档案信息资源集成管理初探.pdf

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1、苏州大学 硕士学位论文 档案信息资源集成管理初探 姓名：高畅 申请学位级别：硕士 专业：档案学 指导教师：周毅 20080401 档案俺息资源集成管理初探 中文摘要 中文摘要 隧蓉信息技术的发展，电子文件等薪型文件酌产生对传统档案管理理论和方 法羽；警毒是匿大鹣。我霪虽然翥着丰富酶罄寨赛源，僵是楼寨资源薛裂耀率帮一 直不黼，档案信息资源分散管理的现状是造成其利用率不黼的重要原因。如何适 应信息社会发展，科学有效她管理邀子文件等耨型文件档寨，改变我羼鹳案剥用 率低蕊税获，是档案界正在积投探索露漂题。本文笔者试霉借鉴一静新兴鹃篱瑾 学思想集成管理思想，结合档案工作实际，提出对档案信息资源实行熊成管

2、理。 文中在分析集成管理理论的基础上，界定了档案信息激源集成管理的概念， 分橱了实行整案蔷息资源集纛管瑾翡必要缝，探讨了撵案信患资源囊成管莲爨嚣 标、对壤、类型，阐述了档案储息资源集成管理的必要性殿所需的环境辫素。 另外，笔者通过对安徽和县档案管理模式改革这一档熊信息资源集成管理个 案避嚣游努舞愚考，挖囊箕改萋的深瑟纛墓鞠存在蓑嚣题，愚毒整案臻息赘漂集 成管理需解决和面临的问题。最鼯笔者对实行档案信息资源集成管理藏将可能产 生的影响进行了预测性的思考。 荚键游：档寨信息资源集成管理糨案管理模式 作者：高畅 指导老师：周毅 辍镀i m i 瓤基f yS 擞努o nl 藏据擎a t i o nM

3、a 辣a g e 戤n o f A r c h i V eI n f o 嬲a i o nR e s o 娃f c 望 A b s t r a c t P r e l i n l i n a r yS t u d yo nI n t e g r a t i o nM a n a g e n l e n t o f A r c h i v eI n f o r m a t i o nR e s o u r c e s A b s t r a e t W i mm ed e V e l o p m e n to fi n f o 衄a t i o nt c ( m n o l o g y ，m e

4、e l e c 仃o I l i cd o c u m c n ta n d O t l l 盯n e wd o c u m 锄t sa r ea t t a c 酗n gn l e 觚d i t i o n a lt h 巧a l l dm e m o d0 fa r c l l i v c s m a n a g e m e 嫩A l t h o u g h 主th a s 蠢c ha r c 赫V ei n f 0 蕊鑫矗o nr c s o 醒c e s 讯0 u rc o 旺n 匍啭壤o a r c 撼V e s a v 窿l 两i l i 毋i sl o 碱鼹l ed i s p

5、麟i o 珏掰勰鑫g e 擞e 致i saV i 耄：a 王糙a S o 魏m 戳c 锄s 穗 m e1 0 wa v a i l a _ b i l i t y I ti sae x p l o r i n gp o s i t i V e l yt o p i ci I la r c h i V ed e p 叭m e n tt h a th o w t o a d a p tt o 廿l ed e v d o p n l c n to fm ei n f o m 胤i o ns o c i e t y ，m a n a g ct I l en e wd o c u m e n t ss

6、u c h 黼舔ee l e c t r 。n i ed o 涨n ls c i e n 畦蠡c 蠢l ya n dc h a n g em ep 糙s e 狂ts i 锨稚。致o f 粼抽e S 如w 鑫v a i l 鑫b 娃i 珏h 越sp a p 也ea u 魄暖a 技翱肇l s 毫。出愀an e wm 勰a g e m e n l 魄o u 曲t m e i I l t e g r a t i o nm a n a g e m e n t ，m i n 虹n gw i t l lm ea c t l l a lw o r ko fa r c t l i V e s ，p r o p

7、o s i n g a r c 城V ei 1 1 f 0 栩 1 a t i o nr c s o u r c e si n t e 静a t i o nm a n a g e 玎n t O n 也eb a s i so f 遮t e g f 舔强搿勰a g e 越e 躐m e o f y 磕i sa 越d ed e 最鞋e st h ec o 稳e e p to f a 蒯V ei n f o 斑l 撕o nr e s o u f c 燃纽e 蓼3 t i o nm 嬲a g e m e n t ，d i s c u s s e st l l eo b j e c t ，m et a 毽e

