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1、应用文写作教程,前言,随着社会经济的发展和社会分工的进一步细化，应用文作为社会沟通和信息交流的载体，其使用频率越来越高。对高等职业技术院校的学生来说，踏上社会后，能熟练撰写一些常用的应用文是必须掌握的基本技能之一。所以，除了个人在日常生活中运用的文书，如请柬、求职信、简历、经济合同或协议等，处理公务时需要的报告、计划、总结和其他的一些公务文书也应熟练运用。此外，在进行学习和研究的过程中，科技应用文也颇为重要。能熟悉并撰写这些重要的应用文是今后顺利学习、工作和生活的必要条件之一。,应用文写作教程,第一章 应用文写作概述 第一节 应用文写作的渊源 第二节 应用文写作的性质、特点和种类 第三节 应用
2、文写作的语言要求及表达方式 第四节 应用文写作者的修养,应用文写作的定义,所谓写作，是人们用语言符号把感受、认识主观世界和客观世界的思维结果有选择地记录、表述出来的精神活动。 应用文写作，是写作学的一个重要分支学科，应用文也称为实用文，是党政机关、企事业单位、社会团体和其他组织或个人在处理各种公务和日常事务以及沟通和交流的时候使用的、具有一定格式规范的文章的总称。撰写应用文是为了解决实际问题、处理具体事务，所以其使用的范围最为广泛，是为现实生活和工作服务的。,作为诗歌的便条,美国诗人威廉姆斯(William Carlos Williams)有一首著名的短诗便条：我吃了 放在 冰箱里的 梅子 它
3、们 大概是你 留着早餐 吃的 请原谅 它们 太可口了 那么甜 又那么凉(This is just to say I have eaten the plums that were in the icebox and which you were probably saving for breakfast forgive me they were delicious so sweet so cold）,第一节 应用文写作的渊源,“应用文”一词最早见于宋代张侃的拙轩集跋陈后山再任教官谢启一文：“骈四俪六，特应用文耳。” 正式将“应用文”作为一种文体提出的是清代的刘熙载的艺概文概，“辞命体（以主意为命
4、，以达其意者为辞 ）推之即可为一切应用之文。应用文有上行（主送单位是上级部门） ，有平行（没有隶属关系的一些单位 ），有下行（所属单位部门 ）。重其辞乃所以重其实也。”,二 应用文的发展历程,应用文是伴随着文字的出现而产生的，其起源比艺术性的文学创作更早。周易系辞下中有：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”意指上古没有文字，用结绳记事的方法治理天下，后来的圣人用文字代替了结绳。这里的“书契”虽然指的是早期的文字，但可以推断，用来治理天下的“书契”必然是古代应用文的雏形。人类社会在进入以文记事的时代后，应用文在社会生活中也变得越来越重要。,(一)发端时期,上古时代，从成熟的文字产生到先秦时期，
5、是中国古代应用文的形成阶段。中国最早的应用文写作形式应从甲骨卜辞开始。它们虽然形式简单，少则数字，至多不过一百余字，但涉及了社会生活的各个方面，既有政治、军事、宗教内容，又有历法、农业和狩猎活动的记载。在上古的典籍中，尚书是中国最早的应用文专集，相传是孔子将上古的历史文件汇编而成，包括了虞、夏、商、周四个时代的祝词、盟誓、诰言和法令等文书。虽然其中有些篇目是后人伪作或追述补充的，可书中一些商周时代的史料还是可信的。世界各国的文学创作大都以诗歌为源头，中国也是这样。我国最早的诗歌总集是诗经，诗经中的篇什最早可确定为西周初期的作品。从年代来说，应用文写作确实要早于文学写作。,甲骨文,甲骨文，是指契
6、刻在龟腹甲、龟背甲和牛胛骨(也有羊和猪胛骨，但极少)上的文字。甲骨文距今已有三千多年，甲骨文于1899年被古董商、金石学家、学者王懿荣所识别，盛行于殷商时期,之后在殷墟(河南安阳小屯村)大规模挖掘，有大量的龟甲和兽骨出土，加上别地的零星采集，至今已收集十几万片，其中单篇文章最长者达百余字，可以看出应用文雏形。古文字学家郭沫若在今昔集论古代社会中说：“殷代尚相当原始，对于鬼神有深厚的信仰。逢到一件事情，就卜兆问神，更将卜问所得，书刻在牛胛骨上或龟甲上，故称甲骨文。甲骨文和公文一样，有一定的格式。内容大概是祭事、田猎、风雨、战争、疾病之类。”所以甲骨文也称为卜辞。,钟鼎文,最早的甲骨文随着殷亡而消
