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1、 华润燃气集团集中式物资采购系统最终用户操作手册 华润燃气集团集中式物资采购系统实施项目最终用户操作手册采购员埃森哲（中国）有限公司2010年10月10日目录目录21.概述32.物料管理工作42.1.管理模式42.1.1.主数据管理范围42.1.2.信息传递方式42.1.3.提报要求42.2.方案流程62.2.1.方案要点62.2.2.方案流程图62.3.系统操作72.3.1.填写物料申请表72.3.2.新增物资编码72.3.3.维护安全库存82.3.4.维护单位转换率92.3.5.维护物料分类93.供应商管理工作113.1.管理模式113.1.1.业务提报范围113.1.2.信息传递方式11
2、3.1.3.提报要求113.2.方案流程123.2.1.方案要点123.2.2.方案流程图133.3.系统操作143.3.1.填写供应商申请表143.3.2.新增供应商143.3.3.修改供应商信息151. 概述本文档是华润燃气集团集中式物资采购系统实施项目所规范的“采购员”角色对应的最终用户操作手册，对该角色在Oracle系统内的业务操作进行了详细描述，用于指导Oracle系统采购最终用户未来的日常业务操作。此文档适用于华润燃气集团各成员公司创建采购协议、维护采购协议、物资/燃气具创建采购订单、气源创建采购订单、紧急采购流程等。2. 创建采购协议流程本章节适用于： 成员公司采购员导入集中及联
3、合类采购类物资的价格协议； 成员公司创建自行采购类物资的价格协议； 打印采购协议；1.1.1. 管理模式1.1.1. 业务提报范围 部门范围目前创建采购协议主要由成员公司采购部、物资供应部执行； 物资范围各家成员公司的物资、燃气具及气源类物资采购需求；1.1.2. 信息传递方式 采购协议编制方式按不同供应商，根据模板（SCV文件）创建采购协议文档，导入系统后，在系统外进行审批流程，审批通过后在系统内生成批准的采购协议；1.2. 方案流程1.2.1. 方案要点 成员公司采购员在创建采购协议时，针对集中采购类物资，需注意含税价格应与总部签订的采购价格协议一致； 针对联合采购类物资，采购员在创建采购
4、协议时，需注意采购协议价格不能高于总部签订的价格协议； 方案会根据不同供应商地点维护不同的税码（如VAT13%，VAT17%等），需要在导入时注意与供应商不同税码地点的匹配，采购员需要在模板中输入采购物资的含税价格，系统会自动根据供应商地点对应的税码计算不含税价格； 创建钢管等双计量单位物资的采购协议时，按照业务惯例要以吨为计量单位创建采购价格协议； 基于实际业务的需要，系统中允许在成员公司签订的价格协议中维护针对同一物料的多个价格（不同生效及失效日期），采购员需要在创建采购订单时根据实际业务需要选择。1.2.2. 方案流程图流程说明：编号活动名称活动描述角色相关单据10选择供应商在集中采购方
5、式下，成员公司物资供应部门直接在燃气总部签订的框架协议基础上，按照路程、供应商质量等因素确认供货供应商。成员公司-供应部门-采购员20签订价格协议在成员公司确认供应商后，与供应商供货厂签订价格协议。成员公司-供应部门-采购员30二次询价在联合采购方式下，成员公司物资供应部门在燃气总部签订的框架协议基础上，向供应商二次询价，确定最低的价格。成员公司-供应部门-采购员40选择供应商在二次询价得到的价格基础上，再根据路程等因素确认供货供应商。成员公司-供应部门-采购员50签订价格协议在成员公司确认供应商后，与供应商供货厂签订价格协议。成员公司-供应部门-采购员60录入一揽子协议签订完价格协议，成员公
6、司物资供应部门采购员还需要在系统中维护针对本公司的价格协议。成员公司-供应部门-采购员70询价在自行采购方式下，成员公司物资供应部门按照本公司流程的询价报价流程，向供应商寻源。成员公司-供应部门-采购员80选择供应商在寻源结果中，成员公司物资供应部门按照路程、价格、质量等因素确认供货供应商。成员公司-供应部门-采购员90签订价格协议在成员公司确认供应商后，与供应商供货厂签订价格协议。成员公司-供应部门-采购员100录入一揽子协议签订完价格协议，成员公司物资供应部门采购员还需要在系统中维护针对本公司的价格协议。成员公司-供应部门-采购员110批准一揽子协议由相关领导对此价格协议签字批准。成员公司
