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1、中国科学技术信息研究所 硕士学位论文 外交文献资源建设、管理及其应用研究 姓名：家乐毅 申请学位级别：硕士 专业：情报学 指导教师：沈玉兰 20070701 外交文献资源建设、管理及其应用研究 摘要 经济全球化给中国社会带来了巨大的变化，中国与世界的联系日益密切。 中国外交在争取和平稳定的国际环境、睦邻友好的周边环境、平等互利的合作 环境和客观友善的舆论环境方面发挥了重要的作用。外交工作对国家经济建设、 社会发展和人民生活的促进作用日益突显。外交工作逐步从政治领域向社会各 个领域深入。外交文献是一种重要的资源，因为各种原因这种资源没有为社会 所认识，其作用没有得到充分发挥。 本文结合外交文献的
2、基本概念、类型和特点，通过比较分析国内外外交文 献管理和利用状况，结合自己的工作实践，主要对外交文献资源的建设、管理 和应用提出自己的建议。重点是通过吸收国外外交文献资源建设、管理和应用 的观念和具体做法，以及学习国内自然科学和其它社会科学领域资源建设的先 进经验，在资源共建、共知和共享方面取得明显的进步，加强外交信息发布和 档案出版工作，努力使外交文献信息资源成为社会大众能够方便使用的社会资 源，为改革开放和社会发展，为外交、国际问题研究提供丰富高效的信息资源。 表1 个，参考文献3 2 篇，其中英文参考文献1 2 篇。 关键词：外交文献，资源建设，管理，应用 分类号：G 3 5 8 T h
3、 e E s t a b l i s h m e n t ，M a n a g e m e n ta n dA p p l i c a t i o no fD i p l o m a t i c D o c u m e n tR e s o u r c e s A b s t r a c t T h a n k st ot h ee c o n o m i cg l o b a l i z a t i o n , t h e r eh a sb e e nb r o u g h ta b o u tah u g e c h a n g ei nC h i n e s es o c i e t
4、y , a n dt h ec o n n e c t i o n sb e t w e e nC h i n aa n dt h eo u t s i d ew o r l d h a v eb e c o m ec l o s e ra n dc l o s e r I t Si u s tu n d e rt h i sb a c k g r o u n dt h a tt h ed i p l o m a c yo f C h i n e s eg o v e r n m e n th a sp l a y e dav e r yi m p o r t a n tr o l ei ni
5、 t ss t r i v i n gf o rt h ep e a c e f u l a n ds t a b l ei n t e r n a t i o n a le n v i r o n m e n t ，t h ef r i e n d l yr e l a t i o n sw i t hi t sn e i g h b o r i n g c o u n t r i e s ，t h ee q u a la n dm u t u a l l yb e n e f i c i a lc o o p e r a t i v ee n v i r o n m e n t a n d
6、t h e o b j e c t i v ea n da m i c a b l ep u b l i c o p i n i o ne n v i r o n m e n t I t SC o m ei n c r e a s i n g l yc l e a rt h a t t h ed i p l o m a c yo fC h i n e s eg o v e r n m e n th a sb e e nm a k i n gas h i f tf r o mt h ep o l i t i c a lf i e l d i n t ov a r i o u ss o c i a
