信达考勤管理软件使用说明版本4.0.doc

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1、-软件使用说明书 共30页 第30页信达考勤管理软件使用说明版本4.0泉州信达电脑软件开发部1999年10月20日信达考勤管理软件使用说明目 录一、软件简介3二、软件安装4三、考勤处理流程5四、软件功能说明及操作说明6（一）、考勤管理6（二）、数据录入10（三）、考勤处理19（四）、查询打印22（五）、系统维护23（六）、帮助系统28（七）、退出系统28五、售后服务29六、常见问题及解决：30七、附表1、考勤数据表2、异常数据表3、汇总统计表一、 软件简介 信达考勤管理系统本着”一切以用户为中心”，符合各企业进行考勤管理，通用性强，主要功能有以下几点：1. 适应各种复杂考勤统计：正常出勤（出勤

2、天数、出勤小时），异常出勤（如旷工、提前离厂、中途出入、迟到、早退、漏刷卡、单次刷卡），加班（休息日加班，节日加班），各种请假（零星请假及整天请假，部门整批请假，统计各种自定义假别），大、小夜班统计等。2. 任意设定企业各种班别，允许企业不同上、下班规律并存（如管理人员上日常班，保安、生产部人员倒班，主管、司机、采购、外勤人员上弹性班，生产线人员连班等），支持人工排班、电脑自动排班、电脑自动搜索班别、支持员工调班等，系统能自动统计其出勤状况。3. 考勤方法灵活：系统允许不同级别不同工种的员工有不同的考核方法。除正常上、下班考核外，还设置免刷卡人员高级主管、厂长、经理），弹性人员（部门主管、司机

3、等），只考核上班卡（业务员、办公室外勤人员等），加班联班刷卡，休息日、节假日的出勤/休息特殊处理等，4. 加班自动计算：系统可设置加班由电脑计算，支持加班登记（没登记刷卡也不记加班，登记后加班如果没按规定刷卡也不算加班即取登记加班时间与员工实际刷卡时间二者最小值），支持取整计算（如30分钟或60分钟）。5. 迟到、早退分段统计：自动统计分段(1-9,10-19,20-29)迟到、早退次数及累计时间。6. 灵活的薪资接口：自定义薪资结构及薪资项目核算方法，保证系统的最大灵活性，减少数据重复输入，使薪资计算更准确、更快速。7. 方便的查询功能：按部门、班别、人事编号、卡号、姓名、日期查询员工原始刷

4、卡数据及出勤状况，查询员工每月出勤状况，分别查询迟到、早退、旷职等异常情况，查询结果可即时列印即所见所得。8. 强大报表功能：按报表种类格式可经自由定义。提供考勤日报、周报、月报或不定期报表各种请假报表、加班报表、迟到、早退、旷职等异常报表，人事档案报表，薪资接口报表，员工刷卡数据报表，员工分日期出勤情况报表，部门出勤汇总表、班别工时汇总表等。9. 特有的换卡功能：员工人员较多，因此丢失、损坏卡可能性大，需要补卡。还有人员流动性大，经常需要换卡。系统支持一工号对应多卡号。10. 提供预处理功能：每天预先处理今天早上员工出勤情况，落实上班情况，安排中餐和生产调整，极大方便处理整个月考勤数据。11

5、. 统计操作界面，集成度高，在同一界面上，可同时处理数据、查询数据，打印所有报表，鼠标轻轻一点，就马上得出结果，无需进进出出。大大方便用户的操作。.二、 软件安装信达考勤管理软件的使用环境分硬件环境和软件环境两个方面。1、 硬件环境要求：486以上任何兼容机（20M的硬盘空间 ，16M内存）。2、 软件环境要求：本软件在Windows95或Windows98下运行，直接运行光盘下Setup.exe，按其向导的步骤确定即可。安装完成后会自动建一个程序组信达世家，运行该程序组下的程序考勤管理系统即可。三、考勤处理流程 卡 机 卡 机 卡 机读取补刷卡数据刷卡数据 原 始 数 据转换数据处理出差请假

6、登记班别定义班别安排班次变动加班登记补出勤公休日登记补班补休登记日报表月汇总表 数 据汇总四、软件功能说明及操作说明信达考勤系统分考勤管理、数据录入、考勤处理、查询打印、系统维护、帮助系统、退出系统七个部分。（一）、考勤管理本模块有考勤班别定义、员工班别安排、出差请假定义、读取卡机数据、卡机格式设定五个菜单组成。1、 考勤班别定义设置企业内部员工所上班别，即定义上班时间，共有一班上班时间、一班下班时间、一班调整、二班上班时间、二班下班时间、二班调整、三班上班时间、三班下班时间、三班调整、加班起始时间1、加班终止时间1、加班扣除1、加班起始时间2、加班终止时间2、加班扣除2、加班起始时间3、加班

