中外文件生命周期划分依据比较研究.pdf

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1、挲短豢? 孽 硕士学位论文 量曩露誓一 。_ 誊j 薯一 霉警i 融鹳：1 0 8 5 7 i 彰鲁： 论文题目( 中文) 中外文件生命周期划分依据比较研究 o 碑p ：a 瑰a n ds t u d yo nt h eT h e o r yo fL i f eC y c I eo fR e c o r d s i nH o m ea n dA b r o a d 论文题目( 英文) 瓣名 黪料专业 黟巍方向 糖导教师 完成时间 挛珍 档案学 档案学理论与历史研究 挛财富 2 0 0 5 年5 月 摘要 摘要 文件生命周期理论是研究文件从产生到销毁或永久保存的整个生命运动过 程及其内在规律的文

2、件、档案管理理论。自2 0 世纪中叶产生后逐渐盛行于西方， 引起了人们对其进行深入理论发掘、探讨的兴趣，尤其在电子文件时代更是掀 起了对这一问题研究的高潮。2 0 世纪8 0 年代该理论传入我国，在档案学研究 领域引起广泛的争鸣，其争议的焦点主要集中在文件生命周期划分阶段及划分 依据方面。本文拟对中外文件生命周期的划分依据进彳亍比较研究就文件生命 周期理论对我困、对电子文件的适应性等问题进行探讨，对近期我国档案学研 究者相关的争论性观点也有所概括，以期深化对这一理论的认识。 全文共分为四个部分。 第一部分介绍文件生命周期及文件生命周期理论的产生与发展，该理论的 意义以及国内外研究状况。文件生命

3、周期理论最初是出于对文件中心这新事 物的研究，后来，该理论的研究范围扩大到了文件的整个运动过程以及全面管 理。该理论为文件的分阶段管理和全过程管理奠定了理论基础，并为档案工作 者对文件进行前端控制提供了理论依据。文件生命周期理论是西方文件管理理 论的核心，被视为外国现代档案学发展的重要标志。 第二部分分析中外传统文件生命周期的划分依据，详细阐释文件生命周期 理论与档案自然形成规律的异同，以及划分依据多样性对文件管理机构设置产 生的影响。由于研究方法和切入点不同，中外档案学研究者对于传统文件生命 周期的划分依据存在差异。档案自然形成规律与文件生命周期理论十分相似， 对指导我国档案工作实践具有重要

4、作用，但二者并非完全等同。划分依据的差 异导致各国文件( 档案) 管理机构也不尽相同，主要体现在对半现行文件的管 理上。 第三部分分析中外电子文件生命周期的划分依据及其对“归档”环节、对 档案部门职能的影响。信息时代，电子文件成为中外档案学界重点研究的一个 新领域。电子文件生命周期的划分依据更注重电子文件的管理流程，强调全程 管理和前端控制的重要性，促使文书工作和档案工作逐渐趋于一体化管理，致 ! ! ! 壅壁竺鱼型塑型坌堡堡些篓! ! 塑 使档案学研究者对“归档”是文件与档案的分界线这一说法提出质疑。档案部 门提前介入文书工作阶段，其职能也由原来的保管基地转变为信息控制中心。 第四部分比较研

5、究中外传统文件与电子文件生命周期的划分依据及电子时 代文件生命周期理论的适应性。文件价值形态是中外文件生命周期划分的根本 依据，这为文件生命周期理论的提出提供了主要依据。但电子文件的特性与传 统纸质文件有很大区别，致使档案学研究者对电子时代文件生命周期理论的适 应性产生了质疑。通过对文件生命周期理论、电子文件生命周期理论以及文件 连续体理论进行比较，探寻适应电子文件运动特性的管理理论。 任何一种理论都具有从萌芽到逐步完善的过程。文件生命周期理论自身也 还存在很多局限。各国档案学研究者对之既不能生搬硬套，也不能一概否定， 而应以理性的目光在研究文件运动规律的基础上，有比较地加以借鉴，并不断 地予

6、以发展。 【关键词】：文件生命周期划分依据比较研究 I I A b s t r a c t T h em e o r yo f1 i f ec y c l eo fr e c o r d si sar e c o r d sm a n a g e m e n tt h e o r yt h a ts t u d i e s t h ew h 0 1 el i f em o v e m e n tp r o c e s sa n di t si n h e r e n tl a wf r o mp r o d u c i n gt od e s t r o y i n g o rk e e p

