办公自动化与政府管理论文.docx

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1、第 1 页 办公自动化与政府管理论文 特征码 xOpbOcvVVQQNbQcOgtPK 内容摘要：变革中的组织结构、变化的人，转瞬即逝的技术与 一用即弃的设备，OA 怎样才是有生命力的？而我们的工作怎样 才真正具有价值？本文试图探讨围绕前沿热点话题“知识管理” 展开对技术与管理的关系、知识管理在管理创新中的作用与意 义、管理创新的征象问题的讨论。笔者认为，我国政府办公自 动化实践中的最大不足是忽视了技术与管理的结合部，缺乏围 绕信息技术的管理新思想和新理论的创新。管理创新是技术转 化为生产力的基础，对知识管理的探讨是信息时代管理创新理 论的立足点。 办公自动化 管理 知识经济 制度创新 一、技

2、术还是管理？ 对于一个社会，管理和技术同等重要，但技术和管理的结合部 第 2 页 比二者更重要。这是最新的“知识经济”理论提出的振聋发聩、 发人深省的创见。它明确地表达了这样一种一直被混淆的观点： 人类的首要和终极目标不是为了追求技术而是为了追求知识， 知识只有在具有创新能力的情况下才能被获得。此外，现实的 情形是，技术，特别是信息技术本身并不能直接转化为生产力， 人们可以买到技术但却不能仅靠金钱买到效率， （我们有太多的 用钱堆砌起来的信息系统，在那里人们见惯了高技术与低效率 畸形并存） 。但尽管世人对技术成果必须经由管理创新才能发挥 作用不持异议，但如何使技术成果特别是信息技术成果实现管

3、理创新却是令所有人困惑的问题，而“知识经济”理论所提出 的“知识管理”的探讨，令人信服地抓住了问题的关键之处与 核心精神。 二、知识与创新 在信息技术时代，知识与创新具有怎样的特征与意义？美国 福布斯杂志 1998 年 4 月 22 日题名为“迎接知识经济”的 1 很好地阐述了这一论题。主要内容如下： （一）信息技术时代的“知识” 知识与信息 第 3 页 指出，知识不同于信息，并且， “知识的首要目标不是技术” 。 在信息技术时代知识的具体涵义和目的是：把信息与信息、信 息与人、信息与过程联系起来以促进创新。其产生的过程及在 信息时代的运用的具体目的是“信息与人类认知能力的结合才 导致了知识的

4、产生。它是一个运用信息创造某种行为对象的过 程，这正是知识管理的目标” 。 无形资产胜于有形资产 知识可分为显性的和隐性的，正是隐性知识对发展具有潜力， 但是目前能管理隐性知识的技术却很少，知识管理的创造性就 是体现在使隐性知识发挥巨大潜力的过程中，知识管理要开发 提供处理隐性知识的技术“把隐性和显性知识进行处理用一种 适合于用户和商业环境的方式表现出来” 。从上述意义而言，在 信息技术时代，人们将重视无形资产更甚于有形资产。 （二）知识管理 关于知识管理的概念提出了如下几点特征： 知识管理不是信息管理，其重点不是“技术和信息的开发” ，而 是“个人创新和集体的创造力” ； 知识管理“不是一门

5、技术而是各种可行解决办法的一种综合” ， 第 4 页 “是通过知识共享、运用集体智慧提高应变和创新能力” ； 知识管理属于管理经营范畴，其实施在于建立激励共享知识的 机制，培养集体创造力。作者特别指出“创新和创造能力属于 经营过程，但是以前几乎没有那个公司持这种观点” 。 三、知识管理与管理创新 （一）成就与反思 自 1985 年以来，我国制定了办公自动化建设与发展的国家规划， 政府各部门开始了大规模的信息技术的引进和信息系统的建设 的进程。1996 年，国务院信息化工作领导小组开始制定国家 信息化“九五”规划和 20XX 年发展纲要 ，显示了我国为在下 个世纪初的全球信息化浪潮的发展中走在前

