临安市第10期培训班课件4.20.ppt

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1、建设工程文件 归档范围与归档要求,杭州市城建档案馆 魏 虹 二O一O年四月二十日,一、法律依据,1、建设工程质量管理条例（国务院第279号令）第十七条：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工后，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。,2、建设工程质量管理条例（国务院令第279号）第五十九条规定：建设工程竣工验收后，建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处1万元以上10万元以下的罚款。,3、城市建设档案管理规定（建设部第90号令）第九条规定：建设单位在取得工

2、程档案认可文件后，方可组织工程竣工验收。建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件。,二、概 念、基本规定,1、城建档案：在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件材料。 包括： （1）各类城市建设工程档案。 （2）建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案。 （3）有关城市规划、建设、管理过程中的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。,2、建设工程文件：工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣

3、工验收文件，也可简称为工程文件。,3、建设工程档案：在工程建设活 动中直接形成的具有归档保存价值的 文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。,4、单位工程：具备独立施工条件并能形成独立使用功能的建筑物及构筑物为一个单位工程。,5、建设责任主体： 建设单位 勘察单位 设计单位 施工单位 监理单位,三、档案管理职责,1、建设单位职责：,（1）在工程招投标及与勘察、设计、施工、监理等单位签定协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； （2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档； （3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等

4、单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作； （4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； （5）在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； （6）对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。,2、勘察、设计、施工、监理 单位职责：,将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。,3、总承包单位职责：,建设工程项目实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程

5、档案，并向建设单位移交； 建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并向建设单位移交。,4、城建档案馆职责：,（1）按照城建档案管理规定，负责对工程档案收集、整理、归档等工作进行业务指导，并负责组织建设、监理、施工单位档案管理人员进行档案业务培训。 （2）负责对建设单位移交的工程档案进行验收。 （3）负责对接收进馆的档案进行科学规范的管理，确保其完整与安全，做好提供利用工作。,四、归档范围和质量要求,（一）工程文件材料归档范围,1、杭州市建筑安装工程竣工档案移交书 2、杭州市市政基础设施工程竣工档案移交书 3、杭州市地铁工程（车站与区间、机电通信、车辆及车

6、辆段、地铁轨道等）竣工档案移交书,（二）声像材料归档范围：,1、工程准备阶段 （1）建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容； （2）一级工程建设项目的可行性论证、土地征用、拆迁、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景； （3）建设前期重大活动，如开工典礼等活动；,2、工程施工阶段（见附件） 3、工程竣工阶段 （1）工程竣工验收情况； （2）竣工后建筑物整体外观和立面状况； （3）室外亭台、连廊等景观建筑。,4、其它： （1）工程建设期间，领导视察等活动； （2）反映工程建设情况的有关专题片、资料片； （3）反映工程获国优、部优、市优奖项的声像材料； （4）与

7、工程有关的航拍材料； （5）有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。,（三）工程文件的质量要求：,1、工程文件必须完整、准确、系统，内容必须真实地反映工程竣工后的实际情况，各程序责任者的签章手续必须齐全。责任人签认不得盖图章、打印或由他人代签，必须由本人手工签字。 2、归档的工程文件应为原件，如有特殊原因不能使用原件的，应在复印件上或抄件上由原件保管单位加盖公章,注明原件存放处,并有经办人签字及注明时间。 3、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。,4、图纸一般采用蓝晒图。凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须利用反差明显

8、的新图，修改后的竣工图必须图面整洁、图样清晰，文字材料字迹工整、清楚。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 5、工程文件文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297*210）。图纸应采用国家标准图幅，折叠成A4大小。 6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。 7、竣工图应加盖竣工图章或绘制竣工图图签。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方的空白处。,（四）声像材料归档要求：,1、根据工程规模和重要程度，将工程分为一、二、三类（见工程等级划分表） 2、拍摄内容及数量（见附表）,3、质量要求： （1）归档的文件必须是可读文件，在设备上演示或检测运转正常、无病毒、

