会议住宿安排方案.doc

1、会议住宿安排方案会议住宿安排方案大家知道会议住宿安排方案要怎么写呢有什么优秀的范文可以 借鉴的会议住宿安排方案一大型会议活动的住宿组织需求事前制定计 划，内容通常要包含所住宾馆的地点、标准、费用、房间分配原则等。 这一计划也能够同饮食组织方清(2) 计算住宿人数。可分为两步，第一步依据会议活动告诉的回 执、报名表计算到会的大致人数，并据此核算预定的房间数量;第二 步是计算实践签到的人数，这一数字对比精确，是最终落实房间和床 位的依据。住宿人数应当包含需求住宿的记者、与会者的随行人员以 及会务工作人员。(3) 剖析与会者的状况。要合理组织住宿就要先剖析与会者的性 别、年龄、职务、职称、专业以及生

2、活习惯、相互关系等。通常状况 下，应当恰当照看女人、年长者和职务较高者。假如组织两人一间房 间，把一样附近专业的与会者组织在一起有利于交流。与会者如带随 行人员，可把他们组织在一起或组织在相邻的房间，以便于他们开展 工作。但有专门规定的在外。(4) 断定预定房间的数量。预定房间的数量既要思考与会者的人 数和他们的具体状况，同时也要依据会务办理和效劳的实践需求。比 如，有时会务工作部分需在宾馆建立值班室或暂时单位，有时与会者需求在宾馆内会晤客人，这就需求恰当预定若干会客厅。假如分组讨论的 会议组织在宾馆内举办，还应预定巨细适中的会议室。有时需求留出 机动房间，以便遇到特殊状况时做暂时调剂。（5）

3、与会者签到时分发房间钥匙并由效劳人员引导进入房间。会议住宿安排方案二 （一）安排方式：这里有几种方法来处理会议 的团体住宿，最简单的方法是由参会者自己安排住宿，但是更有效和 考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间, 会产生下列问题：1. 遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使参会者住在距离 会场较远的地方。2. 参会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。3. 会场租金可能较高（如会场也在饭店），通常饭店以预订房间数 多寡来考虑场租可否讲价。因为会议公司经常与洒店合作，酒店都有协议价给到会议服务公 司，所以客房和会场预订最好选择会议公司合作，善达公关就是您理 想

4、选择之一。（二）住宿程序：一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基木住宿 程序是你需要的：1. 告诉饭店所有参会者住宿经由团体（主办单位）订房卡或申请 表为凭。2. 告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。3. 经由专业会议服务公司代为处理。4. 经由主办单位的住宿组人员负责。（三）预定会议住宿的方式：会议期间可能需要大量的房间，这些 都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可 能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。订房卡：如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或 会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡 再由参会者直接向饭店订房。这

5、份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做 一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注 明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务 费。另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励参会者尽 早预订。截止H的订定是与饭店在签订合约前同意的。住宿单：住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。 将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房 间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店 收款方式，内容包括1. 注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。2. 注明杂费由谁负责（如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等）。

6、3. 房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。4. 要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他 们。一旦房数被确定后，住宿局/观光局会提供你一份饭店资料，让 你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助 于你房价的讲价，同时提出一些参会者可能会问的问题，请饭店人 员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。特别预订：有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的 人或团体，并给予特别处理，例如：总计预订400间，40间为VIPs（贵 宾）使用，其余360间为参会代表，使用特别预订是因为有些记者和 参

7、展商都要特别小心接待。详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解：1. 特别预订多少房间，什么类别和房价。2. 预订的作业程序。3. 什么时限内未使用的房间转到一般预约中。在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以 用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾（VIPs）则注明不同身分并由 你自己处理他们的住宿安排。工作人员房间预订和免费房间：在一般参会者住宿安排开始前, 先分派好工作人员住宿和免费房间。一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员， 包括名字和地址、职称或注明他（她）在会议中的工作角色、需要什么 类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间

8、费和 附带费用（如电话、洗衣等）。工作人员所住的房价通常会提供较优惠 价格，来降低主办单位的成本。最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾 （逮VIPs）特别礼遇（如送水果、小礼物等），你可能也希望将确认函直 接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。（四）住宿表格的内容：住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办 单位卬制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、 是否接受电话询问。虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准 表格包括下列内容：1. 主办单位名称。2. 会议名称。3. 会议日期。4. 会议地点。5. 收件截止日期。6. 确认函回信地址。7. 各饭店的房价。8. 税金明细。9. 饭店的地理位置图。