1、也许你已经在EXCe1.中完成过上百张财务报表.也许你已利用EXCe1.的我实现比上千次的双东运鼻,也许很认为EXCe1.也不过如此，去至了无新之.但我们平日里无数次立复的郡心应乎的使用方法只不过是EXCe1.仝部技巧的百分之一。本专题从EXCeI中的一些列为人知的技巧入手，萌略一下关于EXCe1.的别样风情。一、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称釉入到表格中为了保持名称的一致性,利用“数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项.1 .在SheeI2中，将企业名称按类别（如工业企业,、“商业企业”、“个体企业”等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库.2 .选中A列（“工业企业,名
2、称所在列）.在“名称”栏内,怆入“工业企业”字符后.按“回车”键进行确认,仇照上面的捺作，将B、C列分别命名为“商业企业.、“个体企业”3 .切换到SheMI中,选中需要输入“企业类别”的列（如C列,执行“数据一有效性.命令，翻开“数据有效性对话框.在“设置标维中,单击“允许右（M的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“光源”方框中，输入“工业企业”，商业企业”，个体企业”序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出.再选中需要输入企业名称的列（如D列）,再翻开“数据有效性对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=Indirect（CI）,确定退出.4 .选中C列任意单元格（如OD
3、单击右（W下拉按钮,选择相应的“企业类别填入单.元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如皿）,单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列入中选择需要的企业名称填入该单元格中。提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列，右击鼠标，选“陷微”选项.将该列附藏起来即可.二、建立“常用文档新菜单在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。1 .在工具栏空白处右击航标，选“自定义”选项，“自定义对话框.在“命令”标签中.选中“类别.下的“新菜单”项.再招命令”下面的新菜单拖到菜单栏.按“更改所选内容按钮，在弹出菜总的“命名”框中怆入一个名称
4、如“常用文档”）.2 .再在“类别”下面任选一项（如“插入选项），在右边“命令.下面任选项（如“超越接选璐），将它拖到新菜单（常用文档）中,并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资衣”等）,建立第一个工作簿文档列表名称.重复上面的操作,多添加几个文档列表名称.3 .选中“常用文档”2HI7、个买单.顶（如“我等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超健接一胡开选项，翻开“分配切链接”对话框。通过按“我找范用”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资x1.s等）文件夹,并选中该工作簿文档.重复上面的操作,招菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来.4 以后需要靓开“雷用文档”菜单中的某个工
5、作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，电击其中的相应选项即可。提示：尽管我们招“超链接选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中超链接*菜单项和“常用”工具栏上的“插入越隧接按钮的功能.三、让不同类型数据用不同色显示在工资表中，如果想让人于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蕊色”显示.低于IOtIO元的工资总额以“标色”显示,其它以“黑色拉示.我们可以这样设置.1 .翻开工资改”工作簿.选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式”命令，翎开条件格式”对话框,单击笫二个方框右恻的下拉按钮，选中“大于或等于选凰在后面的方框中输入数值-2000单击
6、格式.按钿，翻开“单元格格式”对话框,将“字体,的“颜色”设置为“红色2 .按“添加ff1.f并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于IX10,字体设置为“蓝色：小于1000.字体设置为“保色）.3 .设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同窿色显示出来了。四、制作“专业符号工具栏在编辑专业衣格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。1 .执行“工具一宏一录制新宏,命令,翻开“录制新宏”时话框，输入宏名如“ruhao1.”并将宏保存在“个人宏工作簿中,然后“确定.开始录制，选中“录制宏工具栏上的“