8、 t ， t y p e s ，觚a l y z e s t l l en e c e s s 毋a n de n v 加n m e n t a lf a m r so f 鲫c l l i V ei n f o 】胁a t i o n I e s o u r e e si n t e g m t i O n 姒n a g e m e n t k 醚蠢t i ，侥e 熊氇妇醚y z e s 鞣d 懿魏b 壤e 羚孙凇联a f 醢婶e s 氆鞠a 轳戳藏 p a 撖嬲i n l 薹eC o u n | yo fA I l 王m iP r o V i n c c ，r e s 蹦嘎c h e st

9、 h ep r o b l e m sa n dt h ed e e pc a u s e s O ft l 】j sr e f o n n ，n l i l l k sm ep r O b l e m sm a tw ew i nm e e t 锄dn e e dt or e V O l v ei nm ef u t l l r e F i n a l l y t h ea u t 重1 0 rt l l i n bt h a 专i tw i l 重印d u c ei n f k e n c e sp o s s 谗l yw h e ni m p l e m e n t s 粼毯v ci 鲑

10、b 攫谢鼬s o 疆纽l e 豁蕊溅趣跹裙e 玎弱矬t 。 K e yW o r d s ：a r c h i V e ；i n f o m l a t i o nr e s o u r c e s ；i n t e 铲a t i o nm a n a g e m e n t ；a r c I l i v e m a n a g e m e n tp 蝴 H W r i t t e nb y ：G a oC h a n g s u p e r v i s e db y ：z h o u Y i 苏蝌夹学学位论文独创性声鞲及使罴授权声臻 学饺论文独裁健篝隳 零入郑重声麓；所撬交的学位论文是本人在

11、霉癖箭指导下，独立 避行研究互律所取褥嚣戚暴沓除文串嚣经注篱琴i 嚣熬惠容蓊参奉论文 不管其德个入或集悻爵缀发表或撰写遵煞研究藏票，瞧不禽舞获褥蒸 娴大学或箕富教育鞔祷簿学位涯书 瑟使蔫避翁褥辩拳澍本文熬研究律 凄菱要贡献懿个大鬻集蕊，4 遮基在文掌戮鬻麓方式舔篓。本太黎握零 声舞的法律蠢链彝 研究生签名：。黾趣奠。爨。期：趁建：虫蛰 学馒沦文使用授权声磷 莠簿大学孛壤科学搜拳霪患氍究舞、蓬象鬯书键、瀵攀大孥论 文合作蒸、孛随社辩麓文献德患繁摄粤心有权镰鍪本入新送交学经谂 文戆复印件翻媳子文档，霹以采瑙影印、缩艇或其他复制手段保存论 文臻奉天趣予文拦熬露餐帮纸质论文拍照霉橱致拳除在绦密期内髓

12、傺密论文外，允许论文被查阕和借鼹，可戳公布( 包括刊登) 论文盼 垒熟或部分内容论文的公布( 包括刊登) 授权苏鲻大学学位办办理_ 、 研究生签名；- = 。i 整受受鬻辩：巫蠖。生差茹 辱簿蓥毫；熟，* 档案僻息资源集成管理韧探序言 序言 一、选题婊据与意义 历史上，每一次技术变革都会带来管理思想和管理方式的创新，在信息技术 主导的今天也不例外。随着全球信息化建设的深入开展，人们逐渐认识到只有充 分发挥各种资源要素的漭霜箨耀，对各释资源要素羲优势进行综合集成，才毖适 应信息化社会的发展，创造最大效益。“集成篱理“ 正是在这样的时代背景下为入 们所认识和重视。 以信患技拳为主导赫技术筝段革薪绘

13、全球经济结构带采了根本性改变：信息 资源、知识要素成为推动经济增长的主导力量，信息资源_ 开发能力成为衡量一个 国家综合实力的重要标准。在这样的大背景下，我国档案事业面临着很多挑战。 首先，耄子文 孛等新型文谗类型鳇大量塞现，传统豹档案管理方法已经不麓完全 适应电子文件管理。其次，随着信息社会的到来，人们对信息数量酶需求在增加， 对信息质量的要求也在提高，现有档案管理模式下分散、孤立、封闭的档案信息 很大程度上已经不能满足人们的零| l 用需求。适应信患社会的发展，加强档案资源 开发，改交栏案利用率低下酶现状威力耧案部门亟待解决静闯题。 本文笔者试图借鉴集成管理思想和理论，结合档案工作实际，去

14、探索一种更 适应信息社会的档案管理摸式档案信息资源集成管理，对档案信息资源进行 优化整合，形成一个大的档案信患资源瘁，充分开发帮剩属楼案信患资源，实瑗 档案信息资源的襁会共享。此种探讨对于开拓档案管理理论研究新视野，创新档 案工作管理模式和管理体制，思考电子文件等新型载体文件的管理方法等都有积 极的意义。 二、研究现状 档案信息资源集藏管理是一个全瑟麴提法，学赛只有关于档案资源整合羹探 讨，霹前，这种探讨尚处于起步阶段。 戴志强认为，图家档案资源整合主要是摺在我国档案工作“统一领导，分级 管理“ 体裁下，逶过整理与组合，使档案资源结构合理、浆鲞优证，以适痘经济 全球化时代增强送域综合竞争力需要

