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1、第 1 页 国家行政机关公文处理办法讲座（上） 特征码 UxRUZwPDSRHZDpFkaUHR 国家行政机关*处理办法讲座（上） 从 20XX 年 1 月 1 日起国家行政机关实施新的国家行政机 关*处理办法 （以下简称“办法 ”） 。为进一步做好*处理工 作，特开设“国家行政机关*处理办法讲座”专栏。该讲座 分八讲：第一讲，努力做好新时期的行政机关*处理工作；第二 讲，*种类；第三讲，*格式；第四讲，行文规则；第五讲，发 文办理；第六讲，收文办理；第七讲，*归档；第八讲，*管理。 第一讲 努力做好新时期的行政机关*处理工作 从 20XX 年 1 月 1 日起，国家行政机关施行这个新的国家
2、行政机关*处理办法 。这是我国国家行政机关*处理走向规范化、 制度化、科学化的一个重要标志。认真实施办法 ，对于国家 行政机关提高工作效率，保证工作质量，依法行政，推进国民 经济和社会发展顺利进行是十分重要的。 一、做好行政机关*处理工作是依法行政和加强机关建设的 第 2 页 重要保证 *在我国历史上由来已久，它是统治阶级管理国家、处理政 务以及记载各种活动情况的工具。这就决定了不同的社会制度 和历史阶段，对*的范畴有不同的理解和界定，*处理的办法也 就各不相同。新中国成立后，*的范畴比过去扩大了。目前人们 习惯上理解的*可以分为两大类，一是党政机关、企事业单位、 群众团体在办理公务中形成和使
3、用的通用*；一是外交、军事等 领域使用的专用*。我们这里主要是讨论行政机关的通用*处理 问题。 *的性质决定了其在国家行政机关公务活动中的地位和作用。 国家行政机关是国家权力的执行机关，依法行政是其贯彻依法 治国方略的基本要求。行政机关的*（包括电报，下同） ，是行 政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文 书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。做好国家行政机 关*处理工作，对于依法行政关系十分重要。*处理是指*的办理、 管理、整理（立卷） 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作， 是机关工作的重要内容，提高机关工作水平就一定要加强*处理 工作。为此，必须明确国家行政机关*处理
4、的目标、原则和基本 要求。 行政机关*处理的目标是要实行规范化、制度化、科学化。 所谓规范化是指*处理的每项程序、操作都要遵循一定的规程、 方式和要求，完成结果要达到一定标准、规格；所谓制度化是 第 3 页 规范化在一定程度上上升为法制化，或是纪律化，在*处理中建 立并执行一整套的处理制度；所谓科学化是指*处理的规范、制 度应当建立在科学的基础上，符合*处理运行的规律和实际。如 果对于科学化的含义进一步延伸，还应当包括*处理中运用现代 科学技术，采用现代化的办公手段。 行政机关*处理的原则和基本要求主要是： 1政治性。行政机关*处理的政治性是与行政*的政治性紧 密相连的。由于行政机关*处理工作
5、是与国家政权机关密切结合， 并由国家政权机构具体承担的，因此在行政机关*处理工作中一 定要牢固树立政治观念，坚持“讲政治” 。 2实事求是。这是我们一切工作的出发点和基本指导思想， 办法将其确定为行政机关*处理工作的首要原则，我们应当 坚持贯彻执行。在拟制文件、承办来文、制定政策规定中，都 要坚持一切从实际出发。 3精简、准确。精简就是要压缩文件数量，提高文件质量， 准确确定发文范围。行文要确有必要性，防止文件过长，套话、 空话、废话连篇，不能随意扩大文件分发范围。准确即指*制作 过程中的实事要准确无误，制定的政策规定要有针对性；又指* 的分发、投送传递、分办批示要准确无误。 4及时、高效。就
6、是要讲求*处理的时效性，做到迅速、 快捷，不得积压、拖延。 5安全、保密。行政机关的*大多是国家意志、活动的书 第 4 页 面形式，是国家机密的集中体现，这就要求在*处理中密级文件 不得泄密，一般文件也不能遗失。 二、行政机关*处理工作要体现时代特色，实现“三化” 新中国国家行政机关的*处理工作，走向规范化、制度化， 经历了一个较长的过程。八十年代前，行政机关*处理主管部门 对秘书机构的设置、任务，*的拟制等等，有一些规定，但都是 专项的、零散的，没有形成一个完整的制度。直到 1981 年 2 月， 国务院办公厅制发了第一个较为系统的国家行政机关*处理暂 行办法 ；1987 年 2 月，国务院
7、办公厅又修订公布了国家行 政机关*处理办法 ，19 9 3 年再次对这个“办法”修订后发布。 到 2000 年 8 月，国务院发布了国家行政机关*处理办法 ，经 过多年的实践和不断修改完善，可以说这个办法已经比较 成熟。认真实施办法 ，必将有力地推动国家行政机关的*处 理尽快实现规范化、制度化、科学化。由于本系列讲座在以后 各讲中还要较为系统全面的分别讲解*处理的种类、格式、行文 规则、发文办理、收文办理、归档和*管理等，这里我们只分析 办法与 1993 年国务院办公厅发布的国家行政机关*处理 办法 （以下简称“国办办法 ”）的不同之处。这主要表现在 三个方面： （一）发布的主体机关不同。前几
8、次的“*处理办法” ，都 是由国务院办公厅发布的。这次办法的发布主体是国务院， 从而就使办法具有了政府法规的性质，更具有权威性和强 第 5 页 制性。各级国家行政机关都必须严格执行。 （二）结构和内容上有较大调整和较多补充。 办法 共 9 章 57 条，比国办办法7 章 45 条增加了 2 章 12 条。 “第一章总则” ，国办办法8 条， 办法仍保留了 8 条，但在内容上做了较大修改。其中新增了*处理定义和领导者 2 条；删除了“党政分开”1 条，删除了*的作用、*处理的程 序、对*人员的要求等内容；合并改写了*处理的原则，保留改 写了*处理的机构和人员配备。通过修改， “第一章总则”部分，
9、 主要是规定了行政机关*的定义，*处理工作的定义、目的、目 标、原则、要求、机构、人员和组织领导问题。 “第二章*种类” ，国办办法和办法均为 1 条。但 办法删除了“指示”种类，增加了“意见”种类；并将国 办办法中的“公告、通告”分列为两类、两种。这样办 法规定的*种类计有十三类、十四种，包括命令（令） 、决定、 公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要。 “第三章*格式” ，增加了 1 条：“第十一条*中各组成部分 的标识规则，参照国家行政机关*格式国家标准执行。 ”共 3 条，对原各条内容进行了修改。明确了“抄送机关指除主送 机关外需要执行或知晓*的其他机关，
