库存管理岗位操作手册.pdf

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1、 1 库存库存管理管理岗位操作岗位操作手册手册 建设部特级资质企业考评：建设部特级资质企业考评： 1、 系统在项目层面实现对材料入库、出库、分包队伍材料收发、库存管理等功能，或者采用分布式 布置，在项目层面实现上述功能，得 1 分，功能不全得 0.5 分，否则不得分。 2、 企业具有统一的物料代码，系统的物资管理在企业层面能对物资材料的分类、量价分析、材料消 耗监控等，并且能对各项目材料的消耗、库存进行汇总统计，功能不全得 0.5 分，得 1 分，否则不得 分。 3、 系统的物资管理模块必须达到上述功能1和2的要求， 并且使用该模块的项目占企业项目总数50 以上，得 1 分，在此基础上使用率每

2、增加 10%加 1 分，最高 3 分 要求综合项目管理实现对各项目使用材料的预算、采购计划、采购合同、采购订单进行规范化、流程 化管理。在项目层面对材料入库、出库、分包队伍材料收发、库存进行管理，并生成材料统计台帐， 为项目成本核算提供基础。在企业层面对物资材料的分类、编码、供应商这些基础性的工作进行统一 管理，对各个项目的材料采购监控、量价分析、以及对材料消耗进行查询监控，进行适当的审批流程， 并且各个项目材料的采购、消耗、库存进行汇总统计，为将来物资材料集约化管理创造基础，体现企 业集约化资源管理水平，因为材料费用是工程造价的最大比重组成。 项目管理实施组 2009-8 2 库存管理岗位操

3、作手册 一、整体流程表述一、整体流程表述 系统中仓库按照不同业务类型及业务需要可以分为土建仓库、安装仓库、焊接库（数 量、金额、批号） 、五金劳保库（数量、金额） 、油漆化工库（数量金额） 、设备机具库（数 量） 、周转材料库（数量） 、甲供材料仓库（数量） 。 二、二、涉及岗位涉及岗位 项目部材料管理员（录入各种业务单据） 项目部材料主管（对各种单据进行审核，月末进行月末处理） 三、业务操作及岗位说明三、业务操作及岗位说明 3.1 仓库建立并初始仓库建立并初始 3.1.1 仓库建立仓库建立 进入“物资管理-库存管理-初始设置-业务数据设置-仓库”中建立仓库。 仓库 班组领料 承包商领料 设备

4、、周转材调 拨出库 采购入库 甲供入库 （业主） 设备、周转材料 调拨入库 3 根据实际业务需要对仓库代码、仓库名称、仓库类型、批号管理进行维护，维护完成 后，点击“保存” ，仓库建立。 【注意】 在本库存模块里有 4 种仓库类型分别为：独立资金核算仓库、非独立但资金核算仓库、只核算数量仓 库、虚拟仓库，其中： （1）在虚拟类型仓库下可以有多个非独立但资金核算仓库； （2）只核算数量类型仓库只对数量进行核算，该类型仓库不涉及金额； （3）独立资金核算类型仓库，对数量与金额都进行核算； （4）非独立但资金核算类型仓库，在本仓库里对数量进行核算，金额是汇总到该仓库所在的虚拟里。 4 3.1.2 仓

5、库初始数据录入仓库初始数据录入 新建仓库首先进行仓库初始操作才可进行使用，若仓库建立时无数据，则进入“物资 管理-库存管理-初始设置-仓库初始确认”进行仓库业务初始。 如果仓库在建立时已有数据，项目材料管理人员则进入“物资管理-库存管理-初始设 置-仓库初始操作-初始单据录入”中进行初始数据录入。 填入仓库、单据号、价格类型、项目、物资数量、单价基本信息保存即可，其他信息 可不录入，入该仓库为批号管理，则将物资批号信息进行录入。 如录入完成后发现单据录入错误， 进入 “物资管理-库存管理-初始设置-仓库初始操作 -初始单据修改”中进行单据修改操作。如果不想进行修改，可进入“物资管理-库存管理