7、i n gf o re v e r T h i st h e o r yh a sg r a d u a l l yp r e v a i l e di nt kw e s ts i n c ep r o d u c e di n m i d d l ep e r i o do ft h e2 0 t hc e n t u r y ，c & u s e sp e o p l eh a v ea ni n t e r e s ti ne x p l o r i n gi t d e e p l ya r 心p r o b i n gi n t ot oi t ，e s p e c i a l l

8、 yr a i s e dt h ec l i m a xs t u d i e da b o u t t h i sp r o b l e m i nt h ee l e c t r o n 记r e c o r d st i m e s T h et h e o r yg j v e sr i s et oe x t e n s i V ec o n t e n d i n gi n C h i n e s ea r c h i v e sr e s e a r c hf i e l da R e ri th a db e e ni n t r o d u c e di n t oo u

9、rc o u n t r yi nt h e 19 8 0 s ，w h i c hm a i n l yf o c u s e so nd i v i s i o np h a s e sa n dd i V i s i o nb a s e so fl i f ec y c l eo f r e c o r d s T h i st h e s i sd i s c u s s e ss u c hq u e s t i o n sa sw h e t h e rt h et h e o r yo fl i f ec y c l eo f r e c o r d ss u i t sf o

10、 ro u rc o u n t r ya n dw h e t h e rs u i t sf o re l e c t r o n i cr e c o r d st h r o u 曲m a l ( i n g ac o n t r a s tf o rt h er e s e a r c ho ft h et h e o r yo fl i 凫c y c l eo fr e c o r d si nh o m ea n da b m a d M o r e o v e r ，t h ef h e s i ss u m m a r i z e ss o m ev i e 、v p o j

11、 n t so ft h ec o n t e n t i o na m o n gC h i n e s e a r c h i v i s t si nr e c e n ty e a r ss o 、v em a yd e 印e nu n d e r S t a n d i n go ft h et h e o f ya n di t s r e s e a r c h T h ew h 0 1 et h e s i sc o n s i s t so ff o u rp a r t s T h eF i r s tp a r ti n t r o d u c e st h ef 0 衄

12、a t i o na n dd e V e l o p m e n t ，m e a n i n ga n dr e s e a r c h s t a t eo fl i f ec y c l eo fr c c o r d sa 1 1 dt h et h e o r yo fl i f ec y c l eo fr e c o r d sb o t l li nh o m ea 1 1 d a b r o a d A tf i r s t ，t h et h e o r yo fl i f ec y c l eo fr e c o r d si so u to fs t u d y i

13、n go nf i I ec e n t e r s ， i a t e r ，t h er e s e a r c hr a I l g eo ft h i st h e o r yh a db e e ne x p a l l d e dt ot h ew h o l em o V e m e m c o u r s ea n dm a t l a g e di na na l l r o u I l dw a yo fr e c o r d s 1 1 1 i st h c o r ye s 扭b l i s h e st h c f o u n d a t i o nf o rg r

14、a d i n gm a l l a g e m e n ta l l dt h ew h o l ep m c e s sm a n a g e m e m ，a n d p r o v i d e st h et h e o r e t i c a lf o u n d a t i o nf o rf i l ed 印a n m e n to rf i l e c l e r kt o 矗o n te n d c o n t r 0 1 T h em e o r yo fl i f ec y c l eo fr e c o r d sa st h ek e m e lo fr e c o

15、r d sm a I l a g e m e n t t h e o r i e si st 1 1 es y m b o lo ft h ed e v e l o p m e n to f m o d e mf o r c i g na r c h i V e s T h es e c o n dp a r ta n a l y s e st 1 1 ed i v i s i o nb a s e so f l i f ec y c l eo f t r a d i t i o n a lr e c o r d si n h o m ea 1 1 da b r o a d ，e x p o

16、u n d st h es i m i l 蕊t i e sa n dd i 行h e n c e sb e t w e e nt h et h e o r yo f I I I 中外文件生命周期划分依据比较研究 l j f ec y c l eo fr e c o r d sa n dt h el a wo fn a t u r a lf o r m a t i o no fa r c h i v e s ，a n dt h ed i v e r s i t i e s o fd i v i s i o nb a s e si n n u e n c eo nt h es e t u po