15、的社会系统工程。德提出国家档寨资源整合 档案信息资源集成管理初探序言 要坚持一个导向见证历史和传承文化；实现两大晷标结构合理和配置优 化；贯彻三大原则系统性、有效性和共享性；建立四种机制依法调控机 制，互动多赢机制，科技保障机制和舆论导向机制。 向立文认为，档案资源的整食与共享，是档案信息化建设的重要内容，也是 电子政务环境下档案事业适应社会发展要求的必然趋势。整合与共享静实现有助 于实现档案信息的数字化、网络化利用，从而最大限度地实现资源共享，为社会 发展服务。他认为电子政务环境下档案资源整合与共享是一个复杂的系统工程， 需要网络基础设施、档案信息数字化、标准体系、安全技术、档案工作队伍帮资

16、 金等条件的支持。 谭必勇、王新才认为，解决飚家档案资源整合与共享闯题的首要环节，是实 现国家档案资源的有效整合以及联合开发的问题。他们提出构建全国档案( 文件) 目录中心以实现对全国档案资源实现“书目控制“ 的设想。 俺振、蒋冠认为，有必要把实现国家档案资源整合与共享工程提上髓程，并 设想此工程以立项的形式，由国家档案局牵头，协调相关职能部门和各地档案部 门共同参与。并构想了国家档案资源整合与熬享工程的总体目标、实施内容、实 施策略。 可见，对国家档案信息资源整合与共享，相关学者都对此做出了有益探索。 但是这种探索是零散的、非系统理论，还仅仅停留在概念、设想的阶段，没有提 出切实可行的方法、

17、措施。 在安践方面，档案信息资源集成管理的实践要先行予理论。目前，企事业单 位以及档案馆都在不同程度上进行着档案信息管理和整合。但是这种实践仅仅局 限于对数字档案和电子文件等数字纯文件系统和数据库的集成。在集成过程中， 由于档案部门信息化基础差，集成有着相当程度的难度。另外，安徽和县档案模 式改革也是对档案信息集成管理的积极探索，改革涉及到集成对象、集成组织、 集成政策等一系列的集成管理要素，是一次成功的探索，德是不能排除其成功的 背后存在一些特殊的因素，也存在很多问题。然而，无论成功还是不足都是值得 肯定的，因为它们的实践探索为我们进行档案信息资源集成管理研究提供了真实 可靠的实践经验。 2

18、 档案信息资源集成管理韧探序言 兰、写作思路和创耘点 ( 一) 写作思路 本文在集成管理理论基础上，结合档案信息和档案工作的特点，界定档案信 患资源集成管理的内涵，分析档案信息资源集成管理的匿标、对象和类型，阐述 档案信息资源集成管理的必要性，分析档案信息资源集成管理的环境要素。以安 徽和县档案管理模式改革为例，分析其改革的原因和存在的问题，思考了档案信 息资源集成管理绘档案工作、管理体制带来的影响。 论文运用档案学、信息学、管理学、行政学、法学等多门学科知识，从一个 新视角审视档案的管理思想和方法。档案信息资源集成管理是一个全新的课题， 需要解决和挖掘的闳题还很多，在写作过程中笔者深感由予自

19、身知识和能力的限 制使文章有诸多不成熟、不足之处，但是笔者仍期望此篇论文能够起到抛砖引玉 的作用，引起学界对档案管理模式、管理体制等方面更多关注和思考。 ( 二) 创新点 文章首次提出档案信息资源集成管理的概念，将集成管理理论与档案管理工 作二者结合统一起来，探索档案管理新模式。 档案信息资源集成管理初探 第一章集成管理理论概述 第一章集成管理理论概述 第一节集成管理的内涵 集成管理是一种全新的管理理念和方法，它将集成的思想和观念创造性地运 用到管理实践中，用集成思想来指导管理实践，通过综合运用各种手段、方法， 激发各要素的单项优势，促进各管理要素和功麓的优势互枣 、匹配与协同，实现 各种要素

20、全方位优化，最终实现整体功能倍增，促进整个管理活动效果和效率的 提高。 一、思想土以集成为指导 集成是指为实现特定目标，集成主体创造性地对集成单元( 要素) 进行优化 并按照一定的集成模式( 关系) 构造成一个有机整体系统( 集成体) ，从而更大程 度地提升集成体的整体性麓，适应环境变化，更加有效地实现特定的功畿嚣标的 过程。囝集成思想主要体现在以下几方面： 首先，整体的思想。所谓集成，最一般的理解就是聚集、综合，即把诸多要 素聚合在一起。可见，集成最本质的特点是强调一体化整合，是整体思想的体现。 集成能够突破固有边界的束缚，关注各种资源、功能、优势的相互转化、匹配、 协同和利用，把各种要素交