6、-初始设置-仓库初始操作-初始单据作废”中将该单据作废，重新录入即可。 初始单据录入完成后， 由项目材料主管进入 “物资管理-库存管理-初始设置-仓库初始 操作-初始单据审核”功能对初始单据审核。 5 如果在单据审核后发现单据录入错误， 可到 “物资管理-库存管理-初始设置-仓库初始 操作-初始单据审核”功能菜单中将该单据“去审核” ，才可进行单据“修改”或“作废” 操作。 初始数据核对完成后，进入“物资管理-库存管理-初始设置-仓库初始确认” ，进行仓 库业务初始。初始完成后可进行仓库业务正常操作。 【注意】【注意】 仓库初始后，发现初始单据有问题，如果仓库初始后无业务单据录入，则可进入仓库

7、初始后，发现初始单据有问题，如果仓库初始后无业务单据录入，则可进入“物资管理物资管理- -库库 存管理存管理- -初始设置初始设置- -仓库初始确认仓库初始确认”中中取消取消仓库仓库初始，修改初始单据。如仓库初始后有业务单据录入，初始，修改初始单据。如仓库初始后有业务单据录入， 则仓库不能取消初始。则仓库不能取消初始。 3.2 入库流程入库流程 3.2.1 采购入库采购入库 仓库：五金劳保、焊材、油漆化工库（数量、金额核算）仓库：五金劳保、焊材、油漆化工库（数量、金额核算） 供应商货到后， 经验办理入库手续， 项目材料管理员根据供应商提交供货清单及材料 进行采购入库单据。 6 对于物资材料采购

8、入库系统提供三种入库办理形式： 3.2.1.1 系统入库系统入库 3.2.1.1 系统入库系统入库（1） 项目材料管理员进入“物资管理-库存管理-入库管理-系统入库-采购入库”进行采购 单据录入操作。 录入相应基本信息（仓库选择）后点击通知单，出现入库通知单选择向导，选取相应 入库通知单 7 选择完成后，经检查无误后，点击“保存” ，入库办理完成。 3.2.1.2 系统入库系统入库（2） 采购入库通知单审核审批后，项目部材料管理员进入“物资管理-采购管理-入库管理 -入库通知单”中，选取“已审核” 、审批采购入库通知单、点击“简化入库” 。 弹出向导，选择执行 系统自动由入库通知单生成入库单，

9、点击“保存” ，入库办理完成。 8 3.2.2 手工手工入库入库 项目材料管理员进入 “物资管理-库存管理-手工入库-采购入库” 功能菜单下进行采购 单据录入操作。 填入业务日期、仓库、价格类型（实价） 、项目、单位、物资数量、单价、批号（如 该仓库为批号管理）基本信息保存即可，入库办理完成。 也可以选择手工新增明细行，然后在明细行的物资编码处填入“:助记码” 。比如新增 某种碳钢焊条，则在物资编码处填入“:碳钢” ，则系统会搜索出名称含有“碳钢”的物资， 供用户选择。 如货到时无价格，则价格类型选取“待填”后物资信息只需录入数量、批号（该物资 9 批号管理）即可。月底收到发票时，项目材料管理

10、员进入“物资管理-库存管理-公用功能 -事务处理”中进行单据修改，将价格录入、价格类型改为“实价” 。后保存即可。 3.2.2 受托入库受托入库 仓库：机具、仓库：机具、周转材料周转材料库、库、甲供材料（业主提供材料、甲供材料（业主提供材料、龙信龙信为乙方）为乙方） 对于施工机具周转材料、业主提供物资材料不进入材料成本系统，因此机具、周转材 料库、甲供材料库只进行数量核算，不进行金额核算，并且入库业务类型为“受托入库” 。 机具、周转材料、业主提供物资货到后办理入库手续，项目材料管理员进入“物资管 理-库存管理-手工入库-受托入库”进行业务办理。 10 填入业务日期、仓库、项目、单位、物资数量

11、基本信息保存即可，入库办理完成。 3.3 出库流程出库流程 3.3.1 班组领料班组领料 仓库：五金劳保、焊材、油漆化工仓库仓库：五金劳保、焊材、油漆化工仓库 本项目内部班组进行施工领料，项目部材料管理人员办理材料领用业务，项目材料管 理员进入“物资管理-库存管理-手工出库-班组领料”中进行单据录入。 填入业务日期、仓库、项目、班组、物资数量、批号（如该仓库为批号仓库）基本信 息保存即可，材料出库办理完成。 也可以选择手工新增明细行，然后在明细行的物资编码处填入“:助记码” ，比如新增 某种碳钢焊条，则在物资编码处填入“:碳钢” ，则系统会搜索。 如材料退回，项目材料管理员进入“物资管理-库存