7、相对引用”按钮.然后相需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制.仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入宏.2 .翻开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称“专业符号”.确定后,即在工作区中出现一个工具条.切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的宏，将命令”下面的自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮。3 .选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点时它们进行命名。4 .右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项.翻开“指定宏”对话框.选
8、中相成的宏（如fuhao1.等）,确定退出.重我此步操作，将按钮与相应的宏链接起来，5 .关闭“自定义”时话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了.五、打印工作衰的不同区域有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧，1 .翻开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打卬的行（谟列）标上拖拉，选中它们再右击鼠标，在随后出现的快捷菜单中.选隐;选项，招不需要打印的行（或列）隐藏起来.2 .执行“视图一视面管理器”命令,翻开“视向管理器.对话框.单击“添加”按钮.弹出“添加视面”对话框，输入一个名称（如“上报龙”）后,单击“确定”按钮.3 .将
9、防该的行（或列）显示出来，并立更上述搽作，“添加”好其它的打印视面。4 .以后需要打印某种表带时,翻开“根面管理器，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来.简单设置.排版一下,按下工具栏上的“打印按钮,一切就OK了.六、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按气Bi顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。1 .执行“格式选项命令,翻开“选项”对话框.进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列（如“机关,车队,一车间,二车间，V车间”等）.原击“添加”和确定”按钮退出，2
10、 .选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据一排序”命令，翻开排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话假按其中的下技按钮,选中刚刚自定义的序列,按两次“确定按钮返回，所有数据就按要求进行了排序.七、把数据徇底HM起来工作表局部单元格中的内容不想让浏览者杳回，只好将它哙.黜起来了.1 .选中需要隐畿内容的单元格（区域），执行“格式一单元格”命令,配开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“：；：（三个英文状态下的分号）.2 .再切换到“保护”标签下，选中其中的“随截”选项，按“确定”按钮退出。3,执行“工具一保护一保护
11、工作表”命令，踹开“保护工作表”时话框,设置好密码后，“确定”返回。经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再电示出来,就是使用EXee1.的透明功能也不能让其现形.提示：在“保护”标笈下，请不要去除“锁定”的面复选框中的7号，这样可以防止别人删除你隔藏起来的数据.八、让中、英文，入法智能化地出现在编J林表格时.疔的第元格中要输入英文有的单元格中要物入中文,反史切换输入法实在不方便.何不设过一下，让输入法智能化地调整呢？选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性”命令，胡开“数据有效性.对话框，切换到“输入法模式标签下，按“模式”右例的下拉按钮，选中“蝴开”选项后,“确定*汉出。以后中选
12、中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法（怆入法列表中的第1个中文输入法）自动翻开，中选中其它单元格时，中文输入法自动关闭.九、让自动更正入观一的文本你是不是经常为输入某线固定的文本，如,中华会计网校”而烦恼呢？那就往卜看吧,1.执行“工具一自动更正”命令,翻开“自动更正”对话框.2 .在“替换下面的方框中输入“pew”（也可以是其他字符,“pen用小写）.在“替换为下面的方框中输入“中华会计网校，用单击添加”和确定”按妞.3 .以后如果衢要输入上述文本时，只要输入“时字符，此时可以不考虑“优小的大小写，然后确认一下就成了。十、在EXee1.中自定义函数Exce1.函数虽然丰亩
