高级办公室自动化.ppt

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1、实用与应用 高效与专业,绍兴文理学院 樊长兴,高级办公自动化AOA,第一讲 WORD高级应用与办公技巧,Page 3,第一节 科技长文档的高级排版,教学内容,Page 4,第一节 科技长文档的高级排版,教学知识点 页面设置与打印设置 Word视图 格式的设置 样式 分节与分页 页眉和页脚 目录 文档结构图,Page 5,第一节 科技长文档的高级排版,页面设置与打印设置 页面设置 设置纸型、版心、行数等 【案例】设置纸张为：A4 版心为146240mm， 不含页眉页码为146240mm 每行34字，每页31行 打印设置 份数、对纸型的适应性 和双面打印,Page 6,示例,打开Word进行操作

2、1、设置页面上下边距为3cm，左右页边距为3.5cm，页眉1.8cm，页脚为2cm；每页40行，每行40个字符。 2、设置纸型为A3，打印时能缩放到A4纸上打印。,Page 7,第一节 科技长文档的高级排版,Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 页面视图：最常用的视图，以页面的形式显示文档，忠实显示页面所有元素，与实际打印效果相同，但耗用电脑内存 普通视图：不能一页一页的显示文档，使用一条虚线表示分页。在普通视图中不能编辑图形、页码、页眉和页脚等内容，只能进行纯文字的输入与编辑操作,Page 8,第一节 科技长文档的高级排版,Word视图：页面、普通、大纲和Web版式视图 Web版式

3、视图：由于Word文档可以保存为网页，因而在Word中提供了Web版式视图，该视图模拟浏览器显示文档，不提供分页、页眉和页脚，文档的内容随窗口大小自动调整 大纲视图：呈现长文档的大纲，通过“大纲”工具栏，方便进行大纲的编修，该视图一般进行查看和组织文档结构,Page 9,第一节 科技长文档的高级排版,格式设置 “格式”菜单 设置字体格式 【案例】设置文章的标题为“黑体，二号红色，加粗和添加下划线，居中显示”，文字效果为七彩霓虹 设置段落格式 【案例】设置每段首行缩进2个字符，行距为20磅，段前6磅，段后12磅 格式工具栏 【案例】设置分栏 格式刷的使用,Page 10,示例,打开wsc01.d

4、oc进行操作 1、设置文章的标题为黑体一号字，加粗，蓝色居中显示 2、给文章各段首行缩进2个字符，行间距为18磅 3、给文章中的小标题“执行概要”设置为红色，三号字，加着重号，添加边框，边框应用于段落，然后利用格式刷操作将其格式应用到文章的其它小标题中 4、给文章的第一段的“恩”首字下沉两行 5、给第一段的文字添加样式为10%的浅绿底纹 6、给文章的第二段“面对这场挑战”，分成两栏 7、将文章中的蓝色文字部分移到第一段，将字体设置为黑色,Page 11,第一节 科技长文档的高级排版,格式设置 查找和替换 查找和替换文字 批量设置字体格式、样式 【案例】把文档中的“春天”全部替换为粗体、红色 通

5、配符的查找和替换：*和？ 【案例】将文档中的书名统一设置为黑体、红色 其他 【案例】将多余的段落标记删除,Page 12,示例,打开wsc02.doc进行操作 1、将文章中的“著”全部改为“者” 2、将文章中的英文字体设置为“Arial”，中文字体不设置 3、将文章中的所有英文变为大写 4、将文章中的文字“作者”改为红色，加粗 5、将文章中的书名全部设置为三号黑体加粗显示 6、将文章中的文字“作者”全部选中,Page 13,第一节 科技长文档的高级排版,样式 样式是将修饰某一类段落的一组参数：字体类型、大小、颜色、对齐方式等，用一个特定名称命名，这个名称叫做样式，或者说，样式就是一组命令或格式