7、逝，金文起而代之，成为周代书体的主流，因铸刻于钟鼎之上，有时也称为钟鼎文。据考察，商代铜器上便刻有近似图画之金文，其后继续演进，至商末之金文亦与甲骨文一致。此种金文至周代而鼎盛，绪延至秦汉。但商代器物和铭文皆少，秦汉以已至末流，所以应算周代为主流。,（二）确立时期,秦汉时期，中国应用文的各种文类和文种已经初步确立，秦统一中国后确立了上行文和下行文，并对文体的用法做了若干规定。皇帝给臣子的文书如制、诏、策、戒等为下行文，臣子给皇帝的上书如章、表、奏、议等为上行文。上行文开头须称“臣某言”，结尾用“臣某诚惶诚恐，顿首顿首，死罪死罪”，行文中若有“皇帝”字样，必须另起一行顶格书写，称为“抬头”。两汉
8、时期，应用文文体分类更细，体式更规范，如上行文就有“章、表、奏、议、策、疏”之分，下行文亦有“诏、令、诰、敕、策、戒、谕、教、檄”之别；还对官府移行文书、考绩管理文书做了统一规定。“公文”的称谓也在这一时期出现。 秦汉时期出现了一批应用文佳作，如贾谊的论积贮疏、晁错的论贵栗疏、司马迁的报任少卿书。,（三）自觉时期,魏晋南北朝时期是应用文发展的自觉时期，应用文理论的建立是其重要标志。曹丕在其文论名篇典论论文中分文章为四科八体，并阐明了“奏议宜雅，书论宜理，诗赋欲丽，铭诔尚实”的特点与写作要求，所分八体中，前六类均属应用文。尤其是南朝齐、梁时期文学文学理论批评家刘勰的文心雕龙，对历代各种应用文体裁
9、的功用、特点、写作规律进行了全面、深入、系统的研究分析，奠定了我国古代应用文写作理论的基础。 至南北朝时期，应用文更趋规范，文体种类有所增加，在实际使用中出现了不少脍炙人口的名篇，如孔融的荐祢衡表、诸葛亮的出师表，李密的陈情表。,古代的应用文举隅,除了政治方面的应用文如公文，古代在经济活动和日常生活方面也使用很多专用的应用文体。古人凡是经营财务活动，常常制订契约作为双方或多方共同遵守的合约，如券、约、契等皆属于此类，功能类似于今天的经济合同。史记孟尝君列传中记载食客冯谖到薛地为孟尝君收债，薛地的人拿着券书来验合，这种古代的券书也相当于现代的借据，虽然形式和表述文字变化很大，可是内容基本相同。
10、日常使用的应用文也很多，如古代所谓的“谒”与“刺”其实和现代使用的名片颇为相像。古人一般把姓名写在谒上，拜访尊长、友人或者上司，要先把谒给门人送入内通报，主人知道来者何人并同意会面才会迎进接见。这是古人社会交往中最基本的礼仪。,（四）高峰时期,隋唐宋是应用文发展的高峰时期，隋文帝曾下诏革除浮华之风，强调实录。唐宋两代，应用文文体更加多样化，写作格式更趋于规范,“一文一事”新的文书制度创立，应用文写作成为科举考试的主要科目之一。 这一时期朝廷和地方官府应用文撰拟工作多有“学士型”人才担任，佳作辈出，如韩愈的祭十二郎文、柳子厚墓志铭，王安石的答司马谏议书，柳宗元的段太尉逸事状，骆宾王的讨武氏檄 。
11、,（五）稳定时期,元明清时期是应用文发展的稳定时期，这一时期的特点是应用文文体的分类更加详细，到明清时，已经十分繁琐。在应用文理论方面，以清代学者刘熙载为代表，其创作的艺概文概中对应用文有精辟的论述，指出了应用文有行文方向之分和重实用的特点，虽然他未对应用文的概念作出界定，但他将其看做一种专用文体，这是应用文发展史上一个重要标记。,（六）变革时期,五四运动前夕之当代，是应用文发展的重大变革时期。在辛亥革命后，绵延了数千年的封建文书发生了巨大的变化。1912年，南京临时政府颁布了公文程式条例，规定了一些新的文种及用途，废除了大部分旧的公文文体，公文种类从清末的八十余种精简到九种。民国公文的行文语
12、言废除了封建称谓，不再用有严格尊卑等级色彩的“大人”、“老爷”、“死罪”、“顿首”等措辞，但在公文写作中也使用一些文言文。虽然在30年间公务文书的形式和体式几经改革，但总的来说却并不彻底，而民国时代的公文作为现代公文的圭臬，对当代公文的发展具有决定性的影响。,民国时期的结婚证,喜今日赤绳系定，珠联璧合。卜他年白头永偕，桂馥兰馨。此证。,三 应用文的现状及发展趋势,1949年中华人民共和国建国后，对应用文特别是公文进行了更为彻底的改革。在公文种类上，逐步淘汰了具有鲜明等级色彩的“呈”和“训”等文种，体现了新时期人与人之间平等民主的关系；其次，公文的形式也进一步简化，摒弃了形式主义的陈规陋习，废除
13、了一些繁琐的书面格式，使公文呈现出简单实用的面目；最后，语言上补充了大量的新鲜词汇，文风更为流畅浅易。 自1951年以来，国务院多次颁布了条例对公文进行改革，全面完善了现代公文体系。2000年8月24日，国务院发布了新的国家行政机关公文处理办法，规定公文文种为13类14种，从2001年1月1日正式实行。 经过多年来的改良和革新，应用文无论在格式上还是语言上都有很大的改变。这也是人们的书写习惯和实际需求随着时代变迁而不断变化的结果。,第二节 应用文写作的性质、特点和种类,应用文的性质 应用文是国家党政机关、企事业单位、社会团体和其他组织或个人在工作、学习和生活中使用的，用以处理公私事物、传播信息
