第九讲—Excel表格.ppt

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1、2019/8/31,第九讲 电子表格系统Excel 2003（3）,2019/8/31,Office办公软件,排序和筛选,一、排序 1. 按一个字段的大小排序 （1）工具按钮：升序、降序 （2）菜单：“数据”菜单“排序”命令 2. 按多个关键字段排序 3. 按行排序：排序对话框中的“选项”,2019/8/31,Office办公软件,排序和筛选,二、筛选 筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。Excel 2003提供了两种筛选清单命令：自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。,返 回,2019/8/31,Offic

2、e办公软件,筛选,自动筛选 步骤1:单击需要筛选的数据清单中任一单元格 步骤2:在“数据”菜单中，指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令。工作表中的每一列的字段名旁出现一向下的箭头，单击该箭头将弹出一列表 步骤3:在该列表中单击“自定义”项,弹出对话框 步骤4:单击第一个条件框右边的向下箭头 步骤5:在弹出的下拉列表中单击“大于” 步骤6:该条件框的右边的另一个框中输入数字。 步骤7:单击“与”选项 步骤8:用同样的方法在第二个条件框里分别输入所需条件 步骤9:单击“确定”按钮，完成操作。工作表中只显示满足条件的记录,2019/8/31,Office办公软件,筛选,取消数据清单中的筛选 如果要在

3、数据清单中取消对某一列进行的筛选，请单击该列首单元格右端的下拉箭头，再单击“全部”。 如果要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，请在“数据”菜单中指向“筛选”，再单击“全部显示”命令。 如果要退出数据清单的“筛选“操作，请在“数据”菜单中指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令。,2019/8/31,Office办公软件,高级筛选,“自动筛选”用于条件简单的筛选操作，且符合条件的记录只能显示的在原有的数据表格中，不符合条件的记录将自动隐藏。 若要筛选单元格中含有指定关键字的记录，被筛选的多个条件间是“或”的关系，需要将筛选的结果在新的位置显示出来（便于两个表的数据比对），筛选不重复记录等等，“自动

4、筛选”就显得有些无能为力了，必须用高级筛选,2019/8/31,Office办公软件,高级筛选,一、筛选含有特定字符的记录 比如我们要查找姓“刘”的所有学生记录，可按下面的步骤进行。 在数据区域外的任一单元格中输入被筛选的字段名称“姓名”，在紧靠其下方的单元格中输入筛选条件“刘*”。 依次单击“数据”菜单中的“筛选”，选择“高级筛选”命令，弹出“高级筛选”对话框，选择筛选方式中的“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮。 对“列表区域”，“条件区域”，“复制到”分别进行设置，单击“确定”按钮，系统会自动将符合条件的记录筛选出来并复制到指定的单元格区域中,2019/8/31,Office办公软件,二

5、、筛选空白数据 查找没有数学成绩学生的记录，可按下面的步骤进行。 在数据区域外的任一单元格中输入被筛选的字段名称“数学”，在紧靠其下方的单元格中输入筛选条件“=”。 注意：在本例中，如果要筛选的字段是数值型的，则筛选条件为“=”（直接输入“=”号后按回车）。如果指定的筛选字段是非数值型非空字段，则输入筛选条件“”。,2019/8/31,Office办公软件,三、多字段多条件同时满足,2019/8/31,Office办公软件,分类汇总,分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇

6、总”和“总计”显示出来。在Excel 2003中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。 注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序。,返 回,2019/8/31,Office办公软件,分类汇总,1、在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令 2、在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列 3、在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数。 4、在“选定汇总项（可有多个）”框中，选定包含需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。 5、单击“确定“按钮,2019/8/31,Office办公软件,分类汇总,清除数据清单中的分类

7、汇总 步骤1:在含有分类汇总的数据清单中，单击任一单元格 步骤2:在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令 步骤3:单击“全部删除”按扭,2019/8/31,Office办公软件,使 用 图 表,图表简介 建立图表 编辑图表 格式化图表,返 回,2019/8/31,Office办公软件,图表简介,数据图表就是将单元格中的数据以各种统计图表的形式显示，使得数据更直观。当工作表中的数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动变化。 Excel中的图表分两种，一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，它是一张独立的图表工作表，打印时也将与数据表分开

