办公室管理规定-办公室管理规定.pdf

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1、-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 1 办公室管理规定 -办公室管理规定 办公室定置管理规定 办公室定置管理规定 为规范公司办公环境， 给员工创造 清新、整洁的办公场所，便于统一管理， 现对办公室设施、物品定置摆放做如下 规定： 一、科员办公室 1、办公桌距离墙边80cm 两张桌 子前沿并齐并对准窗户中线，文件柜放 置在侧墙。如果房间内有沙发或三人椅， 放置在文件柜对侧。 2、房间内其他设备较多的，如扫 描仪、打印机、传真机等，可先配置一 张电脑桌，放置在靠窗一侧的墙壁与办 公桌空隙。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 2 3、有其他物品的房间

2、可放置在与 文件柜相对的一侧。 4、有饮水机的房间将饮水机靠门 放置。 二、部长办公室、副总经理办公室 三、总经理办公室 注： 各房间根据房间门所在位置自 行调整摆放方向。 四、其他要求 1、各房间借用或调换办公椅、饮 水机、电话机、打印机不得超 过一星期； 2、办公桌、电脑、文件柜、 茶几、 沙发不得私自转借、调换或改变放置位 置。 3、对房间卫生及物品摆设做如下 规定： 各房间办公桌上用品应保持整 洁； 安全帽放在文件柜里或办公桌 橱柜里； 不得随意在墙壁上张贴纸张； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 3 窗台上不得放置杂物； 房间内要求每天清扫，桌面、 窗台不积

3、灰，地面无杂物； 办公桌 上允许临时堆放两摞A4 尺寸纸张或文 件、书刊等）要求摆放整齐。 本文自发文之日起执行。 办公室规 范作业管理规定 办公室规范作业管理规定 壹、目的： 为加强公司管理，维护公司良好形 象，特制定本规范，明确要求，规范行 为，创造良好的企业文化氛围。公司要 求所有的员工在外表上体现出公司的专 业、可靠和诚信。因此重申公司在办公 室中各方面的规范， 希望大家遵照执行。 貳、范围： 本办法适用于所有受聘于本公司 的员工。 叁、办公室秩序 遵守出勤管理规定。不迟到早 退，有病有事需提前请假。打卡后即为 上班， 严禁打卡后做与工作无关事 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资

4、料- 感谢阅读 - 4 项。不在办公时间串岗闲聊，不做与工 作无关的事。 午休用餐，须按时返岗，公司筹 备建设期间用餐时间为12：00-13： 00。 办公桌及周围区域内， 应保持干 净、整洁、无灰尘。 每日值日人员自觉安排值日， 值 日人员如遇外出不能返回，本人须安 排其他员工代理值日， 不允许出现 无值日情况；值日时间为工作日18：00 后，待值日完成，检查、关闭电源后方 可下班。依管理部公告之值日表为准， 值日名单参照附件一值日表 办公桌上，除办公用品外不得摆 放超出三件的私人物品。 工作期间不允许在办公室就餐。 如有特殊情况， 请示主管同意后可在茶休间进行。 文件栏、 架内文件，应摆放

5、整齐， 分类归档。 短期内离席应关闭显示器。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 5 下班后应关闭电脑及显示器， 关 掉接线板电源，关闭门窗，并将座椅 推入桌内。 办公室电灯于午休12:00 至 13:00 期间关闭。 空调夏季开启温度控制在27 度，冬季开启温度控制在18 度。 饮水机等电器每日下班时由当 日值日人员负责关闭电源。 出入办公区随手关门。 所有访客的业务洽谈应在洽谈 室或会议室进行，请勿带进办公室。 肆、 电话礼仪公司办公室管理规定 公司前台文员工作范围 前台工作 一、工作职责： 1、负责公司前台接待工作。 2、负责公司接听咨询、 预约电话， 长途电话要

6、做好接打记录，收发传真、 文档复印、打印等工作并做好记录。 3、负责各类办公文档、 商务文档、 合同协议的录入、排版、打印。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 6 4、日常文书、资料整理及其他一 般行政事务。 5、协助其他部门搞好接待工作。 二、技能要求： 1、 对办公室工作程序熟悉。 2、 熟练使用 Word、Excel 等办公 软件，会借助互联网查找资料。 4、 具有良好的沟通能力、 协调能 力，及较强的保密意识。 5、 熟练使用各种办公自动化设 备。 6、 具有良好的适应能力， 能在压 力下工作。 文员工作 一、工作职责： 1、根据办公室领导的要求，完成 有关报