14、、表达意愿而撰写的具有一定的惯用体式的实用性的文章。,应用文写作的特点,（一）实用性 实用性是应用文写作和文学写作最大的区别之一。写作的动机和初衷主要有两种：一种是情感表达的需要，可称为为情造文；另一种是处理事务的需要，可称为因事生文。文学写作的初衷是前者，应用文写作的动机则是后者。文学写作注重审美感受，能够提供个人现实生活之外的参照，可以陶冶情操，却很难解决现实生活和工作中的问题。应用文具有最明显的实用价值，可以快速而又直接地表达个人或部门在特定场合下的诉求。如：在经济活动中为了维护买卖双方的利益、遵守商业秩序，需要在平等互利的基础上签订合同书；在机关单位中与其他部门交流接洽时，书面的信息沟
15、通则使用“函”这一文种；在职场上寻觅合适的就业岗位时，应事先撰写个人简历和求职信所以不管哪一种应用文都是从实际的需要出发，实用性是其最大的特点，在写作的过程中也应该摒弃不着边际、无关主题的内容。,（二）真实性,为了及时有效地处理具体事务，应用文的内容必须是真实的。应用文固然种类繁多，但无不以真实为主要特点。文学作品可以仅凭作者的想象进行艺术虚构，不必和现实人物及事件一一对应。但应用文中涉及的事和人务必都要真实，不能随意编造甚至任意歪曲。如法律应用文中，若起诉书中陈述的不是客观事实，这就是诬告。如果论文中涉及的实验数据不是科学实验真实的结果，而是为了迎合既定的论证结果而篡改的虚假数据，则该论文不
16、仅没有学术价值，而且有违学术道德，在西方国家，造假者的学术生涯也会因此终结。,广告的真实性,即便是用于商业宣传的广告，其内容也有严格的规定，不得肆意夸大产品性能和效果。中华人民共和国广告法第三条规定：“广告应当真实、合法、符合社会主义精神文明建设的要求。”第四条同时规定：“广告不得含有虚假的内容，不得欺骗和误导消费者。” 2008年上海某化妆品制造有限公司在其所生产的化妆品产品外包装上标注“运用现代生物科技、独有促透导入剂、加倍吸收安全有效”等字样。由于个别产品实际上并未添加“导入剂”，公司无法提供外包装上部分产品功效表述的有效证明，于是，外包装上的标注构成虚假宣传，违反了广告法，因此，该公司
17、被工商部门没收了违法所得，并进行了相应的行政处罚。,（三）针对性,应用文的内容具有针对性：针对实际生活、生产、学习、工作中存在的文体而写作。 应用文是针对一定的读者而写的。它有具体、明确的授受对象。,（四）时效性,时效性是应用文另一个重要特点。应用文着眼于解决具体的事务，所以其内容有一定的时效限制，内容的执行和问题的解决都有明确的时间。经济合同自双方签字盖章后正式生效，对双方都产生法律效力；行政公文经过相关机关的盖章签发后也具有执行力；制度条例则经过人大或其他权力部门的表决后具有相应的法律约束力。一些应用文一旦执行或实现后则失去了其原先的作用，如计划和总结等，一旦过期就失去了价值。 一些应用文
18、的时效性还体现在办理过程的时效，如行政公文。一些急需执行的文件和公函一经签发，在执行过程中必须快速及时，如果随意拖延会造成严重的后果。某些情况下，如果因行文拖拉而影响有关部门及时解决重大问题，不但会给予行政处罚，还会因此诉诸法律制裁。,（五）程式性,应用文的程式性 一是指其有固定的结构和格式，比如行政公文，在撰写的时候就不仅要求文字应流畅明确，而且国家行政机关公文处理办法中对各种公文的格式要求也有具体的规定，格式不能过于随意，否则会影响公文的严肃性。 二是指其在语言方面，语言风格主要以简洁平实为主，一般没有太多的铺垫陈述，表述一般直截了当，不会委婉曲折，没有太多的形容修饰。规范而简洁才是应用文
19、语言的主要特点。,第三节 应用文写作的语言要求及表达方式,一 应用文写作的语言要求 准确性 简洁性 程式性 质朴性 得体性,准确性,准确性是对应用文最基本也是最高要求，有人称之为应用文语言的第一要求。为做到这一要求，首先应做到概念准确、把握分寸，要认真辨析词义，精选中心词，用准限定修饰语。,翡冷翠与佛罗伦萨,意大利城市佛罗伦萨(英语名Florence)是中世纪欧洲的艺术中心。佛罗伦萨在20世纪20年代时又被译为“翡冷翠”，出自诗人徐志摩的现代诗翡冷翠的一夜，是诗人创造性的翻译。这个译名虽然不常用，但远远比“佛罗伦萨”更富诗意，更具色彩，也更符合古城的气质。随后，很多艺术家和作家也纷纷沿用“翡冷
