基础公文写作培训指导PPT.ppt

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1、1,基礎公文寫作,鐘昱男,2,公文寫作的重要,關係公務處理的績效 是個人能力的表現,0d58b4b8 大明望族 (一)程序,4,處理私務與處理公務之比較 (一)程序,5,處理私務與處理公務之比較 (二)考量因素,6,簽的撰擬,7,簽是機關內部對某一案件的處理意見。可以顯示從承辦單位、相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見。是公務員最常撰寫的公文書。,8,案件的來源,9,案件的處理,10,格式,重要案,簡易案,11,一、主旨不宜太長，以不超過60字為原則。要表達全簽主要意旨，內容應包括案由及擬辦 例一： 主旨：行政院人事行政局函送民國98年辦公日曆表一案，擬函轉本府各機關並提市政會議

2、報告，請 核示 。 (共45個字),撰寫要領,12,例二： 主旨：研訂草案，經邀請有關機關開會審查，並據以修正妥適，擬簽院核定函發實施，附稿，請 核示。 (共52個字) 例三： 主旨：部為應業務需要，請增聘用人員人一案，擬准增加人，請 核示。 (共37個字),13,例四： 主旨：(機關)，函請一案，核與規定欠合，擬不予同意。 例五： 主旨：縣政府人事處新卸任處長，訂於本(98)年月日交接，擬請前往監交，請 核示。 (共41個字),14,不盡理想案例 本局年月日字第號函，擬補充規定如說明，請 核示(案由及擬辦意見均不明確),15,不盡理想案例 行政院人事行政局函送民國98年辦公日曆表一案，簽請

3、核示(缺乏擬辦意見) 行政院人事行政局函送民國98年辦公日曆表一案，擬依說明二辦理，請 核示(擬辦意見不明確),16,不盡理想案例 行政院人事行政局於民國97年12月5日，以局考字第006589號函，檢送民國98年辦公日曆表，囑轉知所屬機關照辦一案，依該表規定，民國98年1月30日調整為放假，於1月17日補行上班，因此春節期間有連續9天假期，本案擬函轉本府所屬各機關，注意春節期間之安全維護，並提下週市政會議報告，請 核示。 (過於冗長),17,二、說明以對本案之背景、案情、法令規定等重要相關事項，作必要之闡述分析，避免提出擬辦意見。,常見缺點： 整段說明均在敘述擬辦意見。 未過濾，非必要者也寫

4、上。如列相關法規一欄，寫很多規定。 缺乏條理。,18,案例： 主旨：為提升本部同仁公文寫作品質，擬於年月日(星期)上午9時至12時舉辦公文寫作講習，各承辦人均參加，請 核示。 說明： 一、據本部部分主管反映，近年新近人員多不諳公文寫作要領，各級主管平日公務繁忙，又難以作有系統之指導，建議舉辦是項講習，請專人指導。 二、茲講習會已規劃就緒，講習開始時，擬請 鈞長蒞會講話勉勵。說明不宜夾有擬辦意見）,19,三、擬辦的文字，避免與主 旨重複，並避免過於冗長。 能於主旨段完全表達擬辦意見者， 即不必再列擬辦。 主旨之擬辦屬原則性、概括性或方 向性。擬辦段，則提出具體作 法，細節之建議意見。 研議性意見

5、，宜在說明欄敘述。,20,案例： 主旨：為提升本部同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會， 請 核示。 說明：據本部研考會統計，本部公文處理時效，已連續三個 月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳 公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講 習會。 擬辦： 一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於 月日、月日、月日上午9至12時實施。 二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共人。 三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之擔任。 四、每梯次講習開始時，擬請 鈞長蒞會講話。,21,四、力求簡明扼要 宜簽出事項 緣由背景、問題關鍵、法令依據、 考量著眼、產生作用、處理意見。 無須簽

6、出事項 來文日期、文號、開會處所、處理經過細 節、其他與案情非密切關連事項。 以附件附陳有關資料,22,五、要有組織、有條理、有連貫 安排好表達之先後順序。 按事理發展之先後順序敘述： 即先講案件背景、法令依據、處理經過等，接 著再分析利弊、後果、影響等。 按時間或空間順序敘述。 要讓核閱長官容易瞭解看懂。,23,六、正確使用按語、連接詞 按語 用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨。 連接詞 用在文章中，以承上啟下，使語意通暢。 其作用如同路標，使開車者預先瞭解 前方路況，俾車行順暢。,24,常用按語、連接詞,查 經查 復查 另查 案查 第查 惟查 惟 茲 茲以 復以 經 茲經 茲據 頃經 甫