9、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性； （2）一件载体只能录制同一工程项目的内容，不同的工程项目，其声像档案不宜存放在同一载体中； （3）照片分类、排列正确，说明完整，组卷规范； （4）录像资料片、专题片需配解说词； （5）录音的文字整理稿，应完整、准确地反映录音内容，录音带需简要说明讲话人的姓名、职务、录制日期等。,4、型号规格： 照片：可采用普通相机或数码相机拍摄 （1）采用普通相机拍摄的照片，底片使用普通胶片（彩色100ISO），照片一般为5寸光面彩照； （2）采用数码相机拍摄的照片，应使用像素在500万以上的相机，并将拍摄内容刻录在光盘上，要求每张大小为TIFF：15M、JPE

10、G：2M； 录像：可采用数码带或模拟带拍摄 （1）采用数码带拍摄，应使用像素在200万以上的数码摄像机录制，并刻录DVD保存，确保普通DVD设备能正常播放； （2）采用模拟带拍摄，应使用BETACAM专业摄像机录制，内容应保存在BETACAM录像带中； 录音带：使用模拟带、数码带录制，录音带文字整理稿为WORD格式电子文件。,5、拍摄要求： （1）构图完整、重点突出、曝光准确、影像清晰、画面完整，能准确反映建设工程的实际； （2）拍摄内容要覆盖工程全过程，各环节拍摄的数量均要占一定比例。,6、移交时间： 照片、光盘、录像带、录音带拍摄、录制完成后，由承办单位整理并编写说明，与其它载体的工程竣工

11、档案同时向城建档案馆移交。,五、竣工图编制,（一）竣工图的具体内容,综合图：包括总平面布置图；室外给水、排水、电力、电讯、燃气等管网综合图； 专业图：包括建筑图、结构图、给排水（消防）工程图、采暖工程图、电气工程图、燃气工程图等； 室外专业图：室外给水、排水、燃气、电力、电讯、电视、建筑小品、水景、道路、绿化等。,（二）竣工图编制时间、套数,编制时间：编制竣工图应在施工中进行。 编制套数：不得少于2套。,（三）竣工图编制依据,1、设计施工图 2、变更文件：设计变更、图纸会审、洽商记录等,（四）编制竣工图的步骤,1、收集和整理各种依据性文件资料； 2、分阶段编制竣工图，做到边建设边编制竣工图；

12、3、由承担施工的项目负责人对竣工图予以逐张审核； 4、送交监理单位审核。,（五）竣工图上的章,见附件。,（六）编制要求 1、竣工图均按单位工程进行编制。 2、凡按施工图施工没有变更的，由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章，作为竣工图。,3、在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位在原施工图上对修改部分进行修改，并标注修改依据，加盖“竣工图”章后，作为竣工图。,4、凡结构形式、平面布置改变，以及其他重要改变不宜在原竣工图上修改、补充的，应重新绘制竣工图，并由施工单位负责在新蓝图上加盖“竣工图”章。重新绘制的竣工图应绘制竣工图图签，竣工图图签

13、上签章手续必须齐全（包括图名、图号、签字等）。,（七）绘制类型 1、利用施工蓝图改绘的竣工图 2、在二底图上修改的竣工图 3、重新绘制的竣工图 4、用CAD绘制的竣工图,（八）利用施工蓝图改绘竣工图的要求 1、在施工图上一般采用杠（划）法、叉改法，局部修改可以圈出更改部位，在原图空白处绘出更改内容，所有变更处都必须引划索引线并注明更改依据。 2、在施工图上改绘，不得使用涂改液涂抹、刀刮、补贴等方法修改图纸。 3、施工图纸目录必须加盖竣工图章，作为竣工图归档。凡有作废、补充、增加和修改的图纸，均应在施工图目录上标注清楚。即作废的图纸在目录上杠掉，补充的图纸在目录上列出图名、图号。,4、如某施工图