20、翠”这一译名，作家徐鲁著有翡冷翠的薄暮，画家黄永玉著有沿着塞纳河到翡冷翠等，都是对诗人徐志摩浪漫诗意和深厚文化意蕴的继承。 但应用文由于表述的规范需要，因此必须用统一的译名，否则会造成一些概念和认知的混淆。在应用文中如果涉及这个地名，一律要写成“佛罗伦萨”，不能用“翡冷翠”替代。,惊心动魄的笔误,应用文材料的选择必须谨慎，如果数据有差错，不但不能成为有力的证据，反而会使观点站不住脚。 联合国气候变化专门委员会曾发布一则报告，报告称喜马拉雅冰川可能在2035年全部融化。该报告公布后引起了巨大反响，对全球变暖这一世界性问题人们变得更为焦虑。2009年底在丹麦哥本哈根举行的气候大会上，由于全球变暖导
21、致海平面上升，严重威胁低洼岛国的安全，来自斐济的女代表上台发言时竟泣不成声。然而这个引起全球普遍关注的数据竟是错误的，造成这个错误的原因之一是一个看似不起眼的笔误：联合国气候变化专门委员会误把1996年报告中得出的2350年错记为2035年。,简洁性,应用文语言要求文字简短，表达直截了当，言简意赅，力避繁琐重复。应注意以下几点：避免一切空话、大话、套话，避免渲染、修饰及用抒情成分过重的文学性语言，避免杂芜的日常用语。,以下是应用文常用词语。 (1) 称谓用语：本、我(第一人称)；贵、你(第二人称)；该(第三人称)等。 (2) 开端用语：鉴于、为了、为、由于、根据、随着、兹有、查等。 (3) 引
22、述用语：为特、现如下、收悉、兹就等。 (4) 转承用语：为此、据此、鉴此、综上所述等。 (5) 祈请用语：请、希、望、恳请、敬请、烦请、敬希等。 (6) 祈复用语：请复、即请函复、请批示等。 (7) 受事用语：承蒙、蒙等。 (8) 经办用语：业经、经、现将、责成、查照、酌办等。 (9) 征询用语：妥否、当否、可否、如无不同意见、如无不妥、是否同意等。 (10)表态用语：应当、准予、请即执行、迅即办理等。 (11)结尾用语：特此、此致、为要、为荷、为盼、致以谢意、谨致谢忱等。,程式性,模式化的语言对于应用文书来说是必须的、正常的。公文的一些专用语是模式化的，如“特此函复”、“来函收悉”、“敬请批
23、复”这些语言。,质朴性,应用文重在实用，所以语言应平实质朴，浅近通俗，不堆砌辞藻，不用生僻词语。做到语言规范，通俗易懂，朴实明白。,瞭望杂志曾采访前中国驻法大使吴建民，吴大使谈到套话空话问题时说：在巴黎官邸旁边的一条街上，有一块小铜牌，上面说1944年7月17日，纳粹在这里抓走了17位犹太儿童，铜牌上一一列出他们的名字，最小的2岁，最大的15岁。这块牌子上没有一句“万恶的德国法西斯”之类的话，但看了之后给人的心灵震撼很大。 简单平实的语言往往有巨大的力量，空洞的语句反而会伤害文章的内容表达。,得体性,得体是指写作中对客观事物的表达要谨慎、严肃。讲究庄严持重，适度得体，反对轻佻俏皮、随情任意。,
24、应用文写作的表达方式,表达方式，又叫表达手段、表现方式，在写作中通常是指语言形式来介绍情况、阐明观点、反映思想、陈述事实、总结规律、说明问题时所采取的方式和手段。文章语言表达方式有五种：叙述、说明、议论、抒情和描写。,（一）叙述,应用文叙述的特点： 大量采用概括叙述，极少实用具体叙述； 强调叙述平直，对采用顺叙的方法； 叙述与议论结合运用，就事论事，叙议结合。,（二）说明,应用文中说明的特点： 结合其它恰当手法使用，表达更清楚有力； 说明具有客观性、科学性和准确性； 说明必须对事物和事理进行客观的介绍和解释，不能主观臆断，要抓住事物的本质和特点； 说明力求准确，通俗易懂，清楚明了。,（三）议论
25、,应用文的议论，一般不做长篇大论，不必论点、论据、论证三要素齐全，也不要求论证过程完整，点到为止，不做深入论证。 应用文常用的议论方式包括：例证法、分析法、引证法、对比法和因果法。,文学创作与应用文写作的区别,社会公用 适用范围 思维方法 修辞方法 表达方式 语体风格,第四节 应用文写作者的修养,（一）思想政治素质 加强理论修养提高政策水平 要有强烈的事业心 要有高尚的职业道德 （二）文化业务素质 具有广博的知识 精通本行业的业务 扎实的写作能力,第二章 公务文书写作,第一节 公务文书的性质、特点、作用及分类,公文文书的性质 公文是公务文书的简称，是和私人文书相对而言的。有广义和狭义之分。 广