17、fr e c o r d sm a n a g e m e n to 唱a n i z a t i o n s O w i n gt o t h ed i 日e r e n c e so fr e s e a r c hm e t h o d sa n db r e a k t 1 m u g hp o i n t s ，a r c h i V a l s c j e n c er e s e a r c h e r sh a v ead i 岱：r e n tv i e wo nd i v j s i o nb a s e so f l i f cc y c l eo f t r a d i

18、 t i o n a l r e c o r d s T h eI a wo fn a t u r a lf o r m a I i o no fa r c h i v e si ss i m i I a r t ot h et h e o r yo fI i f ec y c I e o fr e c o r d s ，b o t ho ft h e mh a v cag r a t ed i r e c t i v e 劬c t i o no nt h ea r c h i V e s 、v o r kp r a c t i c e o fo u rc o u n t r y ，b u t

19、t h e ya r en o te q u a lt oe a c ho t h e rc o m p l e t e l y T h ed i V e r s i t i e so f d i v i s i o nb a s e sc a u s ed i f I b r e n tr e c o r d sa n da r c h i v e sm a n a g e m e n to 唱a 1 1 i z a t i o n si n v a r i o u sc o u n t r i e s ，w h i c hm a i n l ye m b o d yo nh a l f -

20、 a c t i V er e c o r d sm 8 n a g e m e n t T h et h i r dp a na n a l y s e st h ed i v i s i o nb a s e so f l i f ec y c l eo fe l e c t r o n i cr e c o r d si n h o m ea n da b m a d ，i m p a c to n f i J e ”l i n ka n da r c h i v c sd e p a n m e n t sf u n c t i o n I n i n f 0 丌n a t i o n

21、a g e ，t h ee I e c t m n i cr e c o r d sb e c o m ean e wf i e l dt h a tb ep a i dm o r e a t t e n t i o nb ya r c h i v a la c a d e m i a T h ed i v i s i o nb a s e so fI i f ec y c l eo fe l e c t r o n j cr e c o r d s p a ym o r ea t t e n t i o nt ot h em a n a g e m e n tp r o c e d u r

22、eo fe l e c t r o n i cr e c o r d s ，e m p h a s i z e s t h ei m p o r t 柚c eo ft h e 、v h o l em a n a g e m e n ta I l df r o n te n dc o n t r 0 1 D o c u m e n tw o r ka 1 1 d a r c h i V e sw o r kg r a d u a l l yt o w a r d si t e r a t i v e l ym a n a g i n w h i c hc a u s e sa r c h i V

23、 a Is c i c n c e r e s e a r c h e rq u e s t i o nt h a t “f i l e ”i st h e1 i n eo fd e n l a r c a t i o nb e t w e e nr e c O r d sa n d a r c h i v c s A r c h i v c sd 印a n m e n tg e f si n v o l v e di nt h es 诅g eO f d o c u m e n tw o r ka 1 1 e a do f t i m e ，c h a f l g e di n t ot h

24、ec o n t m Ic e n f r eo fi n f o m l a t i o nf b m t | l eo r i g i n a lc u s t o d yb a s e T h ef o u r t hp a nc o m p a r e st h es t u d yo nt l l ed i V i s i o nb a s e so fl i f ec y c l eo f t r a d i t i o n a lr e c o r d s 锄de l e c t r o n i cr e c o r d si nh o m ea n da b r o a d ，

25、p m b e si n t ot h e a d a p t a b i l i t yo ft h et h e o 哕o fl i f ec y c l eo fr e c o r d si ne l e c 打o n i c 血n e s T h ef o m lo f r e c o r d sv a l u ei st h ee s s e n t i a lb a s e sf o rd i v i d i n gt h el i f ec ”l eo fr e c o r d si nh o m ea l l d a b r o a d ，w h i c hp m v i d

26、e sam a i nb a s i sf o rp u t t i n gf o n v a r dt h et h e o r yo f1 i f ec y c ko f r e c o r d s B u t ，r e c o r d sh a v es od i 疗b r e mc h a r a c t 甜s t i c s 、= v i t ht r a d i t i o n a lp 印e 叫r e c o r d s t h a tc a u s ea r c h i v a ls c i e n c er e s e a r c h e r st oq u e s t i