14、改变量大，设计单位重新绘制了修改图的，应以修改图代替原图，原图不再归档。 5、凡是洽商图作为竣工图，必须进行必要的制作。 如洽商图是按正规设计图纸要求进行绘制的可直接做为竣工图，但需统一编写图名、图号，并加盖竣工图章，做为补图。并在说明中注明是哪张图哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并注明见补图的图号。 如洽商图未按正规设计要求绘制，均应按制图规定另行绘制竣工图。,6、某一条洽商可能涉及到两张或两张以上图纸，某一局部变化可能引起一系列变化，凡涉及到的图纸和部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二。 7、不允许将洽商的附图原封不动的贴在或附在竣工图上作为修改，也不允许将洽商的内

15、容抄在蓝图上做为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或做补图附在图纸之后。,（九）在二底图上修改的竣工图 1、用设计底图或施工图制成二底图（硫酸纸）图，在二底图上依据设计变更、工程洽商内容用刮改法进行绘制，并在图中空白处做一修改备考表，注明变更、洽商编号（或时间）和修改内容。,修改备考表,2、以修改后的二底图或蓝图作为竣工图，要在二底图或蓝图上加盖竣工图章。没有改动的二底图或蓝图作为竣工图也要加盖竣工图章。 3、如果二底图修改次数较多，个别图面可能出现模糊不清等情况，必须进行处理或重新绘制，以期达到图面整洁、字迹清楚等质量要求。,（十）重新绘制的竣工图 根据工程竣工现状和洽商记录绘制竣工图，重新

16、绘制竣工图要求与原图比例相同，符合制图规范，有标准的图框和内容齐全的图签，图签中应有明确的“竣工图”字样并加盖竣工图章。,（十一）用CAD绘制的竣工图 在电子版施工图上依据设计变更、工程洽商的内容进行修改，并在图中空白处做一修改备考表，同时，图签上必须有原设计人员签字。,（十二 ）修改蓝图的注意事项 1、字：采用仿宋字，字体的大小要与原图采用字体的大小相协调，严禁错、别、草字。 2、线：一律使用绘图工具，不得徒手绘制。 3、图纸：要反差明显，凡旧图、反差不好的图纸不得做为改绘用图。修改的内容和有关说明均不得超过原图框。,错误,1、未用碳素笔 2、字体 3、修改内容超出图框线 4、徒手画线 5、

17、竣工图章不规范（尺寸、内容） 6、涂改 7、未注明修改依据,六、杭州市建筑安装工程竣工档案移交书,（一）统一移交书的背景,1、城镇化建设的需要； 2、活跃的建筑市场的需要； 3、档案凭证作用的需要； 4、档案对外利用的需要。,（二）移交书的特点,1、量多：归档文件数量有极大的增加，从44项增加到142项； 2、细分：归档文件分类明确，文件内容清晰明了，便于操作； 3、完整：施工文件将10个分部分别列出，避免资料乱、缺等； 4、独立：单独归档子分部的设立，在“细”的基础上又保证了文件相对的独立性。,（三）移交书的填写要求,见附件。,七、档案整理规定,（一）术语,1、案卷：由互有联系的若干文件组成

18、的档案保管单位。 2、立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。,（二）立卷的原则,1、立卷的原则 （1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 （2）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。,（三）立卷的方法,1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件（含竣工图）和竣工验收文件四部分。 2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。 3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。 5、竣工图可按单位工

19、程、专业组卷。,（四）立卷的要求,1、案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。 2、文字案卷不宜过厚，一般不应超过100页，图纸案卷可以根据需要装盒。,（五）整理的程序,分卷排列编目 修整装订,（六）分类组卷,第一步：按单位工程分类 第二步：按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工 验收文件分类 第三步：按一般建设工程文件材料分类、组卷方法分卷 第四步：在分卷中，若某一卷文件材料数量较少时，可与保管期限、编制单位相同的相邻卷合并组卷；若文件材料较多时，可酎情分卷。,（七）排列,1、卷与卷之间：按一般建设工程文件材料分类、组卷方法中规定的案卷顺序排列；某规定卷拆分成一卷以上的，按

