用友UFERP8.11操作及常见问题.ppt

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1、用友UFERP8.11操作及常见问题,2010.09,账务处理子系统的核算模式,凭证,凭证,凭证,数据,用友8.11总账系统操作流程,增加/修改 操作员,建立/修改账套,财务分工,注册进入用友系统,系统初始化,日常业务,期未处理,注册进入用友报表系统,UFO报表处理,账套 输出 引入,【注册】功能,注册时请注意强调使用操作员Admin。 分别用Admin和账套主管注册，让学生观察菜单变化。,【增加操作员】功能,增加操作员时注意强调以下内容: (1)编号必须唯一。 (2)操作员一旦被授予权限后，则不能删除。 (3)口令的设置方法、重要性。 (1)如果发生人员调走，或放长假的情况，用“修改“中的“

2、注销，放长假又回来上班，用“修改“中的“启用“。 (2)操作员编码不可重复，但姓名可以重复。,【建账】功能,建账时应重点强调必须是Admin。 已存账套: a)只能查看，不能删除和修改。 b)显示的目的:为了查看账套号，避免新建账套号与已存在账套的重复。 账套号: 强调 a)只能是3位数，001-999。 b)不能和已存账套号重复。,年初与年中建账的区别: 如为年初启用，则要将1月份至启用期间(月份)前的凭证补录入系统，采用此种方式能够保证全年数据的完整性，但前期工作量较大。 如为年中启用，则需准备好各个科目的累计借方和贷方发生额，并将其录入期初余额录入界面的相应栏位，采用此种方式期初工作量不

3、大，但数据不完整，在处理损益表时，需先将启用月份前一个月的损益表手工录入后，才能保证启用月份的损益表数据自动生成。,单位名称:只在发票打印时使用。 单位简称:除发票外所有其他的单据使用。 除“单位名称“外，其他的均可以暂不输入，如使用购销存相关系统要将税号等信息录入完整。,本位币代码、本位币名称、企业类型、行业性质、账套主管:必须录入，而且除了账套主管外，本界面的其他设置以后不能修改，必须录入正确。 注意账套主管的指定。 在建账界面账套主管只能选择一人，但在权限界面还可以将其他操作员指定为主管。,分类的设置:可不分类，分类是为了统计、分析、调用方便，可根据实际情况选择是否要分类。 a、选择了存

4、货、客户、供应商分类:在进行基础信息设置时，必须先设置其分类，然后才能设置其档案。 b、选择存货、客户、供应商不分类:在进行基础信息设置时，可以直接设置其档案。 客户、供应商的分类主要是为了管理、统计、查询方便。 设置客户、供应商档案后，不可再重新修改客户、供应商是否分类参数。 C、选择有外币核算:才可以处理外币业务。,会计科目编码,一级科目采用4位数字编码，一级科目名称采用财政部统一规定。其他级别科目企业自定。 科目编码定义原则：编码必须唯一；同级科目中文名称不能相同；先上级后下级。,4 2 2 2 2,第一位数字， 表示第一级科目， 则级次是一,数字4的含义代表 本级科目编码的 长度用4位

5、数字，级 长是4,第三位数字，表示第三级科目，则 级次是三,数字2的含义代表本级科目 编码的长度用2位数字，这 样，第三级科目的编码总 长度为4+2+2=6位数字。,只能在系统规定的范围内进行设置: 最大级次;最大长度;单级的最大长度。 科目级次第一级不能修改长度的原因：选择了“按科目性质预置科目“。 该级次的科目一旦设置，此级次的级长不可修改。 此处并非界面所列项目均需调整，要考虑到本单位的实际应用情况，比如是否启用业务模块，否则收发类别可以不用设置;仓库是否进行了货位管理，否则货位可以不用设置;本单位是否需要以地区为口径查询、统计数据，否则地区分类可以不用设置。,【设置权限】功能,(1)一