7、 lf i e l d sa n dc o u l dp l a ya ni m p o r t a n tr o l ei n f a c i l i t a t i n gt h e e c o n o m i ca n ds o c i a ld e v e l o p m e n ta n di m p r o v i n gt h el i v eh o o do f p e o p l e D u et ol o t s o fr e a s o n sa n df a c t s ，d i p l o m a t i cd o c u m e n t sh a v e n tb
8、e e nr e a t i z e de n o u g ha n dm a d e f u l ll i n eo f I nl i g h to ft h e s ep o o rc o n d i t i o n so fd i p l o m a t i cd o c u m e n t s a n dw i 也i nv i e wo f i t sb a s i cc o n c e p t s ，t y p e sa n df e a t u r e s ，I dl i k et om a k es o m ep r o p o s i t i o n sw h i c ha r
9、 e b a s e do nm yW O r ke x p e r i e n c ea b o u tt h ee s t a b l i s h m e n t , m a n a g e m e n ta n da p p l i c a t i o n o fd i p l o m a t i cd o c u m e n t sr e s o u r c e s ，b yt h ec o m p a r a t i v es t u d ya n da n a l y s i so ft h e m a n a g e m e n ta n du t i l i z a t i o
10、 no fd i p l o m a t i cd o c u m e n t sb o t hi nC h i n aa n da b r o a d B y a b s o r b i n gs o m ef o r e i g ni d e a s a n dc o n c r e t e e x p e r i e n c e o nt h ec o n s t r u c t i o n , m a n a g e m e n ta n da p p l i c a t i o no fd i p l o m a t i cd o c u m e n t a r yr e s o u
11、 r c e s ，a sw e l la su s i n g f o rr e f e r e n c et h es u c c e s s f u le x p e r i e n c e a c q u i r e di nt h ef i e l do f n a t u r a ls c i e n c ea n d i nt h eo t h e rf i e l d so fs o c i a ls c i e n c ea th o m ea n da b r o a d 1w o u l dl i k et om a k ea r e m a r k a b l ep r
12、 o g r e s si nt h ec o m m o n c o n s t r u c t i o n ，k n o w l e d g ea n ds h a r eo f d i p l o m a t i c d o c u m e n t s ，t h ei n t e n s i f i c a t i o no ft h er e l e a s ea n dp u b l i c a t i o n so fd i p l o m a t i c d o c u m e n t sa n do t h e ri n f o r m a t i o n S t r i v
