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1、采购投资项目过程管理办法1.目的为规范采购部投资类项目采购的内部管理流程，加强项目管理，确保项目的成功实施，并有效降低成本，特制定本管理办法。2、定义无3.适用范围适用于采购部投资类项目采购的全过程管理。4.职责与权限4.1 采购部综合管理科：4.1.1 负责投资项目询议价任务书的接收登记；4.1.2 负责投资项目合同及招标资料交接后的档案归档工作。4.2 采购部招议标科：4.2.1 负责招议标策略的制定；4.2.2 负责招议标过程管理；4.2.3 负责商务合同的签定；4.2.4 负责进口项目免税内容的登记以及进口报关相关问题的协调；4.2.5 负责项目招议标全套资料的交接；4.2.6 负责在
2、整个项目管理过程中与采购部综合管理科的配合。4.3 采购部项目管理科：4.3.1 参与投资项目前期可研究分析与产品市场调查以及公司级项目网络计划节点的确认；4.3.2 负责投资项目申请输入相关材料的接收、审查、分配；4.3.3 参与招议标过程的供应商选择、开标、商务条款的谈判；4.3.4 负责招议标进度的确认、跟踪、考核；4.3.5 负责招议标资料完整性和符合性的审核、登记；4.3.6 负责商务合同的履行以及履行过程中的问题处理与协调；4.3.7 负责投资项目整个过程的管理与执行；4.3.8 负责公司免税项目的申报和办理及对外协调。5.内容5.1 投资项目的接收：5.1.1 项目管理人员在收到
3、项目的同时，对项目号、投资项目审批表、技术任务书、预算清单、推荐供应商表审批权限等进行审查；5.1.2 项目管理人员立即按照项目跟踪表进行登记，并做好项目的过程管理；5.1.3 按照部门内部分工对项目进行分配，招议标科与采购部项目管理科配合做好询议价工作。5.2 招议标策略的制定：5.2.1 技术任务书的确认项目管理人员与询议价采购人员首先详阅并熟悉技术任务书，与申请部门确认最终的技术要求，并对有质疑的技术参数等要求申请部门进行诠释，建立标的物统一技术平台，避免无理要求与技术倾向。5.2.2 推荐厂家资格审查对推荐供应商进行综合能力审查,从多方面了解推荐供应商的技术、研发、生产、财务等综合实力
4、，同时判断技术要求的符合性与是否具备投标资格；5.2.3 发标对象的开发5.2.3.1 项目管理人员与询议价采购人员共同根据技术要求继续开发能满足的厂家，确定询议价邀请对象；5.2.3.2 询议价采购人员汇总询议价邀请对象并形成询议价供应商会签表 并经询议价小组人员签字确认，同时项目管理人员在签字同时把发标供应商等信息登记进投资项目询议价进度计划表，并定期更新投资项目供应商库。5.2.4 招议标进度的确认项目管理人员根据项目实际操作进度与申请部门确认技术比较表及商务定标时间，同时根据该时间与需虚询议价采购人员确认询议价发标、开标、 议标、定标等时间节点，并与申请部门、询议价采购人员在投资项目询
5、议价进度计划表签字确认，并把商务合同输入到合同管理系统作为对项目招标计划完成率的统计基数。5.3 招议标过程执行：5.3.1 发标按照会签的询议价邀请对象、招标进度时间节点询议价采购人员及时向 供应商发出询议价邀请书并明确投标内容、回标时间节点等要求，供应商未能在规定时间内把标书送达指定地点，原则上把该供应商作为弃标处理。5.3.2 开标采购人员按照询议价邀请书开标时间召集申请部门技术人员、项目管理 人员对投标书进行开标，同时三方对询议价文件开标记录和签收表进行签字确认。5.3.2 议标5.3.2.1采购人员通知供应商与技术部门进行技术交流并形成草签技术协 议，必要时采购人员与项目管理人员共同
6、参与技术交流；5.3.2.2项目管理人员督促技术部门按照招标进度及时完成技术交流，填写技术比较表形成书面意见反馈；5.3.2.2采购人员技术比较表及商务标书安排与供应商进行初次商务谈判；项目管理人员根据技术议标结果，与供应商确认供货范围，就交货期、付款 方式等价格以外的商务条款进行谈判，形成书面谈判记录，采购人员根 据项目管理人员谈判结果与供应商进行价格谈判，并形成谈判记录，谈判记录必须与供应商进行签字确认。5.3.3 定标采购人员将商务议标结果形成书面文件上报部门与公司领导，待公司询 议价小组确定中标厂家后，将此次招标结果进行会签，形成投资项目询议价结论一览表，会签完毕作为投资项目商务定标。
7、5.3.4 合同签订采购人员待投资项目询议价结论一览表会签完毕后在3个工作日内 把商务合同和技术协议文本输入到合同管理系统进行审批，特殊情况不得超 过7个工作日，合同在我方公司领导签批盖章完毕后，再通知供应商代表在合同上签字盖章，同时标注合同签订日期。5.3.5 招议标过程总结与资料交接采购人员在合同签订10个工作日内完成招议标总结，并同时把所有 询议价过程中产生的文件与对口项目管理人员进行交接，项目管理人员对所 有招标资料的完整性和符合性进行审核，对不符合要求的文件资料立即要求采购人员进行整改，同时按照一般材料档案管理要求对资料与采购部综合管理科档案管理人员进行交接。5.4 招议标进度跟踪：