7、經 甫於 案經 案奉 復經 嗣經 至於 據 按 爰 審 乃 迨 詎,25,正確用法,查於案情說明後，要進一步敘明事實、引述規定或依據時用。 經查於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。,26,復查、再查繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查要探究敘明有關事實或規定時用。,27,惟要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。 茲起敘語，或行文中要開始導入正題或轉向敘述時用。另作現在、此處用。 以要敘述理由時用。 乃因應上述因素，接著要敘述採

8、行之作法時用。,28,茲以要轉向敘述緣由時用。 經要敘述已作如何處理時用。 茲經於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引述有關依據時用。,29,頃經要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經要敘述有案可查之處理經過時用。 復經要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。,30,按要分析道理時用。 爰承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。 審接著要敘述須考量之因素時用。 至於要轉向敘述另一個部分時用。 復以要敘述另一個併列之因素時用。 迨要敘述以

9、後之某一時間用。 詎要敘述預料之外的狀況用。,31,用法舉例,正確用法 一、據本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件平 均處理天數，較前月增加0.5天，已連續第三個月呈退 步現象，亟待檢討改進。 二、查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加，且 各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充，惟 新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情形。 三、按公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 鈞長向甚重視，茲為求有效改善，爰擬訂期舉辦公文 寫作講習，各單位承辦人員均須參加。,32,用法舉例,不當用法 一、案查本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件 平均處理天數，較前月增加0.5天，已連續

10、第三個月呈 退步現象，亟待檢討改進。 二、第查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加， 且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充， 復查新進人員多未熟習公文寫作要領，致常有耽誤情 形。 三、惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 鈞長向甚重視，爰為求有效改善，茲擬訂期舉辦公文 寫作講習，各單位承辦人員均須參加。,不當用法 一、案查本府研考會函送之公文統計資料，本府上月每件 平均處理天數，較前月增加0.5天，已連續第三個月呈 退步現象，亟待檢討改進。 二、第查本府近半年來，每月收文數量，並未顯著增加， 且各單位職缺，已陸續分發考試及格人員予以補充， 復查新進人員多未熟習公文寫作要領，

11、致常有耽誤情 形。 三、惟公文寫作之品質與速度，影響為民服務之績效， 鈞長向甚重視，爰為求有效改善，茲擬訂期舉辦公文 寫作講習，各單位承辦人員均須參加。,33,七、適切使用期望語： 請 核示提出擬辦意見簽核。 請 鈞閱檢陳有關資料，請長官過目。 請 核閱（同上） 請 鑒察將辦理情形簽報長官瞭解。 請 鑒核除簽報長官瞭解外，並含有請示之意。 請 鈞參提供長官參考。,34,八、引述有關機關意見或有關規 定，僅將其重點節錄或敘明 即可。避免全文或全段照錄。 引述其意 如函(或規定)略以：(說明其大意) 引述原文 如函(或規定) ：照錄原文 不必要者用刪節號刪除，如 ,35,九、複雜內容，儘量用表格敘

12、述 如：最近五年本校畢業生之畢業旅行，辦理情形如 下表所列：,36,十、例外情形或特殊狀況，可於 適當文句間用（ ）加註 例如： 高考人事行政類科及格，分發本府所屬機關人事單位服務，於任職五年內均能獲得陞遷機會(因自願放棄，故未陞遷) 。,37,十一、避免前後矛盾，或有疏漏之處 矛盾為前後不協調，或相互衝突。 疏漏為不夠周延，交代不清。,38,公文稿的撰擬,39,公文稿是機關要對外的意思表示。於首長判行後，該文即對外發出。 其種類有令、函、呈、公告、開會通知等，以函最為普遍常用。,40,函的格式 與制式的簽同，分 一段式：主旨一段完成 二段式：分主旨說明或主旨 辦法二段。 三段式：分主旨說明辦