13、i n gt om a k et h ep u b l i ch a v ea c c e s st ot h e r e c o u r s e so fd i p l o m a t i cd o c u m e n t sa n do t h e ri n f o r m a t i o n 1w i s ht h es t u d i e so f i n t e r n a t i o n a lr e l a t i o n sa n dd i p l o m a e y , t h ep r a c t i c eo fr e f o r ma n do p e n i n gt
14、 ot h e o u t s i d ew o r l da n dt h es o c i a ld e v e l o p m e n tC O u l db es o m e w h a ti n l p r o v e d K e yw o r d ：D i p l o m a t i cD o c u m e n t s ；E s t a b l i s h m e n t ；M a n a g e m e n t ；A p p l i c a t i o n I I I 独创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师指导下，独立进行研究 工作所取得的成果。尽我所知，论文
15、中除已经加以标注和致谢的地方外，不包 含任何他人享有著作权的内容。对本论文所涉及的研究工作做出贡献的其他个 人和集体，均已在文中明确说明并表示了谢意。 研究生签名： 雾善离 时间：乙帕7 年牙月妒日 关于论文使用授权的说明 本人完全了解中国科学技术信息研究所有关保留：使用学位论文的规定， 即：所里有权保留送交论文的打印稿和电子稿，允许论文被查阅和借阅，可以 采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编学位论文。同意中国科学技术信 息研究所用不同方式在不同媒体上发表、公布论文的全部或部分内容。保密的 论文在解密后遵守此规定。 研究生签名 导师签名 j 雾铭 吣浞 f 时间：l 细7 年9 月；口E
16、l 致谢 通过在中国科学技术信息研究所的学习，我感到自己在信息理论、情报意 识、技术方法等方面很有收获，对各位老师的教育表示深深的谢意。 我的论文得到了沈玉兰老师的耐心指导，从基本结构到具体阐述都给予我 很大的帮助，再此表示衷心的感谢。 各位专家在论文开题、中期论证和答辩过程中给予我建设性的建议，使论 文更加全面，对此表示衷心的谢意。 几年来研究生部的各位老师为我们学习创造了良好的条件，对所有的老师 表示谢意。 在论文研究和写作过程中，我参考了许多国内外有关资料，在此对所有的作 者表示谢意。 引言 每年有几千万人进出国门，中国和世界的联系从来没有像今天这样密 切。世界在变化，中国在发展。维护世
17、界和平，促进经济发展是中国的基本 国策。中国的发展离不开世界，和平稳定的世界局势与和睦友好的周边是中 国发展的基础。世界的进步也离不开中国，中国已经成为欧盟最大的贸易伙 伴，同其它地区的经贸合作也在日益加强。经济问题、军事问题、贸易问题 等一系列相关问题都与外交工作密切相关，从构建和谐社会、落实外交为民 的理念出发，中国外交已经从政治领域向社会各个领域延伸，大到国家安 全，小到公民权利，都能看到外交工作的积极作用。外交资源的重要意义正 在越来越被社会公众所认识，与社会大众的距离日益接近。 中国与世界的关系越来越密切。我们在考虑中国问题时必须考虑世界 。中国人要走向世界，必须了解世界。外交文献是
18、了解世界的一条重要渠 道，过去这种资源主要为外交工作者和研究者服务。随着社会大众与世界联 系的加强，社会公众对外交文献资源的需求日益增加，努力把这种特定的资 源变为社会公众资源是外交信息工作者义不容辞的责任。在各种类型信息资 源中，外交文献信息资源建设、管理和应用的实际状况与自然科学、技术科 学和其它社会科学领域的信息资源建设、管理和应用水平相比有很大距离， 同国外发达国家相比也是有很大距离。本文从外交文献的基本概念，类型和 特点出发，结合自己的实际工作经验，通过国内外现状的具体分析，提出外 交文献资源建设、管理和应用方面的策略和建议。 1 研究背景和研究内容 1 1 研究背景 1 1 1 经
