档案收集归档工作实施方案.doc

1、2013年档案收集归档工作实施方案 为规范我校档案归档工作，使档案管理逐步走上制度化、程序化、规范化轨道，进一步加强年终综合档案归档工作管理，现就我校综合档案归档工作制定如下实施方案：一、立卷归档范围： （1）结合长春医学高等专科学校档案归档范围和保管期限表和学校本年度中心工作修订本部门归档范围和保存期限，本年度放假前以电子版形式上交学校综合档案室；（2）2013年1月1日至12月31日期间，学校在党政管理、科研、教学、外事、基建、财务、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的各种载体文件材料(含纸质、声像、电子等不同载体文件)； （3）各部门以集体名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、

2、锦旗（市级以上）等以及在校际交流中收到的具有保存价值的实物档案。二、归档时间： （1）立卷归档:2014年3月10日2014年3月31日（2）档案移交：2014年4月7日2014年4月11日三、责任分工：（1）学校综合档案室负责指导和协助各部门档案的收集、整理组卷工作；接收各部门组卷完毕的档案，并进行科学管理和为档案利用提供服务。（2）各部门兼职档案员负责本部门档案的收集、整理和归档工作。并及时修订本部门归档范围和保存期限表，提供本部门大事记、年鉴等相关归档材料。四、归档步骤：（1）收集 各兼职档案人员结合学校归档范围和部门日常工作，对办理完毕的文件进行收集（包电子版）、分类、排序整理。归档的

3、档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。（2）预立卷各兼职档案员要按照文件材料形成的规律，加以系统整理组卷。要按照文件的基本特征进行分类组卷，一般以问题特征为主，结合运用其他特征(作者、时间、名称、通讯者、发文字号、地区等)将文件材料进行分类组卷。组卷应保持文件之间的密切联系。3、立卷：对卷内文件材料的最后整理为卷内文件排序去掉金属物编排页号拟写案卷标题编写案卷号录入档案系统，同时上传电子版文件打印封面、卷内目录、备考表装订经本部门负责人检验合格签字4、移交：打印案卷移交目录（一式两份），双方检查核对准确无误，在移交目录上签字盖章（一式两份，各保留一份存档）。五、归档要求： （1）各部门兼职档案人员要做好归档文件材料保管期限的划分，对于保存期间为永久和长期的档案，要求上交纸质版和电子版（涉密及其它控制使用的档案，如信访材料、会议记录、统计报表和项目审计材料等除外）；（2）重大活动、大型会议和重要改革材料要求归档齐全，确保将文件材料的原件归档；（3）本部门工作活动中形成的有归档价值的照片、视频、音频等多媒体文件，归档时要标明事由及时间； （4） 各部门在移交档案的同时，要整理上交电子版大事记、年鉴、2013年集体和个人获奖统计表； （5）各部门要将重要和使用频率较高的文件复印留存。 档案信息中心二一三年十二月十七日