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1、l 基本情况1. 展览会名称或者展览项目名称（全称、简称，中文、外文）2. 展览日期；3. 开关时间；4. 会场地点；5. 会场使用日期6. 展览内容7. 展览性质（贸易、批发、零售、宣传、招商）8. 观众性质和入场方式、参展企业数9. 展出目的10. 展出内容11. 展出面积、展出规模（参展公司数等）12. 主办者；13. 协办者、赞助者、支持者14. 承办者（主要供有关领导和部门掌握，并可作为宣传基本资料）l 总体安排1. 成立筹备组，进行人员分工；2. 制作工作方案；3. 制定工作日程4. 制定费用预算5. 确定合作者6. 商量分工，落实方案7. 签订协议8. 召开筹备人员会议l 设计施
2、工1. 设计1) 确定设计整体要求、风格、标志、色调等2) 选择或委托设计人员和设计公司并交代设计要求；3) 进行场地和施工设计，如平面设计、单元设计、施工设计、道具设计等；4) 宣传设计，如广告、海报、资料、资料袋、信封信纸等特殊设计；5) 大门、装饰灯6) 内部审查、外部审查；7) 修改设计；2. 参展公司提出设计施工方面的要求，并选择、委托施工公司（报价、洽谈、签约）3. 安排、监督施工1) 确定会场面积；2) 索要资料和图纸（规定、图纸、申请表、合同等）；3) 选择、租用场地；4) 基本设施，如地面、桌椅、照明、电、水、气、空调、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等；5) 需要注意的
3、事项。如通道宽度、紧急出口、禁止明火、禁烟、限高等6) 展期的展场管理、保卫、清扫4. 展台1) 基本设施尺寸、用料、地面覆盖物、地毯、框、架、板等、公司的展板、照明、桌、椅、废纸篓等；2) 租用设施。如展柜、展架、模型、模特儿、支架、灯具、花草等3) 其他服务，如电、水、气等5. 办公室、接待室、备餐室、休息室等1) 家具，如沙发、茶几、办公桌、椅、餐桌等；2) 用具，如电话、传真、复印机、打字机、电脑、冰箱、饮水机、茶具、咖啡用具等6. 物品运输，包括来程和回程7. 安排工具制作1) 图文、大门等现场施工，包括搭建、展品布置和拆除；2) 日期、时间、人员、监督、交接；3) 展出期间的展台维
4、护l 参展公司1. 做出参展决策，宣传、寄发邀请表；2. 确认申请，召开参展企业筹备会议，寄送有关资料，如展览会概况，联系地址，工作日程，运输安排、设计要求、行政安排等l 展品1 公司安排的展品、模型（种类、范围、数量等）2 同意征集、调转、采购的展品3 装箱前测试将操作演示的展品；4 准备或要求准备展品说明。包括技术数据说明、文字或图片说明；5 安排或要求安排包装6 大型展品如机械这杯运抵后台安排组装l 运输1. 安排运输日程：展品集中日期、办理单证日期、展品陆运或空运日期、展品海运发运日期、办理通关和报税手续日期、展品运至展台时间、办理结算和回运手续日期、回运发运日期2. 选择运输公司和代
5、理：报价、比价、谈判、签约3. 集中展品、理货4. 行程：船民、船期5. 装箱：集装箱或木套6. 安排装车、装船7. 国外运输安排：通关、运至展览国存放或回运、结算、安排回程运输8. 回国运输安排：结关、港口至开箱庆典交接以及有关手续及单证、参展者办理清点、空运、分运、组织者审核等手续。包括出具报关函、出口报关单9. 办商检证（参展者办）10. 办原产地证明或领事认证（组织者办）11. 出具免征港务费函、电装情况表，发委托装船通知书12. 制作装箱单、提货单l 宣传广告1 基本资料：展览概要（单页）2 展览指南：公司介绍（名称、地址）、展出内容、产品介绍、展台号等、以及平面图、会场地图、导向图
6、、询问地址等；3 信封、信纸、资料袋、宣传对象表。具体对象包括贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等4 宣传渠道，如公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等。5 宣传方式1) 新闻：新闻发布会、记者接待会、新闻稿发布；2) 刊物：在报纸、杂志、内部刊物上刊登广告、消息；3) 海报、招牌广告、直接发函：组织者和参展者都寄发、对象是目标观众、工商团体、新闻机构等4) 电视、电台：刊登广告、信息5) 记录：摄像、摄影（开幕式、记者招待会、展场、洽谈等）6) 展览会目录：填写登陆材料，刊登广告6 宣传资料运输:装箱、造册；l 展台工作和贸易活动1. 准备货源、货单、价格单、合同和成交条件2.