26、义的公文是指行政机关、社会团体、企事业单位在处理公务活动时，按一定的程续和要求制作和使用的内容、体式完备的各种文书，包括行政文书、事物文书等，它体现着制作单位的意志和意图。 狭义的公文，指的是国家行政机关为了实现对个方面的政务和事物的管理，在行政职权、进行管理工作中制作、使用的公务文书、即行政公文和党的公文。,行政公文：指的是国务院办公厅2000年8月24日颁布、2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 党的公文：是中共中央办公厅1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条
27、例中所规定的14种公文，即决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,二 公务文书的特点,法定性:公文由法定作者制发；法定的职权范围和规定程序。 权威性：法定公文在法定的时间、空间范围对于受文对象具有强制力和约束力，即强制阅读、强制办理或强制复文等执行效力。 政策性：它直接传达贯彻国家的方针、政策，直接传达政府命令，担负着其他任何文体所不能担负的特殊使命。 规范性：公文内容必须符合党和国家的法律、法规、方针政策及有关规定；公文内容、公文格式、行文程序等均须按照条例、办法、格式等法规的统一规定处理。 时效性：公文是在现实工作中形成和使用的，英雌，他的作
28、用有时间限制，即具有时效性。,三 公文文书的作用,领导、指示作用 规范、准绳作用 沟通、协调作用 依据、凭证作用 宣传、教育作用,四 公务文书的种类,（一）按使用范围分 1通用类 通用类应用文是指人们在办公或办事中普遍使用的文书，主要包括以下几类： （1）行政公文：是指国家行政机关公文处理办法中所规定的文种。公文是国家机关、社会组织和团体行使职权、办理公务所使用的法定文书，其中包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。 （2）事务公文：包括调查报告、计划、总结、述职报告、简报、规章制度和会议材料等。 2专用类 专用类应用文是指专业性较强的文书，
29、主要包括以下几类： （1）财经文书：如市场预测报告、市场调查报告、经济活动分析报告及经济合同等。 （2）科技文书：如毕业论文、学术论文、专利申请书、实验报告等。 （3）社交礼仪文书：欢迎词、感谢信、演讲稿等。 （4）信息文书：如消息、通信、特写和广告等。 （5）职场文书：求职信、辞职信、述职报告等。,（二）按行文关系和行文方向来分,1、上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 2、平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。 3、下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。,（三）按紧急程度划分,分为紧急公
30、文和普通公文。紧急公文通常还分”特急“和“急件”两类。 电报可分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。,（四）按秘密等级划分,公文可分为绝密公文（绝密件）、机密公文（机密件）、秘密公文（秘密件）、内部公文（内部件）、国内公文（国内件）、公开公文（公开件）。 绝密件，指内容涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害的公文； 机密件，指内容涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文； 秘密件，指内容涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文； 内部件，指内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只限在机关单位内部运转的公文； 国内件，指内容
31、不涉及国家秘密，但不对国外公布只在国内公开发布的公文； 公开件，指内容不涉及国家秘密，可直接对国内外公开发布的公文。,第二节 公务文书的格式,办法第十条规定 ：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 ”从大的方面看。行政公文的结构一般分为三部分：眉首（文头）、主体（行文）、版记（文尾）。,一 眉首部分,眉首部分位于公文首页上方，约占首页的1/3，由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等组成。其下方加一红色反线，作为该部分与下面主