10、应当使用全称或者规范化 简称、统称。 ”*用纸统一确定为 A4 型。增加了上行文应当注明 “会签人姓名。其中， 请示应当在附注处注明联系人的姓名 第 6 页 和电话。 ”电报紧急程度中增加了“特提” ，将电报的紧急程度 由 3 级改为 4 级。 “第四章行文规则” ，主要是对行文关系做了修改。增加了 “行文应当确有必要，注重效用。 ” 1 条，共 11 条。其中第十 五条中，将国办办法规定的政府各部门“也可以根据本级 政府授权和职权规定，向下一级政府行文。 ”修改为“除以函的 形式商洽工作、询问和答复问题、审撤事项外，一般不得向下 一级政府正式行文。 ”并规定“部门内设机构除办公厅（室）外 不
11、得对外正式行文。 ”取消了国办办法中“经批准在报刊上 全文发布的行 zd 规和规章，应当视为正式*依照执行，可不再 行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查。 ”其内容 改写归入“第八章*管理”中。 “第五章发文办理” ，是从国办办法第五章*办理中分 出后新列的 1 章，共 6 条。在发文程序中新增了“复核”环节； 对草拟*提出了更为明确的要求，新增了两款：“（三）*的文 种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文 关系确定。 ”“（四）拟制紧急*，应当体现紧急的原因，并根据 实际需要确定紧急程度。 ”“第二十六条拟制*，对涉及其他部门 职权范围内的事项，主办部门应当主动与有
12、关部门协商，取得 一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当 出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据， 提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁 第 7 页 定。 ” “第六章收文办理” ，这一章也是从国办办法第五章* 办理中分出后新列的，也是办法中内容增加最多的部分， 共 8 条。主要是对收到的*分为下级机关上报的需要办理的*和 上级机关下发或交办*两类，重点对下级机关来文办理做了详细 规定。 “第七章*归档” ，是从国办办法 “第六章*立卷、归档 和销毁”中分出新列的，共 6 条。在内容方面，新增了*存档要 求。 “第八章*管理” ，这是办法增设的一
13、章，但也吸收了 国办办法中有关*复制、销毁等方面的内容，共 10 条。增 加了“第四十九条*被撤销，视作自始不产生效力；*被废止， 视作自废止之日起不产生效力。 ”“第五十二条机关合并时，全 部*应当随之合并管理。机关撤销时需要归档的*整理（立卷） 后按有关规定移交档案部门。 ” “第九章附则” ，对国办办法3 条删除 1 条，增加了要 对电子文件和*办理督查制度另行制定规定 2 条，共 4 条。 (三)、在指导思想上有了新的突破。与国办办法相比， 办法不只是内容上的增减，而是在保留了国办办法中 一些实践已经证明了的正确的做法后，有了新的突破。 一是体现了时代特色。人类社会已经开始进入知识经济
14、时 代，经济全球化的趋势日益增强，各种生产要素在全球范围内 第 8 页 流动速度明显加快。在我国随着社会主义市场经济体制的建立， 国民经济和社会发展管理势必要与国际接轨。*处理作为行政机 关管理国家事务手段的一个组成部分，也就要与这种大趋势相 适应。 办法充分体现了时代特色。比如*用纸，国办办法 规定，一般为 16 开型，也可以用国际标准 A4 型。具有选择性。 而办法则统一规定为“*用纸一般采用国际 A4 型（210mm 297mm） 。 ”体现了唯一性。再比如， 办法要求对*处理中涉 及电子文件的有关规定要另行制定。适应政府职能转变的需要， 办法加大了协商力度。在文种中取消了“指示” ，增
15、加了 “意见” ，适用于对重要问题提出见解和处理办法。 二是强调了督查落实。领导机关不仅要做出正确的决策， 更为重要的是抓好决策的落实。督促检查是办公厅（室）的一 项重要职责。 办法新增了督查的要求，强调了对*处理中的 督查落实工作，第五十六条规定“各级行政机关的办公厅（室） 对上级机关和本机关下发*的贯彻落实情况应当进行督促检查并 建立督查制度。有关规定另行制定。 ” 三是从制度上保证了压缩文件数量。这些年来我们一直在 强调减少文件数量，提高文件质量，解决“文山”问题，但收 效甚微。究其原因，一个主要方面就是缺少明确的制度规定， 常常是提出一些模棱两可的原则性要求， 办法第十三条、第 十五条
16、在解决这个问题上做出了明确规定。 四是更为符合实际，便于操作，提高*处理效率。如电报紧 第 9 页 急程度中增加了“特提” ， “请示”附注处增加了注明“联系人 的姓名和电话” 。 当然，如同仍何事物一样， 办法也并非十全十美。比如 “第四章行文规则”中“报告不得夹带请示事项。 ”这一条 的本意非常明确，是说“报告”文种中不能混杂、带有“请示” 事项。但其中“夹带”一词，明显是用词不当。 “夹”有混杂的 意思，但“夹带”一词在现代汉语词典中解释为：“【夹 带】藏在身上或混杂在其他物品中间偷偷携带：严禁夹带危 险品上车。考试时作弊暗中携带的与试题有关的材料。 ”可以 看出“夹带”是一个有明确含义
17、、规定的词，使用必须恰当。 对此在征求意见时，我们曾经提过，但没有被采纳。虽然这一 问题对办法来说瑕不掩瑜，也不影响执行办法 ，但办 法作为政府法规性质的文件理应严谨无误，这一点不能不说 是一点缺憾。我们在制定办法实施细则时应注意纠正。 三、加强对行政机关*处理工作的领导，努力搞好*处理人 员队伍建设。 加强领导是做好行政机关*处理工作的关键。按照办法 规定，行政机关的负责人加强对*处理工作的领导，至少要做到 三个方面： 一是要“高度重视*处理工作” 。这主要是指行政机关的负 责人要充分认识到*处理工作在机关工作中的地位和作用，*处 理既是行政机关管理社会事务、调控经济运行手段的重要载体， 第
18、 10 页 也是机关工作内容的重要组成部分。作为行政机关的负责人必 须将其纳入工作的重要议事日程，予以高度重视。 二是要“模范遵守本办法” 。行政机关的负责人即是*处理 工作的领导者、组织者，也是办法的执行者。特别是行政 机关的*形成效力以最终签发者正式签发为标准，也就是说最终 签发者要对签发的文件负全部责任。这就要求行政机关的负责 人必须认真学习行政机关*处理知识，掌握*处理程序，并带头 遵守执行办法 。要坚持*处理的基本原则，熟悉*文种、格式， 执行行文规则。在办理发文中，授意草拟*要讲明意图，明确要 求。签发时要认真审改，确定签发权限，防止越位越权。在审 批来文时“对有具体请示事项的，主