6、定强调设置顺序:选择人，选择账套，再授权; (2)账套主管: a、建议不要设置太多主管; b、主管默认拥有所有权限，不能修改与删除; (3)非主管设置:增加按钮，左边是模块，右边是模块中的具体功能; 强调此处只是功能权限的设置界面，具体的明细权限需要时可在总账模块设置,Admin(系统管理员)与账套主管的权限区别,Admin 账套主管 1、建立新账套 X 2、建立年度账 X 3、结转年度数据 X 4、修改账套的某些设置 X 5、增加、注销操作员 X 6、对操作员授权 7、指定账套主管 X 8、清除异常任务和单据锁定 X 9、数据输出与引入 10、修改账套 X ,用户常见问题及解答:,问题1、增

7、加操作员时，如何进行保存? 答:操作员相关信息输入完毕，单击“增加”即保存。 问题2、启用总账时，为什么看不到我们在系统管理中设置的操作员? 答:1、未对操作员进行权限设置。 2、对该操作员设置权限时，选择的不是当前账套。 3、该操作员没有当前账套的总账权限。 问颖3、为什么在系统管理窗口中，修改帐套的选项是灰色的? 答:当前注册的操作员是系统管理员。,总账的启用,只有第一次进入某账套时，系统才会自动弹出启用界面，以后使用过程中如果需要查询或调整在启用界面设置的信息，可以点击“设置”菜单下的“选项”功能。 第一次的启用界面和选项界面所看到的信息有所不同，系统将最重要的设置信息置于启用界面，在第

8、一次进入账套时可以设置，但需要查询、调整总账中的所有可选项必须进入选项界面，两者存在包容关系，即:启用界面所设的信息在选项界面均会出现。,【选项】功能,审核控制:设置操作员审核权限。 在核算相对较为简单，会计人员不多的单位建议不需使用该功能。 如果该功能使用后，在总账中还需进一步设置审核的明细权限，否则会造成操作员虽然有审核凭证的权限却无法进行正常的审核操作。,出纳签字:涉及现金、银行存款科目的凭证必须由出纳签字后才能记账。 此处需要提醒学生，该选项只是增加一种控制功能，可根据单位的实际操作和人员分工情况确定是否需要启用此选项。,客户往来款项: 如选择为应收系统核算，本年度内不能更改。 选择由

9、应收系统核算，则客户往来凭证应由应收系统生成。 供应商往来款项: 如选择为应付系统核算，本年度内不能更改。 选择由应付系统核算，则供应商往来凭证应由应付系统生成。,用户常见问题及解答:,问题1、使用总账系统、还是应收、应付系统核算往来账的依据是什么? 答:如果要对每项业务进行精确的核算，则用应收、应付核算;如果只对余额进行冲销，则用总账。 问题2、如果购买了应收、应付，又选择了总账核算，那是不是应收、应付就浪费了呢? 答:不是这样，如果没有购买应收、应付系统，那么不能使用客户和供应商辅助核算，而且在辅助菜单下不会出现客户和供应商的辅助菜单。,【会计科目设置】功能,增加科目 a科目编码:必须唯一

10、，必须符合科目级长定义。 b科目中文名称:最多可输入10个汉字。 C科目英文名称:最多可输入100个英文字母。 中文、英文不能同时为空。 d助记码:在此设置助记码后，填制凭证时输入助记码系统将根据助记码自动转换成科目名称。,e 日记账、银行账:现金要设为日记账;银行存款要设为银行账和日记账。 g外币核算:该科目是否有外币核算，如选择此项，必须同时将账页格式设为外币式。 h数量核算:该科目是否有数量核算，如果进行数量核算，请输入数量核算的计量单位。 需进行数量或外币核算的科目耍按不同的数量计量单位或外币单位分别设置科日。,辅助核算,辅助核算，即手工会计业务中的各种明细、备查账。采用辅助核算功能，

11、不但能简化科目结构、减少科目数量，而且还能方便地对一些特殊核算对象进行统计分析。 辅助核算一般有：日记账辅助核算、银行账辅助核算、部门辅助核算、项目辅助核算、往来辅助核算。,辅助核算的设计原理,1131 应收账款 113101 应收电视机销售款 11310101 海南科信公司 11310102 宣化采掘机器厂 11310103 北京用友公司 113102 应收录像机销售款 1131 应收账款 113101 应收电视机销售款(客户往来) 113102 应收录像机销售款(客户往来),科目的辅助核算 a应收账款、预收账款、应收票据 (客户往来) b应付账款、预付账款、应付票据 (供应商往来，设置方法