21、织在一起，优化集合体的整体功能，提升管理效果， 提高管理效率。 其次，优化的思想。集成不是对各种要素的简单叠加，而是一种对集成要素 有意识、有选择的过程，这种过程本身就体现着优化的思想。集成的目标是最终 实现整体功能的倍增与优化，这也是优化思想的体现。 蒋次，创造的思想。集成过程融入了人的创造性思维活动，创造性思维的运 用是集成的核心。集成体的形成是人们运用创造性思维，将各种集成要素有机的 结合在一起，实现功能、结构的优势互替，使得集成体的整体效果获得提赢。正 是这种创造性思维的融入，才使得结合后的各要素成为一个集成体，而不是一个 结合体。 最薏，开放的思想。集成体是个开放的有机整体，一方蘧具

22、有很强的包容 。黄杰，李必强集成的内涵与特征初探科学与科学技术锗理，2 0 0 3 ( 2 4 ) 4 档案信息资源集成管理韧探第一章集成管理理论概述 性，覆盖领域广，另一方面又始终与外爨保持联系，吸纳更新自身。集成可以突 破各种要素酶限制，不断麓将新的要素纳入到集成体之中，使得集成的对象极其 一t 盎 半爵o = 、方法主以集成秀手段 以集成为手段是指综合运用各种手段、方法、工具，将各种要素结合为一个 有机的整体，实现备要素的优势互补，匹配与协同，使得管理活动的整体效果得 裂提升。 ( 一) 集成不是各要素的简单叠加 集成过程是备集成要素交织的过程，集成涉及诸多要素，但是集成决不是各 要素简

23、单婺罗列与叠加。罗列与叠麓戆结果是集合，磊不是集戒。这在学巽是得 到共识的。 李宝山教授等( 1 9 9 8 ) 认为：“要素仅仅是般性的结含在一起并不能称之为 集成，只有当要素经过主动约优纯，选择搭配，楣互之弱以最合理酶结构形式结 合在一起，形成一个由适宜要素组成静、裙赢优势互享卜、殛配的有梳体，这样的 过程才称为集成。坩 海峰教授等( 2 至) 认为：“集成从一般意义土可以理勰为两个或鼹个以上豹 要素( 单元、子系统) 集合成茺一个有视整体，这种集成不是要素之间的简单叠加， 而是簧素之间的有机组合，即按照某一( 些) 集成规则进行的组合和构造，其目 的在于提高有机整体( 系统) 的整体功能

24、。” 二集成是各集成要素竞争互补蘸过程 参与集成的各要素，是根据集成目标，在集成主体的干预下进行竞争冲突， 寻找和选择自身的最优功能点，在此基础上进行互补匹配，既优化自身又能达到 整体最傀。竞争互褂是一个必然的过程，是集成区别于集合的重要特点。没有竞 争，各要素的优势不能得到体现，集成体的憋体优势也不能得到体现，就不能实 现整体功能倍增的集成目标。 三集成是各静手段、旁法砖综合运用 集成强调各种手段的兼容与适应。在传统的管理方式中，一般是根据不同的 管理对象来选择不同的管理手段。各种管理乎段之间既可能互有关联，也可能毫 不辐关。焉对集成管理来说，蠡予强调集成体酶聚交放大功能，医丽各种管理手 段

25、之间必须保持相强协调、相蕊兼容的关系，唯此才能使集成对象有机地结合在 档案信息资源集成管理幸刀探第一章集成管理理论概述 一起，并实现内在的放大效应。 兰、技术手段上以现代信息技术为支撑 个时代主流的管理模式总是与当时的科技发展水平相联系，科学技术水平 决定了一个时代的警理模式与方法。手工业时代，作坊式管理是主流的管理方式； 第一次技术革命导致了工厂制度的诞生，使得大量先进的企业管理思想和管理制 度应运而生；第二次技术革命时期，科学化管理成为主流，出现了以泰罗的科学 管理理论、法约尔髓一般管理理论和韦氇的组织理论等为代表的吉典管理理论； 二战厩，以自动控制技术、原子能技术、空间技术和电子计算机技

26、术等的广泛应 用为标志的第三次技术革命，带来了生产力的飞速发展，激烈的市场竞争和精细 化的分王使得 - 】类众多的管理方法随之产生，管理向专业化方向发展。 如今，信息技术的快速发展和应用，集成电路、集成光学、多功能产品、计 算机集成制造系统层出不穷，由此引发了生产工艺、生产过程以及与此相关的生 产要素集成的需求。这种发展趋势，客观上必然要求对集成过程及结果进行有效 的管理，要求从集成的角度和高度重构管理系统，以适应信息技术时代生产力发 展的要求。也可以说，集成管理是以现代信息技术为支撑。 四、缝织上以智襞亿组织结构隽保证 组织是指两个或两个以上的人员为实现特定的功能和圈标按照一定的秩序和 形式