32、体部分的界限。 份号：由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成，如“京政办发199710号”。年份、序号用阿拉伯数字标识。发文字号位于发文机关标识下，两者之间空2行，用3号仿宋字体，居中排布。,秘密等级和保密期限：秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。如需同时标识密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两者之间用“”隔开，这时密级两字间不空一字。 紧急程度：紧急公文应当标明紧急程度，其位置也在版心右上角第一行，用3号黑体字，两字之间空一字；如需同时标识密级与紧急程度，则应密级居上，紧急程度居下。,发文机关标识,由发文机关名称后加“文件”组成。 联合
33、行文时应把主办机关名称排列在前；“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报的公文为80mm。,发文字号,由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成，如“京政办发199710号”。年份、序号用阿拉伯数字标识，发文字号位于发文机关标识下，两者之间空2行，用3号仿 宋字体，居中排布。,签发人,上报的公文，应当标明签发人姓名，即在发文字号右侧标识“签发人：*”。这时发文字号应居左空1字，签发人居右空1字。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。两者之间标全角冒号。所有的公文都需要本机关领导人签发。,二 主体部分,公文主体部分包括公文标题、主送
34、机关、公文正文、附件、成文日期、生效标识、附注等。 公文标题 ：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 主送机关 ：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 公文正文 ：主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,附件 ：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：
35、1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。 成文日期 ：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置见826。,公文生效标识 ：公文生效 标识是证明公文效力的表现 形式。它包括发文机关印章 或签署人姓名。公文生效标 识有以下两种情况，一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。 1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名
36、称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3MM。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章
37、在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。,三 版记部分,版记部分又称文尾部分， 包括主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间。 (1)主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时，顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词
38、时，先标反映文件内容的词，后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。上报的文件，应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。,(2)抄送机关。抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关，应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送，抄送给什么样的机关都要从实际需要出发，既不要滥抄滥送，也不应漏抄漏送，以免产生不利的影响。 公文如有抄送，在主题词下一行；