7、终止时间3、加班扣除3、最早刷卡分钟、最迟刷卡分钟、下班后有效刷卡时间、上班前有效刷卡时间、大小夜等设置项。解析如下：(1) 一天最多可设三个班次时间（如：08:00-12:00,14:00-18:00两个班次）、三个加班段(如：18:00-21:00一个加班段)(2) 一班调整是指一天上班时间未满或超过8小时（如:07:45-12:00，14:00-18:00），但统计小时要用8小时，故调整-15。加班扣除同理，或者扣除用餐时间。(3) 最早刷卡分钟是指今天最早上班时间与最早刷卡时间的差值的最大值；最迟刷卡分钟是指今天最后下班时间与最后刷卡时间的差值的最大值；下班后有效刷卡时间是指中午下班时

8、间与刷卡时间的差值的最大值；上班前有效刷卡时间是指中午上班时间与刷卡时间的差值的最大值。(4) 如班次时间有跨天，请加24小时，如一上班时间（00:00-06:50）应定义为（24:00-30:50）,这样，统计的结果才属于前一天。(5) 大小夜定义：大夜为1；小夜为2。建立考勤规则中大小夜应为2 按班次时间。(6) 日为蓝色，表示为星期六、星期日。(7) 定义倒班方法如下：如定义三班倒：（5日起上08:00-16:00，12日起上24:00-32:00，19日起上16:00-24:00）应这样定义：在5日定义好08:00-16:00，12日定义好24:00-32:00，19日定义好16:00

9、-24:00，鼠标点击重排，在排班打，然后点击，即可自动生成排班表，下个月自动排班，不用人工再次排班。(8) 表格左上角有一个黑块，那是集成项目的一些特殊功能（锁定、查询、全部替换、修改标题、统计、索引、排序、复制、粘贴等），能帮助用户快速处理数据，极大方便了用户，点击黑块或者按右键即可调出此功能。（有专门介绍，详见补刷卡登记）2、 员工班别安排 建立人事档案，包括人事编号、姓名、部门、卡号、班别、考勤类型、加班类型、休息日、入厂日期、离职日期。(1) 人事编号是企业内部唯一的编号。人事编号不能重复，一经设置，不要轻易改变，否则会造成一些数据丢失。(2) 卡号可以是条码号、感应卡号、IC卡号。

10、卡号也不能重复，换卡要等下个月才能换，一个人事编号可以对应几个卡号。换卡时注意，不能直接把卡号改为新卡号，否则会丢失原有的数据，要在其它卡号中修改。其它卡号中用逗号（，）隔开，可以再设置3个卡号（一个人事编号最多对应4个卡号）(3) 考勤类型是系统处理员工的考核方法。具体有：01, 正常刷卡, 严格按照班别定义的时间刷卡。02, 免打卡,正常出勤,适用于高级主管、厂长、经理等。03, 弹性人员,每天任意刷一次卡, 适用于部门主管、司机等。04, 中间不刷卡, 允许一些人中间不刷卡。05, 计时人员,不考虑班别,出勤时间为0,即旷工。06, 只考核上班情况(包括迟到),不考核下班情况, 使用于业

11、务员等。07, 灵活班别,倒班,系统根据刷卡数据，自动搜索班别，适用于排班比较乱或者无法确定其排班规律。08, 特殊类别,只打印刷卡数据，适用于其上班时间没有规律，无法用电脑统计则打印刷卡数据。09, 计时人员,考虑班别, 不统计旷工。(4) 加班类型是系统统计其加班方式。具体有： 01，节假日休息,电脑自动计算加班 02，节假日上班,电脑自动计算加班,否则旷工 03，节假日休息,人工计算加班 04，节假日上班,人工计算加班,否则旷工 05，电脑不计算加班 06，平时不计算加班,节假日计算加班(5) 休息日是指定义休息日的星期，“六,日”是指星期六、日休息。”六半” 是指星期六休息半天.(6)