27、结合起来共同正作的团体。集成管理活动尤其需要有科学合理的组织结构来 保障濡动的顺利进行，相眈较其他管理活动黪组织结构丽畜，集戒管理的组织结 构应具有智能化特征。智能化组织是指一个组织要具有极强的学习能力，能够根 据内外环境的变化对自身内部结构作出快速调整，重新配置资源。这是因为集成 管理涉及大量内终郝资源要素的有枫协调，尤其是众多技术、创意、知识等因素 的交织其中，只有具备极强的学习能力的组织才能适应其运作要求。 第二节集成管理的特征 一、集成管理舆有目标性 首先，集成行为不是一个自然选择的过程，它是集成主体根据环境变化而进 行的有鹜鲶、有选择的行为活动。这种有墨的的行为活动就是耳标性的体现。

28、在 集成过程中，各集成单元之间差异性的消除需要有共同目标去协同。集成单元往 6 档案信息资源集成管理初探第一章集成瞥理理论概述 往有各自的目标和利益，这些遐标和剩益本身存在着差异，也与集成主体的目标 存在着差异，如果备集成单元之间、集成单元与集成主体之间没有共同的目标， 即没有共同利益，集成行为将无法完成。只有当集成的总图标与集成单元的分目 标达成一致时，也就是说这个总目标的实现将会使集成主体和各集成单元都实现 利益最大化，集成行为才会实施。从这个意义上讲，目标性怒集成行为产生的核心。 其次，集成管理的目标具有多样化特征。传统的管理目标一般是针对现有问 题或局部问题来制定的，旨在最终解决问题，

29、因此目标比较单一。而集成管理不 仅追求闯题的最终解决，焉且还关注解决闯题的方式、途径以及整体的效果，因 此集成管理的目标相对比较复杂，它不是单一的，而是多样化目标的组合。 ：、集成管理空间具有广泛性 集成管理的管理空间是一种开放的、全方位的、立体式的格局，打破了系统、 部门、组织、行业的限制，管理的触角从一个系统、部门、组织、行业的内部向 外部延伸，甚至跨越经济、政治、社会等多个领域。同时，在集成管理中，管理 要素的种类和范围都比以往更多更宽，管理对象十分丰富。在集成管理过程中， 集成体的内部资源、功能及优势能够与外界向对应的要素相互转化、相互协调、 相互利用，形戒一种“内部优势外在化，外部资

30、源内在化的机制。管理空闻的 扩大为集成管理提供了充分自由的运作空间，但同时也增加了管理的复杂性和难度。 量、集成管理舆有知识性 首先，集成管理中包含了缀多的知识和科技内容，在集裁管理要素中处处渗 透着知识含量，而且知识正在日益成为独立的要素，在集成管理系统中占据着重 要的地位，也发挥着巨大的作用。 其次，集成管理应用了许多以信息技术、鬻络技术、逶讯技术等为代表的高 科技管理手段和管理工具，使管理效率大大提高，管理模式的调整转换更加快捷。 最后，人在集成管理中占据着突出的地位。人的知识积累和创造性思维都是 重要的知识因素，黧入把知识积累和剖造性思维应用与集成管理孛时，各种元素 才实现真正意义上的

31、集成，否则，只能称之为元素的堆砌。 档案信息资源集成管理初探第二章档案信息资源集成管理研究 第二章档案信息资源集成管理研究 第一节档案信息资源集成管理概述 一、档案信息资源集成管理的概念 ( 一) 档案信息资源 董、信息资源 资源，就其一般意义而言，是指在自然界和人类社会生活中一种可以用来创 造物质财富和精神财富的具有一定量的积累的客观存在形式。如土地资源、矿产 资源、森林资源、海洋资源、石油资源、入力资源等。 信息资源是对信息进行选取、组织、序化而形成的有用信息集合，信息资源 是信息的一部分，是在当前生产力水平和研究水平下人类所开发与组织的信息， 是可供人类利用的有用的、创造价值的信息。信息

32、之所以成为资源著备受人翻的 青睐，主要是因为其中所蕴含的有用信息能够消除经济活动中的不确定性、帮助 人们进行选择决策、减少经济活动中其它物质资源和能源资源的损耗，降低成本 和节省开支。 随着信息时代的到来，人们的生产、生活已经离不开信息，信息已经和物质、 能量并列成为当今社会发展的三大支柱，信息资源也已经成为重要的战略资源为 各个霭家所重视。信息资源的开发剩用程度邑成为衡量一个国家、地区文骧程度 的标准，是检验其经济、文化、科技乃至综合国力的重要指标。因此，重视与加 强信息资源开发已成为人类的共识。 2 、档案信息资源 档案信息资源是信息资源的属概念，是信息资源的一种，也是非常重要的一 种。档

