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1、中国石油天然气集团公司档案管理手册中国石油天然气集团公司档案管理手册（2010版）办 公 厅二一一年二月15第二部分 档案基础业务规范档案分类规则1 适用范围为规范集团公司档案分类原则、分类方法，一、二级类目的设置及其所包含的基本范围和标识，特制订本规则。本规则适用于各单位档案的分类整理。2.1 档案本规则中所称档案是指各单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。2.2 特殊载体档案与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其
2、他等。2.3 资料由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。2.4 代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其他符号。2.5 文书档案指职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。2.6 产品档案指在产品开发、设计、试制、鉴定评审过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.7 科学技术研究档案指在科学技术研究过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称科研档案。2.8 建设项目档案指工程建
3、设活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料，简称工程档案。2.9 设备仪器档案指引进、购置设备仪器时随机携带的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。2.10 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2.11 油气勘探开发档案指在油气勘探开发过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的地质文件材料。2.12 声像档案以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。2.13 实物档案指在各项工作中做出显著成绩的单位及个人受到上级部门表彰和奖励而获得的奖
4、章、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、礼品、纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。3 档案分类原则3.1 本规则以集团公司全部档案实体为对象，从各单位的管理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。3.2 本规则的类目设置本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。4 档案类目设置4.1 共设10个一级类目，即文书类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工档案类、油气勘探开发类、声像类、实物类。4.2 单独保管的特殊载体
5、档案，其内容不超出10个一级类目的范围，故将它们做特殊处理，不与10个一级类目并列：按载体类型的不同，分别单独编号、排架。4.3 资料独立于10个一级类目，单独编号、排架。5 类目细分方法5.1 类目的细分是指二级及二级以下类目的延伸。5.2 细分要依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目要使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。5.3 各类目的细分方法5.3.1 文书类不统一设置二级类目，各单位可按职能或机构自行细分。5.3.2 产品类不统一设置二级类目，各单位可按种类或产品型号自行细分。5.3.3 科学技术研究类不统一设置二级类目，各单位可按专业性质或课题性质自行细
6、分。5.3.4 建设项目类不统一设置二级类目，各单位可按工程性质或单项工程自行细分。5.3.5 设备仪器类不统一设置二级类目，各单位可按种类或单项设备仪器自行细分。5.3.6 会计类二级类目按文件形式（名称）分类。5.3.7 纳入管理的职工档案按中央组织部干部档案工作条例及集团公司相关规定执行，本规则不另作规定。5.3.8 油气勘探开发类不统一设置二级以下类目，各单位可按专业性质或形成阶段自行细分。5.3.9 声像类二级类目按媒体形式分类。5.3.10 实物类按类型统一设置二级类目。5.3.11 单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不统一设置二级属类，各单位可按保管库房、柜架或业务类型等自行细
7、分。根据现实工作的需要，特殊载体的类型可适时统一扩充。5.3.12 资料不统一设置二级属类，各单位可自行细分。档案著录规则1 适用范围为规范单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目细则，特制定本规则。本规则适用于各单位各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本规则制定细则。2 规范性引用文件档案著录规则 DA/T 18-1999 3 术语和定义 3.1 著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。3.2 公共必著项适用于所有档案类别的必填著录项。3.3 公共著录项适用于所有档案
