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1、万隆地产（三）办公物品采购管理制度 1、 目的 （1） 为了加强公司办公物品采购管理，规范办公物品采购工作,降低成本，保障办公正常秩序，特制订本规定。（2） 本规定适用于公司及其下属各分公司。2、 办公物品采购范围及权限（1） 办公物品采购管理工作的任务：1) 根据公司办公物品的需要，保障办公物品连续供应。2) 在保障供应的前提下，确保采购物品的质量合格。3) 开拓货源基地，降低采购成本。（2） 采购业务及范围：办公物品采购（含固定资产、低值易耗品）。（3） 公司采购原则上采取统一采购，定点采购方法：1) 公司所有固定资产的采购，由财务部根椐计划和预算实施统一采购。 2) 公司低值易耗品、办公
2、用品的采购，由办公室根椐预算实施独立采购。（4） 若采购物品属专业技术物品时，由相应公司或部门配合采购员进行采购，相应部门应积极配合。（5） 采购审批权限范围与审核流程：1) 各分公司或部门所需物品申购均须事前填具采购申请单，按程序办理审批。2) 对每一件物品在市场预算报价单价100元以下范围的，可由申购人根据所需申购物品的数量负责填写采购申请单，交办公室采购员核对签名后报财务部经理审核，再报办公室主任审批。对每一件物品在市场预算报价单价100元以上至1000元以下范围的，可由申购人根据所需申购物品的数量负责填写采购申请单交办公室采购员核对签名后报财务部经理审核，再报副总经理审批。对每一件物品
3、在市场预算报价单价1000元以上范围的，可由申购人根据所需申购物品的数量负责填写采购申请单交办公室采购员核对签名后报财务部经理审核，再报总经理审批。3）采购流程：申请人填写采购申请单办公室采购员采购申请单核对签名财务经理采购申请单审核签名办公室主任 副总经理 总经理物品单价100元审批物品单价 100元1000元审批物品单价1000元审批 3、 供应商管理规定（1） 供应商的选择、评审、控制、撤点等工作严格按本章规定办理。（2） 供应商调查：1) 采购人员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与公司建立供应关系而且符合条件者应填具“供应商调查表”，作为选择供应厂商的参考。“供应商调查表”呈财务
4、经理核准。2) 采购人员应依据“供应商调查表”每半年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况，更正原有资料内容。（3） 供应商的选点由财务部、各分公司共同负责。在下列情况下，采购人员填写“供应商审批表”，提请有关人员审批。1) 原有供应商被撤点。2) 新供应商的物品更适合公司的需求。3) 原有供应商由于种种原因拒绝供货。4、 办公物品采购及发放规定（1） 办公物品的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、降低成本、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发，严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。（2） 本规定所指办公物品是指文具、帐簿、纸张、内部表单等办公用品；办公
5、桌椅、档案柜等家具用具；电话机、传真机、计算机、打印机等办公设备及耗材；电扇、空调等家电设备。（3） 办公用品项目由财务经理会同各相关部门细分核定，公司办公室对核定后的办公用品负责寻价并报价，由财务经理审核。（4） 办公用品实行费用归口、定额管理，各部门每月额度由各部门提出预算，财务部会同办公室核定。（5） 办公物品的大宗采购实行集中管理，额度由总经理会议决定，由财务部负责定点采购：1) 办公物品的月度采购。 各部门负责人根据月度办公用品定额，结合实际需要，加上经批准的其他办公物品预算，填写办公物品月度采购申请单，将本部门下月需用的办公物品分类填写清楚，并于每月22日报至财务部审核预算后转至办
6、公室，由办公室根据库存情况和各部门的缓急需要，编制办公物品月度采购计划，经财务经理审核后于每月25日移交办公室采购员根据审批权限报办公室主任、副总经理或总经理审批。2) 办公物品的临时采购。 各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写采购申请单（本单一式三联，一联申购部门留存，一联报财务部，一联交采购员），经办公室采购员核对报财务部经理审核后根据审批权限报办公室主任、副总经理或总经理审批。（6） 采购工作细则：1) 采购审批一律使用采购申请单。2) 采购申请单各栏填写是否清楚，审批者是否签字。3) 紧急采购申请单应优先办理。（7） 寻价及洽谈要求：1) 充分了解所购物品的品名、规格、质量要求
7、及其他特别要求。2) 向供应商详细说明品名、规格、质量要求、数量、交货期、交货地点、付款方式。3) 同规格产品的供应商至少对比三家。4) 经成本分析后，设定议价目标。5) 寻价单应注明与供应商议定的成交条件。（8） 采购要求：1) 采购员应对供应商所提供物品进行详细检验，确认是否与订购单或采购申请单所列内容一致。2) 采购员应向供应商索取必要的合格证明、使用说明等资料。3) 采购物品到达公司后，采购人员应及时赶到仓库验货。（9） 收货：物品采购经申购部门验收，并出具检验合格手续后，库房进行外在验收合格，方可办理入库手续。采购人员凭入库单和有效发票办理付款或报销。（10） 付款结算时采购人员应注
8、意的问题：1) 发票抬头、金额及其它内容是否相符。2) 有无预付款或暂付款。3) 是否需要扣款。（11） 采购物品由采购员寻价、报价并经财务部确认后再行采购。在实施采购业务时，应充分了解所购物品的品名、规格、质量要求及其他特别要求，要做到货比三家，保证物美价廉。采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐。（12） 库管员负责办理采购物品的验收入库手续，并搞好库房管理：1) 在办理入库手续时，库管员应根据采购申请单进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，如不符合要求，有权拒绝入库并督办办理退货。如果符合要求，应填写入库单（本单一式两联，一联库管员留存，一联交采购员办理请款或报销手续
9、并留存于会计室），办理入库手续，并登记库存数量帐。2) 库管员应合理有效地使用库容，分门别类码放物品，保证出入方便、整齐有序。3) 库管员对库存物品要定期盘点，做到日清月结。发现盈余、短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报办公室和财务部门。（13） 各部门要指定专人负责办公物品的领用、内部发放及统计工作。领用时由指定专人填写物品领用单，如系以旧换新或属预算内或经申购采买的物品，由部门经理签准。如系预算外则视具体领用物品金额报相应批准人批准，领用批准权限同申请采购权限一致。（14） 库管员要认真核对物品领用单所列项目和审批手续，准确无误办理发放，并登记库存数量帐。每月终定期全面盘库
10、，同时按部门别汇总统计各部门本月办公物品的领用情况。编制月度办公物品领用汇总表（本表一式两份，一份自存，一份报财务会计室）。财务部根据成本会计上报的月度办公物品领用汇总表审核各部门的办公物品领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。（15） 对家俱器具、办公设备和家电设备的登记与管理，按公司资产管理制度的有关规定执行。凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费的70%-100%，造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。以上责任认定部门为办公室和财务部。5、 第六章 附则（1） 本规定由办公室负责制订、解释并检查、考核。（2） 本规定自公布之日起施行。（3） 本规定施行后，原有的类似规定自行终止，与本规定有抵触的规定以本规定为准。第 5 页 共 5页