文秘专业技术知识题库.docx

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1、第 1 页 文秘专业技术知识题库 特征码 WkOQtjwdwqfzSyuMVMXK *专业技术知识题库 *基础知识复习题 1. 党政机关*处理工作条例规定现行的党的机关*种类为多 少种？ 答：共计 15 种。(1)决议；(2)决定；(3)命令（令） ；(4)公报； (5)公告；(6)通告；(7)意见；(8)通知；(9)通报；(10) 报告； (11)请示；(12)批复；(13) 议案；(14) 函；(15)会议纪要。 2. 简述*的特点？ 答：*是由法定的作者制成和发布的。法定的作者是*与其它 著作、等在上和出处上的不同。 有法定的权威和效力。作为 机关的喉舌，代表机关发言。 *有特定的体式并

2、需经过一定 的处理程序。*的制发和处理须经过一定的程序，任何人不得擅 自处理。 *有现实执行效用。从一份文件来说，都有它的特 第 2 页 定效用，代表它的制发机关赋予它的具体使命。 3. 简述*的作用？ 答：指导工作，传达意图 联系工作，交流信息 总结工 作，推广经验 请示工作，答复问题 记载工作，积累史料 4. 简述企业信息的写作特点？ 答：就写作而言，其特点和要求集中起来 8 个字：?简练、具体、 精确、明白。?简练言简意赅、开门见山、直截了当；具体 就是用事实说话；精确就是在撰写信息中，对事实的 性质、程度、空间、时间及前因后果等叙述必须准确无误，不 能含糊其词，不能模棱两可，不能夸大也

3、不能缩小；明白 通俗易懂，浅显明白。 5. 简述会前准备工作有哪些？ 答：(1)组织会务班子，明确工作职责。(2)发出会议通知。(3) 印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。 (4)大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。印制会议凭 第 3 页 证。(5)会场布臵。(6)后勤服务工作。 6. *标题拟制混乱有各种表现？ 答：主要是：表意不清；随意省略；题目过长；事由 不当。 7. 调查研究应注意哪些事项？ 答：要有正确的指导思想；要强化实事求是、开拓创新的意识； 要有满腔热忱、眼睛向下的决心；要坚持正确的组织原则，加 强组织纪律性。 8. 消息的写作特点有哪些？ 答：内容真实，事实准确

4、；内容新鲜，有新闻价值；迅速及时， 有时效性；简明扼要，篇幅短小；基本表达方法是叙述。 9.*写作的一般步骤和方法是什么? 答：(1)明确发文主旨。任何一份*都是根据机关工作的实际需 要来撰写的，一份*的主旨体现机关领导意图和发文目的，它是 第 4 页 *的灵魂和统帅。主旨通常包括：*的中心内容是什么。根 据*的内容，准备采用何种*名称。要明确*发送范围和阅读对 象。(2)收集有关材料。明确发文的主旨后，就可以围绕发文主 旨来收集有关材料，进行一定的调查研究工作，这项工作的主 要内容有：收集、阅读和研究有关的文件材料。深入下去， 收集有关的实际材料。收集材料和调查研究是一个充分酝酿和 进行构思

5、的过程。不仅可使基本观点逐步深化和成熟，而且还 可以收集到一些典型材料及有关的统计数据等，为文件的撰写 打下一个比较坚实的基础。材料的收集必须做到：真实、典型、 适用、时效。真实是材料的生命；选取的材料如果不典型，就 不具有代表性和说服力；适用性和时效性则更是*具有为反映和 解决现实问题，指导工作的价值之所在。(3)拟出写作提纲。材 料收集起来以后，对一些篇幅比较长的*来说，还要拟写出一个 写作提纲，对*的结构先有一个通盘考虑，全面安排，将*的主 要背景、轮廓勾画出来，进行具体的起草工作。(4)认真起草正 文。有一份好的写作提纲，就可以进行*的起草工作了。首先是 起草正文，正文的起草是*撰写的

6、重要步骤，应当注意以下问题： 把握好*主题，选好用好材料。观点正确，情况确实。内 容诊及的有关部门要经过会商，取得一致意见；文字表述要 简练，交代问题要清楚。(5)反复检查修改。*是指导性、规定 性和实用性都很强的一种书面材料，它要求表述表达准确、逻 辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出好的*来。*的修 第 5 页 改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌；主要有：关于主 题的修改。关于观点的修改。关于材料的修改。关于结 构的修改。关于语官的修改。 10论点,论据,论证三者的关系? 答：论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点 是统帅，回答?要证明什么?的问题，论据是基础，回答?用什