39、左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 在抄送机关栏下要加一条反线。,(3)印发机关和印发时间。公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间，这是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关在左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 在印发机关和印发时间一栏下加一条反线。 印刷分数：如需注明印刷分数，可标注在印发时间之下，用横线隔开。 示例,第三节 公务文
40、书的行文规则及执发程序,一 公务文书的行文规则 行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。 1、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 2、同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文；党政机关及其部门与同级军队机关及其部门可以联合行文；党政机关与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多，应尽可能减少党、政、军机关的联合行文。,3、对下级党委或政府行文。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下级政府的相关业务部门行文；一般不得向下级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行
41、文。 4、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。 5、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 6、向上级机关请示问题，“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。,7、不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。 8、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。 9、平行或不相隶属的机关之间，一般使
42、用函行文；不能使用上行文，更不能使用下行文。 10、经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文执行，可不再行文。同时，有发文机关印制少量文本，供存档备案。 11、对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可将其退回下级呈报机关。,二 公务文书的制发程序,公文的制发是指以本机关的名义制发公文的过程，主要有拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、传递、归档等程序。 1、拟稿，指撰写、起草公文，即把领导人货单位的发文意图条理化。包括接受交拟、确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改誉清等环节。 2、审核就是对公文稿进行审查核定。审核的重点是： 行文方式是否妥当
43、， 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求， 公文格式是否符合办法的规定等。 3、签发就是负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印 。,4、复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。公文正式印制前，文秘部门对公文文稿必须进行复核。复核的重点是： 审核、签发手续是否完备， 附件材料是否齐全， 格式是否统一、规范等。 复核是发文过程的最后一道把关环节。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。完成了以上工作，公文就可以进行缮印、用印、登记、分发了。,第四节 命令 决定,1、性质：依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施以及嘉奖有关单位和人员的公文。是国家权利机关、