12、 入厂日期、离职日期是指要考勤起始日期、终止日期，入厂日期以前和离职日期以后(包括离职日期)的日期系统不统计。3、 出差请假定义自定义出差请假类别（事假、病假、出差等）。假类编号跟假类名称都不能重复，报表符号即简写标志，可在输入、报表上体现出来。详细操作请见出差请假登记的操作方法。4、 读取卡机数据 读取卡机数据，默认读取信达系列考勤终端，但也可挂接其它牌的卡机。（详见卡机格式设定）5、 卡机格式设定大凡卡机读取后都会在硬盘上生成一个文本文件(*.dat;*.txt),由于每台卡机生成格式不一样，这就需要灵活设置卡机格式，最大限度相容不同牌或不同种类的考勤终端。定义方法如下：(1) 新增一台卡

13、机，点击读取设置，出现以下界面：路径选择则选择此卡机生成文件所在的路径。选择完毕，系统会自动其第一行刷卡数据。(2) 点击自动搜索格式，系统将自动定义卡号位置、卡号长度、年份位置、月份位置、日期位置、小时位置、分钟位置、地址位置、功能位置，如果定义不对可再调整。注意:1、如果刷卡数据没有包括年份，年份位置则为0；如果刷卡数据有四位，则取后2位。 2、这些参数定义好，不要轻易改变。（二）、数据录入 本模块共有考勤数据转换、出差请假登记、公休日登记、补休补班登记、补刷卡登记、班次变动登记、加班工时登记、补出勤输入八个菜单组成。1、 考勤数据转换 界面上显示前台卡机生成的格式文件，点击转换即可。一般

14、是读取卡机数据、换卡和补刷卡登记后才要进行数据转换。2、 出差请假登记此为通用编辑界面，即可简表式，也可浏览式录入。现详细介绍其用法：(1) 最前、最后为请假登记库第一笔和最后一笔数据；往前记录移到前笔数据；往后记录移到后笔数据。如果该按钮变模糊，说明此按钮无效。（比如当前记录在第一笔，最前和往前按钮就会模糊，因为当前数据已是最前记录，不能再往前。）(2) 删除是删除当前数据，此按钮应慎用，最好在检查有误的情况下使用。点击后系统会出现一个对话框，提示是否删除数据，如果真得需删除，则点击是(Y)即删除该数据。(3) 添加是添加一个记录， 点击后只有保存和还原两个按钮才能使用，保存保存当前数据；还

15、原不保存当前所做的修改，如是添加记录时点击还原则不添加记录。编辑修改当前的记录内容。(4) 查找对关键字段进行查找，点击后出现如下界面：说明如下：a、字段选择当前要查找的关键字段；操作符有等于、不等于、小于、大于、为空格、为NULL(空值)、包含、在之中、在之间选择。值即要查找的值；如是单个条件，此点击搜索即可；如是复合条件，可再挑一个条件，与是两个条件要同时满足；或是只要满足其中一个条件即可。区分大小写是值是否转换成大写。b、全部是显示全部记录，取消所有的查找。c、取消则不进行查找。(5) 浏览是调用浏览式编辑,具体操作见补刷卡登记(6) 录入人事编号时，可以直接输入人事编号，也可按回车键循

16、进选择。(7) 请假不超过一天，就直接输入请假几个小时。如请假一天或多天，就不要输入请假小时，系统会自动计算。（如要输入，只能输入每天的请假小时）3、 公休日登记 自定义公休日日期及名称。定义后此日期可以不上班，如有上班算节日加班。4、 补休补班登记补休补班是针对一些企业有调休的情况，补休补班可以是全体部门或某一部门或某一个人，也可以是某一班别。操作如下：注意：1、补休是指此工作日休息，不计旷工，有出勤则计休息日加班。 2、补班是指此休息日上班，统计其出勤、旷工，不计休息日加班。 3、个人补休相当于调休，会自动扣除其休息日加班。5、 补刷卡登记 补刷卡应注意以下几点：a、 人事编号可以只输入前

17、几位，然后按回车键，就可跳出符合该条件的人事编号的窗口，直接选择即可。b、 刷卡日期是四位数，月份加日期(“1005”).c、 刷卡时间格式是五位数，如”08:00”d、 是否统计漏刷卡是统计其漏刷卡次数e、 补刷卡后需重新数据转换。f、 点击浏览则进入浏览式编辑，现详细介绍其操作方法:(给某一班别补刷卡)1) 点击新增，系统另开一个窗口，点击表格左上角的黑块(也可在表格上按鼠标右键)，出现一个菜单，如下图所示：2) 选择插入系列值后，出现如下界面： 选择按班别后，系统会提示选择班别，选择正常班后出现如下画面：表格中的数据是所有上正常班班次的员工。3) 把鼠标移到刷卡日期上，按鼠标右键，系统弹

