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1、SJY94安全电子邮件系统安装使用说明书V1.1.2湖北信安通科技有限责任公司2006年11月目 录一. 安装操作说明21.1 密码机驱动安装21.2 邮件系统客户端程序安装4二. 邮件系统客户端操作说明82.1用户管理程序操作说明92.1.1 修改管理员密码112.1.2查看日志112.1.3 邮件系统数据库管理122.1.4 增加或删除用户152.2 系统设置162.3 收发邮件252.4 删除、备份及查询邮件332.5 短信功能392.6 成员组管理402.7 电子公文472.8 其它功能介绍57一. 安装操作说明1.1 密码机驱动安装打开随机光盘中的“SJW21-D密码机驱动”文件夹，
2、双击“setup.exe”。根据提示，点击“下一步”，直至密码机驱动程序安装完成。安装完成后出现下图中的对话框，点击“关闭”完成驱动安装。驱动安装完成后，将密码机接入计算机的USB接口，绿灯亮起，表示正常，在计算机的设备管理器中可看见信安通客户机。1.2 邮件系统客户端程序安装打开光盘中的“SJY94安全电子邮件系统”文件夹，双击“setup.exe”。此时会弹出“请确认插上密码设备并装好驱动?”提示框,选择“是”，程序开始安装。点击“下一步”，选择安装路径并点击“下一步”，系统默认路径为“D:邮件加密系统”，选择“安装类型”（建议大多数用户使用“典型”安装）并点击“下一步”，最后点击“完成”
3、，完成客户端的安装。二. 邮件系统客户端操作说明运行“开始程序邮件加密系统”中的“邮件加密系统”，或双击桌面上的“邮件加密系统图标，出现如下登录界面。当我们第一次使用SJY94安全电子邮件系统时，会弹出服务器设置面板。在POP3服务器地址栏、SMTP服务器地址栏、认证服务器地址栏中分别输入由当地机要局提供的服务器IP地址或者域名，在邮箱密码中输入默认密码：123456。确认即可。2.1用户管理程序操作说明每个客户端设置有一名管理员，来管理邮件客户端的基本信息和完成对本地收发文数据库的备份与恢复操作。当我们第一次使用SJY94安全电子邮件系统时，系统中只有一个管理员账号，需要以管理员身份进入用户
4、管理程序，添加本地用户后，才能正常使用SJY94安全电子邮件系统。第一次使用时，管理员的初始用户密码为：123456，设备密码是密码机的认证密码，领用密码机时，会得到密码机的设备密码（默认为123456），设备密码是对密码机而言的，每个密码机的设备密码是唯一的。管理员进入管理系统后可自行修改管理员密码和设备密码。注：为了防止非法人员使用穷举法破解设备密码，连续5次输入错误设备密码，密码机将被锁定，必须经过厂家解锁后才能使用。2.1.1 修改管理员密码选择“修改管理员密码”，同时输入旧密码和新密码，点击“确定”即可。2.1.2查看日志用来查看系统日志信息，包括本地用户操作邮件系统的时间、添加和删
5、除用户记录等信息。点击“查看日志”，可出现系统中的信息内容。2.1.3 邮件系统数据库管理数据库管理提供了对邮件系统数据信息的备份和恢复功能，以防止系统出错或操作系统崩溃时导致的数据丢失，提供了系统重新安装时的快速恢复手段。选择“数据库管理”功能，出现下图管理界面。 l 数据库备份实现对邮件系统数据库（包括人员信息、收发邮件信息、用户证书等系统中用到的所有信息）的手动备份。选中“数据库备份”，点击“确定”，选择数据库备份位置，选中后点击“确定”，数据库就备份到指定的文件夹中。备份文件的文件名是自动生成的，文件名格式为“年月日all.mdb”（如20040712all.mdb）。l 数据库恢复恢