12、管理-系统入库-班组退料”中进行 退料处理。 11 填入仓库、班组、业务日期等基本信息后，点击“领料单”选项，进行对以往领料单 做退料处理。 选择完后录入退料数量，保存即可，退料业务办理完成。 【注意】【注意】 班组退料处理适用于非本月领用退料，如本月班组退料处理适用于非本月领用退料，如本月领用物资退料领用物资退料可在班组领料单可在班组领料单中中录入负数即可录入负数即可。 3.3.2 甲供甲供出库出库（DR 甲方、承包商乙方）甲方、承包商乙方）仓库：仓库：五金劳保、焊材、油漆化工仓库五金劳保、焊材、油漆化工仓库 分包商进行施工领料， 项目部材料管理人员办理材料领用业务， 系统针对分包商领料 提

13、供两种方式进行录入： 3.3.2.1 项目材料管理员进入“物资管理-库存管理-手工出库-甲供出库”中进行分包商领 料处理。 12 填入业务日期、仓库、项目、单位、物资数量、批号（如该仓库为批号管理）基本信 息保存即可，分包商领料业务办理完成。 3.3.2.2 项目材料管理员进入“物资管理-甲供材料-领料单管理-领料单管理-分包商领料” 处理。 填入业务日期、仓库、项目、承包商、物资数量、结算单价基本信息保存即可，保存 后进行领料单审核、审批。 13 审核、审批后系统自动生成甲供出库单，如该项物资为批号物资，填入批号信息，保 存即可，分包商领料业务办理完成。 3.3.3 受托出库受托出库 仓库：

14、甲供材料仓库仓库：甲供材料仓库、机具设备而仓库、机具设备而仓库 业主提供的物资材料进行领料及设备、机具、周转材料调出时，项目材料管理员进入 “物资管理-库存管理-手工出库-受托出库”中进行业务处理。 填入业务日期、仓库、项目、往来单位、物资数量基本信息保存即可，受托出库业务 办理完成。 3.4 其他操作其他操作 3.4.1 单据修改单据修改 如发现单据做错，项目部材料员可进入“物资管理-库存管理-公用功能-事务处理”中 14 进行单据修改 对于本月单据选取直接修改选项即可， 对于以往月份单据， 系统不提供直接修改功能， 只能进行冲红修改。 3.4.2 单据作废单据作废 如发现单据做错，不进行修

15、改，可对该单据进行作废处理，项目部材料员可进入“物 资管理-库存管理-公用功能-单据作废”中进行单据作废。 3.4.3 单据审核单据审核 月底结账前， 项目部材料主管需对本月仓库中各单据进行审核处理， 项目材料主管进 入“物资管理-库存管理-公用功能-单据审核”中进行单据审核处理。 15 3.4.4 月末处理月末处理 本月业务处理完成，需进行月末处理，将统计本月材料采购、消耗成本，并将本月数 据结转到下月。 3.4.4.1 模拟过账模拟过账 本月单据审核完成后， 项目部材料主管进入 “物资管理-库存管理-库存核算-期末处理 -模拟过账”中进行月末“模拟过账”处理。 （注：注：模拟过账处理主要作

16、用是通过模拟过账 系统生成的报表可与手工报表进行对比，发现问题可对单据进行修改等处理） 。 3.4.4.2 过账过账 如本月数据准确准确，模拟过账数据没出现问题项目部材料主管进入“物资管理-库 存管理-库存核算-期末处理-过账”中进行过账处理。 16 3.4.4.3 库存调整库存调整 系统采用加权平均方式计算材料出库成本， 经过过账后， 库存结存金额与手工帐金额 会出现偏差，或由于其他原因出现数量、金额系统帐与手工帐不符现象出现，项目部材料 主管进行库存调整，使系统帐与手工帐相符 项目部材料主管进入“物资管理-库存管理-库存核算-期末处理-库存调整管理-库存调 整”中进行库存调整处理。 3.4.4.4 期末处理期末处理 各项业务操作完成后，可将本月月末数据结转至下月月初，作为下月期初数据。项目 部材料主管进入“物资管理-库存管理-库存管理功能-期末处理-核算期结转”进行数据结 转处理。