13、但并不能满足我们的所有福要.我们可以自定义一个函数，来完成一些特定的运算.下面，我们就来自定义一个计算悌形面积的函数：1.执行“工具一宏-YiSUa1.BaSiC埸辑ST菜单命令（或按“A1.1.+Fir快捷键,翻开YiSUaIBaSie编耨窗口4 .在窗口中，执行“插入一模块”菜单命令，插入一个新的模块模块1.5 .在右边的“代码泣口中输入以下代码：FunctionV（a,b,h）V=h*（a+b）2En-.该公式尽管一长串,不过含义却很明礴:如果数字是以a1.,12-,“13”结尾的，则加上“UT后级：如果第1原则无效，则核/域后一个数字，以“1.结尾使用“si、以“2”结尾使用nd-、
14、以“3结尾使用rd：如果笫I、2原则都无效，那么就用-Iir。因此，蔚数词和字数词的转换实现得如此轻松和快捷.二十二、用特殊符号补齐位数和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种妁定俗成的“平安填写法”，那就是将金颔中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“8之类的符号.其实，在EXSI中也有类似的输入方法，那就是“REPT函数。它的根本格式是“二REPT(特殊符号”,填充位数尸。比方，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用号填充至16位,就只须将公式改为-=(2三PT(wS,16-1.EN(A2)即可;如果我们要将R3单元格中的数字从左恻用号埴充至16位，就要改为“=REPT(#,16-1.E
15、N(A3)ftA3：另外,如果我们想用#号将A4中的数值从两侧填充，则需要改为“=REPTd#,8-1.EN(A4)2)4A4AREPT(为)8-1.EN(A4)/2：如果你还嫌不够专业.要在AS单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：“=(TEXT(A5OOm(4REPTC,16-1.EN(TEXT(A5,u58,30.00),一定能满足你的要求。二十三、创立文本宣方BB除了重红谕入之外,mREPT*函数另一项衍生应用就是可以出接在工作表中创立田纯文本组成的出方图。它的原埋也很简单，就是利用卦殊符号的智能於复，按照指定笊元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果.比方我们首先制作一张年度
16、收支平衡表，然后将“E歹厂作为我方图中“预算内”月份的显示区,将“G歹厂则作为直方图中“超预Jr的显示区.然后根据表中已有结果-D列的数值，用-Winedings,字体的N字符表现出来.具体步骤如下：在E3单元格中写入公式-IF(D30,REPT(vn,R01.三(D3100,0),*,也拖动填充柄至G1.1.我们看到.一个没有动用EXCe1.图去功能的纯文本直方图已展现眼前，方便宜观，简笊明了.二十四、计算单元格中的总字数有时候,我的可能时某个单元格中字符的数破将兴融，需要计并单元格中的总字数。要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE函数的虚拟计算外,还要动用“TRIM函数未删除空格
17、比方现在RI单元格中输入有“hewmanywords?”字样，那么我的就可以用如下的表达式来帮助：-=IF(1.EN(A1)=0,0,1.EN(TRIM(AD)-1.EN(SHBSTIT1.!TC(TRIM(A1.),*,uu)+1.)读式的含义是先用“SUBSTITUTE函数创立一个新字符邪，并且利用“TRIY-函数删除其中字符间的空格.然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格的数fit最后招空格数T,就对出的元格中字符的数Ia了.二十五、关于欧元的转换这是EXCe1.2002中的新工具.如果你在安装EXCeI2002时选择的是默认方式，那么很可能不能在“工具菜单中找到它.不过,
18、我们可以先选择“工具”菜的中的加载宏然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项.“确定”后EXCeI2002就会自行安袋了.完成后我的再次翻开“工具”菜单，单击“欧元转换”，一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与EXCeI的其他函数由口一样,我们可以通过果标设置货币转换的“源区域”和“目标区域.然后再选择转换前后的不同币种即可.所示的就是“100欧元分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表.当然，为了使欧元的显示更显专业，我们还可以点击EXCe1.工具栏上的“欧元”按钮，这样所有转换后的货币数做都是欧元的样式了。二十六、给表格做个超皴搜索引簟我们知道.Exce1.表格和1.or
