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1、厦门夏商旅游集团酒店管理公司资金管理员标准作业书制订：财会部 修订日期：2008年4月资金管理员标准作业书一、制定目的：（一）因应管理公司要求财务人员集中办公及财务收支两条线实施暂行规定的需求，特在各门店设置【资金管理员】岗位，以满足各门店日常经营作业需求，衔接因财务人员集中办公造成的流程断档及各项及时性作业需求。（二）为规范后续各门店财务事项的办理，同时保证资金及原始单证的安全，特制订本标准作业书，以使【资金管理员】的作业能够有所遵循。（三）为加强财务监督和业务审核工作特别是对日审工作。 (四) 加深管理公司财务部和各门店业务的沟通;并能够及时对管理公司下属各门店进行更快的服务和监督.二、适
2、应范围本标准作业书适应管理公司所属各门店的资金管理员岗位。三、岗位性质： 本岗位实行财务委派制，人员编制归属酒店管理公司,各门店资金管理员统一由酒店管理公司委派，绩效考核由管理公司综合部协同财务部统一进行考核，工资、效益奖金及相关福利由各门店承担，资金管理员业务上由管理公司财会部负责管理，但应遵守门店相关规章制度。四、岗位招聘： 门店资金管理员招聘统一由管理公司财务经理招聘，并委任到各门店，其人事任免由管理公司负责，酒店管理公司将视工作情况进行轮岗。五、岗位要求（一）本岗位原则上每个门店配置1人，各单位另外选定1名人员作为代理人，该人员应非前台人员，切要求对工作认真负责，建议门店可以选择分管后
3、勤的值班经理作为代理人，以满足资金管理员请假期间临时代理要求，并报酒店管理公司财务部。（二）本岗位要求具有一定财务知识，工作要求认真仔细，最好属厦门本地户口。六、岗位职责： 负责第一时间内跟各门店相关人员解释、协助财务事项办理流程。 负责及时向财会部呈报各门店提出的财务问题并跟踪解决。 负责对所属门店的收银员就牵涉到财会部分的作业进行规范、指导、管理。 负责各门店经管理公司专项审批的备用金及周转金的保管及发放。 负责各项原始单证如发票、内部凭证、收款收据及其他各类单据的申请、领用、整理、保管等相关作业。 负责开据除客房部和餐饮部发票及押金收据外的税务发票和收款收据。 负责各门店日常经营收入款项
4、及相关单据、经营日报表的收集、整理、保管编制及缴交作业。 负责本门店需要报批单据的收集、登记、确认、初步审核、保管、缴交作业及报批完毕后相关资金的发放、登记工作。 负责本门店的每日营业的日审工作，确保当日营业日报表及相关营业表单反应信息的准确性。（流程要求详见日审岗位标准作业） 负责本门店总仓的管理工作，确保客房用品、餐饮材料等存货的在各流程管理的规范安全（流程要求详见BTY内控0-存货管理暂行规定 其他临时交待事项。各门店如有分派其他工作需事先跟财会部沟通,经管理公司财务部经理同意。七、具体流程（一）发票凭证部分的作业流程：1、本部分所讲的“发票凭证”是指由财会部统一购买或保管的单据。具体包
5、括税务发票、收款收据等。其他内部凭证由各门店按目前作业方式执行。2、税务会计要根据各门店日常经营需要，提前购买发票和收据，遇节假日请一并考虑在内。3、各门店【资金管理员】随时掌控本门店发票使用情况，提前两天跟税务会计电话提出领用申请。税务会计接到通知后，应准备好该门店将要领用的发票，在发票领用存登记簿上登记发票号码，然后在营业单据交接日由【资金管理员】清点发票无误后，在发票领用存登记簿上当场签收。签收完毕的发票领用存登记簿由税务会计进行档案保管。4、发票用完以后，须立即缴销。同样【资金管理员】把需要缴销的发票，自设登记簿在营业单据交接日与税务会计交接。发票缴销记录由税务会计统一在发票领用存登记
6、簿上进行登记。以后可视公司发展情况将发票缴销工作交由资金管理员处理，目前这条暂不执行。5、【资金管理员】接到发票后，通知各凭证需求部门领用。领用时【资金管理员】要自设专用登记簿进行领用及回收登记，需要由【资金管理员】负责开具的部分也进行登记。具体按照税务会计相关要求执行。6、【资金管理员】有责任依据相关法规及管理公司相关要求，对各部门发票凭证的开具、保管及缴销等作业进行管理、规范及查核。任何违反国家相关法规及管理公司相关要求的行为，一经查实，将视情节严重程度进行处分，情节严重的唯一开除论。【资金管理员】负连带责任。7、开具发票的具体负责人由各门店依据实际情况确定，原则上依据目前规定进行，【资金
7、管理员】承担之前各门店由出纳或会计开具发票的部分。具体安排以满足各门店及时性作业需求为原则。（二）、日常经营收入作业流程：1、各门店可根据实际情况制订【资金管理员】上下班时间，在不影响工作的前提下，由各门店实施管控，务必确保资金的安全和作业及时性。另外管理公司设置每周二或周五为营业单据交接日，因每位核算会计核算两家经济型酒店，为使其工作安排更加合理，其与两位资金管理员交接的日期应错开，具体的交接日期和时间与核算会计协商后再确定，一但确定交接日期与时间后，不得轻易改动，如一方遇特殊情况没法在规定时间交接的，应事先与另一方协商确定交接时间。【资金管理员】务必在交接时间之前把之前的营业单据、日报表、