6、复系统到一个指定的时间状态。邮件系统重新安装时，可使用此功能来恢复系统到以前的状态。选中“数据库恢复”，点击“确定”，选择上次备份的数据库文件，点击“打开”，系统将自动恢复回到上次备份时的状态。2.1.4 增加或删除用户增加或删除本地的系统使用人员。点击 “增加用户”，填入新的用户名和用户密码后，点击“确定”，新成员会出现在主界面的“本地用户列表”中。“本地用户管理”只有以管理员身份登录才可以使用，如果以普通使用人员身份登录将会进入邮件系统界面。2.2 系统设置 以本地操作用户登录到邮件系统客户端后，程序界面如下图所示，下面分别介绍系统各个部分的功能和操作方法。当第一次使用邮件加密系统时我们需
7、要对邮件系统客户端进行详细设置。进入设置窗口需要输入管理员密码（这里的管理员密码即本地用户管理中的管理员密码）。点击“设置”按钮，输入管理员密码并点击“确定”。l 邮件设置设置邮件服务器信息和用户账号密码等。邮件服务器信息在第一次启动时，已设置。用户可以根据需要选择系统自动收取邮件的间隔时间和提示音。收到新邮件提示音是用来设置有新邮件时的提示声音，系统默认了一种声音，用户也可以通过点击右边的按钮来选择自己喜欢的音乐。“在服务器上保留备份”，选择此选项后，系统从邮件服务器收取邮件后将在服务器上保留邮件的备份，如果不选，邮件收取后，服务器将删除该邮件。l 短信催收设置短信功能的相关参数。在短信发送
8、方式选项中，有三种方式可供选择：禁用短信、通过短信modem发送短信、通过短信sp发送短信。如果选择禁用短信，系统短信功能将无效；如果选择通过短信modem发送短信，系统要求配备短信调解器模块，需要设置“短信中心号码”、“com端口号”几项。“短信中心号码”是指当地移动或联通公司短信中心的号码，如短信模块使用的SIM卡是移动的卡，则为移动短信中心号码，如卡是联通的，则为联通短信中心号码。“com端口号”是指和短信模块连接的串口号，“短信通知模板”是发给收件人的短信通知， “收件人”和“邮件主题”是根据所发邮件自动添加的，用户不能修改，用户可以修改其它文字部分；如果选择通过短信sp发送短信，则需
9、要填写与短信sp相关的参数，短信中心号码和com端口号不需要设置。用户也可以设置各种邮件级别下的短信通知发送的时间。选中左边的某个级别，然后在右边可以对它的设置时间进行修改。邮件的级别是根据邮件的内容和紧急程度来定义，平急、特急、特提对应于通用的一般、较急、紧急。用户也可以根据需要选择发送邮件后是否需要发送催收短信。在“发送催收短信”前打上勾，系统将根据用户信息中的手机号自动催收邮件。注：短信中心号码根据短信模块中使用SIM卡情况，请查询当地移动或联通公司。l 自定义设置用户可根据自己的需求对邮件系统的功能进行个性化设置。收发登记设置中，用户可以选择是否使用收发登记功能以及收发登记系统自动生成
10、机要号的格式。（收发登记的功能将在后面的章节详细介绍）显示设置中，用户可以根据需求选择收取邮件时在屏幕右下角是否显示新邮件提示栏，自动收取时是否显示进度条（当系统运行时您可以将邮件系统窗口最小化，系统将自动收取邮件，自动收取时如果不选择显示进度条将不会影响您在计算机上的其它操作），另外用户还可以使用收件分区将普通邮件和机要邮件放到不同的收件箱。自动展开收件人列表可以在写邮件并选择收件人时将收件人列表自动展开。自选功能中，默认选择“使用另存邮件附件”。该选项可以使用户在右键点击附件时，若选择“另存为”，可直接解密且另存邮箱中的附件。用户如果选择“发送流量信息邮件”，则会在每收发一封邮件时，就会给