8、打印。 在Excel中，用户可以利用图表工具栏创建简单图表，也可以利用图表向导创建各种图表。,返 回,2019/8/31,Office办公软件,创建图表,在excel 2003中可以使用多种方法建立图表， （1）单击“视图”“工具栏”“图表”菜单命令，调出“图表”工具栏。 （2）选择用于创建图表的数据。 单击“图表”工具栏中的“图表类型”按钮 （3）单击“图表”工具栏中的“图表类型”按钮的向下箭头 （4）选择所需要的图表类型，就创建一个嵌入式图表。,返 回,2019/8/31,Office办公软件,创建图表,在 插入 菜单上单击 图表 启动图表向导。 1、在 图表向导-第 1 步共 4-图表类

9、型 对话框中指定要用于图表的图表类型。 若要执行此操作执行以下任一操作： （1）单击 标准类型 选项卡。 若要查看的数据在选择一种 Excel 提供了标准图表类型时的外观示例，单击图表类型、 单击想要查看，图表子类型，然后单击 按下不放可查看示例。 若要选择图表类型单击图表类型、 单击所需的图表子类型，然后单击 下一步。 （2）单击 自定义类型 选项卡。 若要选择内置的自定义图表类型或创建您自己的图表类型单击 用户定义 或 内置。 选择所需的图表类型，然后单击 下一步。 2、在 图表向导-步骤 2 的 4-图表源数据 对话框中，您可以指定数据区域和数据系列在图表中的显示方式。 如果预览图表会显

10、示所需的方式，单击 下一步。,2019/8/31,Office办公软件,创建图表,如果想要更改数据区域或图表的系列，请执行在下列任一，然后单击 下一步。 （1）在 数据区域 选项卡上单击 数据区域 框，然后选择要在工作表中的单元格。 （2）指定是否在行或列中显示该系列。 （3）在 系列 选项卡上添加和删除一系列或更改工作表区域使用的名称和为每个系列在图表中的值。,2019/8/31,Office办公软件,创建图表,在 图表向导-第 3 步共 4-图表选项 对话框中，您可以修改多个图表外观六个选项卡上的图表选项设置的任何选择时。 当更改了这些设置查看预览图表，以确保您的图表外观所需的方式。 当您

11、完成选择所需的图表选项时，单击 下一步。 在 标题 选项卡上，可以添加或更改图表和坐标轴标题。 在 坐标轴 选项卡上可以设置图表中的主坐标轴的显示选项。 在 网格线 选项卡上，可以显示或隐藏网格线。 在 图例 选项卡上可以向图表添加图例。 在 数据标签 选项卡上可以将数据标签添加到您的图表。 在 数据表 选项卡上可以显示或隐藏数据的表。,2019/8/31,Office办公软件,创建图表,在 图表向导-第 4 步共 4-图表位置 对话框中选择要在其中放置您的图表，通过执行以下任一位置: （1）单击 作为新工作表插入 到您的图表显示作为新工作表。 （2）单击 作为中的对象 命令以显示您的图表作为

12、工作表中的对象。 单击 完成。,2019/8/31,Office办公软件,编辑图表,建立图表后，用户还可以对它进行修改，比如图表的大小、类型或数据系列。值得注意的是，图表与建立它的工作表数据之间建立了动态链接关系，当改变工作表中的数据时，图表会随之更新；反之，当拖动图表上的结点而改变图表时，工作表中的数据也会动态地发生变化。,返 回,2019/8/31,Office办公软件,图表的组成,图表的基本构成元素也叫图表项，是格式化操作的对象，主要包括： 图表区域：是整个图表所有图表项所在的区域 图例：是对图表中数据序列的图示及文字的说明 标题：是图表的标题，有别于坐标轴标题 坐标轴：分为数值轴（Y轴

13、）和分类轴（X轴） 绘图区：是图表所在的区域，不包括图例 网格线：每种坐标轴都有主、次网格线两类,2019/8/31,Office办公软件,图表的编辑,更改图表类型 ：图表菜单图表类型 修改图表数据：选定图表图表菜单源数据数据区域 嵌入式图表与独立式图表的转换：选中图表图表菜单位置命令 增加数据系列：系列就是数据清单中的字段 （1）选定图表图表菜单添加数据对话框 （2）对于嵌入式图表添加新的数据系列，可直接在数据表中选取要加入图表的数据系列，将其拖到图表中即可 （3） 选定要加入的数据系列复制“编辑/选择性粘贴”新建系列 删除：选中要删除的系列删除，工作表中的数据不受影响,2019/8/31,