44、行政机关、军事机关及其负责人发布的，具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。,2、命令的特点,内容的强制性 执行机关的规定性 语言的庄重性,3、命令的种类,根据用途的不同，命令可以分为公布令、嘉奖令、任免令、戒严令、动员令、通缉令、赦免令等。 发布令：发布法规，规章，规定，办法等； 行政措施令：戒严、动员、通缉令等； 嘉奖令：嘉奖于国有功的个人或单位。 任免令：任免的国务院组成人员,命令的格式,1、标题：发布令的标题有两种：一是由发令机关领导人职务加上文种（令）；二是发令机关加上文种（令）。常见的如中华人民共和国主席令、中华人民共和国国务院令。 2、令号：发布令的发文字号往往采用流水号，即
45、该届政府的主席或总理在任期间所发的命令（令）的顺序号。也有用一般文号的。 3、主送机关：一般不标主送机关，但也有少数命令标主送机关。 4、正文 5、发文机关名称或领导人职务或姓名 6、成文日期,命令写作的注意事项,1、制发严格、慎重。 2、语气庄重严肃。 示例 中华人民共和国国务院令 第503号 国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定已经2007年7月25日国务院第186次常务会议通过，现予公布，自公布之日起施行。 总 理 温家宝 二七年七月二十六日,决定,1、性质：决定是对重要事项或重大行动作出决策或安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定而制定的一种具有权威性和约
46、束力的下行文。 2、特点：规范性、指挥性、稳定性。,决定的分类与写法,根据反映内容的不同，决定分为知照性决定、指挥性决定、奖惩性决定。 决定的格式：标题、题注（由会议通过的决定要在括弧里标明有某某会议通过）、主送单位、正文组成。,一、决定 1重要事项决定 关于（事由）的决定 （主送单位）： 为了（目的），根据（依据），经研究，决定（决定的事项）。 一、。 二、。 （决定的具体内容） （印章） 二年月日,2嘉奖决定 关于表彰的决定 （主送单位）： 最近，（被表彰人员或集体的事迹）。（被表彰事迹产生的影响和表现出的精神）。 为了（表彰目的），根据（表彰依据），决定对等予以表彰（或授予等称号）。 希
47、望（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。 附件：表彰名单 （印章） 二年月日,3处分决定 关于处分的决定 （主送单位）： 最近，（违规违纪事实）。（造成的危害和产生不良的影响）。 根据（处分依据），为了（目的主旨），经研究，决定给予（受处理的人或单位）（处分决定）的处分。 （印章） 二年月日,命令与决定的区别,“决定”与“命令”的不同点主要在： 1、在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用； 2、在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务，公文本身也反复适用，即
48、具有规范性公文的一些特点； 3、在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。 4、从语气上看，命令指示性强，要求下级机关坚决照办，不容违背，而决定指示性弱，允许下级结合自己的特点执行公文内容。 5、从时间上来看，命令要求果断迅速，决定允许有一个执行过程。,决定写作的注意事项,1、决定的内容必须符合党和国家的方针、政策、有理有据，同时能结合实际，这是制发决定必须遵循的重要原则。 2、要注意避免把应当使用“决议”或“通知”发布的文件错用为“决定”。 3、普发性决定不写主送机关。 4、决定事项要具体明确，利于贯彻执行。态度鲜明，语言决断，结构严谨。,中共中央决定：张德江同志兼任重庆市委委员、常委、书记；薄熙来同志不再兼任重庆市委书记、常委、委员职务。,第五节 报告 请示 批复,1、报告的性质：报告只向本机关的直接上级机关发出，是陈述性、汇报性的上行文，在工作中应用十分广泛，使用频率很高。 2、使用范围：报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。