6、的集合 样式的新建、修改、删除 样式的应用 正文样式 【案例】设置正文样式为：楷体、三号字、首行缩进2个字、行距为18磅,Page 14,第一节 科技长文档的高级排版,利用现有样式格式化文档 【案例】按照要求设置各个标题的样式 让样式符合个性需求 【案例】把“标题1”样式改为“黑体、二号蓝色” 为样式创建快捷键 【案例】设置标题1样式的快捷键为F2、标题2样式为F3、标题3样式为F4 样式的扩展文档标题的多级编号,Page 15,示例,打开wsc-02.doc进行操作 （1）章名使用样式“标题1”，并居中；编号格式为 ： 第X章， 其中 X为自动排序。 （2）节名使用样式“标题2”，并左对齐；

7、 编号格式为 ： 多级符号， X.Y 。 X为章数字序号， Y 为节数字序号（ 例：1.1）。 （3）新建样式， 样式名为 ： “自定义”； 其中 ： . 字体： 中文字体为“楷体_GB 2312 ”， 西文字体为“Times New Roman” ， 字号为- “小四 ”； .段落 ： 首行缩进2字符 ， 段前 0.5 行 ， 段后 0.5行 ，行距1.5倍； .其余格式，默认设置。 （4）对出现“1”、“2.”处 ， 进行自动编号 ，编号格式不变 ； 对出现“1) ”、“2)”处 ， 进行自动编号 ，编号格式不变 。 （5）将（3）中的样式应用到正文中无编号的文字 。 注意 ： 不包括章名

8、、 小节名、表文字、 表和图的题注 。,Page 16,第一节 科技长文档的高级排版,脚注、尾注、题注和交叉引用的使用 脚注 一般置于每页的底部，作为文档中某些字符、专有名词或术语的注释； 尾注 置于文档的结尾，可以用于列出参考文献； 题注 为表格、图片或图形、公式或方程式以及其他选定项目加上自动编号的题注，由标签及编号组成。 交叉引用 将一些内容建立对应关系，实现链接功能；,Page 17,示例,打开wsc-02.doc进行操作 （6）对正文中的图添加题注 “图 ”，位于图下方 ，居中。 . 编号为“章序号”-“图在章中的序号”，（ 例如第1 章中第2幅图，题注编号为 1.2 ）.图的说明使

9、用图下一行的文字，格式同标号 ，.图居中。 （7）对正文中出现 “如下图所示 ”的“下图”，使用交叉引用 ， 改为 “如图X -Y所示 ”， 其中 “X -Y”为图题注的编号。 （8）对正文中的表添加题注 “表 ”，位于表上方 ，居中。 . 编号为“章序号”-“表在章中的序号”，（ 例如第1章中第1张表 ， 题注编号为1-1）.表的说明使用表上一行的文字，格式同标号 。.表居中。 （9）对正文中出现 “如下表所示 ”的“下表”，使用交叉引用 ， 改为 “如表X -Y所示 ”， 其中 “X -Y” 为表题注的编号。 （10）对为正文文字 （ 不包括标题） 中首次出现“Excel”的地方插入脚注，

10、 添加文字“Excel 是微软Office的组件之一 ”。,Page 18,第一节 科技长文档的高级排版,长文档的分节与分页 长文档页数很多，又有许多章节，一般不同的章节页面的页眉页脚也不同，但是在默认的情况下，给文档添加页眉页脚时，所有的页面都是相同的，怎样能按章节给文档添加不同的页眉？ 分节 节：Sections，用来设置一个排版单元（区域），使得不同的单元可以有不同的大局设置 对文档进行分节，同一节的页眉页脚相同。一篇文档可以分成很多节，一节里可包含的页数是任意的,Page 19,第一节 科技长文档的高级排版,插入分节符 方法： 光标定位到要分节处，单击“插入-分隔符 ” 在“分节符类型