19、济全球化背景下的中国外交的发展 经济全球化给中国社会带来了巨大的变化，中国与世界的联系从来没有 像今天这样紧密。中国外交在维护发展的重要战略机遇期，争取和平稳定的 国际环境、睦邻友好的周边环境、平等互利的合作环境和客观友善的舆论环 境方面发挥了重要的作用。外交对国家经济建设、社会发展和人民生活的促 进作用日益突显。中外合作的前提是对外部世界有所了解，懂得人家的文 化，懂得要与之发展国家的基本情况：法律、市场状况、经济发展程度、风 俗习惯、办事之道以及对中国的需求，以及自己在哪些领域可以和对方合 作。外交已经成为重要的资源，利用外交资源的黄金时期的到来，给国内许 多人提供了难得的机遇，这种机遇的
20、出现可以说是近一百年来前所未有的 【2 】 1 1 2 外交文献信息资源建设的迫切性 改革开放以来，国际国内形势发生了巨大变化。中国外交呈现出蓬勃发 展的态势，政治、经济、军事、科技、文化等各个领域的对外交往日益频 繁。在中国外交的大好形势下，外交理论与外交学研究发展很快。外交文献 是重要的外交信息资源，学科理论快速发展对学科信息资源提出了新的要 求。如何做好外交信息资源研究，更好地服务外交实践和外交学理论研究， 是外交信息工作者义不容辞的责任。 1 1 3 普及宣传外交知识的社会意义 每年数以千万计的中国人走向世界，外国人来到中国。现在对中国普通 人来说出国己不再是遥不可及的事了。国际交往的
21、增加，发生冲突的可能性 也在增加，人们了解外交的迫切性不断增强。以往外交工作对中国公众来说 是一个非常神秘的领域，为了改变这一状况，外交部加强了公众外交方面的 工作。希望在逐渐撩起中国外交神秘面纱的同时，通过外交部与公众之间的 互动，加强与公众的联系，提高公众对外交工作的认识和理解，为外交工作 的顺利开展争取更广泛的群众基础。近年来外交部推出两项有关具体政策， 即开放外交档案和邀请公众参观，积极向社会公众宣传外交知识。由于能够 直接参加的实际人数有限，社会大众的大多数还是要通过间接途径了解外 交，而外交文献是人们了解外交工作便捷的途径之一。由此可见外交文献资 源建设、管理与应用研究具有重要的现
22、实意义。 2 1 1 4 进行外交文献资源系统研究的实际意义 从国内外情况来看，目前对外交文献管理及其应用的研究主要停留在个 别文献与个别领域的综述、研究分析阶段。本人查阅了国内外数据库和有关 目录尚未发现对外交文献、外交文献资源建设、管理和应用进行全面研究的 著作和论文。根据自己多年的工作实践，结合外交学学术研究的快速发展和 社会公众对外交相关知识的实际需要，我个人感到对外交文献管理与应用进 行系统分析研究，努力找出共同规律，提高对外交文献整体特征的认识与把 握，促进外交文献的使用，具有一定的理论意义和实用价值。从工作实际来 看，自己多年以来一直从事外交专业信息资源建设。通过多年的工作，自己
23、 在外交信息资源建设和应用研究方面有一些心得。同时，感到作为一种相对 特殊的文献类型，外交信息资源有它自身的特殊规律。由于各种原因，国内 外从事该类信息资源研究的人比较少。结合实际工作状况，我感到自己虽然 在实际工作中对一些具体问题比较清楚，但是从宏观整体把握方面还有不 足，力图通过对外交文献的系统研究，促进本职工作的提高。 1 2 主要研究内容 1 2 1 外交文献的基本范畴 随着科学技术的迅速发展，人类社会出现了各种各样的知识信息载体， 人们发明了各种各样的记录知识信息的方式。国际标准化组织制定的文献 情报术语国际标准( I S 0 5 2 1 7 ) 确定文献是记录一切人类知识的载体。中
24、 国国家标准文献著录总则规定文献是记录所有知识的一切载体。朱建亮 先生认为文献是以文字、声像符合等等为信号编码的，以便于长期保存和广 泛传播的物体为信道或载体的人类精神信息的固态品。记录所有知识的一切 载体0 1 。从以上几种定义综合来看，我个人认为凡是人类创造的知识信息以 文字、图形、代码、声音等形式，用一定技术手段记载在物质载体上形成的 记录都可以称之为文献。 新中国外交事业的奠基人周恩来曾经说过：“外交是国家和国家间的关 系，还是人民和人民间的关系? 外交工作是以国家为对象，还是以人民为对 象? 但就外交工作来说，则是以国家和国家的关系为对象的。外交是通 过国家和国家的关系这个形式来进行
25、的”。词海认为外交是国家为实 行其对外政策，由国家元首、政府首脑、外交部、外交代表机关等进行的诸 如访问、谈判、交涉、发出外交文件、缔结条约、参加国际会议和国际组织 等对外活动。外交是国家实现其对外政策的重要手段。外交文献涉及外交和 文献两个方面，结合外交和文献两个定义，我个人认为可以把有关国家之间 外交活动中形成的有关资料，以及研究有关问题的资料统称为外交文献。 1 2 2 外交文献资源 外交文件是外交工作中形成的各类工作记录的总称。外交文献是指各种 有关外交活动文件，以及研究材料的集合。外交文献覆盖的范围要比外交文 件更加广泛。从形式上看，外交文献形式多种多样，包括印本、声像、实 物、缩微
