1档案资料管理规定.docx

1、一、档案资料管理规定1总则1.1 企业档案管理是企业在发展全过程中所采取的各项工作活动、措施而形成的全部资料档案的管理。资料档案的构成是以工程部技、施工管理档案为主体，包括合同文件、计划统计、经营销售，物资施工机具、劳动保障、人事教育、安全质量、宣传广告资料。公司要求各职能部门要将自身的档案管理列入工作日程，分门别类、主次分明地建档、归档，并认真做好日常管理。1.2 企业档案工作执行集中统一的管理原则，做到归档案合理，方便查阅。2文件资料的形成与归档2.1.归档的图纸要求：2.1.1 有图签栏，图签内容统一，图名、图号、比例尺、日期必须填写清楚，责任栏必须由有关人员签名。2.1.2 图纸有编号

2、部技档案统一分类编号（由档案室填写）和出图单位的独立图号都填写好。2.1.3 注明图纸的保管期限（永久、长期、短期）和保密级别（机密、秘密）。2.2需要归档的文件资料的归档范围主要有以下几方面：2.2.1建筑工程和市政公用工程组织方面。在工程施工、基本建筑、安全保卫、采暖通风及电气、工程质量施工记录、检验报告单、竣工验收报告等资料。2.2.2生产用施工机具和仪器方面。施工机具和仪器的图样和技术文件；施工机具仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件资料；施工机具仪器的运行、维修记录，施工机具改进，改装和报废的文件资料等。行政车辆、办公施工机具（主要指电脑、复印机等）技术资料也应归档。2.

3、2.3技术管理方面。质量管理、技术引进、技术改造和各种标准、计量、能源、环保、部技情报、技术总结等文件资料。2.2.4计划统计方面。各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件资料。2.2.5物资供应方面。物资、原材料采购，库存保管、供应和机械施工机具、工具管理中形成的各种文件资料。2.2.6劳动工资方面。定额、定员、劳动调配以及劳动工资、劳动保障等工作中形成的各种文件资料。2.2.7教育培训方面。干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。2.2.8其他文件资料。2.3归档时间2.3.1基建工程施工组织、竣工验收或其他技术项目，在任务完成或告一段落时，要将应归档的文件资料组成保管单

4、位，经项目负责人审定后归档。2.3.2每年年终前要将应归档的文件资料组成保管单位，经职能部门负责人审定后于第二年的第一季度内归档。2.3.3新购重要施工机具、仪器的随机资料和引进项目的文件资料，由工程部门应会同资料室检查验收，并及时归档。2.3.4公司派人外出参观学习、考察和参加各种会议，获得的文件资料要按照归档范围的规定，及时归档。2. 3.5公司财务账簿、会计凭证、财务报表资料由财务按会计档案法规定时间要求由财务部门自行组织归档。3档案管理的原则2.1 档案分类要根据国家和有关部门的规定进行,做到档案分类标准化。信震建设公司按:2.1.1 按施工机具型号分类；2.1.2 按工程项目分类；2

5、1.3 3按专业性质分类；2.1.4 按组织机构分类；3. 1.5按时间分类。4. 1.6对公司资料分类归档。3.2 资料室要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管、存放目录。3.3 档案保管工作要做到：3.3.1接收档案必须认真验收，并办理接交手续，记录於档案资料交接表（附表一）。3.3.2存放档案必须有专用柜、架。排架方法要部学和便于查找。3.3.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充等情况。底图保管要平放。3.3.4缩微胶片、照片、磁带、光盘等按其特殊的材料储存要求部学保管.3.3.5要定期进行库藏档案的清理核对工作。对破损或载体变质的档案，要及

6、时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存证据。3.3.6资料室要具备良好的卫生环境和防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。3.4档案鉴定应遵守：3.4.1鉴定工作由领导、总工、专业技术人员和档案人员组成鉴定小组进行。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期,若鉴定中发现档案不准确、不完整时，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。3.4.2销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册，提出销毁报告，由总经理审批，销毁档案时要严格执行保密规定。3.4.3认真作好档案信息开发利用工作。开发工作要

7、面对生产、技术和经营管理，重点服务于改善公司经营管理，提高产品质量，降低物质消耗和增加经济效益等方面。档案信息开发利用要采取多种形式，如：3.4.3.1公司内部实行档案开架阅览（主要指部技资料、学术交流、会议文件等资料）；3.4.3.2编制并交流档案目录;3.4.3.3对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制部研成果、基建工程简介，文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。3. 4.4认真做好档案统计工作。其统计内容主要是档案管理基本情况统计,档案数量统计,档案提供利用效果的统计等。4.1资料室的基本任务是：4.1.1 负责资料档案的集中统一管理，维护档案的完整与

