档案整理.ppt

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1、档案整理,FOLLOW ME,常州市档案局（馆）制作,2,文件归档过程有严格的程序，可概括为八个步骤，按程序操作就能简便易行、水到渠成。,文件正本与定稿为一件（定稿不易装订的也可单独作为一件）； 正文与附件为一件（如附件数量较多也可各为一件）； 原件与复制件为一件（对制成材料或字迹材料不利于长期保管的、以及破损的文件，要复制后与原件一起归档）； 转发文与被转发文为一件。,第一步 件的确定,件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但实践中文件的情况很多，要用以下标准来确定件。,文书档案的整理,3,一本会议记录、介绍信存根应作多件处理（整本会议记录、介绍信存根不必拆开，以每次会议记录、每份介

2、绍信各作为一件）。,文书档案的整理,4,*最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理。,*重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件须保留历次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也可各为一件）。,*成套的会议材料各为一件（一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档）。,文书档案的整理,5,定稿：用计算机打印的定稿，无论定稿上有无重要修改手迹、领导批示，均应归档；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档。 发文稿纸：栏目填写齐全、经领导亲笔签发的发文稿纸，与正本、定稿一并归档。 文件处理单：正文与文件处理单为一件； 不论有无领导批示内容、

3、有无处理结果的文件处理单，均应与文件一起归档。 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件； 这样是为整理此类文件节约了工作量，但在此后的编目中文件题名应写批复的题名，在后面要注明（附请示、报告、函）。,文书档案的整理,6,经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件； 这样处理能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。 报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 充分尊重和利用原来的基础。运用文档一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目录界面，输入每份报表、名册的题名+单位名（人名）。,文书档案的整理,7,未装订的式

4、样同一的表格，要求一份为一件整理。,文书档案的整理,8,整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。 文件修整工作内容有修裱、复制、去除易锈金属物，及大纸张折叠。 修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。,第二步 文件的修整,文书档案的整理,9,大纸张折

5、叠：归档文件盒尺寸是按照A4 规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。,文书档案的整理,10,装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订，一般订两只钉就够了。,第三步 装订,文书档案的整理,归档文件经修整后要按件装订。,不锈钢钉装订方式,11,注：装订时，纸张要对齐装订的一边，一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料可保持原装订方式不变。,文书档案的整理,较厚的文件采用三孔一线的装订方式。,12,装订时注意件内文件的排列顺序： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一

6、件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。,文书档案的整理,13,对照本单位制订的分类方案进行归类排序（分类方案的制订另行表述），归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。,第四步 分类排列,最常用的分类方案有： 保管期限年度 保管期限年度机构（问题） 类目（问题）年度保管期限,因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、机构（问题）的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在盒内备考表中加

7、以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。,适用于企业,适用于小单位,文书档案的整理,适用于内设机构较多的大单位,14,分类排列工作步骤如下：,将同一全宗内需归入文书档案的文件材料，按文件生成年度为单位进行分类整理。 严格按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表而制订的本单位文书档案保管期限表，按永久、30 年、10 年区分保管期限。 同一期限的文件按事由结合时间排列。,文书档案的整理,事由：是指一件具体的事，一个具体的问题，一段紧 密的工作过程，不是指一类相同性质的事或某一方面的工 作内容。,15,文书档案的整理,按“保管期限年度”分类的： 永久 2008年（归档文件件） 30年 同 上 10

8、年 同 上,按“保管期限年度机构”分类的（采取部门立卷的单位）： 永久 2008年 办公室，综合处，业务处， （室编件号） 1，1， 1， （馆编件号） 1 30年 2008年 同 上 10年 2008年 同 上,按“类目年度保管期限”分类的： 党群类 （0） 2007年 永 久， 30 年， 10 年 （件号） 1， 1， 1 2008年 永 久， 30 年， 10 年 （件号） 1， 1， 1 行政类 （1） 同 上 经营管理类（2） 同 上 生产技术类（3） 同 上,文件的排列：,16,归档文件经分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号，归档号是将归档文件在全宗中的位置，予以固定的一

9、组标识符号。 编制过程：在文件的正上方、居中、空白处加盖红色归档章，如居中处有批注等文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。,第五步 编制归档号,归档章用红色印泥加盖，档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写。,文书档案的整理,17,全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。没列入进馆序列的企事业单位，就没有全宗号，可不填写。 年度：填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年，如“ 2006 ”。 如在2006 年整理的是2005 年应归档文件，应填写“2005”。 档案室编件号：填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号，从“1”开始流水标注。（如分类方案为“保管期限年度”的，2

10、008年度的归档文件，永久1n件，30年1n件， 10年1n件）。 此格空白，不填任何数字和文字。,文书档案的整理,归档章按标准制作，归档章的填写内容与要求：,18,机构（问题）此格由三级分类的单位填写，如“办公室”或”行政类”。采用二级分类的单位不填。 保管期限：填写归档文件实际的保管期限。如 “ 永久”、“30年”、“10年”。 档案馆编件号：移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号，档案室不用填写。 总页数：填写该归档文件中有图文内容页面的总数。,特别提醒：一个类一个流水号，如采用“保管期限年度”分类方法，永久、30年、 10 年分别自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从1开始编号。,