11、”下选中“下一页”或“奇数页”，单击“确定” 这样在光标所在的位置就插入了一个分节符，原光标位置及其后面的字符会自动移到下一页。（注：“页面视图”下，需单击 显示出分节符，普通视图下，可以直接显示出分节符) 其他分隔符的使用,Page 20,第一节 科技长文档的高级排版,目录的生成 图索引和表索引,Page 21,示例,打开wsc-02.doc进行操作 2.在正文前按序插入节，使用“引用 ”中的目录功能 ， 生成如下内容 ： （1） 第1节 ： 目录 。 其中 ： “目录 ”使用样式“标题 1”，并居中 .“目录”下为目录项。 （2） 第2节 ： 图索引。其中： “图索引”使用样式 “标题1

12、”， 并居中； .“图索引”下为图索引项 。 （3） 第3节 ： 表索引。其中： “表索引”使用样式 “标题1 ”， 并居中； .“表索引”下为表索引项 。 3.对正文做分节处理 ， 毎章为单独一节。,Page 22,第一节 科技长文档的高级排版,页眉和页脚 一般页眉和页脚的设置 在文档中插入域（如：页码域、日期域和时间域等） “域”是一种文本，与普通文字不同，如页码域，它是一种随文档的变化而自动更新的文本。在页脚中插入页码域，能自动从第1页开始顺序显示文档页面的页码，而且能随文档内容的增加和删减自动更新页码 设置奇偶页不同的页眉 方法：“页面设置”“奇偶页不同”,Page 23,第一节 科技

13、长文档的高级排版,页眉和页脚 在同一页面上设置奇偶页页码（如试卷等） 【案例】在一张试卷上设置奇偶不同的页码，“左1右2” 方法： 在页脚编辑区，输入“第页 共页”文字2次 光标移动到左边“第页”间，按键盘上Ctrl+F9得到域编辑区，在括号中输入“ = *2-1”，在“共页”间，按Ctrl+F9” ，在括号中输入“= *2” 同理，在右边“第页”间，按Ctrl+F9，输入= *2，在“共页”间，按 “Ctrl+F9” ，输入“= *2” 选中所有公式，单击鼠标右键“切换域代码”完成操作,Page 24,第一节 科技长文档的高级排版,页眉和页脚 长文档中根据章节设置页眉和页脚 步骤： 根据章节

14、，插入分节符； 插入“页眉和页脚”（不要设置与前一节相同）,Page 25,示例,打开wsc-02.doc进行操作 4.添加页脚 。 使用域， 在页脚中插入页码 ， 居中显示 。 其中 ： （1） 正文前的节， 页码采用 “,iii,”格式，页码连续； （2） 正文中的节， 页码采用 “12 3,”格式 ， 页码连续，并且 每节总是从奇数页开始 ； （3） 更新目录 、 图索引和表索引。 5.添加正文的页眉。 使用域， 按以下要求添加内容，居中显示。 其中 ： （1） 对于奇数页， 页眉中的文字为“章序号”+“章名”； （2） 对于偶数页， 页眉中的文字为“节序号”+“节名”。,Page 26

15、,教学内容,第二节 表格操作与图文混排,Page 27,第二节 表格操作与图文混排,教学知识点 表格操作 组织结构图的建立 流程图的建立与图形组合 图文混排 公式编辑器的使用 特殊对象的输入 域,Page 28,表格：一种简明、概要的表达方式，结构严禁，效果直观。,第二节 表格操作与图文混排,Page 29,改变观念：布局与对齐,第二节 表格操作与图文混排,Page 30,第二节 表格操作与图文混排,Page 31,第二节 表格操作与图文混排,表格操作 表格的合并与拆分 单元格的合并与拆分、文本的对齐方式 行高与列宽的设置 表格中标题行重复 不允许跨页断行 斜线表头 自动编号 表格中的数据计算

