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1、Margaret Jing on 29th April,2009,Time Management 时间管理,厦门米特自动化设备有限公司 管理培训,生命知多少！-关于时间的一个小游戏,请准备一张长条纸用笔将它划成10份（中间部分刚好每两列一份代表生命中的十年，分别写上10，20等，最左边的空余部分写上“生”字，最右边的空余部分写上“死“字）,生 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 死,请大家按我提的问题去做-,请问你现在几岁？（把相应的部分从前面撕掉） -过去的生命是再也回不来了！请撕彻底撕干净！ 请问你想活到几岁？（如果不想活到100岁的话就从后面把那部分撕掉） 请问
2、你想几岁退休？（把相应的退休以后的部分从后面撕下来，不用撕碎，放在桌子上） -就剩这么长了，这是你可以用来工作的时间。 请问一天24小时你会如何分配？一般人通常是睡觉8小时（有人还不止呢！）占了 1/3，吃饭、休息、聊天、看电视、游玩等又占了1/3，其实真正可以工作有生产力约8小时，只剩1/3。所以请将剩下来的折成三等份。并把2/3撕下来，放在桌子上。 比比看。请用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和刚才撕下来的2/3加在一起。 -请思考一下您如何用好左手的1/3时间工作赚钱，提供自己另外2/3的吃喝玩乐及退休后的生活。,时间知多少！,这个游戏，你按要求做完了吗？你有什么感想？上海的一次
3、培训课堂上，一位近50岁重新创业的女士做完这个游戏，当场就“哇”的一声大哭了起来！,人生最宝贵的两项资产,时间,头脑,天下最公平的是什么,时间,时间特性,供给毫无弹性,无法蓄积,无法取代,无法失而复得,课程目的,引导学员了解时间管理四象限及其根本、智慧，以及与个人生活及工作的关系 记事簿的使用 邮件系统DWA在时间管理方面的运用；,时间管理的本质,管理时间，就是管理自己 管理自己，就是管理自己的时间 管理了自己的时间，就等于管理了自己的生命,时间管理总体水平的测试,请你根据自己的实际情况，计分方式为：从不0分，有时1分，经常2分，总是3分 我在每个工作日之前都能为计划中的工作做些准备。 凡是可
4、交派下属或别人去做的，我都交派下去 我利用工作进度来书面规定工作任务与目标 我尽量一次性处理完毕每份文件 我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序排列，依次办理这些事情 我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访，以及突然的约会 我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作 我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件 当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，我会说“不”,结论：,0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18-22分：你的时间管理状况良好。 23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。,浪费时间的原因主观和
5、客观两大方面,做事目标不明确 作风拖拉 缺乏优先顺序，抓不住重点 过于注重细节 做事有头无尾 没有条理，不简洁，简单事情复杂化 事必躬亲，不懂得授权 不会拒绝别人的请求 消极思考,结论：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。,时间管理四象限-1,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,非重要，非紧急,非重要，紧急,M4,尽量避免扩大M1,尽量减少M3事情,多投资时间在M2,尽量避免做M4事情,时间管理四象限-2,干扰的事件 无谓的电话信件会议 闲聊 游逛,防患于未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 制定计划,危机（救火） 急迫的问题 有期限压力的计划,重
6、要,紧急,不速之客 无关紧要信件 某些电话 浪费时间之事,陪女友逛大街-必须的do it now!,陪岳母逛大街-无奈的Delegate!,陪客户逛大街-战略的Draw it!,陪老婆逛大街-多余的Dont do it!,分清事务轻重缓急，进行如下的排序,重要且紧急比如救火、抢险等）-必须立刻做 重要但不紧急比如学刁、做计划、与人谈心、休检等）只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而不是拖延。 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”，而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等）只有在优先考虑重要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则
7、。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大局。 既不紧急也不重要比如娱乐、消遣等事情有闲工夫再说。,判断一下您属于哪个类型,执行的关键,当上司或是客户有紧急要求，让你必须调整时间段，应该先依照优先序来比较判断。如果现在正在执行的任务更重要，应该先与对方沟通，取得建议或是谅解； 约束自己，不要对不重要的、突如其来的任何事项与干扰立即反应，除非它是极度重要又极度紧急的，否则应该坚守优先序的原则。 约束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事来打断自己的工作(这是许多人的一种逃避方式)。 今日事今日毕，你今天安排的任务事项完成的比例，将决定你当天对工作的掌控程度与成就和满足感。当你完成