19、d中的表格最大的不同就是EXCe1.是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据序的范晒之内,我们可以利用“函数百询”,对目标数据进行新确定位，就像网页中的搜索引笔-样.比方在所示的表格中，从AI到FZ的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域.我们的设想是.当我的在“物入学生姓名右边的单元格.也就是C8格中怆入任何一个同学的名字后，其下方的维元格中就会自动显示出该学生的各科成绩.具体实现的方法如下：将Jt标定位到C9单元格中，然后单击“插入.之“函数”选项,在如图18弹出的腐口中，选择-V1.OOKUP*函数，点“确定”.在随即弹出
20、的“函数参数窗口中我们设置“1.oukup_VaIUC(指需要在数据衣首列中搜索的值)为“C8*(即搜索我们在Ce单元格中填入的人名):“Tab1.e_array(指数据搜索的范阚为“A2：B6(即在所有学生的“语文”成绩中擅索):Co1.YindCXJUnr(指要搜索的数值在表格中的序列号)为“2(即数值在第2列)：“Rangejookup(指是否需妾精确匹配为“FA1.SE”(说明不是,如果是，就为“TURE”).设定完早按“确定”,此时回到表格，单击C9单元格,我们看到“f区域中显示的命令行为“=V1.OOKUP(C8.A2：B6,2,FA1.SE)”.复制该命令行，在CKhC1.、CI
21、2、C13单元格中分别输入:,*=VI0KIJP(C8,A2：C6,3,PA1.SE:m=VI.(X)KUP(C8,A2：D6,1,FA1.SE)*：=V1.OOKUP(CS,A2：E6.5.FA1.SE)*：“=Y1.OOKUP(C8,A2：F6.6.FA1.SE)(其参数意义同Z中一样，不再赘述).接下来.我的就来检验“Y1.OOKIP函数的成效.试着在CS单元格中4ft入某个学生名.比方“赵蟀”，回车之下我们会发现.其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了.二十七、EXCe1.工作表大纲的建立和Word的大纲视图一样，Exce1.这个功能主要用于处理特别大的工作表时，雉以将关
22、健条目显示在同一屏上的问鹿。如果在张表格上名R繁多，但数据类型却又有一定的可比性，那么我们完全可以先用米标选择数据区域，然后点击“数据”菜单的分类汇总”选项。井在挣出菜单的“选定汇总项区域选择你要汇总数据的类别.最后,如图19所示,现在的表格不是就小了许多吗?当然.如果你还想查看明细的话,单击表格左低的按钮即可.二十九、蒸SRExsi的“从文本到语Ir尽管13前已经有许多软件都致力于文本的机揖朗读，但微软的OffiCe不管从语音的柔和度和语气的抑扬怅挫都毡其它同类软件不可比拟的.按照OffiCe的默认安装，你可能还不能在EXCeI的菜单中找到它，在我们确认安装了“从文木到语音的选项后,就Ur以
23、在EXCe1.的“工具”菜单中看到“语f工程了.如图21所示，解开一个表格,随便选择其中的内容.然后单击“从文本到谙音”工具栏上的“朗读单元格”按钮,此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了.但得一提的是,当谶到标点符号时，Exce1.的朗读会自动停4ft一会儿，然后再接在朗读，这一点和其他软件完全不同，气者认为这样的处理更加自然。还有一点需要说明的是，如果你想调整EXCeI2002中语音朗读的速度，可以在“控制面板”中双击语音,图标.然后在“文字到i普音”卡片上调整即可三十、Exce1.中“霰影,功能的妙用这个功能比较另类，似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入,因为它的作用党然
24、是一一“抓屏”！而且还不是像“PrinISCreen按钮那样“一把乱抓”.而是允许让你通过鼠标进行选择，“指哪抓哪.。要找到这个功能还不太容易,我们点击EXCe1”工具”菜单的“自定义”选项.在“命令”卡片的“类别.中点“，具，再在命令栏中找到“摄影”按钮，并将它拖到工具栏的任意位置.如果我们想要时去格中的某一局就“照相”，只须先选择它们（图23,然后按下“掇影按钮，这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将h3动到需要显，.、“照片”的地方（当然，也可以是另一张表格），再次按F*蕤影按钮,这样B1.B1.被扣报的“照片就立即粘贴过来了.当然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏.很旧然.Exc
25、e1.是将它作为一帼图片来对待了，我们可叨意将它进行旋转、缩放处理.不过，请各位一定要注意：这可不是一皎的照片！你可以试着改动原来被我们“拍Rr下来的表格数据看看刷新一下照片,结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了！三十一、在多张表格间实现公用数据的碓按和引用也许我们会奇怪，为什么每次翻开EXCeI,软件总是翻开了一个由3张空白衣格组成的文件组呢？如果你是专业的会计师、统计师或者诺热于此的我格尚手，就,定会明白，由于计算工程的名F1.繁多、数据信息的头绪复杂,单*一张表格往往解决不了所有的问题，多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当I的制胜法宝。比方我们首先制作Sheet为“一班学生成绩表,