18、出如下菜单选择3 刷卡日期替换成，系统弹出一个输入框，在此输入要替换的值，输入1007后点击确定同理、把刷卡时间也替换成08:004) 点击保存，就把刚才补的数据追加到补刷卡总库。也就完成了补刷卡。 现详细介绍快捷菜单的使用：a、 在人事编号上按鼠标右键，将弹出如下菜单：b、 1 锁定人事编号 ：当把光标移到后面字段时，将保持该字段不移动，一直显示。c、 2 按 人事编号 查询：系统会弹出一个对话框，输入要查询的值即可查询，查询后该菜单自动增加取消查询菜单项，按此菜单则取消查询。d、 3 人事编号 值替换成：把该字段全部替换成同一个值。(一般先查询后替换)e、 4 人事编号 标题修改成：修改该

19、字段上面的标题。f、 5 统计 人事编号：如果该字段是数值型，统计其值，否则统计其个数。g、 6 定义表格格式：此是系统功能，可以修改该数据的结构和一些属性，建议不要去修改其内容。h、 建立 人事编号 索引：建立后，菜单将自动增加按 人事编号 排序、升序和降序i、 插入系列值：快速输入同部门、同班别的值。j、 复制：在表格前头小格单击，再次单击即取消复制。只有复制以后才有插入数据、粘贴数据、清空数据和删除数据功能。k、 保存当前界面：可在表头移动项目顺序、项目显示宽度，点此即可保存。6、 班次变动登记 对某个人临时变更班次，就要进行班次登记。操作方法如下：a、 人事编号、姓名可以在表格中找，也

20、可在快速查询中输入值，光标右移在日上输入班次变动的日期，系统自动把原来的班次时间显示出来（一班上班是空才行），修改即可。b、 全部调整是指左边人员全部替换成此班次。左边人员可以按部门班组，也可以是某一班别。（全部调整时光标一定要在需退换的班次）7、 加班工时登记加班时间是否追加是指此登记的加班值跟电脑计算的加班值相加。8、 补出勤输入补出勤是直接输入出勤小时，跟加班登记一样。（数据处理后的出勤小时不超过8小时，超过忽略，不会累计到加班）（三）、考勤处理本模块有考勤数据处理、考勤数据汇总、考勤区间汇总、异常上班调整四个菜单组成。1、 考勤数据处理a、 数据处理可以按全体部门、按部门、按班组、按个

21、人、按班别和选择处理日期。b、 个别部门班组、个人改变时（加班、班次变动、补刷卡等），可选择处理，不需全部处理。c、 数据处理后可以打印考勤日报的报表。2、 考勤数据汇总 汇总整个月的数据。如果数据没有全部处理，则只汇总处理后的数据，汇总后可以打印考勤汇总报表3、 考勤区间汇总 针对于一些企业统计考勤不是从1日到31日，比如从上个月26日到这个月25日，便需要跨月汇总。4、 异常上班调整 一般处理后，由于漏刷、迟到早退等原因，电脑会自动生成异常表。具体操作如下：a、 查询方式可按全体部门、按部门、按班组、按个人、按班别和选择日期和排序方式（按部门、人事编号、考勤日期），可即时查询。b、 点击第

22、一行中间的选择框，即可根据左边的条件即时查询考勤数据、异常数据、迟到早退、加班工时、汇总统计打印、加班工时统计、迟到旷工统计、请假出差统计等报表（需先处理和汇总）。c、 第一行右上角按钮依次是显示全部数据、全屏、数据导出、打印预览和打印。显示全部数据显示符合条件全部数据（不考虑异常，只能在异常数据查询中使用），再次点击显示异常数据；全屏是指表格数据全屏显示，可看到较多的数据，如下图；数据导出可把当前数据导到 TXT、DBF、Excel格式文件；打印预览和打印即可打印当前数据。d、 第二行右上角按钮依次是显示前后天数据、数据处理、选择项目和退出。显示前后天数据显示单个人的一个月数据；数据处理即可

23、马上处理单个人、一天的数据（不必退出重新处理）；选择项目选择需要查看的项目，如下图；退出则退出异常调整。e、 在此点击出差请假登记、公休日登记、补休补班登记、补刷卡登记、班次变动登记、加班工时登记和补出勤输入，即可快速录入这些数据，也可省重复退出操作，工作效率大大提高。异常数据经过录入、处理成正常数据，就不出现在界面。（四）、查询打印 本模块有考勤日报查询、考勤汇总查询、出差请假查询、刷卡数据查询、综合报表查询五个菜单组成。1、 考勤日报查询包括考勤数据查询、异常数据查询、迟到早退查询、加班工时查询。2、 考勤汇总查询包括汇总统计打印、加班工时统计、迟到旷工统计、请假出差统计。3、 综合报表查