27、o na d a p t a b i l 时o ft h i st 1 1 e o r yi n e l e c t r o n j ct i m e s T h i sp a I tt l l r o u 曲c o m p 撕n gt h es i m i l “t i e sa 1 1 dd i 疏r c n c e s 锄o n g m et h e o r yo fl i f ec y c l eo fr e c O r d s ，t l l et h e o r yo fl i f ec y c l eo fe l e c t r o n j cr e c o r d sa 1 1

28、d t h et h e o r yO fr e c o r d sc o n t i n u u m ，i nO r d e rt of i n do u tam a n a g e m e n tt 1 1 e o r ym a ts u i t s I V 捅耍 f o rm o v e m e mc h a r a c t 时i s t i co fe l e c t r o n i cr e c o r d s ， A n yt h e o 可h a sap r o c e s sf r D ms p r o u t t op e r f e c tp m g r e s s i v

29、 e l 矿T h e r ea r es t i l l m a n yl i m i t a t i o n si nt h et h e o r yo fl i f ec y c l eo fr e c o r d so n e s e l fT h ea r c h i v a ls c i e n c e r e s e a I h e r so fV 喇o u sc o u n t r i e sn e i t h e rc o p yb 1 n d l yn o rt o t a l l yn e g a t e ，b u ts h o u l d o nt h eb a s i

30、 so fs t u d y i n gt h el a w so fm o V e m e n to fr e c o r d sw i t hm t i o n a ls i g h t ，出a w o nt h ee x p e e n c eo f e a c ho t h e rf b m c o m p a s o l l ，a a dd e v e l o pj fc D n s 掘n “y 【K e yW b r d s 】：L i f ec y c l eo f f e c o r d s ，d i v i s i o nb a s e s ，c o m p a r i s

31、o na n ds t u d y V 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的抽亢外，论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得安徽大学或其他教育机 构的学位或证R 而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研疮所鞋盘韵任何贡献 均已在论文中作了明确的说明并表示谢意+ 学位论文作者签名：辱跨 签字日期：2 0 0 5 年5 月8 日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解安徽大学有关保留、使用学位论文的规定 有权保留并向国家有关部门或桃构送麦论文的复印件和磁盘，允许论文被查闭和 借闲

32、。本人授权安徽大学可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库 进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文， ( 保密的学位论文在解密后适用率授权书) 学位论文作者蓥名：詹珍 导师签名：李蚓嗡 签字日期：2 0 0 5 年5 月8 日签字日期：2 0 0 5 年5 月8 日 学位论文作者毕业去向：攻读博士学位 工作单位：中国人民大学信息资源管理学院 电话：( 0 1 0 ) 6 2 5 1 1 4 6 3 通讯地址：北京市海淀区中关村大街5 9 号邮编：1 0 0 8 7 2 r j I 茸 引言 文件生命周期理论是2 0 世纪中叶产生并逐渐盛行于西方的一种文件管理 理论。

33、它从解释文件中心的理论依据起步，逐步将研究视野扩展到文件的整个 运动过程以及对这过程的全面管理。 源原则并称为现代档案学的基本理论， 自2 0 世纪8 0 年代该理论传入我国后， 西方档案学者把文件生命周期理论与来 是现代档案学发展和成熟的重要标志。 引起了我国档案学界的重视，成为档案 学研究的热点之一。我国档案学研究者在推介和研究这一理论的过程中，对文 件生命周期理论的借鉴吸收既有所扬弃，又有所发展；既吸取了丰富的营养， 充实了自身，又从总体上推动了国际档案学理论研究的发展进步。当然，他们 的观点也存在许多分歧，如，该理论是否适合我国档案工作实际，是否可以看 作我国档案学的理论支柱之一等存在

34、着激烈的争论。对现行文件的保管机构 文件中心是否适宜在我国推广，近几年档案学界也有不少争议。目前我们 正处在经济体制和社会生活的转型期，改革开放和现代化建设已经并将继续为 档案事业带来广泛而深刻的变化，也为档案学基础理论研究提出许多新课题。 尤其是伴随信息技术产生的电子文件更是对传统文件生命周期理论构成了冲 击，也引起国内外诸多档案学者的关注，纷纷提出各自不同的观点。 文件生命周期理论主要是研究如何根据文件作用、价值的变化引起的存放、 管理方式的改变而对文件运动阶段进行划分。档案学界对文件生命周期理论的 争论焦点主要集中在文件生命周期的划分阶段及其依据方面。档案学界对“文 件生命周期理论”的热