33、案是社会活动的伴生物，只要有人类的社会活动，就会有档案的产生，因 此档案信息资源是取之不尽、用之不竭的。档案信息的价值一方面是由予其所具 有的原始性、凭证性等价值丽树立了在信息家族中不可替代的地位，另方面， 档案中蕴藏了大量的隐性信息和知识，具有参考学习的价值。 本文所说的档案信息资源，主要指的是我囡国家档案资源，学界对国家档案 资源的定义表述为，过去和现在豹国家枫构、社会组织和个入在社会活动中形戒 档案信息资源集成管理初探 第二鼹档案信息资源集成管理研究 的，黠国家和社会有保存价值的档案总和。对于这个定义可以从两方面来理解： 首先，从档案信息的来源方面理解。其形成主体既包括国家调控范围之内的

34、机关、 企业、事业单位，又包括国家调控范围之外的机关、企业、事业单位和个人。其 内容上是各种活动领域形成的档案信息，载体上是反映活动信息的各种记录方式 和载体形式。在时空上，其不仅包括已经形成的，两且包括正在形成的；不仅包 括国内，而且涉及国外。其次，从档案信息的价值取向方面理解。国家档案信息 资源是指对国家和社会有保存价值的各种档案信息资源。值得注意的是：第一， 档案的保存价值不是一成不变的，随着社会需求和档案实际效用的变化，其保存 价值是变化的。第三，国家档案资源不仅具备有用性，还具有其他的价值，即见 证历史维护党和国家历史真实面貌，传承文化为人类的物质文明和精神 文明建设提供参考等。此外

35、，档案信息资源还应该具备共享性、可开发性，共享 性既指档案内容的可共享性，也指档案载体的技术配置形式是可转换或通用的， 是实体档案与虚拟档案的集合。 二) 档案信息资源集成管理 档案信息资源的集成管理不是对档案信息的简单集中与叠加，而是以集成思 想为指导，通过集成的方式、方法，对档案以及与档案相关的各种管理要素进行 优化整合，加强档案信息之闻的有机联系，使之便于检索利用，保证其发挥最大 效用，即实现利用的最大化。因而档案信息资源集成管理问题可以归结为从实现 档案信息资源的利用出发，探讨与档案信息资源集成相关的要素及管理活动。 王、档案信息资源集成管理是对档案以及与档案相关的管理要素的优化整合

36、首先，档案信息资源集成管理是对档案信息资源的优化整合，即对档案信息 进行整合与开发，深层次、多途径挖掘档案信息之间的联系，变静态的档案为动 态的档案信息，变单一信息为综合信息，变无序信息为有序信息，变浅层信息为 深层信息。 其次，档案信息资源集成管理还包括对与档案相关的管理要素进行优化整合。 最大限度发挥各种要素的作用，促进档案信息资源价值的发挥。其他管理要素主 要包括技术、政策环境、组织环境等。技术是支撑，要综合运雳多种信息技术支 持档案信息资源集成管理的完成；政策环境是保证，与档案信息资源集成管理有 关的政策应该相匹配、协调，从丽保证档案信息资源集成管理的顺利完成；组织 环境是保障，加强档

37、案管理部门之间的交流与沟通，实现丽级档案馆的横向联合， 档案信息资源集成管理初探 第二帮档案信息资源熙成管理研究 区际档案部f 1 的交流联合，建立统一的档案信息资源网，从而使档案信息资源得 到充分开发与利用，以适应信息和社会的需要。 2 、档案信息资源集成管理是以用户利用为导向 集成管理是一种全新的管理理念和方法，是在统一的犬目标下，实现系统要 素的优化组合，在系统要素之闻形成强大的游溺作用，从而最大限度地放大系统 功能和实现系统目标的过程。对于档案信息资源集成管理而言，这个“统的大 目标“ 就是最大限度的满足用户需求，实现档案信息共享，这也是档案信息资源 集成管理的最终冒标。用户的需求是多

38、样酶，因此，以用户为导向的原则必然对 档案信息资源集成管理的目标、模式、规模都提出了要求。 首先，档案信息赘源集成管理的目标具有多样性。用户的利用需求涉及政治、 经济、文化等各个领域，包括生产、生活、学习等各个活动领域，因此利用需求 是多种多样的，要满足这种多样的要求，集成目标也必须具有多样性。 其次，档案信息资源集成管理的模式也具有多样性。为满足用户对不同载体 档案的利用需求，集成模式既要有实体档案信息的集成，又要有虚拟档案信患的 集成；为便于用户检索到各类档案信息，集成模式既要有按信息来源集成，又要 按信息种类集成，等等。 最后，档案信息资源集成管理规模的亘大性。由于既要满足某一地区、某一