13、法 三段， 辦法可視內容改用 建議、請求、擬辦 或核示事項等。 (勿硬湊成三段式),41,函稿的寫作要領,一、主旨為全文精要，力求簡明， 要具體提出行文目的與期望，或核 復意旨。 例： 主旨：本府各機關新進用之約聘僱人員，為昭公信，自即日起，應委託本府勞工局就業服務中心，以公開方式辦理甄選，請查照轉知辦理。(58個字),42,不盡理想之寫法,主旨：一案，復如說 明，請 查照。 主旨：有關約聘僱人員之進用 方式，規定如說明，請 查照。,43,二、案例比較,案例一： (原稿) 行政院 函 受文者：行政院農業委員會 附件：如核復事項三 主旨：所報擬重新核定貴屬動植物防疫檢疫局高雄分局聘用人員1人之聘

14、用計畫書一案，請照核復事項辦理。 說明：復民國98年7月7日農人字第0980080687號函。 (續下頁),44,(接上頁) 核復事項： 一、貴會動植物防疫檢疫局高雄分局聘用人員1人之聘用計畫書一節，准予依核定本辦理。 二、請貴會儘速研訂聘僱人員進用及運用之標準作業程序及作業規範俾供貴屬人事人員遵循，並副知本院人事行政局。 三、檢附行政院農業委員會動植物防疫檢疫局高雄分局98年度聘用人員聘用計畫書(核定本)1份。,45,(修正後) 行政院 函 受文者：行政院農業委員會 附件：如說明二 主旨：所報擬重新核定貴屬動植物防疫檢疫局高雄分局聘用人員1人之聘用計畫書一案，准予依核定本辦理。 說明： 一、

15、復民國98年7月7日農人字第0980080687號函。 二、檢附行政院農業委員會動植物防疫檢疫局高雄分局98年度聘用人員聘用計畫書(核定本)1份。,46,案例二： (原稿) 行政院 函 受文者：臺北市政府 附件：如說明二 主旨：所報臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事管理暫行辦法(草案) 一案，請照核復事項辦理。 說明： 一、復96年12月17日府授人二字第09630937700號函及本院人事行政局案陳貴府98年4月2日府授人二字第09801661700號函。 二、檢送考試院98年6月19日考臺組貳一字第09800049201號函(含附件)影本1份。 (續下頁),47,(接上頁) 核復事項： 一

16、、貴府98年4月2日函送本院人事行政局之臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事管理暫行辦法(草案) (以下簡稱本辦法)業經本院會商考試院同意在案，請依地方制度法規定程序辦理訂定發布事宜，並請於適當時機將本辦法改以自治條例制定。 二、本辦法施行後新進用職員之身份屬性，為本院74年11月15日台74人政壹字第36664號函所稱公務員兼具勞工身分者 。,48,(修正後) 行政院 函 受文者：臺北市政府 附件：如說明二 主旨：所報臺北市政府所屬臺北自來水事業處人事管理暫行辦法 (草案)一案，經函商考試院同意，請逕行發布，並照核復事項辦理。 說明： 一、復96年12月17日府授人二字第09630937700

17、號函及本院人事行政局案陳貴府98年4月2日府授人二字第09801661700號函。 二、檢送考試院98年6月19日考臺組貳一字第09800049201號函(含附件)影本及本辦法草案各1份。 (續下頁),49,(接上頁) 核復事項： 一、查地方制度法第27條第3項第2款規定，直轄市政府訂定之自治規則，除法律或自治條例另有規定外，應於發布後分別函送上級政府及各該地方立法機關備查或查照。本辦法請依上開規定辦理發布事宜及送本院備查。又本辦法規範事項，涉及該處人員之進用及考核等重要人事管理事項，請於適當時機將本辦法改以自治條例制定。 二、本辦法施行後新進用之職員，仍屬本院民國74年11月15日台74人政

18、壹字第36664號函所稱公務員兼具勞工身分者 。,50,案例三： (原稿) 行政院人事行政局 函 受文者：行政院各部會行處局署等 主旨：本局民國98年6月2日局力字第0980062604號函各機關職缺對外公開甄選時，如報名應徵人員均任現職未滿1年，仍應依公務人員陞遷法(以下簡稱陞遷法)第12條規定，不得辦理外補陞任案補充說明，請 查照轉知。 (續下頁),51,(接上頁) 說明： 一、依據銓敘部民國98年6月11日部銓五字第0983036326號書函辦理。 二、本局上開函文係說明陞遷法第12條第1項第6款第2目之規定，僅限於辦理本機關人員陞任時方有其適用，至於以外補方式平調或降調者，因非屬陞遷法