35、切关注应该说是非常有益的：一方面可以促使现有的档 案学基础理论日趋完善，另一方面可以使日渐发展的电子文件管理获得正确的 理论指导。我们应当立足中国现实，继承历史优秀传统，吸取外国档案学理论 和档案工作实践的有益成果，在国际合作中进一步加强学术交流，借以丰富和 发展我国档案学基础理论。但如果我们始终在档案学的一些基础理论问题上纠 缠不清，难成共识，就会分散我们的研究力量，影响整个档案学理论及档案学 科体系的建设。 基于以上原因，笔者特以文件生命周期划分依据作为硕士毕业论文选题， ! 丛苎丝竺堂型塑型坌堡塑些鉴型! ! ! 在，“泛阅读国内外众多档案学研究成果的基础上，对中外传统与现代电子文件 生

36、命周期的划分依据进行比较研究，探寻适宜的文件生命周期划分依据，选择 合适的保管场所和恰当的管理方法，希望能对我国档案事业的发展有所裨益。 在此研究过程中，由于所查资料不全面，加之自身专业知识浅薄、理论水平较 低等原因，对有关问题的评述难以面面俱到。但作为新世纪档案学专业的一名 硕士研究生，深感自己有责任、有义务为此付出努力，为我国档案学理论的发 展做些力所能及的贡献。 中外文件生命周期划分依据的研究具有很高的理论价值和实践价值。 从理论方面来看，通过对国内外文件生命周期划分依据的比较研究，深化 认识文件生命周期理论的内涵，对丰富和完善档案学基础理论具有深刻意义。 文件生命周期理论是世界档案学理

37、论宝库不可缺少的重要理论之一。它的问世、 存在和发展，是国际档案界、档案学界的档案学理论水平登上一个新台阶且同 趋成熟的重要标志之一。无论是发达国家或发展中固家，无论其国情、档情如 何不同，文件生命周期理论的基本观点、内容及其精神对各国档案工作、档案 学理论研究都具有不同程度的影响，起到一定的参考和借鉴作用。另外，档案 学理论不是一套永恒不变的科学规则，它应随时代和技术的进步作相应的调整 和发展。既然在信息时代档案管理对象发生了深刻的变化，那么管理思想的更 新自然不可避免。因此，加强电子文件生命周期划分依据的比较研究对丰富和 完善新时期我国档案学学科理论建设，保持档案学的生机和活力，使其在管理

38、 新时代的原始信息中发挥决定性作用具有极其重要的学术价值。 从实践方面来看，通过对中外文件生命周期划分依据的比较研究，选择最 适宜的划分模式，并根据各阶段文件的特性，选择合适的保管场所和恰当的管 理方法与之相对应，有助于进一步提高档案科学管理的水平，为社会主义建设 提供优质、高效的服务；有助于在实践中不断检验、完善文件生命周期理论， 对于我们正确把握文档一体化、档案机构设置与管理体制改革、档案定义与范 围、文件与档案价值鉴定、全宗区分和档案开发、利用、开放等诸多档案管理 工作的实践问题，均具有指导意义：加强电子文件生命周期划分依据的比较研 究，建立一套与之相适应的管理理论，对解决目前电子文件管

39、理工作遇到的问 题，保证国家历史文化遗产的完整、安全、有序，指导和推动档案管理事业的 发展，均具有重要的现实意义和深远的历史意义。 对于档案工作实践提出的诸种新问题，我们应当进行理论思考，形成新的 概念、新的观点，在新的实践和新的发展中起导向作用。本学位论文拟从以下 四个部分对文件生命周期划分依据展开论述。第一部分介绍文件生命周期及文 件生命周期理论的产生与发展，该理论的意义以及国内外研究状况。第二部分 分析中外传统文件生命周期的划分依据，详细阐释文件生命周期理论与档案自 然形成规律的异同，以及划分依据多样性对文件管理机构设置产生的影响。第 三部分分析中外电子文件生命周期的划分依据及其对“归档

