文件编号管理制度.doc

1、文件编号管理制度1. 目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2. 适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。3. 总则3.1 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用质量体系文件。3.2 由行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。3.3 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。4.文件类别 4.1文件 1.管理制度 2.合同（招投标）协议 3.外来文件4.2 记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结 4

2、工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称 公司全称： 简称： 5.1.2部门代号XZ-行政部 CW-财务部 KF客服部 XS销售部 HX化学部 WL物理部 DGB东莞办事处 XTB新塘办事处 HJ环境事业部 5.1.3日期代号 统一采用“yyxx”的格式，例如“1601”代表该文件是2016年1月制定的。5.1.4流水号 统一采用三位阿拉伯数字编写，例如：“001”代表第一份文件。5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3，.，0.10.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1,0.1.1,0.1.1.

3、1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0.版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2，.，1.10.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2等。5.2文件编码结构日期代号（年份） XXX-XX-XX-YYYY-nnn流水号（000-999）文件类型部门代号 企业代号 5.3文件分类编码规则公司规章制度ZD 公司合同HT 通知文件TZ重要文件ZY 其他文件QT 外来文件AA5.3.1规章制度和管理文件格式：XXX-XZ-ZD-vdd格式说明：公司名称-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同（招投标）协议 格式:XXX-XZ-HT-P-yyxx-nnn 格式说明：公司名称-部门缩写-合同类型-年月-流水号HT:合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：XXX-AA-yyyy-nnn格式说明：公司名称-外来公司名称-年份-流水号5.3.4会议记录格式：XXX-XZ-HY-yyyy-nnn格式说明：公司名称-部门缩写-会议缩写-年份-流水号5.3.5工作总结或者工作计划 格式:XXX-XZ-ZJ/JH-yyyy-nnn 格式说明：公司名称-部门缩写-总结/计划缩写-年份-流水号6.附则1、本办法自下发之日起执行，由行政部负责解释。