20、文件顺序依次排列案卷顺序。,2、卷内文件之间： （1）按一般建设工程文件材料分类、组卷方法中规定的文件顺序排列； （2）同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列； （3）竣工图按建筑、结构、给排水、电气、通讯、专业管线、电梯安装等专业排列，同专业图纸按图号顺序排列； （4）既有文字材料，又有图纸的案卷，文字在前，图纸在后。,（八）编目,1、编制卷内文件页号应符合下列规定： （1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 （2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的

21、文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 （3）对幅面较小而进行托裱的文件材料，页号应编写在原件上。 （4）对若干文件（如：标牌式合格证）托裱在一张纸上的，应编写一个页号，位置在托裱纸的右下角。 （5）印刷成册的文件材料，有标准页号且自成一卷的，不必重新编写页号。 （6）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。,2、卷内目录的编制应符合下列规定： （1）顺序号：以一件文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。 （2）文件编号：工程文件原有的文号或图号，填写时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。 （3）文件题名：填写文件标题或图名的全称。没有标题或标题不规范的，可以自

22、拟标题，外加“”号。 （4）作者：填写文件的直接形成单位或个人。有多个作者时，选择两个主要作者，其余用“等”代替。作者必须填写全称。,（5）日期：填写文件形成的日期。几份文件作为一件时，日期应填写装订在前面的文件日期。 （6）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 （7）备注：注释文件需要说明的情况。 （8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。,3、案卷封面的编制应符合下列规定： （1）案卷封面的内容包括：档案馆号、总登记号、档号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、归档日期、进馆日期、共几件几页。 （2）档案馆号：填写国家给定的档案馆的编号，由档案馆填写

23、。 （3）总登记号：进馆档案的总流水号。由档案保管单位填写。 （4）档号、缩微号：由档案保管单位填写。,（5）案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。 包括：工程所在地、工程名称、卷内文件内容。 如：青川县陈家坝安居房工程建筑竣工图 （6）编制单位：填写案卷内文件的形成单位或主要作者。按一般建设工程文件材料分类、组卷方法填写。 （7）编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。,（8）保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限由档案馆制定。 （9）密级由档案馆制定，有特殊要求的，建设单位可以提出密级要求。 （10）归档日期：填写 进馆日期：填写 （11）共几件几页：填写案卷

24、总件数与总页数。,4、卷内备考表的编制应符合下列规定： （1）卷内备考表内容包括：卷内文件内容、说明、立卷人、审核人和日期，置于卷内文件之后。 （2）文件内容：主要表明卷内文件的总页数、各类材料的页数。 （3）说明：填写立卷单位对案卷情况的说明。 （4）立卷人：负责整理工程文件的人员姓名。 （5）审核人：负责检查工程文件整理质量的人员姓名。 （6）日期：工程文件整理、检查完毕的日期。,（九）修整,1、修裱破损文件 破损、局部残缺的工程文件，在装订前需要进行修裱，以增加文件的强度，延长寿命。 2、去除易锈蚀的金属物 工程文件中的装订用品，如订书钉、大头针等，在整理时需要去除，以避免对档案潜在的危

25、害。 3、复制金属、塑料等材质的文件材料 有些文件材料，如材料合格证，由金属、塑料等材质制成。对这些文件，一般采用复印的方式进行复制并保存。,（十）装订与图纸折叠,1、文字材料装订采用三孔装订法。装订后材料左边、下边对齐，保证牢固，便于保管和利用。 2、规划许可证等硬质材料，需装入特制的袋后再装订。 3、标牌式的材料，需裱糊在A4纸上后再装订。 4、同一份文件的正文和附图，应一起组卷，附图应装入特制袋后，与正文一起装订。 5、图纸采用正面在内、反面在外、对折、图标外露的方法折叠，折叠后尺寸为A4大小，不装订。,七、归档,* 勘察、设计、监理、施工、建设单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案部门归档 ； *勘察、设计、监理、施工单位向建设单位归档； *建设单位向城建档案馆归档。,1、归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。 2、归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。 3、根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段进行。 4、归档时应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。 5、工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交市城建档案馆。,