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1、校级签约仪式会务工作指引1、 前期筹备（一）方案制定1.需要制定详细的签约仪式议程方案，明确时间、地点、主持人、签约人、见证人、参加人员、签约内容、着装要求等报校领导审阅；2.将活动安排及时与客方联系人沟通，确保信息畅通；3.签约人、见证人相关环节如有调整，及时向校领导汇报。（二）会前准备1.主办单位预定会议室,会同物业人员做好会务准备，包括电脑、鼠标、茶水、名牌摆放、会议材料、笔、A4纸等；2.提前收集客方车辆信息，会同安全、健康与环境办公室做好车辆放行及引导；3.协调宣传与公共关系部，安排摄影摄像、宣传报道；4.协调网络信息中心，协助会场设施设备测试调试；5.正式开始前一天，发送温馨提示，
2、包括时间、地点、着装要求等。（三）材料准备1.背景情况介绍；2.详细议程安排、签约站位、观礼席排位图；3.主持人主持词、领导讲话的代拟稿；4.签约协议文本（需经学校法务审核）；5.新闻通稿及会议记录。二、会场布置（一）签约席需要准备投影背景内容（常规红底黄字）并做好调试，签约席摆放名牌、桌布（红色）、签约文本、笔，主持台摆放主持词、话筒及电脑；（二）观礼席以课桌形式摆放，中间留空，两边排排坐；桌面摆放名牌、茶水、矿泉水、纸巾、会议材料（背景情况介绍、议程、站位图）；（三）观礼席预留主持人休息位。三、现场执行（一）主办部门安排专人在现场统筹掌握仪式整体进度，实时报告客方抵达信息，协调主办单位负责
3、人迎候引导；（二）现场灯光、空调温度等应有专人负责调节；（三）涉及多方市级领导签约及合影，一是要提前做好排位准备；二是要安排专人在现场引导上台（非客服人员，应由主办单位安排熟悉领导面孔的工作人员）；（四）签约仪式结束前，提前安排调度客方车辆在会场外等候，并引导校领导及客方退场。4、 注意事项（1） 校级重要活动，若书记、校长单方出席，最终议程安排应及时呈秘书报书记或校长知悉了解；（2） 务必检查主持台主持词，签约席名牌、签约协议、笔，观礼席桌面物资（笔、A4纸）、材料（议程、排位图、客方相关简介、其他材料）、茶水的摆放，签约席、观礼席桌椅、笔一律亲测是否完好、书写流畅；（3） 校级活动场地位于
4、一楼时，提前与物业沟通，在活动期间暂停周边工作业务（如疫情期间的环境清洁消杀等）；（4） 签约仪式开始前或结束后，若安排了会见或参观环节，主办单位应单独拟定方案（时间、地点、名单等）；（5） 校级签约仪式应重视现场摆位，包括签约席、见证人、观礼席（合影站位与见证人站位相同），以下为行政楼121-1国际会议厅参考排位图：（签约站位）54321一二三四五签约见证 对方单位南方科技大学对方领导校领导签约席主持人：* （观礼席排位）客 方54321第一排主持人第二排一二三四五南科大第一排第二排（过道）1.签约仪式一般采用并列式。签约席面门横向摆放，签约人双方在签约席之后并排面门落座，主方居左，客方居右
5、；2.一般主要领导见证，副职领导签约。当主要领导签约时，可以不安排见证人；也可安排见证人，一般安排副职领导等一行人见证（但不能只有一名副职领导见证），比如校长签约，可以书记一人见证或副校级领导等见证，人数没有具体限制，双方商定即可；3.见证人分别各站一边，按职位自里向外由高到低，列队于各自签约人的座位后方；4.观礼席人员各落座于一边，按职位自里向外由高到低；也可按双方职务由高到低交叉落座；5.双方签好后，主办单位收好签约协议文本，防止丢失。5、 附件1.签约议程模版2.排位图模版注：该工作指引适用于此类活动的会务组织人员。党政办公室2020年4月附件1关于合作共建“南方科技大学公共卫生及应急管
6、理学院”签约仪式议程（主标题：宋体二号不加粗，行距35磅）一、时间（一级标题：黑体三号不加粗）XXXX年X月X日(星期X)上午XX:XX-XX:XX（正文内容：仿宋三号，行距29磅） 二、地点南方科技大学行政楼121-1国际会议厅三、主持人主持人：XXX XXXXXXXX四、议程（一） 主持人介绍参会嘉宾（二） 签约仪式、合影仪式一：签约主题(双方签约）签约人：XXX、XXX见证人：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（请签约人和见证人移步至签约台）仪式二：签约主题（三方签约）签约人：XXX、XXX、XXX见证人：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（请签约人和见证人移步至
7、签约台）（三）深圳市疾病预防控制中心领导讲话（四）深圳市第三人民医院领导讲话（五）南方科技大学领导讲话（六）深圳市卫生健康委员会领导讲话（七）签约仪式结束五、参会人员（一）深圳市卫生健康委员会XXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXX（二）南方科技大学XXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXX（三）深圳市第三人民医院（南方科技大学第二附属医院）XXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXX（四）深圳市疾病预防控制中心XXX XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXX- 8 -附件2（XXX活动名称）签约站位图时间：* 地点：*54321一二三四五签约见证对方单位南方科技大学对方领导校领导签约席 主持人：*观礼席排位如下：一二三四五南科大第一排第二排客 方54321第一排主持人第二排（过道） - 10 -