7、-供应部门-相关领导120更改一揽子协议状态领导批准后，由采购经理将一揽子协议置为审批状态。成员公司-供应部门-采购员1.3. 系统操作1.3.1. 修改采购协议模板a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图1.3.2. 导入采购价格协议a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图1.3.3. 查询并审批采购价格协议a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图1.3.4. 打印采购价格协议a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图3. 维护采购协议流程本章节适用于： 采购员对现有采购价格协议中的物资价格、有效日期进行调整； 采购员根据采购合同补充协议在现有价格协议中增加新的物资价格和有效日
8、期2.2.1. 管理模式2.1.1. 业务提报范围 部门范围目前采购协议的维护工作主要由成员公司采购部、物资供应部门执行； 物资范围各家成员公司的物资、燃气具和气源类的采购价格协议；2.1.2. 信息传递方式 采购协议维护方式与创建采购协议类似，维护采购协议需要指定要维护的采购协议编号及操作内容（新增或修改行），导入系统后，更新的采购协议需要重新审批；2.2. 方案流程2.2.1. 方案要点 针对成员公司签订的联合和自行采购协议，在系统中允许存在同一供应商所签订的同一物资出现不同价格，所以方案建议采购员在维护价格协议时，要及时失效已经作废的价格，避免出现大量冗余数据而影响正常业务操作； 针对联
9、合采购类物资，采购员在维护采购协议时，需注意采购协议价格不能高于总部签订的价格协议； 在维护现有价格协议时，系统会自动根据价格协议上原有的供应商地点对应的税码计算不含税价格，所以采购员只需要维护含税价格即可； 新增钢管类等双计量单位物资的采购协议行时，按照业务惯例要以吨为计量单位；2.3. 系统操作2.3.1. 修改采购价格协议行信息a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图2.3.2. 新增采购价格协议行信息a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图2.3.3. 重新审批采购价格协议a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图4. 物资/燃气具创建采购订单流程本章节适用于： 物资/燃气具
10、采购计划创建采购订单。3.3.1. 管理模式3.1.1. 业务提报范围 部门范围目前物资/燃气具采购计划创建采购订单主要由成员公司采购部执行； 物资范围各家成员公司的物资、燃气具采购计划；3.2. 方案流程3.2.1. 方案要点 集中采购物资：成员公司价格必须与集团价格一致； 联合采购物资：成员公司价格必须低于集团价格； 自行采购物资：不进行成员公司与集团的价格控制； 采购执行价格基本以协议上价格为准，但是在物料类别上可以控制某些类别物料可以手工修改采购价格；3.2.2. 方案流程图流程说明：编号活动名称活动描述角色相关单据10.创建采购订单各成员公司及其下属单位物资供应部门根据采购计划自行指
11、定下单数量，下达采购订单。价格会按照物料的采购方式的不同，分别控制，集中采购必定使用燃气总部框架协议，联合采购会判断框架协议与内部协议的最小值，自行采购则只考虑内部协议。成员公司及其下属单位-计划员采购计划 框架协议内部采购协议15相关领导批准由相关领导对采购订单做审批。成员公司及其下属单位-相关领导17更改采购订单状态领导审批后，由采购计划员将此采购订单置为审批状态。成员公司及其下属单位-计划员20.订单确认流程物资供应部下单后通知供应商，供应商可以在供应商门户对下达的订单做可发货的确认。供应商3.3. 系统操作3.3.1. 采购计划创建采购订单c) 操作步骤系统路径详细步骤d) 系统截图3