26、品、数据库、档案等等。不论那种形式它们都是外交文献资源的有 机组成部分。从内容上看，外交文献涉及政治、军事、文化、经济、贸易等 等。这些资料是我们了解世界的重要资源。中国要走向世界，必须了解世 界。和别的国家打交道，我们必须了解别国的情况，了解他们对我们的态 度，这样才能做到有的放矢，事半功倍。 1 2 3 外交文献的价值 周恩来总理曾多次指示：“外交无小事”。说明外交活动与国家利益息 息相关。实际上大到国家利益，小到个人安危都可能与外交工作发生各种各 样的关系。外交文献因为其特殊性在国际斗争或个人对外交往中也都曾发挥 过重要的作用。例如：台湾问题是关系到中华民族根本利益的大事。开罗宣 言明确
27、规定了台湾归属，为台湾问题的解决提供了历史与国际法法理依据， 这类文献与国家最高利益直接相关。在与公民个人相关的领域，外交文献也 有重要的意义，例如：类似避免双重征税的协定就很重要，一些海归人士， 他们在国外的收入已经纳税，回国某些方面可以免税，这类资料与个人利益 直接相关。 1 2 4 外交文献的管理 外交文献因为其特殊性，其核心部分一直是保密的。近年来随着解密制 度的建立，中国外交档案开始逐步向社会开放。从保密向开放变化对外交文 献管理产生了巨大的冲击，外交文献的社会作用和管理模式都发生了巨大变 化，而效管理和高效使用逐步成为外交文献管理的发展方向。 1 2 5 外交文献资源的开发与利用
28、外交文献资源是一种重要的社会信息资源。以往因为外交活动更多地体 现在政治方面，外交文献资源的社会效益远远没有得到发挥。随着全球化进 程的加快，中国越来越多的企业走向世界，如何有效地利用外交资源，为中 国企业搭建更广阔的舞台，是中国外交面临的新课题。外交文献作为一种重 要的资源，目前其作用、功能、重要性远远没有被人们所认识。外交文献资 源管理部门需要将外交文献资源进行有效开发，让社会认识它们，从而促进 外交文献资源的利用。 4 2 外交文献的基本概念、类型和特点 2 1 外交文献基本概念 外交的基本概念是什么，历来有不同看法。英国外交官欧内斯特萨道义 认为外交是运用智力和机智处理各独立国家的政府
29、之间的官方关系，有时也推 广到独立国家和附庸国家之间的关系；或者更简单地说是指以和平手段处理国 与国之间的事物嘲。英国学者费尔萨姆认为外交的基础是国家之间( 目前日益扩 展到国际组织之间) 交换彼此的思想和观点”1 。美国学者尼尔森认为在现代语言 中“外交”一词被模糊地用来表示几个完全不同的事情，有时候它是作为“外 交政策”的同义词，比如我们说“英国在近东的外交缺乏活力”；有的时候它又 是外交手腕、谈判的意思，比如我们说“这个问题可能要靠外交来解决”。”1 牛津英语字典将外交定义为通过谈判的国际关系的管理；大使和使节们调 整和处理这些关系的方式；外交家的行为和艺术；国际交流和谈判行为中的技 巧
30、和态度”3 。韦伯斯特词典将外交定义为让参与者都满意的国家间谈判行为 的艺术和实践一】。世界外交大词典认为外交是国家以和平方式通过正式代表 国家的行为在对外事物中行使主权，以处理与他国关系，参与国际事物，是一 国维护本国利益及实现对外政策的重要手段“。由此可见，比较一致的意见是外 交是国家之间的活动。伴随着外交活动的进行，形成相关的各种文件等材料， 这些材料有些是直接的文件，如国书、联合声明等等：有些是间接的，如请示 报告，来往函电等等：其中多数是文字性的，也包含照片、地图等等；有时也 存在着实物这种特殊的文献类型，如界碑等等。从内容上看，有些直接相关， 有些间接相关，有些是研究性材料。综合来
31、看，我个人认为可以把有关外交活 动中形成，或者与外交相关，以及研究外交的文献统称为外交文献。 2 2 外交文献特点分析 ( 1 ) 政策性 外交是主权国家间实施对外政策的活动，是维护国家利益及实现对外政策 的重要手段。有些日常事物在外交上都可能成为牵一发而动全身的大事。例如： 1 9 7 2 年尼克松访华，特别安排了一个项目，当他从飞机上下来时，别人都远远 地跟在后面，以便突出他与周恩来握手的情节。这样做是因为在日内瓦会议上 曾经发生过当时的美国国务卿杜勒斯拒绝与周恩来握手的事。当时杜勒斯规定 美国代表团不许与中国代表团接触，美国代表团副团长史密斯并不同意杜勒斯 的决定，但也无法公然抗拒。有一