19、批人应当明确签署意见、 姓名和审批日期。 ” 三是要“加强对本机关*处理工作的领导和检查。 ”就是要 经常研究机关*处理工作，发现问题及时纠正。要加强对从事* 处理工作人员的思想政治工作，安排培训，督促学习，关心生 活。 关于行政机关*处理的机构设置， 办法第七条明确规定： “各级行政机关的办公厅（室）是*处理的管理机构，主管本机 关的*处理工作并指导下级机关的*处理工作。 ”各级行政机关要 结合当前正在进行的政府机构改革，设置科学合理、精干高效、 运转灵活、反应灵敏的*处理机构。今后作为省一级行政机关的 *处理管理机构，要加强对全省各级行政管理机关的*处理指导 第 11 页 工作，开展对行政
20、机关*处理人员的培训，密切联系，做到协调 一致，上下贯通，相互配合支持。 行政机关*处理的任务、作用、目标，决定了其在机关工作 中的地位，也决定了做好*处理工作，保证机关工作的正常运转， 必须有一支高素质的*处理队伍。为此办法第八条规定“各 级行政机关的办公厅（室）应当设立*部门或者配备专职人员负 责*处理工作” 。新时期行政机关*处理人员队伍建设，要坚持以 政治可靠、作风过硬、业务精通、工作扎实为目标，着力突出 三个方面： 一是提高政治素质。就是要按照江泽民总书记“三个代表” 的重要思想，坚持为人民服务的宗旨，时刻把人民群众的利益 放在第一位。要坚持“讲学习、讲政治、讲正气。 ”认真学习马
21、列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论，学习党的路线、方 针、政策，把讲政治放在一切工作的首位，时刻保持政治上的 清醒与坚定，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观。要坚 持做到廉洁自律，严格用党的纪律和公务员行为准则约束自己， 自重、自省、自警、自励，拒腐防变。作为*人员，还要有很强 的无私奉献、自我牺牲精神，甘当“无名英雄” ，耐得住寂寞， 甘坐“冷板凳” 。 二是加强业务建设。人类在发展，社会在进步，以信息技 术为基础的新经济正在蓬勃兴起，行政机关的职能和管理社会 的方式、手段也正在发生着重大变化，行政机关的*工作不再是 第 12 页 “万精油” 、 “大杂烩” ，而是一门综合性很强的专业。
22、对*工作 人员在知识结构上的要求也不能再是传统意义上的“文人” 、 “文字匠” 。这就要求要注意配备人员的专业结构的合理性。在 人员编制较多的部门，要注意既有汉语言文学专业的人员，也 要有经济管理、法律专业的人员。在实际中，由于编制有限， 多数机关很难做到这一点。要解决这个问题，唯一的出路在于* 人员自己下决心学习业务。新时期一个合格的行政机关*人员的 业务知识结构应当是，精通汉语语言文学，熟悉政治法律、经 济管理，熟练运用办公自动化技能。同时尽力学习一些边缘学 科和自然科学方面的知识。在此基础上，结合本机关的主要工 作任务，掌握熟悉相关的业务知识。当然，知识的海洋是浩翰 的，一个人的精力和生
23、命都是有限的，学海无涯，学无止境。 但是只要我们持之以恒，以学为本，学以致用，勤奋刻苦，较 多地掌握知识，胜任新时期的*工作是一定能够做到的。 三是培养良好的工作作风。行政机关的*处理工作任务多、 责任重，看似按部就班、平平淡淡，实则直接关系到机关工作 的质量、效率，影响着党和国家重大方针、政策的落实，也涉 及到树立和维护政府机关的形象。笔者多年从事机关*处理工作， 所经所见所闻，深深体会到，机关*处理工作大到*拟制、审核 把关，小到纠正语病、错别字，印制、分发，都万万出不得差 错。否则，往往是“失之毫厘，差之手里” ，后患无穷。真可谓： *处理无小事。这就要求从事*处理工作的人员，必须具有强
24、烈 第 13 页 的责任感、使命感和紧迫感，始终保持良好的精神状态和高昂 的工作热情，高标准、严要求，谨慎细致，快捷高效，精益求 精，确保*处理的质量和效率。 第二讲 *种类（上） 国务院颁布的国家行政机关*处理办法 （以下简称办 法 ）第二章“*种类”共确定了“命令（令） 、决定、公告、通 告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要”共 13 类、14 个文种。 下面就各个文种作一介绍。 一、命令（令）：“适用于依照有关法律公布行 zd 规和规 章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员” 。 命令（令）有 3 个特点，即：具有强制性、有限定的发令 机关、发布命令必
25、须以法律和法令为依据。在具体使用中命令 （令）可以分为公布令、行政令、任免令、嘉奖令等。 1公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公 布令正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、 执行要求 4 部分组成。颁布对象，指所公布的法规文件的名称； 颁布根据，说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的； 颁布决定，即公布或批准的决定，一般有“现予颁布（公布、 发布） ”、 “现予公布施行”等；执行要求，一般指公布的法规文 第 14 页 件开始生效实施的时间要求。颁布令后面要附上所颁布的法规 文件。 2行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。 行政令的正文一般分为 3 个部分
26、，即命令缘由（引言） 、命令事 项（主文）和执行要求（结语） 。 命令缘由部分着重阐明发令原因，扼要写明发令的背景、 形势和缘由，揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此 令的重要性，增强执行命令的自觉性。 命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大 的强制性措施。要分条款或分层次地写明规定事项、工作要求、 方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，不作议论。 使受令方面一目了然，易于执行。 执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。 有的令文执行要求已在前面两部分讲明，也就不必再单独写这 部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇 段合一的。 3嘉奖令。这是