8、的可选著录项。3.4 专有著录项适用于某一档案类别的特殊可选著录项，可按卷、卷内文件和件级进行著录。4 案卷级著录项4.1 公共必著项档号、题名、件数（除会计档案、油气勘探开发档案外）、页数（除会计档案、油气勘探开发档案外）、归档单位、保管期限、密级、起日期、止日期、归档日期4.2 公共著录项立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注5 卷内文件级著录项5.1 公共必著项档号、题名、责任者、页号（除会计档案、油气勘探开发档案外）、日期、密级、载体类型5.2 公共著录项文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注6 件级著录项6.1 公共必著项档号
9、、题名、页数（除声像、实物档案及特殊载体外）、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级6.2 公共著录项文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、副本数量、备注 7 专有著录项7.1 产品档案、设备仪器档案项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量7.2 科学技术研究档案项目代号、项目名称、获奖级别、附图数量7.3 建设项目档案项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量7.4 油气勘探开发档案单井：地区名、井号、井别、井型、附图数量物探：项目名称、CDP号、带盘号、测线名称、附图数量7.5
10、会计档案会计凭证：凭证类别、起凭证号、止凭证号7.6 实物档案荣誉：获奖级别7.7 特殊载体专有著录项7.7.1 照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图规格、数量7.7.2 其他来源、数量8 著录项内容说明8.1 排检与编号项8.1.1 档号：档案管理系统根据各单位档号编制规则自动生成。档号编制规则由各单位按照档案标识规则的规定，在档案管理系统的应用管理模块中进行定义。8.1.2 互见号：填写与本文件有密切联系的其他档案的档号。8.1.3 主题词：填写表达档案主题内容的规范化的词或词组。对于文书档案可直接使用其公文主题词。8.2 题名与责任说明项8.2.1 题名：填写反映档案内容或含义的文字。在档
11、案无标题或标题含义不明时，应根据文件内容自拟题名，自拟题名一般由责任者、问题和文件材料名称组成；油气勘探开发档案物探类文件标题只有工序名称时，应增添项目的名称。自拟题名加“”进行标注。各类档案的题名如下著录：文书档案：照直录入文件标题。产品档案：使用产品名称或型号作为题名，两卷以上的可使用文件材料名称或组部件的代字、代号和名称加以区分。科学技术研究档案：使用项目名称或项目代字、代号作为题名，两卷以上的可使用其阶段名称加以区分。建设项目档案：文字材料的题名由建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称、文件材料名称和阶段组成。竣工图的题名由建设项目名称、单项工程名称和图纸名称（落尾名或后缀语为“竣工
12、图”）组成。设备仪器档案：由设备仪器名称、内容特征和文件材料名称组成。会计档案：一般由责任者、内容和文件材料名称组成，会计凭证应写明年月，会计账簿应写明年份，财务报告应写明月或年份。油气勘探开发档案：综合类、单井类、物探类题名照直录入文件材料标题，其中地震磁带按地区、测线号确定题名；岩心岩屑类题名中应录入井名。声像档案：填写介绍声像档案内容的文字，应简明概括、准确反映音像基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素齐全。实物档案：填写介绍实物档案内容的文字，包括获得者、获得事由、获得地点、实物内容等方面。8.2.2 附件题名：填写文件附加材料的标题或代号。8.2.3 文件编号：填写发文字号、图
13、号、标准规范类文件的统一编号等，照原文字和符号著录。8.2.4 责任者：填写文件的作者，或对文件负有责任的单位或个人。公文以落款盖章的单位为准，填写单位全称或者通用简称。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其他职责，并置于“（）”号内。声像档案应填写拍摄人、摄录者的姓名或所在单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。实物档案中填写颁发、授予等单位名称或提供者姓名。8.2.5 立卷单位：填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。8.2.6 归档单位：填写负责归档的单位或部门。特定情况下立卷单位与归档单位可能不同。8.2.7 归档系统：填写归档数据来源系统的名
14、称，即与档案管理系统建立了自动归档接口的应用系统名称。8.3 密级与保管期限项8.3.1 密级：填写文件材料或案卷上标注的密级。8.3.2 保密期限：填写文件材料或案卷上标注的保密期限。8.3.3 保管期限：依据归档范围填写档案划定的存留年限。8.4 时间项8.4.1 起日期、止日期：填写案卷内文件形成的最早和最晚日期。8.4.2 日期：填写文件材料形成日期。在声像档案中填写拍摄或录制日期，在实物档案中填写获奖、颁发等日期。8.4.3 归档日期：填写归档流程办结的时间，可以由档案管理系统自动记录。8.4.4 年度：年度是标识档号的可选要素，系统默认填写为文件形成日期的年度，可人工修改为文件针对
15、的年度。如：跨年度的请示与批复，应填写批复年度；跨年度规划、计划，应填写文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应填写文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算应填写针对年度；跨年度的会议文件，一般可填写会议召开的年度；法规性文件应填写公布或批准年度。8.5 载体形态项8.5.1 载体类型：填写记录信息的介质类型。分为纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他。8.5.2 规格：填写档案载体的尺寸、型号等。8.5.3 数量：填写特殊载体的盘、张、套数等。8.5.4 件数：填写卷内文件的总件数。8.5.5 页数：填写件或卷的总页数，用于统计和核对。8.5.6 页号