39、 行业的要求，又要满足多地区、多行业的要求，因此档案信息资源的集成规模不 可能只局限在一个地区、一个行业，必须扩大档案信息的集成规模，即对整个国 家档案信息资源进行集成管理，尽可能满足用户需求。 二、档案信息资源集成管理的目标与对象 ( 一) 档案信息资源集成管理的目标 圭、档案信息资源集成管理的西标 首先，档案信息资源集成管理的基本目标是实现档案信息资源结构及其管理 要要素的优化配置。 匿前，我国匿家档案资源分布结构存在的主要闻题有：国家综合档案馆馆藏 结构不合理，档案来源单一，一般仅有本行政区域一级机构的档案，= 、三级机 构的档案甚少；档案内容以记载图家机关、社会团体职能活动方面的档案居

40、多， 贴近酉姓生活以及著名人物活动方面的档案甚少；档案门类仍是文书档案屠多， 其他门类甚少。这种状况是由于各类档案室或立档单位的库藏档案结构不合理， l O 档案倍息资源集成管理初探第二章档案信息资源集成管理研究 缺乏应有的综合性和地方特色造成的。档案信息资源集成管理的基本鼠标就是要 对集成对象档案信息资源进行优化配置，减少重复浪费，优化馆藏结构，这 是实行档案信息资源集成管理的最基础一步。 档案信息资源集成管理不仅要对档案信息资源进行优化配置，还要对相关管 理要素进行优化配置，这些管理要素主要包括政策要素、组织要素、入的要素等 等。因此，需要出台相关的法律政策，协调好原有的政策法规，为档案信

41、息集成 管理顺利完成提供政策保障；组织要素是档案信息资源集成管理顺利开展的组织 保证，各级组织关系应该顺畅、协调，才能保证集成工作的顺利开展；人的要素 是开展档案信息资源集成管理的最关键要素，管理人员在集成管理过程中把知识 和劳动创造性地融入集成管理的过程中，促成集成管理工作的完成。 其次，档案信息资源集成管理的终极霾标是实现档案信息资源集成服务。 对于集成服务的含义，目前学界还没有统一的认识，笔者在这里借用周永红 对信息集成服务含义的总结，他认为：信息集成服务应是指在现代数字网络环境 下，以现代信息集成理论和技术隽基础，通过对服务要素进行集成与动态整合并 构建优势互补的集成化服务体系，使用户

42、在最少的时间里通过最小的成本利用到 最需要的资源和服务的种服务理念和模式。这种集成服务理念和模式能以最少 的成本最大限度地满足用户的需求，不仅强调服务要素妻孽集成，更强调服务内容 与功能的集成和一站式服务目标的实现。国 对档案信息资源进行集成管理追求的不是管理过程，而是追求最根本的目标 最大限度满足熙户需求，提高档案剩用率。因此，实现集成服务才是档案信 息资源集成管理的终极目标。 2 、档案信息资源集成管理圈标的特点 ( 羔) 多元性特点 首先，这是由利用需求的多样性决定的。由于档案信息在经济、政治、文化、 社会等方面的均能发挥着重要作用，因此档案利用需求是多样的，这种多样性决 定了档案信息资

43、源集成管理目标具有多元性特征。在档案资源集成管理中，其管 理目标要满足政治、经济、文化等多领域、多行业的利用需求，既要满足现有的 利用需求，还要满足未来的、潜在的利用需求。集成管理网标是一种多元化的目 标组合，从具体目标上看，它包括以下内容：档案信息基础设施建设的科学规划、 周永级，信息集成服务的含义、发展与童要类型，情报理论与实践，2 0 0 7 年第5 期 l l 档案信息资源集成管理初探第二章档案信息资源集成管理研究 各门类档案信息流的重组与科学管理、有序信息资源共享空间的营造、档案管理 组织结构的创薪、档案信息人员的培养与管理、有关政策与法规的完善、人性化 信息服务模式的建立、政府信息

44、安全与信息风险的有效控制等。在档案信息资源 集成管理过程中，不论有多少阶段性目标，其都是围绕一个根本目标实现档 案信息资源集成服务来开展的。 其次，这是由集成管理活动的复杂性决定的。集成管理活动是一项复杂的工 程，为了使管理活动中各个部分能够协调一致工作，使整个管理活动能够正常运 转，必须要制定各种长短期星标，使管理活动在各自冒标范围的约束和控制之下 向最终的、统一的、最根本的目标迈进。只有这样，档案信息资源集成管理活动 的各组成部分才能按照集成总目标的要求，有条不紊地完成各自的任务，从而使 整个集成活动有条不紊的进行。 ( 2 ) 稳定性特点 顾名思义，稳定性就是指集成目标一经制定就不能随意