7、告、文稿的起草、修改工作。完 成打字、复印及传真等工作，及时送交 领导或按要求传送给客户。 2、做好日常电话接待工作。完成 行政办公会议的书面记录、整理。 3、完成各类文件的收集、整理、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 7 立卷、装订、归档等保管工作，并做电 子存档。 4、根据要求申购日常办公用品， 并及时登帐。做好办公用品的出入库登 记，管 理本部门的财产帐目。 做好办公室 设备管理及维修。 5、随时查看公司邮箱信件，并上 报。 6、做好办公室每天的考勤。做好 物品保管工作。 7、负责公司员工定餐工作。 8、做好所有名片的登记及电子版 本。 9、完成领导交办的临时

8、工作。 二、技能要求 文档管理 1、行文： 1）办公室文员根据总经理指示或 公司管委会决定的内容行文。 2）要求行文做到： a、 文字简炼、通顺，突出主题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 8 b、 行文须规范化， 要根据不同内 容，按公文的格式和行文规则办理。 c、拟出草稿后要交总经理或有关 领导审核同意后方可打印。 2、文号： 1）正式公文由办公室统一编发文 序号，包括部门、供字、年号、顺序号： A总经办总字 B办公室办字 C财务部财字 D销售公司销字 例：中奇总字 01 号 2）公文的主、抄送单位，应根据 公文内容确定。 3）各部门使用的总公司便函，由 承办单

9、位编号，办公室留底存档。 3、打印： 1）正式打印要符合行文格式。 2）各种行文的编号要有连续性， 不能出现错别字或其他错误。 3）需要下发的文件要根据需要实 发的数量进行复印，不得造成浪费。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 9 4）打印要填写打印登记表。 5）见附表：打印记录表 4、发文： 1）发文拟稿： A承办部门根据内容及行文对象 正确使用公文种类，要求文字简洁、明 确、通顺，层次清楚，标点符号准确。 B需要保密的公文，应分别标明 密级“ 秘密” 、“ 机密” ，紧急公文应分别标 明“ 特急” 、“ 急件” 字样。 C发文主送、抄送单位准确，按 单位等级顺序排

10、列， 根据来文办的复文， 须将来文附在正文后面。 2）公文签发： A总公司与有关单位联合发文， 由总经理签发。 B总公司上报和下发“ 重要的涉 及面广的公文 ” 由总经理签发。 C一般业务往来和分管工作范围 内的公文，由主管副总经理签发。 3）发文： 发文由总公司办公室登记， 包括日 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 10 期、字号、标题、发送和抄送单位、 文件份数、附件。 工作总结、报告或请示应同公文一 样进行登记处理。 5、收文： 1）上级及相关单位写明给总公司 的文件，统一由办公室收发人员签收、 拆 封、登记。的文件不拆封， 分送有 关人员、单位处理） 2）出差

11、、出国及参加会议带回的 重要文件，以及上、下级单位来人带来 的正式公文，应交办公室登记处理。 3）办公室收发人员须履行登记手 续，正式公文和重要资料盖“ 收文戳 ” ， 顺序编号后按文件传阅登记表程序处 理。 6、存档： 1）凡有编号的各种打印、下发的 文件，办公室必须留存，以便存档。 2）留存要求：行文原件及打印复 件一并存档。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 11 3）所有留存原件要分类保管。 4）当年的各种存档文件于次年一 季度内整理完毕及归档。 5）各种上级来文由办公室文员进 行收文登记。 6）登记后附上批阅单，送达总经 理批阅。 7）根据批阅内容或复印下发

12、或传 阅。传阅文件要及时收回，严禁丢失。 传真管理 1、接收： 1）接收的传真文件，属于公司本 部的复印后，交总经理、执行总经理、 副总经理阅，属各部门的复印后交各部 门经理处理。 2）办公室要有相应的登记、收发 文手续，并保存原件、复印件。 3）见附表：传真接收记录表。 2、发送： 1）传真件发送要符合正规格式， 字迹清楚，内容明确，要求用钢笔和签 字笔书写。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 12 2）各部门需发送传真件，要有各 部门负责人签字。凡涉及公司整体利益 的传真件必须有总经理或执行总经理、 副总经理的签字，否则办公室人员有权 拒发。 3） 发送传真件，必