16、,【案例】,【案例】,【案例】,Page 32,第二节 表格操作与图文混排,组织结构图的建立 组织结构图用于显示组织中的分层信息或上下级关系，直观的显示企事业的内部结构,Page 33,第二节 表格操作与图文混排,取消画布 当在word中绘制图形或插入“文本框”时，在编辑区域总会自动弹出一个“在此处创建图形”的绘图画布，如何撤销该画布呢？ 方法1：当出现画布时，在画布范围之外的区域绘制图形，画布便自动消失。 方法2：当出现画布时，按“Ctrl+Z”组合键，画布自动撤销。 方法3:“工具”“选项”“常规”，取消,Page 34,第二节 表格操作与图文混排,流程图的建立与图形组合 【案例】：构建一

17、个用户登录系统的流程图,Page 35,第二节 表格操作与图文混排,图片的插入方式 嵌入：嵌入的图片完全保存在文档之中，文档的容量较大 链接：只保存图片的属性、路径等内容，图片的主体仍保存在文档之外，文档的容量不会膨胀；另外，以链接方式插入的图片，文档能够自动更新 图片的版式选择 案例：制作商标与印章,Page 36,第二节 表格操作与图文混排,公式编辑器的使用,Page 37,第二节 表格操作与图文混排,特殊对象的输入 生僻字的输入 插入符号法 造字法 自动更正快速输入常用短语：、 制作双行合一字符 合并字符 分解汉字,Page 38,第二节 表格操作与图文混排,使用Word的中文版式,Pa

18、ge 39,教学内容,第三节 常用日常办公文件的编辑,Page 40,第三节 常用日常办公文档的编辑,教学知识点 邮件合并 政府（单位）的公文 聘书的制作,Page 41,第三节 常用日常办公文档的编辑,邮件合并 邮件合并的引入 日常办公时，常常处理大量的信函或报表，这些文件的大部分内容基本相同，只是其中一些数据不同例：绍兴文理学院百年校庆，需向校友、领导和友人发出邀请函。邀请函的内容除了被邀请对象不同外，基本内容都是相同的。为提高工作效率，减少重复工作，使用Word提供的“邮件合并”功能来对每一个被邀请者生成一份单独的邀请函,Page 42,第三节 常用日常办公文档的编辑,邮件合并 邮件合并

19、的原理 邮件合并过程中，要使用两个文档，一个是主文档，为信函或报表中共有的内容；另一个是数据源，为变化的数据，如姓名、部门名称等。合并时将主文档中的信息分别与数据源中的每条记录合并，形成合并文档 邮件合并的方法 向导法 “邮件合并”工具栏,Page 43,第三节 常用日常办公文档的编辑,邮件合并 案例1：制作文理学院百年校庆邀请函 案例2：带有图片的邮件合并：代表证的制作 提示：图片的插入方法 图片在数据源中存放的是路径，例如：E:职工信息001.jpg，注意这里是双反斜杠 照片域的实现:光标定位在插入照片处，按Ctrl+F9插入域，输入IncludePicture “path”；由于不同的图

20、片文件名不同，Path处的路径可由合并域得到，在引号内按Ctrl+F9插入域，输入MergeField ”照片“，图片域代码为： IncludePicture ”MergeField “照片“,Page 44,第三节 常用日常办公文档的编辑,邮件合并 制作职工工资条 说明： 当数据源中的数据是小数时，合并后的数据将显示双精度浮点数，还原方法：将该域选中，按Ctrl+F9，插入一个域，在该域内开始位置输入=，可以还原数据源中的数据格式 合并后的文档是一页显示一条记录，若一页显示多条记录，可设置文档类型为“目录”形式,Page 45,第三节 常用日常办公文档的编辑,邮件合并 政府（单位）的公文 模板的应用 案例：绍兴文理学院文件 多单位公文表头的制作 表格法 双行合一法 EQ域法 聘书的制作,Page 46,教学内容,第四节 文档的安全设置,Page 47,第四节 文档的安全设置,用户只可浏览而不能复制与修改文档 对部分文档进行保护 用户只能填写文档中的部分内容（窗体） 文件的加密,