11、主站点发送一封流量信息邮件，以方便主站点记录分站点的流量信息。锁定邮箱中，用户可以根据自己要求设定系统闲置时间，防止非操作人员查看邮件系统中的邮件，以达到安全保密效果。l 其他设置系统其它信息。“添加附件文件夹路径”是一特定的文件夹，在邮件系统启动后，如果有文件拷贝、移动或存储到该文件夹，邮件系统会自动弹出撰写邮件的对话框并且把该文件夹中的文件作为附件添加到邮件中， 用户只需要填好正文和标题等信息就可以发送邮件了。“数据库文件备份路径”是系统数据库自动备份时的路径，系统除提供在管理功能中介绍的数据库手动备份功能外，还提供自动备份功能，自动备份每周进行一次，不需用户参与，备份文件存放在设置的路径
12、中，最多保存八个文件，当备份文件超过八个时，系统将按照备份的时间顺序自动删除以前的文件。“印章保存文件夹”是我们使用系统的公文系统时添加的印章所保存的路径，系统默认的路径为“D:邮件加密系统SealFolder”。2.3 收发邮件l 撰写点击“撰写”出现下图中的对话框。点击“收者”选择收件人。收件人需要从列表中选择，如果邮件是普通邮件，则收件人邮箱可以自己填写也可以从列表中选择。（可在“专用”选项中选择发送普通邮件）填写邮件主题，邮件主题必须填写，不能为空。在“选项”中选择邮件的类型（加密邮件、明文邮件）和紧急程度（平急、特提、特急）如果在“专用”选项中选择的是机要邮件，就可以在上图中选择邮件
13、的紧急程度，如果是普通邮件就只能选择是否加密。这里的设置和“专用”选项中的设置是统一的。填写机要邮件报文的页数，只有机要邮件该选项才有效。填写完“收者”、“主题”以及“选项”后即可编辑邮件正文。如果需要发送带附件的邮件请点击“附件”以增加邮件附件。添加附件时系统会提示是否压缩此文件，当附件比较大时可以选择“是”对附件文件进行压缩处理，提高传输效率。 邮件编辑完成后点击“发送”，直接发送邮件，也可点击“待发”将邮件保存到发件箱中以后发送l 专用设置专用选项是对当前邮件的详细设置，包括邮件类型、是否加密、签收时间等选项。点击“专用”按钮出现下图中的对话框。邮件类型：用以选择是机要邮件或普通邮件，对
14、邮件是否进行加密后发送（默认选择为机要邮件并且对邮件加密，选择普通邮件时默认为不加密）。机要邮件的设置：用以选择和填写邮件的紧急程度、邮件的页数、签收的期限（单位为分钟）和发方告警（单位为分钟）。签收期限表示在规定的时间内收件人一定要处理该邮件。发方告警表示在规定的告警时间内收件人还没有签收邮件，则系统通过短信的方式通知发件人。短信催收：用以选择该邮件是否需要进行短信催收、催收次数、时间间隔、短信接收人和短信内容。短信内容中的“收件人”和“邮件主题”是根据所发邮件自动添加的，用户不能修改，用户可以修改其它文字部分。短信催收是指在邮件发送后多长时间内系统通过短信的方式提示收件人签收邮件。l 待发
15、邮件 打开发件箱，选择要发送的邮件，点击“发送”，可以发送该邮件，也可单击鼠标右键，从下拉单中选择发送。l 收取邮件邮件系统会根据设置的时间每隔一段时间自动从邮件服务器收取新邮件，这里我们也可以手动点击收取按扭收取邮件。l 签收选择收件箱中的邮件，点击“签收”可以对该份邮件进行签收。签收后，签收信息会以邮件的形式发送给发件人，发件人可以在“已发送邮件箱“中查看邮件的签收情况。其中包括邮件发送的人数、发送时间、收件单位、收件时间、签收情况、签收人、签收时间等。在已发送收件箱中右键点击未签收的单位可以选择“发方代签”和“手动催收”功能。“发方代签”即在特殊情况下由发件方帮收件方代签。若有未签收的邮