12、同客户往来) c其他应收(付)款增加明细科目: 其他应收(付)款-个人其他应收(付)款 (个人辅助核算) -单位其他应收(付)款(客户或供应商辅助核算) d管理费用-差旅费(部门核算)、,设置时慎重:如果科目已有数据，又对辅助核算进行修改，会造成总账与辅助账对账不平。 在运行期间:不要对科目赋予或撤消辅助核算，这样将导致数据不可预料的错误。 辅助核算必须设置在末级科目，为了查询方便，也可以将上级同时设置。 设辅助账时，为了便于学员理解，可以举实例讲解手工设置和电脑设置的区别，让学生了解辅助核算其实就是手工账中某些类型明细账簿的替代品。 对于辅助核算的优点应该重点讲解，如:某些基础信息在多科目之

13、间的共享;系统自动提供的辅助备查账和辅助功能，如:往来两清、催款单等。,科目的删除 着重讲解在以下情况科目不能删除: 科目已制单。 科目己录入期初余额。 已指定为银行或现金科目。,指定科目: 现金总账科目、银行总账科目:只需指定现金和银行存款这两个科目。 指定科目的同时系统自动把现金总账科目标识为日记账；把银行存款科目标识为日记账。 如果不指定会计科目，则不能查询现金、银行存款日记账；不能进行出纳签字；填制凭证涉及“银行存款”时，没有结算方式及单据号的录入窗口。 讲课时要特别强调只有现金科目、银行科目需要指定，通过指定科目确定需出纳管理的科目，防止有些学生在指定时将所有科目都选至“己选科目”框

14、。,用户常见问题及解答:,问题1、什么情况下不能增加明细科目? 答:分为几种情况:a在建账过程中，没有在“分类编码方案中设置科目级次。b明细科目的编码原则不符合在“分类编码方案砷设置的原则。解决方法:在“系统控制台“中修改科目编码方案。 问题2、为什么有时一级总账科目增加后也无法保存? 答:增加的科目编码已经在系统里存在了。 问题3、指定科目的要注意什么? 答:一一对应。 问题4、为什么不能把科目设为外币核算? 答:在科目设置为外币核算前要先进行外币设置。,【凭证类别设置】功能,凭证类别: (1)选择制单时的凭证分类方式及其限制类型、限制科目。 限制是指对该凭证类别使用范围的限制，即该凭证类别

15、可用于哪些科目的填制或不可使用哪些科目。 若限制科目为上级，则其所有下级科目都将受到同样的限制。 (2)调整凭证类别的排列顺序，决定明细账中凭证的排列顺序。 (3)说明借方必有、贷方必有、凭证必无的含义。,为了防止在实际操作中选择凭证类别时疏忽而造成错误，可以进行限制类型和限制科目的设置，例如为避免非收款业务使用收款凭证，可将收款凭证设置为借方必有现金或是银行存款科目的限制，填制凭证时，如转账业务错选凭证类别为收款凭证时，系统会提示:“凭证类别不满足借方必有条件”。,【结算方式设置】功能,结算方式: 结算方式是指实务中的财务结算方式，最多可以分为2级。 结算方式编码:必须唯一。 结算方式名称:

16、最多可写6个汉字或12个字符。 支票据管理标志:选择是否要对此类结算方式进行票据管理。如选择票据管理标志，填制凭证选择此类结算方式时，必须给定相应的票据号，此票据号应在支票登记簿中登记，并在支票登记簿中可自动标识报销。,【分类定义】功能,分类定义: 如在建立账套时选择客户、供应商分类，在进行客户、供应商的档案设置前必须先设置客户、供应商分类。 分类定义必须要逐级增加。 将客户、供应商档案设置在最末级的分类之下。,选择是否分类,【部门档案】 【职员档案】 设置功能,部门档案: 部门编号、部门名称必须录入，其余可为空。 部门编号必须符合部门编码级次。 部门主管设置方法: 此处先不设部门主管，待职员