19、規定之 陞任，則不受任現職需滿1年之限制；又如機關辦理外補陞任時，報名應徵人員任現職雖未滿1年，但如符合陞遷法第12條第1項第6款第1目(合計任本機關同一序列或較高序列職務，或合計曾任他機關較高職務列等或職務列等相同之職務年資滿1年)或第3目(經公務人員考試及格分發，先以較所具資格為低之職務任用)之情形，仍得參加外補陞任。,52,(修正後) 行政院人事行政局 函 受文者：如正、副本(分繕) 主旨：各機關職缺以外補方式平調或降調他機關人員充任者，不受任現職需滿1年之限制，請 查照轉知。 說明： 一、依據銓敘部民國98年6月11日部銓五字第0983036326號書函辦理。 (續下頁),53,(接上

20、頁) 二、機關辦理外補陞任時，報名應徵人員任現職雖未滿1年，但如符合陞遷法第12條第1項第6款第1目(合計任本機關同一序列或較高序列職務，或合計曾任他機關較高職務列等或職務列等相同之職務年資滿1年)或第3目(經公務人員考試及格分發，先以較所具資格為低之職務任用)之情形，仍得參加外補陞任。 三、本局民國98年6月2日局力字第0980062604號函引用陞遷法第12條第1項第6款第2目之規定，僅限於辦理陞任時方有其適用，至於以外補方式平調或降調者，因非屬該條之規定，自不受限制，特再補充說明。,54,三、函復之公文，應引敘或說明來文 日期、文號，俾便受文機關調案 處理。 方式： 復年月日號函。 依據

21、機關年月日號 函辦理。 如對來文機關之後續函復，因前已函復過，故改用：依據 貴部年月日號函辦理。,55,四、使用較簡潔之半文言語體， 不適合用過於口語化之表達 方式 例： 請惠予查明見復如用口語化 寫成拜託查清楚後告訴我們好嗎？就不適合了。,56,五、使用語氣肯定，語意明確，互相尊重 之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、 情緒性、感情性，或模稜兩可之詞句。,沒有感情 情緒,依法辦事,理性的 組織體,有感情 有情緒,喜怒哀樂,機關,人,57,不當用語舉例 爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸(此為威嚇性用語) 貴處作法令人匪夷所思 (此為批評性、挖苦性用語) 本部深感遺憾、悲痛 (此為情緒性、感情性用

22、語),58,五、機關間相互蹉商、徵詢意 見、提供資料訊息；答復 個人詢問或請求時，可用 書函，以機關之條戳 對外發文。其格式比照函 之寫法。,59,間接稱謂： 稱全銜或簡銜， 首長稱職稱，均不空格。,六、稱呼示敬要適切,本,鈞 (機關),大 (機關),鈞 (長官),貴 (首長),台端 (個人),貴,貴 (機關),貴 (機關),空 一格,空 一格,不空格,不空格,不空格,不空格,空一格,不空格,60,七、函轉有關機關規定之撰寫方式 來文字數不多 將其內容於函稿引述清楚，不必檢 附來文影本。 來函內容較多 引述其主要內容重點，並檢附來函 影本。勿函稿照抄又檢附來文影 本，形成重複浪費。,61,八、

23、審度公文內容之重要性、權責及可能 引發之後果，決定發文及收文機關層 級,62,九、尋找適當的字詞，恰如其分地表達 例：形容儀表,普通,美,醜,平凡,不上相,不討人喜歡,難看,醜八怪,美若天仙,很漂亮,蠻順眼,不難看,還可以,很善良,有氣質,挺耐看,很愛國,很抱歉,恐龍妹,很亮,63,箋函(書信)的撰擬,64,過去電信不發達，人與人間的溝通，如分隔兩地，多靠書信往返。現今因電子通訊普及便捷，親友間已很少寫信了。而公務所需，對機關首長或單位主管的陳情、商洽、建議、協調等，仍常見以箋函為之，因此，公務員亦須學會撰擬此種公文書。,65,箋函的格式,一、稱謂及提稱語 如議員吾兄勛鑒、公老長官尊鑒 二、啟