16、：填写卷内文件的起页数,最后一件的页号填写本文件“起页数-止页数”。8.5.7 附图数量：填写档案中图纸的总数量。8.5.8 存放位置：填写实体档案存放的物理位置，库、排、架等。8.5.9 正本数量：填写本档案正本的数量，档案本身为副本的建议正本数量填写“0”。8.5.10 副本数量：填写档案副本的数量， 档案正、副本单独编制档号的，建议正本档案的“副本数量”填写“0”。8.6 附注与提要项8.6.1 备注：填写档案的收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项，如：无电子文件、文件材料破损、缺页、无领导签发、页号（文件编号）错误、应归档文件材料另行保管等，以及破损修复时间及其经办人，移出、销
17、毁时间及其经办人等。对于声像档案，可以填写其文字说明，概括揭示声像档案所反映的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素；或仅对题名未及内容作出补充。8.6.2 摘要：填写对文件或案卷内容的摘录、解释、附录及说明，能够反映主题内容、重要数据(包括技术参数等)。8.7 专有著录项8.7.1 项目代号：填写档案中反映的产品、工程、课题、设备等的代字或代号。8.7.2 阶段号：填写项目过程中划分的区间代号。8.7.3 生产厂家：填写产品、设备的生产厂家名称。8.7.4 出厂日期：填写检验合格的产品或设备，从厂家发往经销商的日期。8.7.5 获奖级别：填写荣誉档案获得的奖励等级，如: 国家级、省部级、
18、地市级、县市级或其他级别。8.7.6 项目名称：填写工程项目的名称。8.7.7 设计单位：填写建设单位在项目实施前所委托的为建设单位的项目进行总体设计的单位名称。8.7.8 施工单位：填写工程项目中具体施工的单位名称。8.7.9 建设单位：也称为业主单位或项目业主,填写建设项目管理的主体、建设工程项目的投资主体或投资者。8.7.10 监理单位：填写建设单位在项目实施中所委托的对建设单位的建设项目所涉及到的施工质量、预算、资料等等一系列的内容进行监管的单位名称。8.7.11 地区名：填写单井所属地区的名称。8.7.12 井号：填写井的代字或代号。8.7.13 井别：填写井的类别，如：勘探井、开发
19、井、科学探索井、预探井等。8.7.14 井型：填写井的类型，如：水平井、斜井等。8.7.15 CDP号：填写地震处理成果数据/剖面道编号。8.7.16 带盘号：填写地震数据存储磁带/磁盘编号。8.7.17 测线名称：填写地球物理勘探野外采集数据体的名称或代号。8.7.18 凭证类别：填写原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。8.7.19 起凭证号：填写封装好的一卷会计凭证中起始的凭证号。8.7.20 止凭证号：填写封装好的一卷会计凭证中结束的凭证号。8.7.21 来源：填写实物产生的地方，或从某处获取。档案业务管理规则1 总则1.1 为实现集团公司档案管理规范化、科学化，有效地保护、利用
20、档案，根据中国石油天然气集团公司档案工作规定，结合集团公司档案工作实际，特制定本规则。本办法适用于各单位的档案管理工作。1.2 集团公司档案工作坚持“收集齐全、整理科学、保管安全、利用满意、整合信息”的工作方针，丰富整合档案信息资源。以“珍存企业记忆、提升公司价值、构建知识平台、实现信息共享”为目标。坚持档案信息化的发展方向，坚持为企业发展服务的宗旨。1.3.1 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。1.3.2 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。1.3.3 实体档案除了在档案
21、管理系统中保存的电子文件以外，以各种物理形式保管的档案，包括纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、其他等。1.3.4 应用系统归档集团公司各应用系统通过与档案管理系统之间建立标准、统一的归档接口，实现电子文件及其元数据的自动归档。1.4 归档单位（部门）职责1.4.1 执行集团公司档案工作的各项管理制度。1.4.2 将归档工作纳入本单位（部门）的工作计划，纳入本单位（部门）的工作流程，纳入本单位（部门）人员的绩效考核或岗位职责。1.4.3 做好本单位（部门）各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档文件材料的齐全、完整、真实和有效。1.4.4 接受档案管理部门的业务指导和督促检查
22、。2 档案收集2.1 归档范围2.1.1 归档范围确认制与备案审批制归档范围确认制就是归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，即研究档案材料的形成规律，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容。参照基本归档范围，结合大事记、各项工作计划和工作实际，制定单位（部门）具体的归档范围，再反馈到归档单位（部门）进行核实，并由归档单位（部门）负责人及档案员签字确认后交档案部门存档。归档范围备案审批制就是要求各级档案部门将业已确认完善的归档范围逐级备案审批。各级档案部门以上级审批通过的归档范围作为档案收集是否齐全完整的依据。2.1.2 具体归档范围的确定2