40、”环节、对档案部 门职能的影响。第四部分比较研究中外传统文件与电子文件生命周期的划分依 据及电子时代文件生命周期理论的适应性。本文从横向和纵向两个方面论述着 重中外文件生命周期的划分依据及文件生命周期理论对我国、对电子文件管理 的重要理论意义和实践意义。 中外义件生命川期划分手茳据比较研究 一、文件生命周期及文件生命周期理论 的产生与发展 文件，作为人类社会的一种事物，与其他任何事物一样有其形成、发育， 成长以至消亡的过程，这是文件自身矛盾运动的结果。档案学研究者通常把文 件这一生命历程形象化地描述为文件的一个生命周期，目的是强调文件运动的 种时问跨度，表明文件具有从最初形成到最终销毁或永久保

41、存的整体运动过 程。前美国国家档案与文件局局长詹姆斯B 罗兹把文件生命周期明确表述 为：“从文件的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一 直到现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时对其进行销毁，或者 因它们具有值得永久保存的价值，而把它们作为档案赋予新的使命的整个周 期。” 研究文件运动全过程的演变规律、阶段划分、各阶段特点与联系、以及 相应管理行为的理论，称之为文件生命周期理论。 文件生命周期理论的缘起是2 0 世纪4 0 年代初，美国对进馆文件的鉴定以 及对文件中心这一新事物的研究，后来该理论的研究范围扩大到了文件的整个 运动过程以及对这过程的全面管理。1 9 3

42、 4 年美国国家档案馆成立后，联邦政 府各机关历年保管的文件开始大批量涌向档案馆。于是，美国档案工作者和历 史学者自动发起成立了一个“辅助检查小组”，对政府各部门要进馆的文件进行 鉴定，试图遏止这文件潮。该组成员菲利浦c 布鲁克斯于1 9 4 0 年向美国 档案工作者协会提交了我们应当保存什么文件的报告，根据文件自身规律 首次提出了“文件生命周期”的概念，以确定哪些文件可以进馆永久保存，哪 些文件暂不宜迸馆，仍由机关办公室保存，哪些文件可剔除销毁。自此拉开了 认识和自觉运用文件生命周期即文件、档案形成和运动规律的序幕。1 9 4 1 年美 国海军部迫于机关贮存空间和经费的巨大压力，率先设置了造

43、价低廉的临时库 房，即文件中心，集中保存已不常使用却又必须保存一段时阃的大量文件。海 军部建立文件中心的成功经验逐渐推广到美国联邦政府其他机构，并被众多国 韩玉梅：外国现代档案管理教程，中国人民大学出版社1 9 9 9 年版，第1 7 页- 黄存勋：文档一体化理论依据探讨浙江档案2 0 0 2 年第5 期，第4 页。 4 兰竺竺鱼型塑丝兰竺生鱼塑塑些堕塑芏竺! 丝壁 家纷纷效仿。这种现象引起了西方档案界的普遍关注，引发了对文件中心的理 论思考。1 9 5 0 年英国伦敦大学教授罗吉尔艾利斯在第一届国际档案大会上提 出文件生命的“三阶段论”，即文件的现行、休眠( 或暂时保存) 和永久保存三 个阶

44、段，正好与文件的保管场所办公室、文件( 档案) 中心和档案馆相对 应。这一观点得到许多档案学研究者的赞同，并被广泛引用。1 9 7 4 年，英国档 案学研究者马勃斯在出版的专著文件中心的组织中吸收了艾利斯的观点， 对文件中心与文件运动阶段的对应关系作了进一步系统论述。这种由文件中心 的理论解释而衍生出文件阶段的划分，成为文件生命周期理论的研究起点。但 由于对文件的不同理解，文件生命周期理论未能适时引起西方档案界的重视。 在此后的几十年时间罩，一些欧美档案学研究者对文件运动的形式、过程、 特点进行了全面系统的研究，“三阶段论”也逐渐为“四阶段论”所替代，即文 件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文