12、.3.2. 打印采购订单c) 操作步骤系统路径详细步骤d) 系统截图3.3.3. 审批采购订单c) 操作步骤系统路径详细步骤d) 系统截图5. 气源创建采购订单流程本章节适用于： 气源的采购计划创建采购订单的流程。4.4.1. 管理模式4.1.1. 业务提报范围 部门范围目前气源采购计划创建采购订单主要由成员公司采购部或者单独的气源采购部门执行； 物资范围各家成员公司的气源采购计划；4.2. 方案流程4.2.1. 方案要点 由于气源的价格变动比较大，而且供应商都是以气源的到货时间点价格为准，因此气源的采购执行为：供应商送货到达时，将采购计划释放为采购订单。4.2.2. 方案流程图流程说明：编号
13、活动名称活动描述角色相关单据10.下达送货通知采购员根据系统中统计出来的采购计划(LNG精确到天)向供应商下达送货通知成员公司及其下属单位-计划员采购计划20.供应商送货供应商根据采购计划发货供应商30.计量当物资到货后，仓管员需将物资过磅，确认重量。成员公司及其下属单位-仓管员40.签收确认送货量无误后，由仓管员签收送货单。成员公司及其下属单位-仓管员送货单、系统外入库单50.创建采购订单采购计划员根据实际的到货数量，在需求计划平台输入订单量并创建LNG的采购订单。成员公司及其下属单位-计划员送货单、月结单60.采购接收采购计划员在订单创建完成后，凭借入库单在系统中执行接收入库操作。成员公司
14、及其下属单位-计划员入库单4.3. 系统操作4.3.1. 采购计划创建采购订单a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图4.3.2. 打印采购订单a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图4.3.3. 采购接收a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图4.3.4. 打印采购订单a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图6. 紧急采购流程本章节适用于： 紧急采购业务的执行。5.5.1. 方案流程5.1.1. 方案要点 当物资供应部门无法及时录入系统事务时，允许用户先在系统外提交紧急需求并执行采购。 但之后必须在系统中补录从需求到领用的全部业务数据，保证系统数据和实际业务的一致。 建议在华
15、润燃气管理办法补充中明确，所有成员公司紧急采购必须于业务发生的两天内在系统中补全记录。5.1.2. 方案流程图流程说明：编号活动名称活动描述角色相关单据10.提交紧急需求需求部门根据实际情况，判断是否进行紧急采购，若有需要，直接向物资供应部门提交紧急需求，并在手工单据中记录，后补需求登记手续。成员公司及其下属单位-需求提报人20.通知供应商发货采购计划员收到紧急需求后，向供应商提出送货请求。成员公司及其下属单位-计划员30.接收检验仓管员先接收紧急采购物资，同样需要执行检验业务，在手工单据中记录，后补接收手续。成员公司及其下属单位-仓管员40.领用领料员对物资进行紧急领用，在手工单据中记录，后
16、补物资出库手续。成员公司及其下属单位-领料员50.补录物资需求需求提报人根据之前记录的手工单据，将需求补录到系统中，并通知采购员下单。成员公司及其下属单位-需求提报人60.补录采购计划采购计划员根据需求补录的数据，补创建采购计划。成员公司及其下属单位-计划员70.补录采购订单采购计划员在补创建的采购计划上再创建采购订单。成员公司及其下属单位-计划员80.补录接收仓管员根据实际接收入库的手工单据，在系统中补录接收事务。成员公司及其下属单位-仓管员90.补录出库仓管员根据实际领用出库的手工单据，在系统中补录账户别名出库事务。成员公司及其下属单位-仓管员5.2. 系统操作5.2.1. 补录物资需求a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图5.2.2. 补录采购计划a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图5.2.3. 补录采购订单a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图5.2.4. 补录接收a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图5.2.5. 补录出库a) 操作步骤系统路径详细步骤b) 系统截图 17 页，共 17 页