14、Office办公软件,改变图表数据：图表与数据是相互链接的，改变哪一个另一个都会做相应的改变 （1）更改原始数据 （2）在图表中更改数据：两次单击（不是双击）选中要改变的数据项，移动鼠标上下拖动即可,2019/8/31,Office办公软件,误差线,误差线以图形方式体现了数据系列中的每个数据点的潜在误差量。 添加：选中数据系列右击数据系列格式误差线 修改：双击/右击误差线 删除：选中Delete/右击清除,2019/8/31,Office办公软件,误差线,1、偏差分为x轴的和y轴的。x轴的又分为正负偏差、正偏差、负偏差，y轴同理； 2、正偏差是数据点向x轴正方向或y轴正方向引的偏差线，负偏差是

15、数据点向x轴负方向或y轴负方向引的偏差线，正负偏差是数据点向x轴正负方向或y轴正负方向引的偏差线； 3、偏差线的长短又分为刻度和百分比2种，刻度就是你需要多长就设多长，百分比100%是直接通到x轴或y轴。,2019/8/31,Office办公软件,趋势线,趋势线应用于预测分析，也称回归分析。它根据实际数据向前或向后模拟数据的走势。 添加：单击数据系列右击“添加趋势线” 修改：双击/右击趋势线 删除：选中Delete/右击清除,2019/8/31,Office办公软件,设置三维的图表格式,插入图表图表类型圆柱图 图表设置三维视图格式,2019/8/31,Office办公软件,格式化图表,图表格式

16、的设置主要包括对标题、图例等项重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴格式的重新设置。 双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，就可以在该对话框中进行图表格式设置。,返 回,2019/8/31,Office办公软件,打 印,工作表或图表在编辑好之后，打印前，应使用“打印预览”命令看一下模拟显示，若不满意，则可通过“页面设置”进行适当设置，直到效果满意时再打印。 页面设置 使用分页符 打印预览 打印工作表,返 回,2019/8/31,Office办公软件,页面设置,单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开如图所示的“页面设置”对话框，该对话

17、框中共有4个选项卡：页面、页边距、页眉/页脚和工作表（若当前被编辑的是一个图表，则“工作表”选项卡将变为“图表”选项卡）。,返 回,2019/8/31,Office办公软件,使用分页符,如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel 2003将自动在其中插入分页符将其分成多页。分页符的位置取决于所选纸张的大小、页边距设置和设定的缩放比例。当用户有特别需要时，可以人工插入分页符。 1. 插入水平分页符 2. 插入垂直分页符 3. 分页预览：视图菜单 4. 移动分页符：在分页预览里移动 5. 删除分页符,返 回,2019/8/31,Office办公软件,在Excel 2003中，插入分页符的方法是：

18、 选择某个单元格，单击菜单“插入分页符”，Excel将在该单元格的上方和左侧插入水平分页和垂直分页符。 要删除分页，只需要选择要删除的水平分页符的下方任一单元格或垂直分页符的右侧任意单元格，然后单击菜单“插入删除分页符”。要调整分页符的位置，可以单击菜单“视图分页预览”，进入“分页预览”视图中，用鼠标单击并拖动蓝色的分页符即可。,2019/8/31,Office办公软件,要删除所有分页符，在“普通”视图中，可以单击工作表左上角行标和列标交叉位置的方框选择整个工作表，然后单击菜单“插入重置所有分页符/删除分页符”。 在“分页预览”视图中，除了可以采用上述方法外，还可右击任意单元格，在弹出的快捷菜

19、单中选择“重置所有分页符”。,2019/8/31,Office办公软件,打印预览,单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或者“文件”菜单中的“打印预览”命令，将出现如图所示的“打印预览”窗口。,返 回,2019/8/31,Office办公软件,打印网格线,页面设置工作表打印网格线,2019/8/31,Office办公软件,打印工作表,对工作表进行了页面设置，并通过了打印预览后，就可以打印工作表了。在确定打印之前，还要放好纸张、打开打印机、检查打印机是否工作正常。一切没有问题后，可单击“文件”菜单中的“打印”命令，打开“打印”对话框。在该对话框中进行所需的相应设置后，单击“确定”按钮即可开始打印。如果不需要在“打印”对话框中进行设置，也可以单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，直接使用Excel 2003默认的页面设置打印出该工作簿中的当前工作表或图表工作表。,返 回,