7、么 证明?的问题；而论证则是沟通工者之间的桥梁，回答：?如何 证明?的问题。在*写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严 密，才能赋予论证以强大的逻辑力量。 11、*的行文部分包括什么? 答：*的行文部分包括*标题、题注、主送机关、正文、无正文 说明、附件说明、发文机关署名、成文日期、机关印章与领导 人签署、注释及特殊要求说明等项。 12. 简述*的行文方向与关系? 答：根据机关之间的不同的行文关系，可以将机关的行文分为 上行、下行和平行三个方向，并根据机关工作的需要分为三种 第 6 页 行文方式：(1)下行文。下行文是指上级领导机关或业务主管部 门对所属下级机关或业务部门的一种行文。根据发文的

8、不同目 的和要求，下行文可分为三种行文方式：逐级下行文。逐级 下行文，就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一 种行文方式。多级下行文。多级下行文，就是指党政领导机 关根据工作需要，同时下达几 级机关的一种行文方式。直达基层组织和群众的下行文。这 种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直 接传达到人民群众的一种行文方式。(2)上行文。上行文是指下 级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种 行灾。根据发文机关的实际工作需要，上行文又可以分为三种 行文方式。逐级上行文。逐级上行文就是指下级机关直接向 所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本、员 常用的一

9、种方式。多级上行文是指下级机关同时向自己的直 属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。越级 上行文。越级上行文就是指在非常必要的时候，下级机关可以 越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中 央的一种行文方式。 (3)平行文是指同级机关，或者不相隶屑的，没有领导与指导关 系的机关、部门、单位之间的一种行文。 第 7 页 13. 领导讲话稿应忌戒什么？ 答：主要的可以概括这么三条：一是忌?平?。平?，即平淡，观 点平淡，语言平淡，通篇一般化，使人听后感到没有解决什么 问题。二是忌?空?。?空?，即空话、套话太多，或只有观点， 没有论证；或只有原则要求，没有具体要求、具体措施，

10、没有 可操作性。三是戒?长?。长?即动辄洋洋万言，啰里啰嗦，拖泥 带水，短话长说。 14调查报告的前言主要介绍哪些内容? 答：前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介 绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明 调查的结论。具体写什么，没有一定的规定，视调查的性质和 报告的写法而定。 15调查报告的作用和特点? 答：调查报告的作用，主要是提供真实的社会情况，为制定政 策、宣扬先进、揭露黑暗、解决工作中的疑难问题服务。调查 报告有两个主要的特点：(1)针对性强：即调查报告写作的目的 第 8 页 很明确，都是针对一定的现实问题写的，或者是回答社会普遍 关注的某个问，或者是为制

11、定法律法规提供社会情况，或者是 为裁定某个案件的性质提供事实根据，等等。凡是与要解决的 问题有关的重要材料都要纳入报告，凡是与该问题无关的材料 都要摈弃。(2)纪实性强：调查报告的主要任务是提供与要解决 的问题有关的事实，是真实的、确凿的材料。至于怎样看待这 些材料，从材料中可以得出什么结论，调查报告作者研以提出 自己的看法，供有关人员参考，也可以完全不提看法，让有关 人员自己根据事实去作结论。 16总结的主要作用和特点? 答：下情上达、提高自身。 （1)下级机关做了哪些工作，取得了 什么成绩，还存在什么问题，有什么经验教训，总结之后及时 报告上级，是上级掌握全局动态的需要，也有利于加强上级对

12、 下级的指导。(2)机关团体作了工作，领导层和群众共同进行总 结，把感性认识上升到理性认识，就能大力促进自身素质的提 高。自身素质提高了，工作质量、工作效率就随之提高。总结 的特点：回顾性、经验性。(1)总结的内容是回顾已做过的工作。 在总结的时间段内，做了多少就写多少，不能无中生有，不能 夸张掺假。(2)总结的目的不仅仅在回顾已做过的工作，还在于 感性认识上升到理性的高度，从具体工作中引出经验教训；以 第 9 页 便为以后的工作提供借鉴。 17. *的发文闭合程序？ 答：主要程序依次为：拟稿核稿签发印发归档。1、拟 稿。拟写*时，首先由矿分管领导指定主办单位(对文稿内容、 质量负责)，按照领