16、件，在“收件箱”后面会有提示。“手动催收”可以手动对为签收单位发送短信催收。l 转发选择收件箱中需要转发的邮件，点击“转发”，可将该邮件转发给他人。 l 回复选择邮件后点击回复可以直接回复该邮件。2.4 删除、备份及查询邮件l 邮件删除删除系统中的邮件。有删除、彻底删除和批量删除三种方式。注：只有已签收的文件可以删除，未签收的文件不可删除。删除：用以删除系统中不必保存的邮件，被删除的邮件将转移至废收件箱或废发件箱中。彻底删除：彻底删除系统中的邮件，不可恢复。批量删除：按选择时间批量删除所选时间内的邮件，批量删除邮件时被选中的邮件将被彻底删除。操作时，在收发件箱中，选择要删除的邮件，单击鼠标右键
17、，从下拉单中选择“删除”、“彻底删除”、“批量删除”。l 邮件备份备份系统中的邮件。有单个邮件备份和批量备份邮件两种方式。备份：用以备份系统中需要保存的重要邮件，被备份的邮件将转移备份邮件箱。批量备份邮件：按选择时间批量备份所选时间内的邮件，批量备份邮件时被选中的邮件将被转移到备份邮件箱。操作时，在收发件箱中，选择要备份的邮件，单击鼠标右键，从下拉单中选择“备份邮件”或“批量备份邮件”，l 邮件查询查询邮件收发、邮件签收情况。操作时，选择一个查询类型，可选择限定条件，点击“查询”，即可显示结果，查询结果可以打印输出。查询结果显示：点击“打印预览”，可以预览打印效果。点击“直接打印”，可以打印输
18、出查询结果。2.5 短信功能SJY94安全电子邮件系统可以通过短信模块进行自动短信催收。另外，还可以手动给手机用户发送短信，短信内容可以自己编辑，也可支持短信群发。使用该功能时，手机号码既可以从已有组里选择，也可以手动输入，短信内容可自己填写，内容不能超过70个字符（包括数字、空格、标点符号），编辑完成后点击“发送”即可。2.6 成员组管理用来对已有的用户进行分组管理，方便群发邮件。所有的新用户将自动被添加到默认组中，选中默认组就会显示出相应的用户信息。可以添加组、删除组或将用户从一个组转移到另一个组中。点击“成员组管理”按钮出现下图中的对话框。l 增加组输入新的用户组名到“新组名”栏中，点击
19、“增加组”，新组就会显示在左边的列表中。l 删除组选择要删除的用户组，点击“删除组”，确认后即可删除。l 从组中删除用户先选中成员所在的组，系统会显示该组的所有成员，选中需要删除的成员。然后点击“从该组删除”l 增加到先选中成员所在的组，系统会显示该组的所有成员，选中需要转移的成员。然后点击“增加到”旁边的下拉框选择要转移到的组。选中后点击“增加到”即可将成员转移到新的组中。l 成员簿即系统中的通信录，点击“成员簿”按钮并双击列表中的单位即可查看系统所有用户的详细信息。2.7 电子公文此功能通过密码机对公章图片进行加密形成具有法律效应的电子印章，然后对编辑好的公文加盖电子公章形成电子公文。使用
20、电子公文功能，计算机上必须安装OFFICE软件。第一次使用时，需要先添加公章。点击“编辑公文”按扭旁的小三角，然后点击“印章管理”：或者直接打开“工具”中的“印章管理”。 点击“添加印章”，选择要添加的印章图片，然后给印章命名并设置印章使用密码。点击“确定”完成添加。在印章管理中可以添加多个印章或者删除印章。 添加好印章后，用户就可以来编辑公文了。点击“编辑公文”按扭，如下图，可以选择“新建公文”或“引入公文”。点击“新建公文”后在“公文命名”对话框中输入公文名称并输入打印份数后点击“确定”， 或者点击“引入公文”，选择预先制作好的公文模版，然后输入公文名和打印份数。（引入公文时选择不输入公文