17、档案设置好后再返回到部门档案中修改设置部门主管。 职员档案: 职员编号:必须唯一 （必录） 职员名称:可以重复 （必录） 所属部门:只能选定末级部门。 职员属性:无实际意义。 职员被引用后，不能再做修改。 增加最后一个职员时，一定要回车出现下一个空行，视为保存。,【客户档案】 【供应商档案】 设置功能,客户档案: a编号:窑户编号必须唯一，最多可输入20位数字或字符 （必录） b名称:用于销售发票的打印，最多可写49个汉字或98个字符。 C简称:用于业务单据和账表的屏幕显示，最多30个汉字或60个字符 （必录） 名称如果没有录入，则自动取简称作为名称。 d所属分类:选择末级分类。,用户常见问题

18、及解答:,问题1、录入客户、供应商、结算方式、部门时，提示不符合编码原则中的编码原则是什么原则? 答:编码原则是指在建账时设置的“分类编码方案”，这个标准一般建账套时在分类编码设置界面，下设置。 问题2、为什么录入客户、供应商、存货档案时，提示请选择末级分类? 答:必须把光标定位在最末级分类上，然后再点击“增加”，增加具体的客户档案、供应商档案、存货档案。,【期初余额录入】 功能,1、录入方式: (1)由于建账时间不同，需录入的信息会有所不同。 年初建账:只需直接录入期初金额。 年中建账:先录入期初金额，然后再录入借贷方累计发生额，系统自动倒算出年初余额。 (2)方向: 注意科目方向的确认，特

19、别是资产备抵科目要调整借贷方向，否则会影响报表取数。,(3)余额的录入: 数量、外币科目: a必须先录入本币余额，再录入数量、外币。 b外币金额不能根据汇率口动计算，必须手工录入，且不参试算平衡。 O无辅助核算的末级科目: 白色显示，直接录入。 O有下级明细科目的科目（非末级科目） 黄色显示，由其下级科目自动汇总，不需录入。,O有辅助核算的末级科目: 兰色显示，需双击录入明细数据。 a、部门、个人、项目的辅助核算可以双击进入明细录入界面，逐条录入。 b、客户、供应商的辅助核算: 若是总账系统核算可以双击进入明细录入界面，逐条录入。 若是应收、应付系统核算，总账只能录入总余额，在应收、应付系统录

20、入明细，在应收、应付系统中与总账对账。 录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。,2、注意事项: (1)红字余额:用负数录入。 (2)余额录入完毕，先对账，再试算。 (3)期初余额试算不平衡，不能记账，但是可以填制凭证。 (4)已经记过账，不能再录入、修改期初余额；也不能执行“年度余额结转“。 (5)调整余额方向:只能调整一级科目，且本科目及其下级科目尚未录入期初余额。 (6)注意输入法状态为半角、英文状态。,(7)下级科目必须与其首级科目的方向一致。 (8)余额方向以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准，注意各抵科目的余额方向。 (9)把原来没有辅助核算但已录入余额的科目改为

21、辅助核算，在对账时，可能会产生明细账与总账不平。 解决办法:先将余额删除，然后再设上辅助核算，最后录入金额。,用户常见问题及解答:,问题1、为什么期初余额界面没有累计借方、累计贷方及年初余额栏? 答:此种情况只有总账启用月份为1份时才出现，门份期初即年初，不需在保留这三项。 问题2、如果是6月份建账，现在有5月30日的期末账簿数据，还需要把6月份以前的业务逐笔录入吗? 答:不需要，只要把1-5月份的累计发生额录入借贷方累计栏即可。 问题3、录入余额过程中外币金额无法录入，可能原因是什么? 答:要先录入本币金额，再录入外币金额。,问题4、为什么录入外币期初金额，不能自动算出本币金额? 答:期初余