32、次他偶然与中国代表团成员相遇，他不敢与 中国人握手，又不想失去基本的外交礼节，急忙双手部拿起酒杯，这样就避免 了握手，然后用胳膊互相碰了碰。既没有违反杜勒斯的规定，又保持了基本的 外交礼节。由此可见，握手这样种日常生活中最简单的事情，有时在外交上 都成为大事。外交文献记载的是外交活动，因此其政策性非常强。 ( 2 ) 重要性 改革开放以来中国取得了举世瞩目的成绩，究其原因，最重要的一条是集 中精力抓经济建设。小平同志基于对世界格局发展变化的基本判断，明确指出： “没有这个判断，一天诚惶诚恐的，怎么还能安心地搞建设，更不可能搞全面 改革我们既然看准了这一点，就犯不着花更多的钱用于国防开支，要腾
33、出更多的钱搞建设，可以下这个决心“。”二十几年过去了，事实证明小平同志 的判断是准确的。外交工作是国家战略思想在对外关系上的具体表现，在外交 工作中体现小平同志的思想具体表现为谋和平、求发展，为经济建设营造和谐 的国际环境。外交活动中产生了很多文件，涉及外交活动的各个方面，从两国 关系到接待计划方方面面都有，这些文件经过历史的变迁成为外交档案，虽然 时过境迂，但是仍然对国家安全有重要意义。因此，各个国家对外交档案都制 定了严格的保密制度，一般有三十年的解密期，个别文献解密期到后也不公开。 ( 3 ) 准确性 外交文件涉及国家重大利益，要求很高，用词用句都非常讲究，要求准确 表达意思。早期的外交
34、文件一般都用法语起草，因为法语比较严谨。目前，双 边文件用两种语言，国际组织文件用国际通用的多种语言。外交文件的形成是 有关国家间进行斗争、协商、妥协，最后达成一致意见的过程，每一个字词都 代表者各自的利益，因此，要求严谨、准确。 ( 4 ) 综合性 世界在发展，外交活动已经深入到社会的各个方面。以往外交多表现在政 治领域，现在的外交涉及经济、军事、科技、文化、体育等各个领域。例如： 奥运会是一项体育赛事，但是在争取奥运举办权的过程中外交工作的作用非常 明显。中国两次申办奥运会，非洲国家代表都给予中国大力支持。这说明外交 工作对其它方面的工作有重要的意义。有些时候，两国关系有问题，也会体现 在
35、其它方面。例如：美国一方面指责中国贸易逆差，一方面又对高新技术与产 品出口中国设定了很苛刻的限制。再如：李文和案件纯属无中生有，位科学 家在美国从事科学工作竟然毫无根据地与间谍联系在了一起，事实证明这是一 起典型的冤案。以上几个事例从正反两个方面说明，外交对国家各个方面的影 响是巨大的。外交代表国家整体利益，其整体性、综合性的特征非常明显，外 交文献也反映出这一特点。 ( 5 ) 交叉性 当今世界外交活动表现形势日益多样化。许多时候偶然发生的事件成为外 6 交工作的里程碑。著名的“乒乓外交”就是一个最典型的例子，所谓“小球转 动了大球”，小小的乒乓球改变了世界的格局。中美关系的改善对中国和世界
36、来 说都具有划时代的意义。中日建交前长期保持经济贸易往来，这种交往形势是 特定历史条件下，双方交往的特殊形势。2 0 0 6 年开展中法文化交流年，2 0 0 7 年 开展中国俄罗斯文化交流年，其目的都是通过文化交流来促进两国关系。外交 工作与经济、文化、军事、科技交流等相互交叉、相互融合、相互促进。由于 外交工作的影响性日益增强，因此，外交文献内容涉及众多方面，其它领域的 文献有时也涉及到外交领域。 2 3 外交文献类型 按照不同的标准区分，外交文献可以分为不同的类型。按照一般文献分类 标准，外交文献类型也可分为：图书、期刊、报纸、连续出版物、光盘、缩微 制品、磁带、录音带、录像带、磁盘、照
37、片、舆图等等。但是这种分类结果是 一般性文献分类的标准，不能反映外交文献的特点。 按照外交文献内容可分为外交文件、相关文献、特种文献等等。外交文件 是指在外交活动中形成的各种文件的集合，这部分文献经过历史变迁形成外交 档案。除此之外，有些文献虽然不是外交工作的记录但是与外交工作密切相关， 例如研究外交的著作、外交人物回忆录、国际组织文件等等。这些文献可能不 是外交活动中直接产生的，但与外交工作有密切关系。特种文献是指在外交活 动中出现的非常规形式的文献，如国界的界碑、国际交往过程中的纪念物等等。 外交文献无论是单纯按照一般文献分类标准划分，还是仅仅按照文献内容 划分从实际情况上来看都有不足，不