8、一个任务事项后，可以在执行清单上打个钩或标上“OK”，或者就画个笑脸，这样可以促使你继续为下一件事而愉快地努力。,如 何 处 理 低 价 值 的 活 动,授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 降低自己的标准，不要追求完美。 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 将它们汇总，集中时间处理。,做正确的事比正确的做事更重要！,时间管理习惯,积极,全面,排序,计划,保持主动，拥有更多控制权。,目标要求的全部任务都予以列示，整体考虑。,按分类排序，时间比例适当，按顺序做事。,提前准备，安排计划，逐步实施。,十年计划,两年计划,年计划,月计划,周计划,日计划,节省时间的方法,目标、任务、会议等事件分别按
9、优先级进行排序。 优先级最高的事物先着手。 与拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。 大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。 自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。 学会委派别人做事。 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。 减少例行事物：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。,节省时间的方法,避免完美主义。记住80/20定律 避免作出过多许诺，对你在有限时间内能完成的工作持现实态度 不要把时间表排
10、得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件 设置时间限制。如：做某些决定时，不应超过3分钟 聚精会神地做手头的事情 处理重要事情时，使用大块的时间 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易 文书工作争取只处理一次 在行动以前彻底地思索整件工作 第一次就做好,谋杀时间的凶手,没有日程计划 生活失去平衡 桌面杂乱（请看后页） 睡眠不足 不吃午饭 办事拖拉 会议冗长 不速之客闯入 电话干扰 经常加班加点 穷于应付突发事件,上班漫谈、聊天 交待不清，事情做错 不敢拍板，等待指示 不考虑事情过于复杂 主管事必躬亲 完美主义办事 不考虑轻重缓急 凭记忆办事 主办人员迟到 同样的事总是一而再再而三地
11、出现,办公室美学,物以类聚，东西用毕物归原处不乱放东西把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记好记性不如烂笔头，要勤于记录 处理文件的3个环节迅速回复,迅速归档，以免文件弄乱或弄丢及时销毁,没用的文件要及时处理掉,对策,该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌,记事簿的内容,记录与提醒你需要去完成的行动任务； 日程、时程安排、约会、行程安排； 记录会议、谈话内容； 订目标计划； 记录与查询联系人通讯录； 记录想法心得、创意点子,邮件系统DWA如何帮助您进行时间管理,邮件进行重要度标示（Follow
12、 up),Follow up,Follow up,To Do,TO DO,TO DO,注意使用邮件中的提醒功能,接受会议或培训邀请后，打开Calendar在提醒栏后打勾并选择提醒时间 每天上班后打开邮件系统后浏览一下Calendar中当天会议或培训安排，做到准时出席，不浪费他人时间，从而他人也不会浪费您的时间,培训后回答的问题,1、你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？ 2、你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3、开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。 4、每天供你自己支配、自己负责的时间有多
13、少个小时？ 5、你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6、你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7、你每天花多少时间保护自己的健康？,一些数据分享给大家,人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。80%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。 一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。 10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 如果你让自
14、己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件事。 上班的人平均每天发出和接收190条讯息。,一些数据分享给大家,每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5年就可以成为专家。 20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。 平均阅读速度大约是每分钟200个词，如果每个工作的人每天阅读2小时，将其阅读速度提高到每分钟400个词，则每天可以节约1小时时间用于工作。 每周5天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致同一个工作被改进1200余次。 花1个小时进行计划，行动时会节约10小时。,