13、须进行登记签 字，办公室要留存原件或复印件。 4） 见附表：传真发出记录表 复印管理 1、 各部门凡需办公室复印的文件， 必须有负责人签字，复印后进行登记。 2、凡属非对外的文件、表格等， 尽量利用报废纸，以降低费用。 3、办公室按规定数量进行复印， 一般不超过五份，超过5 份应报公司领 导审批。 4、任何人未经容许，不得擅自使 用复印机复印。 5、见附表：复印登记表 电话管理 1、办公室电话由专人接听，语言 要简洁，通话时长不得超过三分钟。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 13 2、长途电话接打要经过上级批准 同意，方可使用，并做详细登记。 3、见附表：长途电话拔

14、出记录表 长途电话接听记录表。 办公用品管理 1、办公室所需用品购买需填写购 买申请表，由领导批准签字后方可购买。 2、详细登记办公用品入库表，存 电子版本。 3、办公用品领用要做出库登记， 批准方可领用。 4、每月五日前报上一月所消耗办 公用品详细数据、金额，并进行分类存 档。 5、见附表：日常办公用品购买申 请表 办公用品入库明细表 办公用品出库明细表。 人事行政部 xx-8-12 关于办公室使用管理的规 定 XXX 201610 号 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 14 关于办公室使用管理的规定 全体员工： 为维护正常的办公秩序， 营造良好 的办公环境，提高工

15、作效率，特规定如 下： 一、 周一至周五员工须按公司要 求着装，上班时间必须规范佩带员工工 作证； 二、 办公区域禁止大声喧哗，工 作事宜的沟通与传达请尽量使用电话或 邮件； 三、 不得在办公区域随地吐痰、 乱扔杂物、吃食物、吸烟，如需吸烟请 至吸烟室； 四、 办公区域内的公用设施和用 品未经允许不得私自挪用； 五、 员工进入办公区域，应随手 关门，严禁将外来人员带入办公区域内， 如遇特殊情况，请向办公室主任申请； 六、 各部门接待统一安排在会客 室进行，接待人员自行给 来访者准备茶水，前台安排来访者 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 15 在会客室上座； 七、 会议

16、室、会客室和交流室使 用完毕，请会议记录人将座椅归回原位， 保持桌面清洁、关闭灯与空调，前台负 责检查； 八、 办公桌上要保持干净整洁， 办公用品及文件要摆放整齐，不准放置 与工作无关的物品； 九、 员工应妥善保管公司的文件 和个人物品，不得随意堆放；公司重要 文件下班后要入柜上锁；未经所有人同 意，不得私自翻阅、挪用他人资料和物 品； 十、 员工在工作时间内不得做与 工作无关及影响工作的事情；禁止携带 亲友到办公区域聊天、玩耍；未经允许， 不得随便带人参观； 十一、 员工应节省使用纸张、水 电等公共资源； 十二、中央空调 18:30关闭， 22:00 之后员工不得在办公室逗留； 十三、 会议

17、室、交流室、会客室 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 16 与培训室使用管理规定会议室 :总经理 和副总经理接待、会议召开会议室 :总经 理接待、会议召开 会议室:会议召开 交流室:工程部、开发部 交流室:设计部 交流室:采购部、造价合约部 交流室:人力资源部、办公室 交流室:营销部 会客室：各部门接待 培训室：各类培训 注： 各部门可以优先使用相应的交 流室。 十四、 本规定自颁布之日起开始 执行, 同时 2016年 7 月 11日颁布的关 于办公室日常管理规定 XXX5 号废止， 办公室保留对本规定的最终解释权。 办公室 二一一年七月二十八日 主题词： 办公室使用

18、管理规定 抄送：公司各部门 XXXX有 限 公 司 办 公 室 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 17 2016年 7月 28日印发办公室安全管理规 定 办公室安全管理规定 一、 加强法制观念，增强安全意 识，提高自我管理、自我约束、自 我防范的能力。 二、 全体员工必须佩带工牌。在 办公区遇不佩带工 牌的陌生人要上前询问 三、 学生交纳的各种费用应及时 上缴财务部，离开工位前锁好各种 合同、协议和重要单据， 关闭电脑 可浏览的重要信息。 四、 公章严格存放保险柜。随用 随取，用后放回、锁好。 五、 私人钱物由本人妥善保管， 对现金及贵重物品的保管原则上白 天上锁，下班带回。 六、午餐时间各部门留专人值班。 七、 下班前应安放好物品，切除 有关设备的电源、关好门窗。 八、 各办公室内配备的电脑、饮 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料- 感谢阅读 - 18 水机、空调、办公桌椅等固定财产 和各类用具，归所在部门使用， 并 由部门经理负责管理。