27、上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时 使用的令文。嘉奖令的正文一般包括 4 个部分：优秀事迹、性 质和意义，嘉奖项目、号召和希望。 优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖 对象的英雄模范事迹。 嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么 第 15 页 会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后，要根据嘉奖对象 的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉 奖令应注意：第一，嘉奖令并不常用，凡发令嘉奖的，必须是 相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、 学习。第二，嘉奖今既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号 召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括
28、，不能夸 张渲染。 二、决定：“适用于对重要事项或者重大行动做出安排， 奖惩有关单位及人员。变更或者撤销下级机关不适当的决定事 项” 。 决定是领导机关发出的，带有制约、规范、指导作用的下 行文。各类决定的写法： 1表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传 达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单 纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结 尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一， 语句简练、明快。 2处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误 事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。 3关于重大行动或重要事项的决定。这类决定
29、用于安排较 大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如： 国务院关于全面推进依法行政的决定 （国发（19923 号） 第 16 页 等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调 把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决 定的自觉性。 三、公告：“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项” 。 公告可以分为三种类型。 第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机 关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。加宣 布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布 重大科技成果等等。 第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告， 是由有关职能部门
30、，按法定程序发布的，有的也因涉外工作的 需要而发布。如按商标法规定的注册商标公告，以及公布 企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。 第三类是向特定对象发布的公告。 公告内容单一，篇幅一般比较简短，标题可以写成三种形 式：由发文机关、事由、文体组成；由发文机关、文体组成； 只有文体这一要素组成，如（公告 ） 。标题下可依公告单独 编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事 项。结尾一般以“现予公告” 、 “特此公告”作结语。 四、通告：“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周 知的事项” 。 第 17 页 通告文种各行政主管部门使用的比较多，时常见诸报端。 如公安部门发布的
31、车辆年检、交通管制的通告，工商部门发布 的企业许可证年审的通告等等。 通告的标题大体有三种：一是由发文机关、事由和文种三 部分组成；二是只有发文机关和文种组成；三是只写文种通 告 。通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制，成为告 知对象行动的规范，要求遵循。因此，正文一般由目的根据、 规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以“特此通 告” 、 “此告”等词语结尾。 拟制通告要注意三点：一要突出中心。通告常常带有法规 的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么” 。力求简明易懂、 有章可循、有规可依。二要体现方针政策。必须正确地把握方 针、政策，熟悉有关事项的具体情况。三要通俗易懂，切忌
32、语 言含糊，公众难以理解。 五、通知：“适用于批转下级机关的*，转发上级机关和不 相隶属机关的*，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或 者执行的事项，任免人员” 。 通知是使用得比较多的一种*。通知大多是下行文，因而有 一定的指挥、指导性。和其它下行文种相比，通知应用范围更 宽，具有广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求， 提出需要执行或办理的事项，它虽不同于命令，但也有一定的 权威性。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只 第 18 页 是在指定的一段时间里有效。 按办法通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求 执行、周知性通知及人事任免通知三种。我们在办理*中发现一 些