21、名则公文使用所引入的文档名） 新建或引入公文后系统会自动启动WORD文档，用户可以在WORD文档中编辑公文的内容，内容编辑完成后点击工具栏中的“电子签章”按扭。选择需要的加盖的公章并输入印章密码（系统默认的印章保存在邮件加密系统所在文件夹下的SealFolder文件夹中），点击“确定”，带有电子签章的电子公文编辑完成。提示：可以使用鼠标拖动印章到需要的位置。公文编辑完成后关闭WORD文档，系统会提示是否保存公文，点击“是”保存。保存完成后我们可以看到“公文1”被添加到公文列表中，用户可以添加多个公文，或者删除某个公文。公文编辑完成后点击“发送公文”按扭，系统会自动将编辑好的电子公文作为附件添加
22、到新邮件中，用户只需要选择收件人，写好主题等信息就可以发送邮件了。2.8 其它功能介绍l 打印邮件计算机接上打印机后可以直接选择邮件然后点击“打印邮件”按扭来打印邮件正文内容。l 扫描文件计算机接上扫描仪后，可以直接通过此功能扫描文件，点击“扫描文件”按钮，如下图，选择保存扫描文件的路径以及扫描文件类型并给文件命名，然后点击“扫描”，扫描程序将会被启动，扫描完成后点击“发送邮件”系统就会把扫描生成的文件作为附件添加到邮件中， 用户只需要填好正文和标题等信息就可以发送邮件了。l 网络控制当撰写邮件时，可以使用此功能使计算机与网络断开，防止他人用非法手段通过网络监控窃取撰写邮件时在屏幕上所显示的明
23、文内容。点击“网络控制”，在弹出的窗口中点击“禁用”即可断开计算机与网络的连接。写好邮件后再点击“启用”即可恢复计算机与网络的连接并发送邮件。l 刷新系统设置或其他信息改变后，可点击“刷新”按钮，则新的设置立即有效，否则要重新启动程序，更改才有效。l 邮箱客户端锁定功能当用户离开计算机时，可以点击邮件系统界面左侧对话框中的“减号”来锁定邮箱客户端，锁定后“减号”变为“加号”，下方栏目被收起，此时无法看到任何邮件的标题及内容，点击“撰写”或其他按扭时，都会提示“信箱已锁”。可以在待机状态下对邮件系统进行了保护。需要解除锁定时点击“加号”，系统会弹出登录对话框，选择用户并输入正确密码后锁定将被解除
24、。 l 重设编号邮件系统会对所有机要邮件行进自动编号，点击“工具” “重设编号”可以重新设置当前编号。l 短信日志记录邮件系统短信的发送情况。点击“工具” “短信日志”即可查询。l 清除内存清除计算机内存。l 远程管理点击“选项” “远程管理”，在“远程管理”中用户可以快速查看邮件服务器上用户所使用的邮箱中的邮件列表，并可以利用“远程管理”清除不需要的邮件以免占用邮箱空间。清除方法如下：选择需要删除的邮件（可以按住CTRL键进行多个邮件选择）点击“删除”按钮，然后再点击“执行”按钮即可在邮件服务器上删除所选邮件。l 修改用户密码此处修改的是目前登陆邮件系统的用户的登陆密码。点击“选项” “修改用户密码”，出现下图中的对话框后同时输入旧密码和新密码，点击“确定”即可。l 图标说明：: 机要密件和有附件的机要密件。: 机要明件和有附件的机要明件。: 普通邮件和有附件的普通邮件。: 待发的机要密件和待发的有附件的机要密件。: 待发的机要明件和待发的有附件的机要明件。: 待发的普通邮件和待发的有附件的普通邮件。65