8、5.4.1 跟踪技术交流5.4.1.1根据投资项目招标进度计划表，项目管理人员按照时间节点对 申请部门技术交流跟踪，并做好记录；5.4.1.2技术比较表的跟踪，对照技术任务书，审核技术比较表。5.4.2.3最终技术协议的跟踪，跟踪技术部门技术协议的提交时间和与技术任务书的偏离程度进行分析与评价。5.4.2 跟踪招议标进度5.4.2.1根据投资项目招标进度计划表，项目管理人员按照招议标各阶 段时间节点进行跟踪，并做好记录；5.4.2.2跟踪采购人员合同签订以及资料交接的及时性。5.4.3 信息登记项目管理人员需将商务合同的相关信息登记在合同管理系统及合同履行付款登记表中，并在合同履行中随时做好信
9、息更新。5.5 合同履行：5.5.1 参与合同履行过程项目管理人员按照商务合同及技术协议相关时间节点对合同履行的情 况进行跟踪，当未按照节点执行时明确其原因，并要求供应商或责任部门提 交书面说明，把相关说明文件进行存档，并做好相关文件的记录。5.5.2 阶段付款项目管理人员按照阶段性验收报告，及时进行办理付款手续，并及时更 新合同履行的当前状态。5.5.3 合同变更5.5.3.1 当商务合同条款需要进行变更时，申请部门需提交合同变更申请， 由于供应商或采购部原因需要对合同进行变更时，责任人需要提交合同变更申请，并经部门各级领导审批后方可办理变更手续；5.5.3.2合同变更申请经领导审批后，制定
10、变更策略，并与供应商进行谈判；5.5.3.3 双方达成一致后，按照合同签订审批流程最终签订变更协议。5.4 招议标进度跟踪：5.4.1 跟踪技术交流5.4.1.1根据投资项目招标进度计划表，项目管理人员按照时间节点对 申请部门技术交流跟踪，并做好记录；5.4.1.2技术比较表的跟踪，对照技术任务书，审核技术比较表。5.4.2.3最终技术协议的跟踪，跟踪技术部门技术协议的提交时间和与技术任务书的偏离程度进行分析与评价。5.4.2 跟踪招议标进度5.4.2.1根据投资项目招标进度计划表，项目管理人员按照招议标各阶 段时间节点进行跟踪，并做好记录；5.4.2.2跟踪采购人员合同签订以及资料交接的及时
11、性。5.4.3 信息登记项目管理人员需将商务合同的相关信息登记在合同管理系统及合同履行付款登记表中，并在合同履行中随时做好信息更新。5.5 合同履行：5.5.1 参与合同履行过程项目管理人员按照商务合同及技术协议相关时间节点对合同履行的情况进行跟踪，当未按照节点执行时明确其原因，并要求供应商或责任部门提 交书面说明，把相关说明文件进行存档，并做好相关文件的记录。5.5.2 阶段付款项目管理人员按照阶段性验收报告，及时进行办理付款手续，并及时更 新合同履行的当前状态。5.5.3 合同变更5.5.3.1 当商务合同条款需要进行变更时，申请部门需提交合同变更申请， 由于供应商或采购部原因需要对合同进
12、行变更时，责任人需要提交合同变更申请，并经部门各级领导审批后方可办理变更手续；5.5.3.2合同变更申请经领导审批后，制定变更策略，并与供应商进行谈判；5.5.3.3 双方达成一致后，按照合同签订审批流程最终签订变更协议。5.6 项目管理5.6.1 介入公司开发计划项目管理人员根据公司年度投资计划随时掌握公司最近的项目进度，并定期收集项目信息编制月度采购计划，通知相关部门做好后续采购准备。5.6.2 供应商考察、编写考察报告采购人员与项目管理人员必要时协同技术部门对供应商能力进行考察，填写供应商调查表，编写出差报告。5.6.3 总结报告5.6.3.1 招议标结束后招议标科编写招议标报告，对整个
13、招议标过程进行总结，分析得失，作为招议标结束的标志；5.6.3.2 采购部项目管理科在项目结束后编写项目总结报告，对整个项目执行进行总结，分析得失，作为项目结束的标志。5.6.3.2 项目月报 采购部项目管理科对履行中的项目每月通报项目进展情况以及存在的项目风险和问题对策，并建立项目月报。6.其它：6.1 附件：6.1.1 附件一：投资项目审批表6.1.2 附件二：技术任务书6.1.3 附件三：预算清单6.1.4 附件四：询议价文件开标记录和签收表6.1.5 附件五：供应商推荐表6.1.6 附件六：供应商调查表6.1.7 附件七：询议价供应商会签表6.1.8 附件八：发标对象推荐表6.1.9 附件九：投资项目询议价进度计划表6.1.10 附件十：技术比较表6.1.11 附件十一：招议标报告6.1.12 附件十二：投资项目询议价一览表6.1.13 附件十三：合同履行付款登记表6.1.14 附件十四：合同变更申请6.1.15 附件十五：出差报告6.1.16 附件十六：项目总结报告6.1.17 附件十七：项目月报6.2 本办法解释权归采购部项目管理科。6.3 本办法自发布之日起正式执7