22、额应该是采用上个月月底的汇率计算的，而计算机中没有上个月的汇率设置，所以只能通过手工录入。 问题5、如果应收账款出现贷方余额，是不是应该把应收账款的方向改为贷方，然后录入? 答:不是这样的，科目的方向是以科目性质为标准的，而不应该以余额方向为标准，出现这种情况时，应收账款的方向仍为借方，录入余额时要用负数表示贷方余额。 问题6、进项税是借方余额，应交税金是贷方余额，那么应该怎样设置? 答:调整亏向时，必须以一级科目为标准，应交税金按性质应是贷方，所以进项税也应该是贷方，但金额以负数录入。,【凭证填制】 功能,增加凭证: O凭证类别、凭证编号保存后，不能修改。 O制单日期:自动取进入账套时选择的

23、业务日期。 O摘要:各行分录可以不同，但是不能为空。 O科目名称:必须最末级，一般采用参照选入，但可采用输入本级科目编码、科目中文名、 助记码等方式。 O科目为辅助核算，不输入不会出现出错信息，但可能会对账不平。 O如果选用票据管理，则银行辅助信息必填，票号应在支票登记薄中登记。 O快捷键 a回车:自动复制上行摘要。 b空格:借贷万向切换。 C“二“(等号键):自动计算借贷方差额。 d“-“(减号键):红字。,用户常见问题及解答:,问题1、为什么凭证保存后，填制日期不能修改? 答:填制凭证日期是否可以修改，取决于是否在 “选项“中选择了“制单序时控制“，如果选择为“制单序时控制“则日期不能修改

24、。 问题2、为什么在系统管理中授予了某操作员制单权，但制单的时候，系统却提示没有制单权限? 答:在“选项“中选择了“制单明细科目设置“，但未设置“明细权限设置“中的制单科目。 问题3、为什么在填制“银行存款“科目时，不能弹出窗口录入单据号? 答:没有指定科目或没有把“银行存款“设置为日记账和银行账属性。,问题4、填制凭证时，对凭证日期有哪些要求? 答：A、注意凭证日期的序时性，应按时间先后顺序制单，一般当前制单日期应等于或大于(晚于)已存的所有凭证的最大日期。 B、凭证日期应大于(晚于)总账启用日期或当前会计期间的开始日期。 C、凭证日期应小于(早于)或等于当前系统时间。,修改凭证: 1、修改

25、摘要、科目和金额，只需将光标移到欲修改处，直接修改即可。 2、辅助核算，双击辅助核算处，弹出辅助项录入窗，先清空，再修改。 3、修改金额方向，在金额处按“=”(等号键) 4、增行、删行功能键用于增加、删除分录。 5、已审核的凭证不能修改。 6、其他模块生成的凭证不能在总账中修改。 7、标错的凭证可以修改，修改后自动取消“有错“标记。 是否可以修改、作废他人的制单，需在“选项“中设置。,删除凭证: 1、作废凭证: a作废的凭证不能修改和审核。 b审核后的凭证不能作废。 C必须参加记账，否则无法结账，但不作数据处理。 d账薄查询时，查不到作废凭证。 e已作废凭证可恢复。 讲解时需要强调作废凭证不需

26、审核但需要记账，否则当月无法结账。 只执行作废凭证功能无法将凭证完全删除，必须进一步执行整理凭证的功能。 2、整理凭证: a用于真正删除作废的凭证，并对未记账的凭证进行断号整理。 b只能对最后一张己记账凭证之后的凭证进行整理，即只能对末记账凭证进行整理。,用户常见问题及解答:,问题1、如何修改凭证中涉及的辅助核算项? 答:先点击带辅助核算的会计科目，然后将鼠标移动到辅助核算的项目处双击。 问题2、为什么修改辅助核算项时，只有已存的，不能参照其他项目? 答:先将原来的辅助核算项删除，再进行参照，就可以全部看见了。 问题3、什么状态的凭证不能再执行修改? 答:已做出纳签字或审核的凭证是不能修改的。