11、文书档案的整理,19,最容易出现的问题：,文书档案的整理,（歪章）,（用蓝色、黑色印泥）,（在文字上盖章）,（位置不对）,（不按规定填写）,20,编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。 编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输入，集中打印输出。,第六步 编目,文书档

12、案的整理,21,件号：填写归档章上的室编件号。 责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。 文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。如苏政20068号。,文书档案的整理,22,题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名） ，填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。文件的附件独立性强，正文标题

13、不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。在计算机辅助管理条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。,文书档案的整理,特别提示：题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录。来文与复文作为一件，只对复文进行编目，题名后注明“（附请示）”；任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的，在题名后将本单位人员列出，原题名简单的要重拟，这些补充的内容都要加“（）”。,23,日期：文件的形成时间，以8 位阿拉伯数字标注年月日，如2002.09. 09。 （国家标准中年月日之间不加点”.“，档案管理软件自动生成，因此只要统一用或不用就可以）。 页数：填写每一件归档文件中

14、有图文页面的总数（归档章上的总页数）。 备注：注释文件需说明的情况包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等（一般情况下空着）。计算机文档一体化管理系统中，备注项内可录入其他内容，如机构或问题名称、事由、二级目录。,文书档案的整理,特别提示：日期的书写方式不得省略，不能只写月日，要写全年月日。,24,常见的错误,文书档案的整理,25,归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本，或每年区分机构（问题）装订成若干本，这要根据单位年度归档的数量来定。合订成一本的目录中内页加目录或用口取纸以区分保管期限和机构（问题）。归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准

15、A4 型。,文书档案的整理,在背脊上贴标签，注明 全宗号、年度、保管期限，放入目录橱柜中。 贴标签高度没有规定，一个档案室内一致就行了。,全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 年度：文件形成年度。（注意不是整理年度） 保管期限：对应归档文件的保管期限，填写永久、30年、10 年。 机构（问题）：根据分类方案，填写对应归档文件的类目。 归档文件目录装订成册，外封面可用档案服务部统一制作的归档文件目录夹。,26,27,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内，采用机构（问题）分类的，不同机构（问题）不得装在同

16、一盒内。 装盒按归档的件号顺序装入。二级分类时，可装满一盒后再装下一盒；三级分类时，视一个机构（问题）文件的多少确定。同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是“卷” 的概念。 盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完备。,第七步 装盒,文书档案的整理,28,封面应标明全宗名称。统一采用黑色字体。 档案盒在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必填项，设置机构（问题）选填项。用黑色或蓝黑墨水加盖印章或书写。 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号。 盒号即档案盒的排列序号，档案室可根据需要用铅笔编制。（如分类方案为“保管期限年度”的，2008年度的归档文件，

17、永久1n盒，30年1n盒， 10年1n盒）。,特别提醒：纸张中的酸性对档案有很大危害，酸会使纸张变硬发脆，严重的会导致纸张成粉沫。确保档案安全最重要，所以长期保存的档案必须要采用无酸纸书写，装具也要用无酸档案盒。要求使用档案局监制的无酸纸盒。,文书档案的整理,盒的背面有监制标志,脊背字体适中，用黑色或蓝黑墨水书写或盖章，字迹要端正。,29,按“保管期限年度”和“保管期限年度机构”分类的： 永久 2008年 盒 30年 2008年 盒 10年 2008年 盒,文书档案的整理,盒号的编制：,按“类目年度保管期限”分类的： 党群类 （0） 2007年 永久（1件），30年（1件），10年（1件） （

18、盒号） 1n盒 2008年 永久（1件），30年（1件），10年（1件） （盒号） 1n盒 行政类 （1） 同 上 经营管理类（2） 同 上 生产技术类（3） 同 上,30,备考表正常情况下不填写内容。出现文件收集不完整、破损，文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明，归档文件是复制件要说明原件在何处。档案保管中出现移出、增补、修改、销毁等情况时也要在备考表中说明。 填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名。 填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。一般由档案室负责人、办公室负责人、业务部门负责人或项目负责人审核后填写。可直接签署，也可盖章。 填写该盒归档文件整理完毕的日期。,注意：不要用错

19、备考表，要使用文书档案备考表。,文书档案的整理,盒内文件情况说明,31,归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致，排架遵循从上到下，自左至右的顺序，要求整齐美观。常用方法如下所示。 采用“保管期限年度”、“保管期限年度机构（问题）”的入库排架方法：,第八步 入库排架,文书档案的整理,32,“保管期限年度”：先分保管期限排放，然后每种保管期限内分别按年度连续排放。 “保管期限年度机构（问题）”：在上述排列方式的基础上，再在同一年度中，按分类方案中设定的机构（问题）顺序排列。,文书档案的整理,33,如采用”年度保管期限”分类的，在库房排架时，每年形成的档案应按保管期限永久、30 年、10 年序列依次上架，便于实体管理，不需要经常倒架调整。 注：企业中若采用“类目（问题）年度保管期限”的，就要先按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理各类分开，再在每个类里同一年度的永久、3O 年、10 年 排在一起上架入库。,文书档案的整理,