13、导意图和要求拟写初稿；经矿分管领导初审 签字后，交办公室进行核稿。未经分管领导审签的，办公室不 予核稿。拟稿必须做到实事求是、重点突出、观点鲜明、条理 清楚、层次分明、表达准确、文种合理。2、核稿。初稿拟定后， 应交办公室进行核稿。主要审核内容是否符合矿党委、矿行政 的要求和上级有关指示精神，是否符合国家政策法规、上级部 门和矿有关规章制度，语法文字是否规范，格式是否符合要求， 文种及标题是否合适等。对涂改不清、文字错漏严重、内容不 妥、格式不符、不具备发文要求的文稿，将退回主办单位重新 拟稿。 3、签发。凡涉及矿井重大事项、制度、规定、决定、请示、报 告等需要会签的*，经办公室审查修改后，必

14、须填写发文稿纸， 呈送矿分管领导审核会签，最后经矿长、党委书记签批后，方 可印发。4、印发。打印文件时，应先打出样稿，经与原稿校对， 确认无误后，方可按要求的份数打印。发出文件前，必须填写 第 10 页 发文登记表 ，收件人必须签字。 5、归档。对打印下发的*，办公室要及时进行归档，妥善保管， 备案检查。 18、常见文种的定义？ 答：（1）决定。用于对重要事项作出决策和安排。在写作要求 上，要庄重严谨，言简意赅，格式规范；论述内容上，要分析 透彻，评价准确，要求明确；措施要求上，要逻辑严密，具体 实在，可操作性强。 （2）通知。用于发布企业规章、人事任免、 传达上级机关的指示、转发上级机关*、

15、批转下级机关*、发布 要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。要做 到重点突出，说明情况，条理清晰，简明扼要，通俗易懂，力 求简短，力戒冗长。 （3）通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重 要情况。要做到朴实，简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染， 无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度核准 事实，观点要鲜明，是非要分明，情况要清晰，不能含糊其辞。 （4）报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议和 答复上级机关的询问。工作报告一般结构是工作开展情况、主 第 11 页 要做法或经验、存在的问题和不足、今后工作的意见（打算） 和措施。报告应以反映情况为主，反映

16、情况要真实、不浮夸， 分析问题要客观、不片面，经验总结要有条理、实情准确，措 施打算要具体、目标明确。 （5）请示。用于向上级机关请求批示、批准。一般结构为说明 请示的事由，以及事由的必要性和可行性。需上级解决的问题， 事由要条理清晰，理由充分；请示事项要有明确意见，合情合 理，不能含糊不清。但不得越级请示、平级请示或多头请示， 严格做到?一事一请示?。 （6）意见。用于对重要问题提出见解 和处理办法。起草意见必须具有较强的指导性、针对性。对情 况说明应真实准确、简明扼要；对存在问题的表述要一语中的， 抓住要害，删繁就简；对解决的办法和采取的措施要贴近实际， 做到切实可行，具有可操作性。不能只

17、提目的意义、方向目标 或存在的问题，没 有具体的措施和解决的办法。制定实施意见时，要做到主题明 确，围绕上级机关制定的某一重大问题、重大政策，必须结合 本单位情况，提出贯彻落实的方法、步骤和具体措施等。 （7） 规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为 规范。制订规定不能与国家法规相抵触，规定制订的章节、条 款、标准、时限、奖惩、处臵等必须层次分明、明确具体、符 第 12 页 合规范要求。 （8）函。用于单位之间商洽工作、询问和答复问 题，向无隶属关系的有关主管部门请示批准等。应一文一事， 不宜一文数事。内容要简短清楚，不可长篇大论，理由的阐述 应直接表明态度，简单明了，态度鲜明

18、，申请什么，要求什么， 都要开门见山。 19、标点符号是书面语言里的有机部分，每一个标点符号有一 个独特的作用。标点符号包括点号和标号两大类。 点号 - 句号、逗号、顿号、分号、冒号、问号、感叹号 7 种。 标号 - 引号、括号、省略号、破折号、连接号、书名号、间 隔号和着重号 8 种。 20、*要素 *一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文 字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印间、附注、主题词、抄送（抄报）机关、印发机关、印发日 期和印发份数等部分组成。 21、*正文中的结构层次序数的标法 第 13 页 第一层为?一、?第二层为?（一）?，第三层为?1