6、列而为之奋斗的决 心。此后，在这十多年来的发展历程中，政府部门的办公自动 化经过了奠基、初创的阶段，已进入成熟期，然而，办公自动 化的建设是否在实质上提高了我国政府的管理效率？在那些具 体的方面提高了效率？在那些方面没有？从投入与产出的分析 来看，目前的办公自动化建设是有效益的还是低效益的？我们 应当如何评价政府办公自动化系统的效益，包括当前的和潜在 的效益？ 上述问题很少被认真提出，而且也很难回答。众所周知，我国 第 5 页 的办公自动化是靠技术设备的配置为主体,而不是以管理理论、 管理思想特别是管理方案的创新为支撑点。以这样的方式实行 的办公自动化是高投入和低产出的。目前我国政府的办公自动

7、 化的效益既没有被重视也没有被普遍地进行评估。在政府管理 领域内缺乏新理论和新思维。 不容否认，我们对上述问题尚未能作出科学和明确的回答。特 别是当研究的领域不仅仅涉及纯技术层面而且涉及到政府管理 以及其间的复合关系时。对于在政府领域内，如何使技术与设 备的投入转化为效益成果，当前特别需要各领域专家作跨学科 的综合性的探索与创造性的思维。从国际的经验来看，技术要 转化为生产力必须经过管理的创新。前述知识管理就正好为我 们提供了一个思考复杂问题的切入点，是任何变革都必须具有 的理论准备。 （二）管理体制变革的征象 人类社会仍处于前信息社会，在发达国家，为信息技术时代所 作的管理变革也只是初露端倪

8、，但我们已经能够发现一些特定 的征象，它们表现在如下一些方面变革： 组织结构的改变 第 6 页 由于信息传输方式的根本改变，建立在逐级上传下达方式基础 上的传统金字塔式等级制的科层制组织结构（包括政府组织和 企业组织）正在逐步解体，有时可能会发生突变。七十年代， 以阿尔文.托夫勒等为代表的未来学家对社会信息化特征作出过 预测 2，这些远见卓识的观察和判断以惊人的准确性预言，将 产生符合时代节拍的新的组织形式，组织结构呈现出频率越来 越快的不稳定性，非常规部门快速增长，职能部门依然存在， 但越来越多为解决一个专门问题而一用即弃的小组在其中“时 隐时现，快速来去。 ”新的组织形式将是暂时性很强、适

9、应信很 强、变化迅速的，充满着稍纵即逝的基本单位和流动性极强的 个人。相应的信息系统体系的建设也应是具有灵活性和强适应 性的体系，特别是它导致重要的观念改变：过去一直认为并强 调人机系统要适应人和机构的要求和工作特点，而现在， 情况变得模糊了，人和系统要更多地适应信息时代的变化性的 特点，更具体的说，是人在改变、要求人作更多的改变。 2 工作岗位的流动与业务过程的多层面交互性 组织结构的变化也会带来工作岗位的不稳定性。例如，今天美 国的工作场所的非全日制工作岗位越来越多，同时，衡量工作 结果的方式和观念也大大改变，目前已有 3/4 的比率的工作脱 离了按“岗位付酬”的旧观念与旧制度，转而为按“

10、业绩付酬” 。 第 7 页 传统官僚组织包括政府和大企业组织的科层制的典型特点是严 格的专业分工、部门分工下的业务过程，在信息技术时代将大 大改观，取而代之的方式是跨专业学科、跨部门和跨地域的多 层面的交互式业务过程。体现在软件开发方面，有大量的关于 “群件”的产品出现，适合不同层面的交互性业务过程：一项 设计或一个总体方案是由不同地域不同部门的人实时交互进行 的，教师与他的学生动态、交互式完成授课，商家更多地与顾 客群体一起在相互切磋的情况下完成交易。在所有这些活动的 背后的支撑基础设施是环球信息网络。 知识型工作人员的工作方式 “知识型工作人员需要领导但不承认等级” ，这是被称为美国管 理