24、询包括上述所有报表。具体操作见异常上班调整（五）、系统维护 本模块有建立考勤规则、系统用户管理、考勤数据管理、综合报表定义、修改口令、计算器、数据复制、粘贴数据八个菜单组成。1、 建立考勤规则a、 迟到早退定义 允许迟到早退分段统计，最多分九段。b、 加班计算方法 定义加班计算方法。c、 出勤时间公式 同上d、 小时转化天数 把出勤小时转化为出勤天数，请假小时转化为请假天数。e、 大小夜定义: 定义大小夜及连班和中间补刷卡定义。选择2按班次时间时,需在班别定义中定义大夜、小夜。选择出勤一天才有大小夜，是指出勤一天才去统计大小夜。加班是否连班是指下班不刷卡，直接加班即为连班。中间补刷卡，有刷卡则

25、统计是指中午不刷卡，如果有刷卡则去统计其出情况，这针对于出入门都需刷卡的情况。f、 其它设置2、 系统用户管理 3、 考勤数据管理4、 综合报表定义5、 修改口令6、 计算器 提供计算使用7、 数据复制 Ctrl+C复制8、 粘贴数据 Ctrl+V 粘贴（六）、帮助系统本模块有自动排错、初次向导、操作向导、系统维护、重新登陆、电子注册、公司信息、关于系统八个菜单组成。1、 自动排错 按F1 即可自动运行排除错误的程序。2、 初次向导 提供第一次使用本软件所使用的向导。包括考勤班别定义、员工班别安排、卡机格式设定、建立考勤规则、出差请假定义、公司信息。3、 操作向导 提供每个月使用本软件所使用的

26、向导读取卡机数据、考勤数据转换、出差请假登记、公休日登记、补休补班登记、补刷卡登记、班次变动登记、加班工时登记、补出勤输入、考勤数据处理、考勤数据汇总、考勤区间汇总、异常上班调整、综合报表查询。4、 系统维护 系统维护时使用5、 重新登陆 重新登陆，当需要改变月份时，而又不想退出本系统使用。6、 电子注册 注册人事考勤工资三套软件，正式使用时需注册。7、 公司信息输入该公司一些信息，主要用在打印报表上8、 关于系统关于本软件一些信息（七）、退出系统 退出考勤系统。五、售后服务1、 软件免费保修一年，以后收取工本费。2、 终身技术支持。 泉州电脑软件开发部1999年10月20日六、常见问题及解决

27、：1、 异常上班调整中出现异常原因，是什么意思？答：异常原因有迟到、早退、迟到转旷工、早退转旷工、上班没刷卡、下班没刷卡、提前刷卡和滞后刷卡八种情况。A、 迟到：上班迟到。即刷卡数据超过所上班次定义上班时间，且不超过最大的迟到时间。B、 早退；上班早退。即刷卡数据小于所上班次定义下班时间，且不超过最大的早退时间。C、 迟到转旷工：上班旷工。即刷卡数据超过所上班次定义上班时间，而且也超过最大的迟到时间，属旷工。旷工小时为刷卡时间-所上班次定义上班时间，出勤小时为一天总时数-旷工小时。D、 早退转旷工；上班旷工。即刷卡数据小于所上班次定义上班时间，而且也小于最大的早退时间，属旷工。旷工小时为所上班

28、次定义上班时间-刷卡时间，出勤小时为一天总时数-旷工小时。E、 上班没刷卡：上班旷工。上班漏刷属旷工。F、 下班没刷卡：下班旷工。下班漏刷属旷工。G、 提前刷卡：旷工。即刷卡数据远小于所上班次定义上班时间，而且其差值的绝对值大于该班次最早刷卡时间。属旷工。H、 滞后刷卡：旷工。即刷卡数据远超过所上班次定义上班时间，而且其差值的绝对值大于该班次最迟刷卡时间。属旷工。I、 综上所述：刷卡数据跟班次定义的上班时间有关，而且也跟班次定义的最早刷卡时间、最迟刷卡时间，下班后有效刷卡时间和上班前有效刷卡时间有关。2、 如果正在操作考勤系统，突然断电，会不会造成数据的破坏？答：不会。本系统自动会去检查系统数据库，如发现有任何问题，立即修复错误，并启用备份数据，系统会正常运行。泉州信达电脑公司厦门销售服务中心 (：0592- 5623217 *：