26、Sheet2,为“二班学生成绩表”,然后来到Sheet3-,想进行“一班”和二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算.此时我们就可以构光标定位到目标位门,选择好相关函数然后在EXCe1.弹出的函数对话框中,利用数据列表右恻的“按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看.如图24所示,这时函数窗口中就仝出现“X班学生成绩表！X单元格.的字样了.此后,不管我们在源单元格中进行怎样的修改,在“Sheet3*的目标位置都会适时进行重新计算.三十二、“服服剪贴板窗口每次当你连续使用两次“复制”或打切”命令时，贴极我会弹出来，和你争夺有限的文档显示空间，让人讨此好在，“驷服”剪贴板的方法非常简单
27、第者建议，如果你不希期剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的“选项.去除“自动显示OffiCe典贴板*红选框上的钩.如果你不带里我贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来.只须去除捺“在任务栏上显示OffiCe剪贴板的图标”和“更制时在任务栏附近显示状态”两个或选框上的选择.只保存“收集而不显示OffiCe典贴板”复选框前面的钩即可.当然，在取消剪贴板自动显示功能之后，你还可以随时恢生这个功能。比方我们可以自定义一加快捷键，以使施时迅速词出剪贴板.从菜单中选取“工具”之自定义”选项.点击弹出对话框下部的“键盘”按钮,在弹出对话框的“类别”列入中选取“编辑”，然后，在对话框右上方
28、的“命令”列表中选取-EditOfficeC1.ipboard-；将光标式于“请按新快捷键”对话框中，并按下A1.t+Shift+C（或者你。欢的其他组合）,“关闭”对话框。现在，我们只要-按下AI1.-Shif1.C剪贴板就会立刻出现在你面前了。三十三、利用公式审核工具查看数据出处“公式审核工具，它可以将任一维元格中数据的来源和计圆结果的去处显示得清淌楚楚、明明白白.让我们单击“工具”菜单的公式审核选项，井点击“显示公式审核工具栏.。我们仍然借用“给我格做个超级搜索引擎.一招中的例子，用网标选择C12单元格，从图25中我们Ur以看到，该单元格中的结果圣通过函数-=V1.OOKup（C8,A2
29、C6.3,FA1.SE）得出的.因此，数据来源有3个：C8、A2和C6.所以,当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格.按钮后，EXCe1.立刻用的头和蓝点指明了这3个胞元格的所在（图25）.当然，如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话，也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈杼无效数据”按钮来让EXCQ1.自动帮我们检查批漏，三十四、巧用“智能鼠标我们知道，滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”,但当我打滚动鼠标滚轮上下翻页时，你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢？点击工具”菜单中的选项”命令,然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放奴选框，点“确定后.我们再来看看现在的副
30、标滚轮都行些怎样的功能：在“智能鼠标”的默认状态下，上下滚动鼠标滚轮，工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小，而只有当我们按住Ctr1.键，再滚动鼠标潦轮时，工作表才会像往常一样上下翻页。另外，如果我们使用了EXCe1.的“分娘显示,那么当我的按住Shir1.和滚动鼠标滚轮时，又可以控制各级条目的显示或盼僦了。当然，还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索.三十五、“监视,窗口的应用如果你创立了一个较大的电子表格，并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时，EXCe1.中的“监视窗口.可以为你提供很大的帮助，通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。在“工具菜单中单击“公式审核”子菜单.然后单击“显示监视窗口.按钮.右击我的想跟踪的单元格并在快疣菜单中选择“添加监视点”.这时，“监视窗门”的列表中就出现了被EXCeI监视的单元格及其公式了.以后，只要我们双击“监视冠口”中的该条目，被监视的单元格就会不谢自来了。提示：当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时，只有当所有被引用的工作御都翻开时，才能在“雅视窗口的列表中显示出来.
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