关责任人与部门负责人一并处罚),若构成犯罪依法追究刑事责任:a.毁损、丢失或擅自销毁企业档案等管理不善行为;b.擅自向外提供、抄摘企业档案行为;c.未及时上报归档或未按期归还档案行为;d.涂改、伪造档案行为;e.其它对公司档案文件管理造成损失的行为。5 .相关文件无

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