45、更改，这就要求制定 蠢标要具有远瞻性，保证今后其他譬标的制定与实施能够在现有譬标的基础上进 行，而不是推翻重来，这样才能保证集成的连续性、效益性。 档案信息资源集成管理目标的稳定性特征也是由集成管理活动的复杂性决定 的。档案信息资源集成管理活动的各个组成部分是相互有联系的统一整体，牵一 发而动全身，如果改变其中一个目标，就可能影响其它组成部分活动的正常进行， 这样会打乱整个管理活动计划的开展，因此，必须保证目标的稳定性。 ( 3 ) 效益性特点 档案信息资源集成管理目标还应该具有效益性的特点，酲p 集成起来的档案信 息资源不仅仅只是对国家和社会具有保存价值，还应该发挥出比现有管理模式下 更大的

46、价值，或者说其发挥的效用应远大于集成成本。 档案价值的形成过程具有隐蔽性，档案资源在集成前，其价值是潜在的，只 有通过整合与开发才能使潜在价值变为现实价值，发挥其效益，档案工作自身价 值才能得到体现。因此，集成管理目标的制定要考虑到档案集成后是否存在潜在 价值、其潜在价值的大小，其未来发挥的价值与集成成本的比例。 ( 二) 档案信息资源集成管理的对象 档案信息资源管理集成管理的内容要素，即国家档案信息资源，是档案信息 资源集成管理的首要对象，也是集成管理的主体部分。档案信息资源集成管理的 1 2 档案信息资源集成管理初探第= 章档案信息资源集成管理研究 内容要素，具体来说应该包括以下内容：一是

47、根据档案信息资源载体形式的不同， 分为实体档案资源和虚拟档案资源，二是按照档案信息资源来源的不同丽形成的 各组织、机关、企事业单位档案资源。 l 、档案实体和档案信息 档案是档案信息载体和档案内容信息的统一体，依赖予传统载体形式( 纸质、 竹简、青铜器、甲骨等) 而存在的档案即实体档案，能够脱离档案载体形式而独 立存在的档案内容信息且能够通过现代信息工具传播的档案即虚拟档案。 蠢此形成了两种不同的档案密局模式，郾档案实体布局和档案信息布局。档 案实体布局是由广泛分布于我国的档案实体保管机构所构成的网络系统。这种布 局模式下的档案由各级各类档案馆( 室) 及档案中介机构集中保管，以传统保管和 提

48、供利用为基础的、有瞬显豹地域性的档案存在格局。纵淘来看，我国甚经形成 了以中央、省、市( 县乡) 三级档案实体管理网络；横向来讲，国家已经或逐步建 立国家、地区和基层三个层次的档案信息中心。档案实体布局是从空间角度配置 档案信息资源，虽然它可戳通过馆际交流来弥脊空间障碍，但其资源分布毕竟受 到档案实体形成的地域限制而难以共享。 档案信息是相对于档案实体而言的，指的是一种脱离档案原件而独立存在和 可移动的内容信患。档案信息布禺就是以档案信息为基础的档案保管格局，它能 够打破时空限制进行管理和实现共享。档案信息具备信息所具有的一切属性，可 以依靠现代信息技术、传播技术等进行档案信息整序、传递和利用

49、。档案信息布 局与档案实体布局相毖，还没有形成一定的规模和体系，各方_ 匾也不完善，但是 随着对档案利用与共享程度的加大，档案信息布局必将成为今后档案信患资源分 布的一种重要布局。 档案实体和档案信息是档案信息资源集成管理的最主要也是最重要的对象， 对档案实体和档案信息进行集成管理必须将二者的优势结会起来，集成档案信息 资源，实现共享。 2 、组织、机关、企事业单位的档案信息资源 档案机构除各级国家综合性档案机构外，还包括部门档案机构、企业、事监 档案机构三大系统，这些档案的特点、种类、载体各有不同，档案管理自成体系。 这种以机关、组织、企事业单位为基础形成的档案布局模式是国家档案信息资源 布局的重要形式，在这种布局模式下形成的档案信息资源，是档案信息资源集成 档案信息资源集成管理初探 第二帝档案信息资源集成管理研究 管理的重要对象之一。这种布局模式下的档案信息资源都有其独立性，其信息内 容主要反映本单位王作信息，具有全面性、连贯性等特点。僵是，这种模式下的 档案信息资源却存在很大的独立性，各单位之间的信息相对独立、彼此缺少沟通， 形成了以各单位为单元的信息孤岛。解决这种分散性问题需要借助档案信息