19、.?，第四层为? （1）?。如有需要一级标题使用黑体，其它层次字体不变。 22、行政机关*主题词 主题词:用以揭示*主要内容的规范化的词或词组。标注主题词 有助于文书部门依据*主题及时、快捷的处理*，同时便于按主 题查找、检索*。主题词的标注顺序是:全面审读*，确认*的主 题内容;认真进行主题分析，对关键性语句准确精炼的进行主题 概括，形成主题概念;在*主题词表中选用最恰当的主题词 语，词表中没有所需词时，可选用相关或相邻近的词进行组配， 组配不合适或不能组配时，可选用最直接的上位词。 主题标引 时应有效把握主题词标引的深度，除类别词和类型词外，一般 标注不超过 5 个词目。 23、*的密级分

20、为哪几级？ 答：*的密级分为秘密、机密、绝密。 24、*按处理时限分为哪几类？ 答：*按处理时限分为平件、急件和特急件三类。如以电报方式 第 14 页 传送，则分为平急、加急、特急、特提四类。 25、*由哪几部分组成？ 答：*一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文 日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印 发日期等部分组成。 26、简报的特点是什么？ 答：简报的特点是?真、新、快、简、密?。?真?即真实可靠；? 新?即内容新颖；?快?即迅速及时；?简?即简明扼要；?密?即具 有保密性。 27、什么是上行文、下行文

21、、平行文和泛行文？ 上行文。指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 其行文方向有逐级行文、多级行文、越级行文三种。 平行文。指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、 函。平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统 第 15 页 的机关之问的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关 之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以 使用函、知照性通知等文种。 下行文。指上级机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、 决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。下行 文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行 文、多级行文、直达基层行文三种。1逐级行文

22、：即采取逐级 下达的方式或只对直属的下一级机关行文。 2多级行文：即 上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。3直达基 层行文：即上级机关直接向最基层机关行文采用这种方式行 文的多是无须保密的普通文书。 泛行文主要是指*可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。 行政*中的公告、通告即属于此类。 28、 请示与报告的区别？ 答：一是行文目的不同。?报告并不要求上级机关批复。 ?请示?行 文目的是要求审核、批准事项，解决困难，答复问题，请求上 级机关批复。二是行文时间有别。?报告?的行文时间大多在事 后，也有在事前或在进行中报告的。?请示?要求事前行文，请 第 16 页 示的是尚未进行和尚

23、待指示的事项。三是格式写法各异。报告 正文部分不得夹带请示事项。请示标题文种明确为?请示?，正 文部分提出请示事项，要求上级机关给予指示、批准。 29、简述对文稿反复修改的必要性及修改应注意的问题? 答：*是指导性、规定性和实用性都很强的一种书面材料，它要 求表述准确，逻辑严密、行文流畅，更要不断修改，才能写出 好的*来。*的修改，从主题思想到标点符号都要反复斟酌，主 要有：(1)关于主题的修改。看主题思想是否正确，主题的论述 是否集中，主题挖掘得是否深刻。 (2)关于观点的修改；修改* 要考虑观点是否正确，表达有无问题。(3)关于材料的修改。材 料是*的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材

24、料表现出来。 如果*只有观点而无材料，或者有了材料而不能说明观点，或者 材科过多而湮没了观点，都要对材料进行适当的修改。 (4)关 于结构的修改。修政*的结构，包括*总体结构修正，起承转合 的调整，层次位量的改变以及详略的更动等。 目的在于使*更加严谨、畅达、匀称和完整。(5)关于语言的修 改。主要是修改不通顺字句、不规范的字以及修改标点符号， 以达到语言准确、鲜明、精练、生动的要求。 第 17 页 30、*写作人员加强修养应从以下几个方面着手? 答：(1)完善自我，勇于创新。*写作人员，要想具备基本的素 质，决非一朝一夕之功。这就要有一个不断学习，不断实践， 不提高，不断创新的过程。具体说来

25、，*写作人员要成为新时期 格的*写作人才，就应当不断地从思想政治上、业务水平上、学 习上、生活上等各方面完善自我，要不断地迎接挑战，勇于创 新，善于创新。在当前，我国正处在社会主义建设从计划经济 向市场经济的转型时期，不断有新问题、新局面、新举措、新 成果出现，需人们对它们不断地进行新的概括与总结。传统的 内容虽然很有价值，但传统的方法是不受欢迎的。*写作人员应 该具有强烈的创新精神，如果拿不出新内容、新思路，找不出 新角度，提不出新观点，写出来的*自然是不受欢迎的。 (2)博览群书，增长知识。*写作人员应该具备较宽的知识面。 这就要求博览群书，不断地增长知识，努力建构合理的知识结 构。所谓?