8、安全，贯彻执行党和国家的保密制度，保守党和国家的机密。4.1.2 收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用好部技档案，做到账、卡、物一致，达到分类准确，编号统一，保管部学，查阅方便，保持档案的完整、准确、系统。4.1.3 指导并检查督促各部门的资料工作，做到公司档案管理制度统一和业务工作统一。4.1.4 组织有关单位、部门的工程技术人员，鉴定应该保存和销毁保管期已过、无使用价值的部技档案，制定公司档案保管期限。4. 1.5参加本司工程竣工验收、施工机具仪表到货开箱工作，完整、齐全地收集有关部技档案资料。4.2部技文件、资料的归档和集中。4. 2.1归档责任：公司资料室负有对全司资料档案工作进行全

9、面管理和监督、检查、指导的责任。各部门应将整理好的图纸资料交资料室归档，经验总结、学术活动等的资料由工程技术人员直接交送资料室归档。4. 2.1.1图纸、文件资料归档后，若工程或机器施工机具等进行扩建、改造，承办单位应及时将修改、补充后的图纸资料归档，以保持其连续性和准确反映其演变过程。4. 2.1.2资料室对应归档的部技文件资料、请示报告、批复文件、技术方案、实验记录、施工图、竣工图等图纸资料，进行验收归档；对档案没有达到完整、准确、系统要求的项目，不算完成任务，不予验收（若遇特殊情况，经总工程师同意，可先验收并限期归档）。4. 2.2部技文件资料归档、集中保管的基本范围。4. 2.2.1技

10、术指导性文件：上级及本司有关技术问题的指导性文件，以及其他技术性方面的规章制度、部颁标准、技术条件等。4. 2.2.2测量、地质勘探方面：地形测量、工程测量、地质勘探和生产勘探设计、水文资料，各类总结报告或成果；各种比例尺的地形图、坑内图、地质图等；年度生产、计算、说明及地测原始编录等。4. 2.2.3基本建筑方面：在基建筑计、施工中形成的技术文件资料。如：设计任务书、设计方案、协议书及上级审批文件、总平面图、土地征购资料，地表地下的风、水、电气的管网平面图、生产工艺流程及各类系统图、各种施工图、施工规划和方案、施工记录和隐藏工程记录、重大工程质量事故报告、设计概算、施工预算、竣工决算、竣工图

11、设计图纸资料、设计变更通知书、工程交工验收资料及其他重要技术文件资料等。4. 2.2.4机电施工机具方面：施工机具使用说明书、出厂合格证、图纸资料（包括施工机具安装图）；安装试车记录；交工验收记录、施工机具维护操作规程、施工机具检修、大修记录及重大事故调查报告；施工机具技术改造总结等。4. 2.2.5其他具有保存价值的企业发展规划、统计年报、企业管理规章制度及学术交流活动资料等4. 3.归档份数：一般归档一份，但重要的或使用频繁的应归档二份以上。4. 4.部技档案必须统一集中于资料室保存，任何个人不得私存部技档案。凡公司下属各部门需向外购取图纸资料时，应经负责人同意，到资料室填写向外购取图纸

12、资料单后方能购取，否则财务部门不予付款。因公外出开会、办事，向外单位购买的技术资料，应送资料室归档和付款签证，否则财务部门不予报销。4. 5.部技文件资料的形成、积累和归档工作，纳入相联系关部门和部技人员的职责范围，纳入个人岗位责任制中。根据档案工作质量的优劣，作为考核、评奖条件之一。4. 6部技档案的整理与保管4. 6.1坚持集中统一管理部技档案的原则，维护部技档案的完整与安全，做好部技文件、图纸资料的接收、整理、归档工作。接收档案资料时，填好“档案资料交接表”（附表一）；整理档案资料时，填好“档案资料目录”表，并按年度、同类工程集结成册。“档案资料目录”既作资料目录，又作查阅资料的索引。4

13、 6.2部技档案分类编号规定：为加强我司部技档案的集中统一管理，按照部技档案的形成规律及其有机联系，在便于保管和利用的原则下，部技档案基本采用按专业分类法。档案编号均采用三段编号法，即：分大类、列细项、组卷的方法进行编录，说明如下：4. 6.2.1工程项目的编号：编号中包含公司名称代号、工程类别名称代号、工程开工年度、工程项目的年度顺序号及组卷数顺序号。4. 6.2.3不管该工程项目是当年开工当年完成还是跨年度完成，编号中的“年度”均按工程开工的年度登记。4. 6.2.4“工程项目年度序号”系指该年度内同一类别的项目数按开工先后所编的顺序。4. 6.2.5同一项目的所有资料（从工程投标到竣工