33、地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。 比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况；二是转发和 批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确；三是要求执行 或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事 由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点： 1标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使 用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：甘肃省人民 政府关于印发 1997 年国民经济和社会发展计划要点的通知 。 另外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书 名号外，一般不加标点符合。在起草层层转发的通知时，要尽 量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对
34、各个转 发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知” ， 贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通 知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转 发市计委“关于转发省计委关于转发国家计委办公厅关于 批转（日报）发行工作会议纪要的通知的通知的 通知” ，如果改写为：市计委关于转发国家计委办公厅批转 日报发行工作会议纪要的通知，就简明多了。 2批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的* 第 19 页 而发的，通知成了主件，原*成了附件，正件、附件一起，组成 了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注 意见。转发对象要写明被批转、转发的*名称及原
35、发文单位。批 注意见要写明对所转发*的态度、意见和执行要求。批转性通知 的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。 有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。 如：“省经贸委关于 1998 年经济运行调控方案已经省政府 同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。 ”有的强调重点，在写 明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发*的重要 意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的 补充完善，对所转发的*除作出基本肯定外，还就其本身不够完 善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过 多，以免与转发、批转文件内容重复。 3要求执行和周知性通知。引言部
36、分一定要写清楚行文的 缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。 4要根据转发*的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态 的“同意” 、 “原则同意” 、 “基本同意”等词语；提出要求希望 的“希遵照办理” 、 “请认真贯彻执行” 、 “请研究执行” 、 “请参 照执行” 、 “供参考” 、 “请研究试行”等词语。 5任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般 采用“通知” 。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命（或 免去）某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇 第 20 页 六、通报：“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神 或者情况” 。 通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大
37、都要求贯彻 执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教 育和沟通情况的作用。 、通报可分为表扬性通报、批评性通报、 情况通报等。 （一）表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先 进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。 先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部 分内容直接在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这 部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了， 只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时， 应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交 代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要 重点突出，涉及能体现先进的精神境
38、界和突出通报中心的，就 把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进 事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的 通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。 表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常 写在通报的末尾部分。 希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对 广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时 第 21 页 代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对 性，概括、鲜明、不千篇一律。 ” （二）批评性通报：这类通报是通报中使用得最多的，它 的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理 外，着重是要从被通报的事件中