11、理论界的泰斗的彼得.德鲁克早在 30 年前就指出的。3 他说， 知识与任务而不是与等级相关， “任务决定一切而不是取决与姓 名、年龄，或科目的预算，或从事这项任务的个别人的等 级所以知识必须象一个小组一样地组织起来，其中由任务 来决定谁负责、什么时候、负责什么、负责多长时间” 。 （三）支持管理创新的系统特点 由上述信息时代管理体制变革的征象得出的初步结论是真正的 第 8 页 管理创新必须是与这些变化相一致的，具体而言，包括以下几 个特点： 1 灵活应变性 无论是组织机构还是信息系统结构都应以灵活应变性作为主要 性能指标，单纯数量上的增减并不能显示改革成就的主要性能。 英国经济学家杂志 199

12、3 年 9 月一期对美国政府改革的评论 4 中指出“改革需要策略变化，消减工作人员只是精简机构的 短期设计，当时间到来时，需求会使机构增加，这种作法不甚 明智” 。同样的意见也可适用于我国今天的政府改革。 开放交互性 同样，业务变化以及相关的信息系统都以能适应和支持开放性 和交互性为性能衡量指标。其长期潜在的好处是这样的系统和 工作特点是促进知识交汇同时也是促进知识创新的。 知识中心性 等级威权正在信息时代的面前逐步瓦解。知识威权重于等级威 权。对以知识为中心的工作的组织管理和支持是管理科学研究 和信息系统构造的中心课题。与我国传统的尊重知识分子的观 念不一样，知识分子只是一种身份，有时还演变

13、为一种等级身 第 9 页 份，而知识管理不重视等级身份重视的是知识，一切围绕知识 组织起来，既不为等级所阻隔也不为专业所阻隔。围绕知识的 任务一旦完成，组织的使命也就结束。所以，支持知识中心的 组织机构或信息系统是最有创造性的系统。 （四）知识管理系统与网络 上述关于支持管理创新特征的系统，即具有知识管理能力的下 一代办公自动化系统一定是一个基于 Internet 的系统，正是因 为只有在 Internet 上才具有支持我们所说的创新特征的充分能 力：灵活应变、开放交互和知识中心性。现在正是需要我们对 基于 Internet 网的“网上政府”或“网上办公管理”作前瞻 性思考的恰当时机，需要实际

14、地去预见其潜力和风险，作出我 们的积极响应与对策。 四 政府与管理创新 政府能够对管理创新产生巨大的推动力量。其主要作用不是拨 款花钱而是建立促进思想和理论的制度创新机制。另外，政府 本身也是管理创新思想理论的巨大源泉。例如，美国克林顿政 府在 93 年起相继宣布了被称为“重塑政府”理论的改革总计划， 报告中宣称，需要将政府带入信息技术时代，改革的核心是在 第 10 页 政府领域内引入市场文化。 。改革依据的理论大纲是奥斯本和盖 布勒的重塑政府一书。其正式文件是副总统戈尔办公室于 93、94 年发布的三个重要文件 5， 国家绩效评价报告：创造优 异的领导与管理 、 国家绩效评价报告：政府服务的

15、改革建议 与行动6、 国家绩效评价报告：顾客至上为美国人民服 务的标准7。上述改革取得了巨大的成功，美国多年来第一次 出现趋近于收支平衡的局面。众所周知，美国近年来经济的良 好态势主要是来自于两方面的成果：一是美国在信息技术方面 的领先优势，二是美国政府改革成功地减少了政府赤字，提高 了政府效率。此外，美国企业界围绕信息技术也提出过很多相 应的管理创新理论例如“重理”理论等，其作用都使技术方面 的成果经由管理创新转化为生产力。比较我国的情况，在理论 界几乎没有提出过有代表性和有影响的围绕信息技术的管理新 思想和新理论，人们习惯于把管理与技术问题分开来，由不同 的人去处理，衡量技术标准的焦点主要是放在技术的新、高程 度方面，而忽视了管理创新才能产生的知识开发与知识运用。 这应该说是我国自从 1985 年信息化进程中最大的不足。 办公自动化方面的学术活动一向不是技术开发性活动，而是技 术转化性的活动，我想一定会有越来越多与我志同道合的研究 者会在技术与管理结合部的这个领域内对知识管理和管理创新 进行更深入的讨论。 第 11 页