7、编译访问表、记录表、统计表和其他表格3. 选择、培训展台人员，并交代展台工作要求；4. 布置展台，检查展台文字，测试展台；5. 介绍、演示展品；6. 散发资料7. 接待观众、记者和宾客8. 贸易洽谈、成交9. 调研，包括市场调研、展出设计布置和效果灯10. 报告会、讲座11. 统计、记录12. 展台管理：安排轮班，现场工作安排、管理、维护展台环境和秩序，监督展台人员的工作和效率，分析总结每天的展出情况，采取必要的工作调整；13. 评估总结14. 后续工作l 仪式1. 开幕式/开馆日、招待会：日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人（名单）、邀请（请柬、印刷、邮寄）、签到（名片盒、签到簿
8、、签字笔、胸牌、胸花）、仪式、讲话（讲话稿内容、审核、翻译）、设备、剪裁（立杆，彩带、剪刀、手套、托盘）、参观（路线、引导、解说）、招待会、备餐（人数、标准、酒菜水内容）、资料（展览会介绍、讲话稿、贵宾名单）礼品2. 邀请安排：1) 邀请函或请柬格式2) 印刷、寄发日程3. 邀请范围、名单收集、筛选、人员安排：发言人、工作人员4. 场地安排：大厅、贵宾室、签到台等5. 用具、资料：用具包括国旗、国歌磁带或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩带、立杆、剪刀、手套、托盘 资料包括仪式程序表、讲话稿、展览介绍6. 其他安排：停车、贵宾引导、安全、保卫、消防l 交际1. 拜会：对象、日程、安
9、排、资料、礼品2. 宴请：对象、日程、邀请、地点安排、酒水安排、座位安排、讲话安排3. 礼品：购买、制作、包装、联系l 行政1. 展览团：设立展览团管理体系，任命展览团管理人员、挑选展台人员（也包括推销人员、技术人员等），雇佣展台辅助人员（也包括招待员、翻译），编制名单等2. 证件：办理签证、展览会入场证等3. 交通：安排行期和路线，订机、船、车票、想展览公司确认或自行安排4. 市内交通：有些地方需要统一安排展台人员上下班的交通5. 住宿：统计需求、找房、索价、谈判、订房、向参展公司确认或自行安排6. 饮食：统计需求，选择餐厅，谈价，订餐，想参展公司确认或自行安排7. 着装:统一制作，或提出要
10、求8. 财务：制定预算，管理开支，支付费用（包括展览场地费、施工费、道具费、水电费、电话费、运输费、住房费、广告费等）预算表一类别项目预算实际支出备注直接开支场地费注明支付日期标准展架道具、图文、模特尽快预付服务：水、电、气、冰箱核对在合同之内或之外电话保险公司原保险上加保清扫家具、地毯核对在合同之内或之外人工费：设计，施工使用专业人员差旅实地考察设计施工展具制作尽快安排展具购买使用标准件搭建、拆除存储努力减少存储时间测试运输准备去程和回程运输装卸宣传广告广告：报纸，电视结合公司整体广告安排海报：直接发函尽快印刷展览会目录专业报刊广告结合展览会活动安排技术资料：设计、翻译排版、印刷公关活动招待、宴请新闻工作摄像，摄影贵宾访问特别活动人员费用操作人员培训、培训材料会议住宿及时订交通及时订安全保卫展品、道具、人员制服胸章、入场证翻译、模特预算表二项目预算开支实际支出差额比例占总额比场地租金展台设计费施工费/标准展台费文图制作费道具制作租用费电费以上15%应急预算设计施工总预算交通费市内交通费膳食费住宿费工资、补贴、奖金以上5%应急预算人员总预算展品制作费展品包装费展品、道具运输费海关税，商业税，增值税保险费以上10%应急预算展品运输总预算资料编印费直接发函费广告费记者招待会、新闻稿费宴请、贵宾、接待公关费接待室费用摄影、贵宾接待公关费宣传总预算以上20%应急预算总预算