39、吸取教训，以典型事例对群众 进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。 这类通报，有的是批评错误、公布处分决定，行文较短。 有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训， 指导改进工作，篇幅就要长些。这类通报写法和前一类大同小 异，正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求 四部分。 第二讲 *种类（下） 七、议案：“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人 民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项” 。 议案格式比较简单，一般写明提请审议的事项名称、什么 时间、什么会议讨论通过、目的、法定提交人和提交时间即可。 如： 甘肃省人民政府关于提请审议 甘肃省发展私营个体
40、经济条例（草案） 的议案省人大常 委会： 第 22 页 甘肃省发展私营个体经济条例（草案） 已经 2000 年 11 月 8 日省政府第 97 次常务会议讨论通过，现提请审议。 省长 宋照肃 二 000 年十一月二十三日 八、报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答 复上级机关的询问” 。 报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答 复报告、报送文件的报告等。 1工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反 映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最 为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经 验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可 标
41、出序数分项写，或列出小标题来写。 根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题 性的。 综合性的工作报告，它是不同阶段、不周范围的全面工作 总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个 部门的全面工作。 专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面 的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作 报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题 工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、 第 23 页 发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在 工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写 好，待上级答复、批转。 2情况报
42、告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情 况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要 是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。 向上级提出工作建议的报告，也属这一类。 3答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行 上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、 答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复；有 的边写依据，边答复。 九、请示：“适用于向上级机关请求指示、批准” 。 请示可以分为三种类型。 第一种是请求指示的。对上级制定的方针、政策、法律、 法令、法规、规章或某项指示有不同理解，希望上级明确解释， 或者从实际出发需要对某项规定、制
43、度、指示作出修订、补充。 第二种是请求批示、解决问题的。请求上级机关解决本单 位的某些困难，或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级 批复而写的请示，就属这一类。 第三种是请求批转的。某职能部门针对新情况、新问题提 出了解决的办法和措施，即因为不能直接要求平级或不相隶属 第 24 页 的机关部门照办，而需要请求上级审定后批转有关方面执行， 这样上报的请示，就属这类。这类请求批转的请示，容易同研 究工作的专题报告混淆，写作时尤其要注意。 请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾 常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示” 、 “妥否？请指示” 、 “当否？请批复” 、 “以
44、上意见如可行（或如 无不妥） ，请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意： 第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范 围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动 辄请示，把矛盾上交。 第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个 请示里，使上级无法批复，影响工作。 第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送 直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当 以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避 免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示 不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。 第四，它的格式也包括标题。正文和结