26、开卷有益?，是说书本凝聚着前人和他人通过实践积 累起来的智慧。*写作人员要勘于、勇于、善于向书本学习，通 过不断地阅读，不断地增加知识的营养。读书要傅，持之以恒， 细水长流，潜移默化。首先要克服急躁情绪，不要浅尝规止， 半途而废；其次要围绕*写作这个中心，不能随心所欲，漫无边 际地泛泛而读，否则，事倍功半。还要脚踏实地，才能水到渠 第 18 页 成。 (3)深入实际，勤学苦练。*写作不只是一项文字工作，它于实 践，又反过来指导实践，正所谓?实践出真知?。只有深入实践， 才能获得丰富的第一手材料，才能独具慧眼地挑选到内容真实 的第二手、第三手材料，才能增长生活经验和丰富社会阅历， 才不至于写出俘

27、光掠影、蜻蜓点水式的*。勤学苦练、锲而不舍、 持之以恒，是一切技艺进入佳境的必由之路。*写作也不例外， 只有付出艰辛的劳动，才能写出合格的*。能否坚持勤学苦练， 关键在于要树立为人民服务的祟高理想；只有这样，才能激发 出勤学苦练的动力，才能在*写作这一领域成就一番事业。 31、 *的叙事与一般记叙文的不同之点在于什么? 答：（1）*的叙事不在于具体记叙事实；而是通过对基本情况 或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况，交流 思想、明观点的目的。*的叙事必须简明、朴实，不作过多的描 述。 （2）*中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的 发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。*写

28、作中运用顺叙， 容易做到线索清楚，层次分明，便于阅文者迅速掌握事情的发 展变化和来龙去脉。*中的叙述与小说中的叙述不同。(3)在*写 作中运用叙述这一表达方式的同时，还可以根据需要，恰当地 第 19 页 运用倒叙，插叙，分叙等方法。 32、报告的写作应注意什么? 答：报告的写作：（1)陈述事实要清楚扼要，以汇报工作情况 为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚。但讲清事实不 等于把具体达程写得太琐细，要加强文字的概括性。用简明扼 要的语方把事情的总体面貌反映出来。(2)表述观点要精练清晰。 报告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要有自 我评价，对今后工作操意见成建议，更是以阐述观点为

29、主。报 告中凡涉及观点的地方，一定要精练清晰，即文字要少，意见 要很明确，切忌吞吞吐吐、含含糊糊，使人摸不清报告者的真 实意图。不要说空话、废话，每一条意见都要切实可行。(3)语 言要简洁朴实。报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是， 不可夸大或缩小事实、不可报喜不报忧， 。不可过分强调困难。 要老老实实，有一说一，有二说二，少用花哨的形容词，少用 含糊不清或过于灵活的概念。报告的格式比较简单。标题多半 用?事由加文种?的形式，即?关于的报告?。正文之前，写 受文单位；正文之后，署发文单位和日期。 33、总结的写作应注意的问题? 第 20 页 答：总结的写作应注意以下三个方面：(1)回顾工作

30、要实事求是。 一般写总结，大部分篇幅用于回顾工作情况：做过哪些工作， 是怎样做的，结果如何(即取得哪些成绩和存在什么问题)。回 顾工作情况的原则是要实事求是，要真实、准确地反映实际情 况。(2)总结经验教训要着眼未来。在回顾工作的基础上总结经 验教训，是总结的必要组成部分，除了少数事务性工作总结外， 一般较重要的总结，都应从做过的工作中归纳出成功的经验和 失败的教训。因为工作是连续不断的，阶段性的总结做得，对 以后的工作就有指导或借鉴意义。正因为如此，总结经验教训 要有重点，要把重点放在对未来工作有指导或借鉴意义的那些 方面，而不应不分主次、平均使用力量。(3)纲目要清晰，文风 要平实。总结的

31、标题常见的有单行标题和双行标题两类。双行 标题多见于经验类专题总结，正标题或概括主要做法，或突出 主要经验，副标题则说明总结的内容。总结的正文常见的写法 有两种，一是?分层展开式?，一是?纲目带动式?。?分层展开式?是 一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、 主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。?纲目 带动式?是种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目， 带动具体材料的陈述，内容的几个层次之间是并列关系。 资料三：秘书工作 第 21 页 1、 秘书在构思当日工作时，就正常情况而言，应注意哪些问 题？ 答：（1）对于尚未办结的重要事项，要构思如何承上启下。 （2