14、验收）分门别类组卷后按顺序编号，就是“卷数序号”。4. 6.2.6凡立卷归档图纸，做到分类编录准确，折叠整齐，按290mmX210mm规格装订成册，或按份整理存放盒内保管。底图、蓝图分类、分柜、分库存放。4. 6.3部技档案要求完整、准确、图物相符。其复制、清理、保管措施要求同公司普通档案要求一样。（详见3.3规定）。4. 7部技档案的利用和统计4. 7.1档案编制必要的找查工具（如目录、卡片、专题索引）和参考资料，做到查找、调卷迅速准确。4. 7.2部技档案、资料借阅和对外提供要按“部技档案、资料借阅提供制度”办理。4.8部技档案的鉴定、销毁与移交：要定期做好部技档案的鉴定工作。鉴定工作在总

15、工程师领导下，组成有领导、部技人员和部技档案管理人员参加的鉴定小组共同进行，任何部门或个人都无权自行处理档案。鉴定小组的任务是负责审定我司部技档案保管期限表，定期对已过保管期的部技档案重新进行审查，剔出失去利用价值部技档案，造具清册，予以销毁。销毁档案时至少派两人监销。5档案资料的借阅和提供5.1 本司人员可直接到档案室借阅档案、资料，须填写“借阅资料登记表”。借阅期限不得超过一个月。如确因工作需要，须办理续借手续。5.2 外来人员借阅部技档案，资料不得借出资料室，不得提供图纸或“秘密”级以上资料给外单位人员。5.3 借阅者对所借阅档案、资料负有保管和保密责任，不准涂改、勾划、撕毁、取页或转借

16、他人。如发现有丢失、损坏，将按档案管理规定严肃处理。5.4 职工调离本司或退休，必须还清所借的全部档案、资料。由资料室在离职单上签名后,劳资部门才能予以办理离职手续。6资料、图纸复（晒）规定6.1 司属各部门晒图或复印资料，须先填好“档案资料复（晒）登记表”，登记表内包括图纸名称、图号、晒印份数和张数。对拟发往外单位（或人员）的须经总工程师审查同意后方可晒印。6.2 外单位要求复（晒）图：须持有单位介绍信，经公司有关专业主管部门审查同意（机密级以上的档案资料经总工程师批准）并办妥付款手续后，方可晒印。6.3 底图只限在部技档案室保管、使用。新透底图第一次晒图后，随即收入资料室整理、编录、归档保

17、管（不成套的机械零件图及无保存价值的图纸除外）。6.4 发图办法：“秘密”级以上图纸资料一般不发到单位和个人，由资料室保管借用。有些使用范围广的如长远规划、年计划及附图、季度计划必发到单位的“秘密”以上图纸资料，由资料室发出，要办理签收手续，且要定期收回。7档案资料的保密7.1工程档案要明确保密范围、等级和项目。我公司施工技术资料的保密范围主要是：7.2.工程技术档案的密级项目由保管单位确定，不同密级由不同范围的人员接触、使用、不得擅自扩大范围，向外透露。7.3公司专业技术人员因公外出，需要携带技术档案资料，须经总经理批准，并对所携带的保密资料负保密责任。7. 4私人笔记中不得摘抄公司绝密技术

18、资料，否则，档案部门有权没收其笔记本。7.5 不得将机密文件、图纸带到公共场所，随便丢放，随便传阅。7.6 发现泄密失密事件，应迅速报告综合部采取防患措施。8档案管理专（兼）职人员职责7.7 档案管理专（兼）职人员应热爱档案管理工作，不断提高业务能力，积极认真地做好管理工作。7.8 管理人员要保证档案资料的帐、物、卡一致。并做好分类、编目、立卡、上架和借阅。8. 3资料室的专职人员要主动积极地与各部门资料员联系和接触，使该综合整理的资料综合整理好，该归档的及时归档；各部门的兼职人员则应热情配合专职人员，共同做好工作。8. 4及时收集和报告最新部技资料的出版讯息，并根据生产公司实际需要,拟出订购目录,经领导同意后订购，并负责日常管理。8.5 新订购的机械施工机具和仪器到货时，专（兼）职人员应到场参加开箱验收，收集所有资料并建档归档。因故不能到场时，要委托有关部门或人员代为收集和保存好施工机具、仪器资料，事后整理归档。8.6 参加工程项目的竣工验收，并验存应该归档的所有资料。8.7 参加档案资料的鉴定、销毁和移交工作。8.8 严格遵守和执行档案管理的保密规定。9附则9.1 本制度由公司资料室负责解释。9.2 本制度由公布之日起执行。10记录档案资料交接表借阅资料登记表档案资料复（晒）登记表