24、事敬詞、開頭應酬語或接信語 如：敬啟者、久未聆教，時在念中、 月日 大函敬悉等。 三、本文,提稱語,（稱謂）,名,公職位,私關係,提稱語,名,私關係,尊詞,66,四、結尾應酬語 如知關錦注，特先奉復、 方命之處，尚請見諒等。 五、結尾敬語、問候語 如耑此奉復，順頌 勛綏、 肅此，敬請 鈞安等。 六、自稱、署名及末啟詞 如弟敬啟、 晚敬上等。,67,箋函的寫作要領,一、箋函是自然人的意思表 示，與公文是機關的意 思表示不同。人是有感情、 有人際關係的，因此，要講 究倫理、輩分，要拉關係， 要發抒感情。,68,二、收信人有別號時，宜 稱其別號，以示情誼 篤切，關係親近。但 信封上宜書本名，俾 便送

25、信者辨識。,69,三、提稱語、問候語、自稱語，必須切合發 信人與收信人之身分、關係，以免造成 失禮或不得體。 英鑒、台鑒（對晚輩）；惠鑒、勛鑒（對平輩）；賜鑒（對輩分較高者）；鈞鑒（對長官）。 台安、台祺（對晚輩）；勛綏、勛祺（對平輩）；崇綏、崇祺（對輩分較高者）；鈞安、鈞祺（對長官）；鐸祺（對教授）；議祺（對民意代表）。 弟、後學（介於晚輩與平輩間）、晚、晚輩、職、舊屬、生。,70,四、對女性收信人，勿自稱弟。 五、語氣力求委婉、有禮貌。 六、吾 兄、我 公， 應抬頭者為兄字、 公字（常見錯誤為將 吾字、我字抬 頭）。,71,E-mail的撰擬,72,一、格式,(一)透過網路傳輸，不必投郵、

26、 沒有信封，也沒有信紙。 (二)雖是信件，只要親切真誠地 表達出意思即可，不受箋函 格式用語拘束。,73,二、要領,(一)親暱的稱呼，顯現出尊重與 友誼。 (二)盡量釋出善意，適度給予肯 定、嘉許或感謝的表達。 (三)對於能夠採納或合乎道理的建 議，我們必定要誠懇地表達接 納。,74,(四)如果對方的建議確有困難，但 是有其他方式可以協助之處， 要盡量給予協助，例如可以轉 介有關部門或機關處理，而不 要答覆請當事人逕自向有關單 位申請。 (五)如果真正有困難、做不到的時 候，一定要很坦誠地將困難所 在，誠心誠意講清楚，取得對 方的諒解。,75,三、實例,馬市長您好！ 本人對於市長優秀的英語實力

27、、以及積極推動公家機關雙語化環境成效卓著，深感敬佩與贊同。 如果公務員的英文能力也能同時提升的話，想必更是根本之課題。在此想建議市長，不妨試試看，指派相關單位舉辦一場市府公務員英語演講比賽或類似之比賽,76,以激發對英語有興趣之公務員們勤練英語、參加比賽，想必這應該是一種對公務員很好的培育，讓優秀的公務員除了接觸一成不變的公文書之外，也能激發學習英語的興趣，相信這會是一場精采而有意義的賽事！ 希望這項英語演講比賽之建議，能獲市長的認同與考慮，謝謝您！ 楊節敬上 91.10.8,77,親愛的節您好！ 您於九十一年十月八日給馬市長的信，市長已交給我們處理，非常感謝您建議本府相關單位舉辦英語演講比賽，以激發公務員勤練英語，這是非常好的建議；我們已先請本府公務人員訓練中心於外語研習課程中，能夠透過英語演講或話劇表演方式進行，至於,78,舉辦本府所屬公務員的英語講演比賽，確實是一件很有意義的活動，我們會進一步規劃，訂出具體的實施辦法，希望一年內您的建議能獲得實施，屆時我們會邀請您來指導，再一次感謝您提供這樣的建議。 並祝您 健康快樂 臺北市政府人事處處長鐘昱男敬上 91.10.21,79,結語,格式正確 條理分明 要言不繁 用詞精準,16字箴言,