32、）对于列入计划的紧急事项，要构思上班后如何实施。 （3）对于重要而不紧急的事项，要构思上班后如何顺便处理。 2、 秘书修饰个人仪表有何意义？ 答：秘书修饰个人仪表的意义是： （1）秘书和秘书机构是机关的门面和窗口。 （2）秘书的形象问题，直接关系到组织和领导者的信誉与权威 （3）秘书在上班之前，应注意个人仪表的修饰，以便给人以美 好的印象。 3、为什么秘书应先于他人上班？ 第 22 页 答：（1）可以随时听候领导者的调遣； （2）可以提前处理紧急事项； （3）可以接待急于办事的外地客人。 4、秘书提前上班，旨在做好哪些准备工作？ 答：秘书提前上班，旨在有充裕的时间做好如下事项准备工作： （1）

33、重新检查送领导者当天签批的文件。 （2）重新检查当天上午开会的各项会务工作。 （3）重新检查接待领导者上班车辆的运行情况。 （4）重新检查对来访客人的接待工作。 （5）承接领导者临时交办的事项。 5、秘书在拟定日程表并向领导报告当天工作安排时，应注意哪 第 23 页 些事项？ 答：应注意的事项有： （1）拟定日程表一定要简洁明了、切实可行，便于领导进行工 作。 （2）拟好的日程表除向领导口头报告外，还必须请领导者过目， 并充分听取领导者的意见。 （3）领导者首肯后，秘书要即刻将日程表印制出来，并呈送领 导者一份，自己手执一份，以便付诸实施。 （4）日程表在实施过程中，如出现变故而难以按预定计划

34、行事 时，秘书应与领导者及时沟通，由领导者决定是否改动。 6、秘书请求工作指示应把握哪些要点？ 答：秘书在请求指示时，应把握以下要点： （1）秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题， 难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。 第 24 页 而对于在常规性工作中出现的问题，秘书则不必事事请示。 （2）秘书在请示工作时，要做到主旨明确，要言不烦，态度谦 和。切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。 （3）秘书要注意请示方法的选择， 把握好请示的时机和分寸。 （4）领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录， 然后予以复述。如果没有听清，或者有不理解之处，秘书应当 面提出

35、，请领导者予以解答。 7、秘书下班之前如何?突击未了事宜?？ 答：面对下班前的突击事项，秘书应做到以下几点： （1）秘书要以?正常上班?的心态应对未了事宜，善始善终，一 丝不苟。不可因行将下班而心神不定，以至手忙脚乱，失去条 理，或草率处理，敷衍应付。 （2）秘书仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在 有限的时间内办结必办之事。 第 25 页 （3）如果个人的力量不足，秘书们应分工合作，协同突击，以 保证下班之前办结必办之事。 8、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领？ 答：（1）尽快从繁琐事务中解脱出来，静下心来认真阅读当日 来文，以及下级组织请求批准的来文。 （2）秘书在有限的时间

36、内阅读大量来文，以采用泛读、扫读、 跳读等模糊阅读方式为宜，旨在迅速获取有价值的信息，从中 筛选出急需送领导者阅示的重要来文。 （3）为方便领导者对重要来文的阅示，秘书可按照行文目的， 将来文分为办件和阅件；分送有关领导者或有关部门机关。 9、秘书怎么样整理当日的文件资料？ 答：秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面： （1）秘书在浏览的基础上，要对文件资料初步加以分类、排序 和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件，秘 第 26 页 书要及时分送。 （2）凡暂缓办理的文件及内部交换资料，秘书要如数收藏在保 密柜里，并注意上锁，以防失泄密。 （3）凡当天收到的报纸、杂志，秘书要逐一归类和摆放，使其 各就各位。 10、秘书记录当天大事时应做到哪几点？ 答：秘书记录当天大事时，应做到： （1）及时。记录大事，一定要当日事当日记，不可拖延，不能 积压。 （2）客观。所记大事，一定要秘书逐项核查，使内容与事实相 符，不可靠想象、推测去做记录。 （3）全面。记录当天大事，一定要反映工作全貌，如实记录有 备查价值和认识价值的重大事项，不可挂一漏万，也不可有闻 必录。 第 27 页 （4）记录大事还要简明扼要，使人一目了然。 11、秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪？ （1）烦躁。秘书要自觉抵制由压力而产生的烦躁情绪，心平气 和地继续工作。