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1、项目十二 办公室信息资源管理,http:/ （一）信息收集的范围 信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息工作程序包括：收集、整理、传输、存储、反馈和利用。 （二）选择信息收集方法和渠道 1信息收集的方法 （1）观察法。,http:/ （3）询问法。 （4）问卷法。 （5）网络法。 （6）交换法。 （7）购置法。,http:/ （1）大众传播媒介渠道。 （2）图书馆。 （3）互联网渠道。 （4）供应商和客户。 （5）贸易交流渠道。 （6）信息机构渠道。 （7）关系渠道。 （8）调查渠道。,http:/ （一）信息的加工 1信息的筛选 （1）办公室常备的信息资料 （2）阅读筛选信息
2、资料的方法 （3）信息筛选的工作程序 第一，看来源。 第二，看标题 第三，看正文。 第四，决定取舍。,http:/ 信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。 （1）信息分类的方法 信息分类方法主要有：字母分类法；地区分类法主题分类法是数字分类法时间分类法。 （2）信息分类的工作程序 熟悉信息内容。 选择分类方法。根据各种信息分类方法的特点进行选择。 辨类。就是对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别。 归类。对收集的信息分门别类地组织起来，使信息条理化。 （3）注意事项 要利用颜色、标签区分类别；要建立交叉参照卡。 3信息的校核,http:/ 信息存储是
3、用科学的管理方法，将有保存价值的信息系统化，以便日后利用。 1信息存储的载体 （1）纸质载体。 （2）磁性载体。磁性载体的类型主要有：软盘；硬盘；磁带；光盘；缩微品。 2信息存储的装具与设备 信息存储装具与设备有：文件夹、文件盒、文件袋、文件柜与文件架(如：直式文件柜、横式文件柜、敞开式资料架、卡片式储存柜、显露式文件柜)。,http:/ 信息存储管理系统有：（1）信息集中管理系统；（2）信息分散管理系统；（3）信息计算机辅助管理系统 4信息存储的要求 （1）选择有使用价值的信息存储。 （2）按信息内容确定存储期，对过期的信息及时进行调整和清理。 （3）分类存储信息。 （4）防止存储信息受到损
4、坏、失密。 （5）信息的存储要便于查找和利用。,http:/ （1）登记，建立信息的完整记录，系统地反映信息存储情况。 （2）编码，登记存储的信息要进行科学的编码。信息编码的方法有：顺序编码法和分组编号法。 （3）排列，对经过编码的信息要进行有序化的存放排列。 （4）保存，方式有手工存储，计算机存储，电子化存储和缩微胶片存储。 （5）保管。做到防火、防潮、防高温、防虫害，防失密、泄密、盗窃，定期或不定期进行清点。,http:/ （一）信息传输 1确定传输信息的内容 2选择并确定传输信息的形式 传输信息的形式主要有： （1）信件；（2）备忘录；（3）报告；（4）通知；（5）指示；（6）新闻稿；（
5、7）企业内部刊物；（8）传阅单；（9）新闻发布会；（10）声明；（11）直接邮件。,http:/ （1）语言传输；（2）文字传输；（3）电讯传输；（4）可视化辅助物传输。 4进行信息传输 5确认信息传输质量 （二）信息的保密 1.信息保密的内容 主要包括文件保密、会议保密、涉外保密、经济保密和人事保密几方面的内容。,http:/ （2）会议保密 （3）涉外保密 （4）经济保密 （5）人事保密 2.不同载体信息的保密措施,http:/ （1）加强文件的管理 严格按照关于阅读中共中央和国务院有关文件资料的规定，做好借阅工作。 机密文件每半年进行一次清理，凡属保密性的文件均应由机要室或相关部门指定专
6、人保管，不得散落在个人手里。 机密文件和资料，均应按年度清理上缴或销毁。,http:/ 接待外事工作，要坚持原则，友好接待，防止失密、泄密。 传达室要建立会客登记制度，严防窃密人员混进企业内部窃取文件资料。 上下班要对桌面上的文件进行清查。,http:/ （2）做到保密守则的“八不” 不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及各种机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不携带机密材料展览、参观、探亲、访友和出入公共场所。,http:/ 把保密工作落实到业务工作中去，将其作为搞好本职工作的一项重要内容来对待。 掌握一定的保密知识。 秘书人员要保证自己知密而不泄密。,http:/