45、件的半现行阶段和文件的非现行阶段， 并最终形成了“文件从其形成到销毁或永久保存的过程中，研究文件属性与人 的主体和行为之阃关系问题的理论”文件生命周期理论。2 0 世纪8 0 年代， 西方档案界对文件生命周期理论的研究日趋完整和系统，并发表了一些颇有深 度的论著。致力于这方面研究的代表人物主要有：英国档案学者马勃斯、迈克 尔库克 美国档案学者威利斯托马斯和詹姆斯罗兹；加拿大档案学者卡 罗尔库蒂尔；阿根廷档案学者曼努埃尔巴斯克斯、安娜施蕾歇；意大利 的埃利奥洛多里尼等等。其中，阿根廷档案学研究者曼努埃尔巴斯克斯1 9 8 2 年出版的文件的选择和1 9 8 7 年出版的文件生命周期研究，是全面系

46、统 论述文件生命周期理论的代表作。在书中，他深入探讨了文件的价值属性与运 动阶段、保管场所和管理方式之间的关系，认为研究文件生命周期理论的意义 不仅仅是为文件中心提供理论基础，更重要是为了发现文件从一个阶段过渡到 另一个阶段的内在原因，从而掌握文件运动的每个阶段所包括的期限，避免用 毫无区别的尺度去概括各种文件现象。这说明，巴斯克斯力图运用文件生命周 期理论，透过文件运动过程及阶段性的表象来把握文件运动阶段划分的本质原 因。 文件生命周期理论是现代档案学的基本理论之，该理论研究文件从形成 到销毁或永久保存的整个运动过程，研究文件属性与人( 主体) 的行为之阅的 ! 丛苎壁生鱼旦塑型竺堡塑些丝竺

47、! i 关系，是对文件产生、运动、变化过程及其规律的客观描述和科学抽象。 它揭示了文件与档案的关系，即档案源于文件，档案是文件的特殊部分，文件 和档案是同一事物在其不同阶段上价值形态变化的体现；揭示了文件运动的内 在规律，及其运动期间价值属性的变化，告诫人们遵循这一客观规律去对文件 进行贮存和管理。同时，文件生命周期理论的提出，标志着档案学( 尤其是欧 洲档案学) 已从过去热衷于研究历史档案的传统档案学时代，进入了研究文件 及其生命过程的现代档案学时代：也标志着档案学已从历史学的辅助学科脱颖 而出，成为研究文件、档案自身以及文件、档案体化管理的现代档案学，从 而大大拓宽了档案学的研究领域，使之

48、真正成为一门独立的信息管理学科，确 立了自身在现代信j 鼠学科群中的地位。西方档案学研究者对这一理论给予了很 高的评价，把它与来源原则并称为现代档案学的基本理论，其形成和发展是现 代档案学发展的重要标志，具有“里程碑”意义。文件生命周期理论的核心内 容可以归纳为：文件从形成到最后消亡或永久保存，或者说从现行文件到历史 档案是一个完整的生命过程；文件在全部生命过程中先后表现出不同的作用和 价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段；文件在每阶段因其特 定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。 尽管我国早期并未明确提出“文件生命周期”这一概念，却同样认识到了 文件和档

49、案的客观运动过程，并通过研究总结出了相同的发展规律。2 0 世纪6 0 年代，国家档案局局长曾三在一篇报告中阐述了“档案自然形成过程论”的基 本思想。但该理论对文件运动过程的论述还不够全面，它只论及了档案的运动 过程，尚未将起点前伸至文件形成的源头。欧美国家流行的文件生命周期理论 在2 0 世纪8 0 年代传入我国后，成为档案学界研究的热点之一。我国档案界较 早对文件生命周期理论进行阐述研究的主要有黄坤坊、吴宝康、和宝荣、丁永 奎等。2 0 世纪9 0 年代以来，文件生命周期理论在我国档案学界的影响日益广 泛、深入，特别是以陈兆棂、何嘉荪、傅荣校等为代表撰文介绍、论述文件生 命周期理论的基本观点及其主要内容，并使该理论在我国进一步推广、普及。 我国档案学研究者在推介和研究这一理论的过程中，呼应与歧见并存，推崇与 反对交织。一方面，我国档案学研究者在文件生命周期概念、文件生命周期理 论研究时差、文件生命周期运动阶段划分、文件生命周期理论对我国档案工作 6 文件生命周期及文件生命用期理论的产生! i 发展 实践、对电子文件管理的适应性等问题上存在着争鸣。另一方面，档案学研究 者之间也存在着共识，如：