38、能反映外交文献的特点。因此，我认为从 管理与使用方便的原则出发应结合外交文献内容与形式两方面的特点加以区 分。具体可分为几种类型：( 一) 外交档案。即在外交活动过程中直接形成的各 种文件的集合，如照会、函电、声明、公报、讲演、国书、颂词、答词、谈话 记录、备忘录、全权证书、协定、议定书、换文、宣言、祝酒词等等。( 二) 国 际会议与国际组织文献。包括各种国际会议和国际组织正式发表或交流的各种 文件。( 三) 国际条约。包括两个主权国家之间签订的条约，一般称之外双边条 约；多边条约，指多个国家之间签订的条约，一般称之为双边条约。国际法院 作为一个国际法律组织也产生一些法律文件。( 四) 学术研
39、究文献。指对外交活 动和外交理论进行研究，通过学术著作、报刊、工具书等形式出版的各种图书、 论文等等。( 五) 外交人物传记文献。指与外交活动有关的外交人士所做的回忆 录或者研究外交人物的文献。( 六) 相关文献。外交是种综合性的活动，包括 政治、经济、军事、法律、科技、文化等诸多方面，这些学科的有关文献有些 也是重要的外交文献资源。( 七) 特种文献。包括舆图、界碑、纪念树、纪念碑 等等。( 八) 电子文献。包括数据库、网络资源、博客等等，这些资源有些是综 7 合性的，有些是专门性的。 2 4 外交相关文献资源 外交活动代表国家利益。当今世界国家间发生交往的方面多种多样，有政 治的、经济的、
40、文化的、法律的、体育的等等。国家利益的体现也是多方面的。 构建和谐社会，关注民生在中国外交上也有具体体现。近年来出现过多起中国 公民境外意外事件，都得到中国政府的高度重视和有力帮助。如，尼日利亚中 国工程人员被绑架事件、汤加骚乱中国撤侨事件等等。对有一定危险的地区中 国政府有关部门都会发出旅行警告，体现了外交工作对民生的关注。同时也说 明外交工作对社会的影响更加直接，与社会各个领域的关系更加密切。外交文 献反映的是外交工作的具体情况，同样也与社会各个领域文献相互交叉、相互 联系。 外交促进国家之间关系的发展，同样国家之间各种关系的发展也为外交工 作的发展拓宽了基础。例如：目前欧盟是中国最大的贸
41、易伙伴，最大的技术引 进来源地和重要的投资来源地。中国也首次超过美国，成为欧盟第一大进口来 源国和第二大贸易伙伴。中国商务部的统计数字显示，2 0 0 6 年，中欧双边贸易 额达到2 7 0 0 多亿美元，同比增长2 6 o ”。中欧经济的发展是中欧关系全面发展 的表现，表明中欧关系进入了更加稳定发展的阶段。对中曰关系来说，经贸关 系的发展也具有重要的意义，据预测，2 0 0 6 年的中日贸易总额将突破2 0 0 0 亿美 元，再创历史新高，但增幅将继续回落。若单独以中国大陆计算，中日两国的 贸易总额还不及日美之间；但如果包括香港在内，中日间贸易总额就超过了日 美。中国已经连续成为日本最大的贸
42、易伙伴“”。经济的发展表明中日之间相互 关系更坚密切，虽然有一定的政治困难，但是从长远来看，中日两国人民会克 服困难，中日之间发展友好关系的基础将日益巩固。以上的事实说明，外交和 社会经济等方面的关系非常密切。 外交活动既然与社会各个方面密切相关，社会其它方面的文献自然也与外 交文献密切相关。例如科技交流方面，西方国家对中国在高新技术领域技术和 产品进口的限制，有关文献涉及科技和外交两个领域。同样知识产权保护问题 也经常成为中国与某些国家进行外交交涉的内容，知识产权涉及法律、科技、 学术、外交等多个领域。由此可见，外交文献资源不是孤立的，它与其它相关 文献相互交叉、相互补充、相互支撑。任何一门
43、学科文献资源都不是孤立存在 的，相关文献是主体文献的延伸和补充。外交相关文献资源是外交文献资源的 一部分，例如：有关各国历史、军事、政治的文献，国际法文献，世界军事文 献，国际政治文献等都是与外交文献密切关联的相关文献。按照与外交主体文 献的密切程度，我认为可以把外交相关文献进一步细分为直接相关文献和间接 相关文献。直接相关文献是指与外交联系密切的学科文献，即有关国际和别国 的文献，包括政治、经济、军事、贸易等诸多方面等；间接相关文献是指本身 不一定与外交工作有关，但是在特定条件下，因为某种原因与外交工作发生联 系，如知识产权问题、核问题、汇率问题等方面的文献。无论是直接相关文献， 还是间接相