45、尾，它的标题一定 要写明事由，不能光写“请示” ，以提请上级机关注意，及时处 理。 十、批复：“适用于答复下级机关的请示事项” 。 批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作 第 25 页 发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事 项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复 的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。 批复的正文分为批复根据、批复事项两部分。 批复根据，要极其简要地引述来文的请示事项，或引述来 文标题，都是一句话就可以说清楚的。 批复事项是主要部分，要针对请示的内容，给予明确答复 或具体指示。有些批复，不是简单地就请示事项表明态度
46、，还 应根据需要给予具体指示。 批复如果不同意下级的请示，则应简要说明理由，以利对 方接受，及时作出相应安排。撰写批复时应注意： 第一，批复要紧扣请示明确作答，不要答非所问，复非所 求，节外生枝。有时以有关法规、文件精神为依据答复问题时， 应写明引据出处，以备执行中查考。 第二，批复内容若涉及其他部门，起草批复时应同有关部 门会签或商量，但不能互相推倭，造成*旅行。 第三，批复一定要有明确的受文单位。有的在标题中就标 明了受文单位。正文结尾可写上“特此批复” 、 “此复” ，也可以 不写。 十一、意见：“适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ” 意见是办法中新增加的文种。主要用于对重要问题提
47、第 26 页 出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下 行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事 项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的 方针、原则和措施、办法。 意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提 出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见 解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。 结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事 由和文种组成。 十二、函:“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答 复问题，请求批准和答复审批事项” 。 函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之 间或不相隶属
48、的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可 使用。 较为正规的公函，格式可分为三部分： 开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、 事由、文种组成。 正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要 把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清 楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所 询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱 两可，不着边际。 第 27 页 结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要” 、 “为盼” 、 “为感” 、 “为荷” ，复函的“待此复函” 、 “此复”等。 也可不写结束语，正文写完即结束。 撰写函件应注意： 第一
49、，要写得内容专一、集中、中心突出，一般要一函一 事。 第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不 相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不 必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。 第三，恰当使用习惯用语。 十三、会议纪要：“适用于记载、传达会议情况和议定事 项” 。 根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和 其它专题会议纪要两大类。 办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议 纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问 题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定 的文头。如：甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民 政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。 第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地 点、主持人、出席人员、列席人员（办公会议的列席人员通常 写在正文之后）等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究 第 28 页 讨论的议题名称。如：专题研