8、发票、报销单据等整理完毕。2、各门店收银员要严格依据公司或各门店相关规定进行收款、开具发票、填制报表、款项及单据移交、审核等相关作业，一定要做到“当班结帐、移交清楚”，以保证后续发生问题时责任有所归属。若非【资金管理员】上班期间需要进行交接的，直接把款项和单据等交接给下个班次的收银员或直接放到保险柜中，下个班次的收银员同时承担对上个班次的相关责任。【资金管理员】上班期间需要进行交接的，则直接交接给【资金管理员】。除此之外不得与其他人员进行交接。3、不管是收银员上下班次之间的交接或是收银员跟【资金管理员】之间的交接，以及【资金管理员】跟外部出纳之间的交接，除必要的签字确认外，均要依据以下原则对交
9、接的单据和款项等进行审核工作，审核无误后方可签字确认。一旦签字承担相应责任。（1） 收银员当班结束前，需要根据本班的相关单据填制经营日报表及“营业单款项移交登记簿”，具体格式参照附件二。填制完毕后，要对现金、支票、刷卡单据、挂账的金额等与经营日报表核对，确保报表与单据之间、单据与单据之间、单据与凭证及现金之间的勾稽关系相符。核对完毕后要签字确认并交给权限主管签核。（2） 交接前要依据结算方式现金、转账、刷卡、挂账的顺序分类整理，将经营日报表附在单据首张，具体要求如下：a. 客房单据整理顺序为：经营日报表每份税务发票费用结算单开房通知单换房通知单房租折扣审批单洗衣单客房饮料签单餐费结账单通讯费结
10、账单商务中心结算单其他相关结算凭据b.餐饮单据整理顺序为：经营日报表结账单点菜单酒水单海鲜单卤水单发票其他相关结算凭据（3）进行交接时，接交人员要依据上述要求对单据、款项、报表、审核权限等完整性及勾稽性进行复核。复核无误后签字确认。若有问题应及时处理完毕。（4）【资金管理员】复核完毕后，要在“营业单据款项移交登记簿”上签字确认，等到营业单据交接日及时将全部单据进行移交，办理移交登记手续，核算会计在“营业单据款项移交登记簿”上签名确认。 （5）出纳人员配合核算会计对刷卡到账情况进行核对、追踪，并及时通报相关人员。（三）用款单据作业流程1、经办人根据交易的内容填写“用款申请单”、“暂借款申请单”等
11、内部单据，并把相关凭证粘贴好后，交给权限主管签核。具体请参照厦门夏商旅游集团酒店管理公司请款作业规定、厦门夏商旅游集团酒店管理公司审批权限及流程管理暂行办法等相关规定执行。2、权限主管签核完毕后，经办人要把用款单据交到各门店【资金管理员】处，【资金管理员】要根据相关规定复核每份用款单据。3、复核完毕后，【资金管理员】要在“用款单据移交登记簿”上注明用款单据的号码，用款内容，用款金额等相关内容。具体格式请参照附件三。经办人如需备查或签收，请自备登记簿跟【资金管理员】交接，以防单据丢失。4、 用款单据移交给核算会计后，相关会计人员应及时进行请款及帐务处理。同时会计人员也要在“用款单据移交登记簿”上
12、签收。会计人员处理完毕后，把“用款单据移交登记簿”连同相关用款单据一并给财务经理审核。审核完毕后，交给出纳进行付款作业。对于现金报销的款项，资金管理员要在用款单据上代签字领用。并把报销资金连同“用款单据移交登记簿”一齐带回各门店进行保管及发放。发放时，要求领款人要在“用款单据移交登记簿”上进行签收。6、当本次领款全部签收完毕后，【资金管理员】要把“用款单据移交登记簿”在下一个营业单据交接日交给出纳人员，出纳应登记成册备查。（四）备用金管理作业流程：1、各部门可根据实际需要跟管理公司申请金额在1至2万元的专项备用金。具体作业流程参照暂借款作业流程操作。备用金基本上可分为经营周转金、找零备用金等。
13、2、【资金管理员】要跟管理公司签订备用金保管协议.3、各门店备用金申请完毕后，具体资金由【资金管理员】进行保管，具体要求如下：（1）备用金要按照项目分别管理，【资金管理员】要针对每项备用金设置现金日记帐，进行流水登记，同样要求日清月结。（2）为规避资金风险，【资金管理员】可就公司附近开设专门个人帐户，严禁将公司备用金与个人存款混用，专门用于备用金的保管，帐户名称跟帐号要报财会部备案。财会部可随时抽查该帐户资金使用情况。（3）备用金的支出要求如下：a.经营周转金需按审批权限及流程规定，在各门店最高主管核准后即可支出。b.找零备用金则由【资金管理员】以借款形式借给收银员用于找零之用。c.除专项备用
14、金外的其他请款作业，不得先行从备用金中支出，必须按照收支两条线实施暂行规定的要求进行请款作业。d.除找零备用金由【资金管理员】自己掌控外，经营周转金在发生后，【资金管理员】要负责把相关单据整理，根据用款单据作业流程转交给核算会计请款。所发生的单据要及时请款，不得压单。(4)【资金管理员】要按照上述要求严格控制备用金的使用，如有违反按照公司规定进行处分，情节严重的唯一开除论或提请司法部门处理。(五)、日审工作 详见BTY内控21-日审岗位标准作业（六）、仓管工作详见BTY内控0-存货管理暂行规定（七）、其他如会议记录、相关文件、合同等一并由【资金管理员】跟外部出纳进行转交。八、资金管理员考核表 资金管理员绩效考核表见资金管理员考核表.xls九、本标准作业书经总经理核准后颁布实施。十、本标准作业书根据实际情况随时进行调整。十一、本标准作业书解释权归管理公司财会部。