23、.1.2.1 文书档案：归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，并与国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定进行对比，形成各单位（部门）的基本归档范围。经归档部门确认完善后形成单位（部门）归档范围。2.1.2.2 产品档案：依据新产品开发计划，确定归档项目。2.1.2.3 科学技术研究档案：依据科研项目计划，确定归档项目。2.1.2.4 建设项目档案：依据建设项目计划，确定归档项目。2.1.2.5 设备仪器档案：依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。2.1.2.6 会计档案：依据财
24、政部、国家档案局会计档案管理办法的有关规定确定。2.1.2.7 油气勘探开发档案：依据归档单位（部门）基本职能、主要业务流程、历年归档情况及勘探开发技术资料汇交分发计划表确定。2.1.2.8 声像档案：依据大事记确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动和重点项目的声像材料，专题片，荣誉档案的照片。2.1.2.9 实物档案：依据大事记确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，停用公章，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。2.1.2.10 应用系统归档：依据集团公司信息技术总体规划，对运行成熟的应用系统列出电子文件生成清单，提交主管业务部门确认。2.2 归档要求
25、2.2.1 电子文件归档方式和时间电子文件归档可以采用系统归档和手工归档两种方式。如果选择系统归档的方式，遵循电子文件先归，实体档案后归的原则。先行归档的电子文件应包括正文和附件，著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后实时归档。对于管理大数据体的应用系统，可以只归条目信息不归电子文件，但需要该应用系统满足本规范中对电子文件保管和利用的相应要求。业务部门应对系统归档的电子文件进行确认，并定期进行抽查。如果选择手工归档的方式，遵循电子文件、实体档案同时归档的原则。“谁产生、谁录入、谁审核”，由归档单位（部门）将条目主要信息录入档案管理系统，同时上载相应的电子文件。2.2.2 实体档案归档时间2.2
26、.2.1 文书档案：由归档单位（部门）将本年度办结的文件材料于次年上半年内归档。2.2.2.2 产品、科学技术研究、建设项目档案：在项目鉴定或竣工后三个月内归档。2.2.2.3 设备仪器档案：在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档。2.2.2.4 会计档案：会计年度终了，暂由会计机构保管一年后，在第一季度内归档。2.2.2.5 油气勘探开发档案：综合类文件材料于次年上半年内归档，单井类文件材料随时归档，物探类文件材料在项目结束后三个月内归档。2.2.2.6 声像、实物档案：可结合本单位实际情况随时归档。2.2.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全
27、部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。2.2.4 实体档案的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。2.3 归档整理2.3.1 文书档案：以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后。2.3.2 产品档案：以单项产品为保管单元，进行组卷或按件整理，并按开发、设计、试制与鉴定评审
28、的顺序排列。文件材料较多时可按阶段组卷进行整理。2.3.3 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申报、推广应用阶段的顺序排列。2.3.4 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整理。组卷原则及方法参见建设项目档案管理规定。其卷内文件排列顺序为：管理性文件按问题、时间或重要程度排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、图号排列；卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后
29、。2.3.5 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。2.3.6 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。2.3.7 油气勘探开发档案：综合类以专题为保管单位，物探类以存储方式为保管单位进行组卷或按件整理，并按归
30、档时间顺序排列；同一区块的单井类文件材料按井排及井号先后顺序排列，以“井”为保管单元，同一口井的文件材料按归档时间顺序排列。2.3.8 声像、实物档案：按归档单位（部门）、时间先后顺序排列。2.3.9 以件为单位进行整理的文件材料，有书写内容的每个页面均应标明连续页号；以卷为单位进行整理的文件材料，要按附表中的格式打印或填写卷皮（见附表1）、卷内目录（见附表2）和卷内备考表（见附表3）并装订成册，卷内文件中有书写内容的全部页面应编写连续页号。2.4 归档移交2.4.1 档案部门应制定归档计划，确保归档工作有序进行。2.4.2 各归档单位（部门）负责审查本单位（部门）各类归档文件材料的真实性、完整性和准确性。2.4.3 档案部门按照规定审查归档的实体文件材料，各项核查无误后与归档单位（部门）办理交接手续。2.4.4 归档交接时，由归档单位（部门）在档案管理系统中打印档案交接文据（见附表4）、企业档案目录（见附表5）一式两份。交接双方在档案交接文据上分别签字、盖章，各自保留一份以备查考。2.4.5 对未能按时归档的，由档案部门下发档案催交通知单