44、关文献都是外交文献资源的外延和补充。 9 3 外交文献管理 3 1 中国外交文献资源状况 在外交文献中外交档案占有重要的地位。外交档案是指外交活动中直接形 成的各种外交文件的集合，由于外交工作的特殊性，外交档案又分为保密和公 开两部分。相关外交文献资源是指与外交工作或研究有关的各种文献资源的集 合，一般指公开发表的文献。按照历史分期，中国近代史从1 8 4 0 年鸦片战争开 始，在此之前，清康熙年间有过一次重要的外交活动，就是1 8 6 9 年雅克萨之战 与中俄尼布楚条约的签订。以后，随着西方列强不断向东方扩张，中外之 间的交往逐渐增多，清乾隆年间1 7 9 3 年英国马戛尔尼使华等等。鸦片战
45、争以后， 帝国主义打开了中国的大门，中外交往增加，清朝政府于清咸丰十年( 1 8 6 0 年) ， 第二次鸦片战争结束后，建立了总理各国事务衙门，总揽外交和其它洋务活动， 负责与外国列强打交道，外交文件日益增多。同时，自1 8 6 6 年起，清朝政府开 始向西方派遣使团，从中央政府到地方政府，逐步形成了一批专门从事外交活 动的专业队伍，机构的建立和人员的增加，外交文件日益增多，由于国力日衰， 这些文件中无不充满被欺凌的血泪。民国时期，仿照西方国家，中央政府建立 了外交部等现代外交机构，外交文件的管理也日益规范。新中国建立后，逐步 建立了一整套外交文件的规范管理体制，形成丰富系统的外交档案。 相
46、关外交文献中早期以从事外交活动的人员的个人信件、回忆录等为多， 著名的有筹办夷务事末等。帝国主义的压迫给中国人民带来了巨大的灾难 和痛苦，无数仁人志士开始研究外部的世界，社会公众也开始关注外交事务， 与外交有关的报道、议论、研究日益多起来。民国以后，研究政治外交的学者 开始引进现代西方的外交理论，外交学术研究开始出现。同时相关的政治学、 国际法的研究也逐步形成体系，丰富了外交学术研究的内涵和外延。新中国成 立后，外交学研究经历了逐步发展的过程，改革开放以来，外交学研究发展很 快，形成了独立的学科，学术研究和学术理论日益丰富。特别是近年来，外交 从政治领域逐步扩展到社会的各个领域，经济、军事、科
47、技、文化等对外交往 日益频繁，这些活动与外交工作相互促进，形成空前繁荣的局面。学术研究的 繁荣，学术成果的增加，致使外交文献资源日益丰富。 3 2 外交文献管理原则 ( 1 ) 保存性原则 1 0 外交文献，特别是外交文件、外交档案与国家利益息息相关，由于其自身 的重要意义，对于外交档案的保存制定了严格的规定，特别强调其原始性、完 整性、系统性。 ( 2 ) 保密原则 由于外交活动与国家利益相关，世界各个国家都制定了相关法律来确定外 交档案有3 0 年左右的保密期，一般在保密期内外交档案的使用有严格限制。保 密期满后，对国家利益有重大影响的少量档案仍然处于保密状态。 ( 3 ) 服务社会原则
48、任何一种资源都是为社会服务的，外交文献资源也不例外。过去我们制定 了严格的保密制度，一般社会公众难以接触到外交档案。自2 0 0 6 年起，中国外 交档案开始逐步向社会公众开放。 ( 4 ) 开发原则 外交档案蕴含着丰富的信息资源，由于各种条件的限制，这种资源如果不 进行有效的开发，广大的社会公众就无法接触到这种资源，更谈不上有效利用。 发达国家一般都将解密的档案整理出版，这样既保存了原始文献，又促进了资 源利用。 3 3 外交文献资源的社会意义 今天的外交已经远远超出政治领域，与社会的各个方面密切相关，外交文 献资源在服务外交实践的同时对社会各个领域也有重要的意义。具体地说，外 交文献的社会
49、作用主要体现在一下几个方面： ( 1 ) 促进相互沟通 随着经济全球化进程的加快，中国经济与世界各国经济的联系日益密切。 中国企业和个人要和外国人做生意，就必须了解对方的需求，了解对方国家的 制度、法律、以及与中国的关系等等有关情况，而外交文献是一种便捷的途径。 ( 2 ) 维护正当权益 现在走出国门的中国人越来越多，和世界各国人民的交往增多了。由于世 界各国政治制度、法律规定、生活习惯的差异，中国公民在国外有时会遇到这 样或那样的困难，这些困难对个人来说有时是难以逾越的，如果对外交工作有 基本的了解，就会及时求助有关机构获得有力帮助。通过外交文献，读者可以 了解有关的外交机构设置和工作范围，从而提高求助的效率。 ( 3 ) 增强风险意识 近些年来，中国外贸发展迅速，贸易摩擦和贸易纠纷日益增多，例如：“俄 罗斯限制小商品市场政策”，“西班牙烧鞋事件”等等，这些事件对相关的中国 企业和人员的影响是巨大的。外贸环境的改善是一个系统工程，从民间到政府 都应该努力，充分地利用外交资源，可以规避风险，营造良好的贸易环境。通 1 I 过外交文献资源，读者可以了解所在国家的有关规定和曾经发生的事件，选择 正确的投资项目和投资途径，避免不必要的损