27、,问题4、如何删除凭证? 答:删除凭证分为两步，必须先对凭证作废，然后进行凭证整理。 问题5、为什么点击调用凭证系统却不执行? 答:如果想调用常用凭证，绝对不能点击增加凭证按钮。 问题6、为什么做整理凭证后，凭证还是没有被删除? 答:在进行整理凭证时，需要先选择对哪张作废的凭证进行整理，通过整理才能将该凭证彻底删除。,【凭证签字、审核】 功能,出纳签字: O涉及指定科目的凭证才需要出纳签字。 O若在选项中选择“出纳凭证必须经由出纳签字，则涉及指定科目的凭证必须进行出纳签字后方可记账。 O出纳签字与审核凭证没有先后次序的制约。 O签字后的凭证不能修改、删除。 O签字后的凭证可以标错。 O取消签字

28、必须是本凭证的签字人本人。,凭证审核: O制单人和审核人不能是同一个人，因此注意通过重新注册更换操作员。 作废、标错的凭证不能被审核。 O出纳签字的凭证可以标错。 O已审核的凭证不能作废、标错。 O已审核的凭证可以出纳签字。 O账套主管的制单不能被审核。 解决方法: a取消“选项“中的审核控制。 b再增加一位账套主管，用此主管审核。,【记账】 功能,凭证不能记账的可能原因: O如为第一次执行记账，则一般原因为期初余额试算不平。 O上月末结账。 O末审核、末经出纳签字的凭证不能记账。 O作废凭证可以记账。,取消记账、取消结账操作,取消记账操作： 1、打开【期未】菜单，选择“对账”功能，同时按下“

29、Ctrl和H”键，激活取消功能。 2、打开 【凭证】菜单，选择“恢复记账前状态”功能。 取消结账操作： 打开【期未】菜单，选择“结账”功能，选择要取消结账的月份，同时按下“Ctrl、Shift和F6”键即可。,用户常见问题及解答:,问题1、为什么在出纳签字时，提示“没有符合条件的凭证“? 答:有两种可能 1、没有做指定科目。 2、没有涉及现金或银行存款的会计科目。 问题2、在执行出纳签字或凭证审核时，界面出现的制单人、出纳人、审核人如何选择? 答:这是个筛选的界面，在录入后，只把符合条件的凭证选择出来。建议:在执行出纳签字或凭证审核时，除了选择月份外其他的项目不要进行设置和选择。 问题3、审核

30、凭证时，怎么才能换人? 答:点击 “文件”菜单下的“重新注册“。,问题4、什么情况下不能执行记账? 答:1、试算不平衡则不能执行记账。 2、上月末记账，本月不能记账。 3、本月没有符合条件的已审核己签字凭证。 问题5、取消记账的条件是什么? 答:1、必须由账套主管执行。 2、本月未结账。,自动转账功能,自动转账概要说明: O必须先将所有未记账凭证记账。 O定义转账凭证后，每月月末便可通过自动转账，生成凭证追加到未记账凭证中。 O如果使用了应收、应付，则在总账中，不能按客户、供应商进行结转。 O如果定义的凭证涉及的会计科目当期金额为0，则不会生成凭证。 O注意转账凭证间的关联与顺序，每生成一张转

31、账凭证后，最好审核、记账后再生成下一张转账凭证，以免其后生成的转账凭证金额不正确，如生成结转本年利润的凭证后，对其审核和记账后再生成计提所得税的凭证。,用户常见问题及解答:,问题1、生成转账凭证时提示没有可生成的数据，可能原因是什么? 答:1、定义转账凭证的会计科目本月余额为零。 2、转帐科目的日常业务凭证未记账。 3、转帐凭证公式定义错误。 问题2、转账凭证生成后，就可以月末结账了吗? 答:转账凭证生成后，还必须执行审核、记账操作，才能进行月末结账。,UFO报表处理系统,问题1、格式状态与数据状态的区别? 答:在格式状态下定义报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、组合单元、关键字等;在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、汇总等。在数据状态下不能修改报表的格式。 问题2、报表三种单元数据类型的区别? 答:数据类型可以输入数字;字符单元可以输入任何字符，最多31个汉字;表样单元在格式状态下定义，在数据状态下不可以更改，如：在格式状态下编辑的公式，定义的文字内容都属于表样型。 问题3、关键字的作用是什么? 答:可以唯一标识一个表页，依此可以进行账表的取数，定义查找表页等工作。,H35=0.9*“利润表”-D261 H36=ptotal(?H31:?H33)+?H35,