浅谈电力秘书标准化.docx

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1、第 1 页 浅谈电力秘书标准化 特征码 LaXVjJBDUhiIeachBFZC 浅谈电力秘书标准化 因接触秘书工作仅一个月的时间，作为新手的我，经过 30 天 左右的磨练，现已勉强能够适应工作的节奏；只是对于秘书工 作的认识还很肤浅，更加谈不上如何使工作“标准化” 。在此， 我想就这一个月以来工作开展的情况，向领导作一个简单的汇 报，并浅谈一下自己的体会： 1. 会议（事务）接待 刚到办公室报到时，正好赶上局年中会议的召开，因 首次接触会议（事务）接待工作，对其流程和程序根本不了解， 基本上所有的准备工作都是由接待秘书苏姐全权负责完成。直 至陈继军主任告诉我作为办公室秘书的责任和职责，我才明

2、白 自己该做的工作。随后，我协助苏姐加班至晚上 11 点才完成会 议场地布置任务。 通过此次事情，我对秘书工作有了一个新的认识：一 个合格的秘书不单单只是负责*和新闻通讯的写作，还需了解会 议接待工作的程序，掌握会议通知及会议资料的基本要求，同 第 2 页 时需要做好会议记录。 （1） 一个会议的召开，不管规模的大小，秘书都应 做好会前筹备、会中服务、会后落实三个部分的工作。 （2） 秘书应根据与会者的身份和地位合理安排会议 座次，其原则是位高者居中，先左后右，由前到后。 （3） 会议通知要及时发布，其内容应包括：会议的 名称、主办者、会议内容、参加对象、时间、地点以及联络员 的联系电话，给人

3、一目了然的感觉。 （4） 会后应形成会议纪要并分发与会人员，并及时 将纪要归档保存。 2. 协同办公系统 局年中工作会议之后马上面对的是协同办公系统在全 局的上线运行。一个全新系统的上线，对于我来说非常的陌生， 虽然经过了两次培训，但总感觉这个系统不如老 OA 方便，而且 环节众多，处理繁琐。单姐在了解我的想法后告诉我，以工作 适应流程，方能进步；而要流程来适应工作，只会被淘汰。 于是，在接下来的日子，我一边通过查看说明书强制 自己熟悉协同办公系统的操作，一边通过局内各种*的流转来记 录出现的问题并及时咨询信息中心的专责，以提高自己对协同 办公的掌控力度。从 7 月 19 日协同办公系统正式上

4、线运行以来， 到 8 月上旬，基本上每天有 1/3 的来电是咨询新系统使用方面 的问题。因为自己是计算机专业毕业，对于熟练运用该系统比 第 3 页 较容易，因此，我想就如何运用协同办公系统简要的谈谈个人 的使用心得： （1） 了解系统流程是基础。掌握一个全新的系统就 好比建房，如果没有合适的地基作为支撑，房子势必难以达到 设计要求。使用者如果不知道软件系统的流程运转，即便知道 系统该从哪里开始，但却会在下一个环节卡住不知道接下 来要做些什么，切入点在哪里。 （2） 运用是关键。熟悉了系统流程，相当于学习了 理论基础，只有多通过实际操作，将理论与实际相结合，才能 明白自己在整个流程环节当中所处的

5、位置，才能熟练掌握系统 中每个环节的工作任务。 （3） 认真细致是重点。目前协同办公系统中运用最 多的是*流转和会议管理两个子模块。系统上线一个月以来，局 办公室已多次处理文字格式错误、*模块套用错误、模板使用错 误等问题，并多次请求信息中心专责以管理员身份进入后台， 对执行错误流程的*进行回执处理。 （4） 责任心是保障。协同办公系统是国网公司要求 统一使用的办公系统，作为湖南省第一批系统上线运行的单位， 省电力公司高度重视 xx 局对该系统的运用情况，并决定 11 月 份就使用情况进行考核通报。希望各部门、各级单位的*和办公 室主任加大对员工的培训力度，提高该系统使用率，确保在老 OA 完

6、全退出历史舞台之前， 所有员工能够 100%熟练使用新 第 4 页 系统。 目前在使用协同办公系统中发现了一些问题： （1） 印章无法显示。在“编号、排版、用印、转版” 环节，出现了几次点击“盖章”按钮后，相关印章出现在版面 上，但点击“保存”并选择“保存在服务器上”之后，再次打 开文件却发现印章显示不出的问题。 （2） 流程环节有 BUG。一个部门的负责人作为拟稿 人形成一份*后，不能发给另外一位负责人审核（无法进行“部 门负责人审核”这个环节） ，只能以“会签”的形式，发给本部 门另外一位负责人或其他部门的领导（只能进行“其他部门负 责人会签”环节） ，因此，在流程跟踪图中“部门负责人审核

7、” 环节依然为蓝色，即本部门负责人未进行审核。 （3） 附件无法批量保存。有些使用者想将协同办公 系统中的文件保存到本地硬盘，方便自己查阅，但该系统缺少 “全部下载”控件按钮，必须将附件一个一个的点击保存，比 较麻烦。 上述问题均已反馈给局信息中心小许，由小许上报省 电力公司相关专责。因该系统是由国家电网公司研发，目前， 省电力公司正将各二级单位反应的问题进行汇总，届时，统一 提交至国家电网公司。 3. 市民咨询和投诉的处理 单姐在休假之前告之需重点关注市长信箱中的动态， 第 5 页 如有邮件需及时通过 OA 发送局相关部门进行调查核实，并就调 查后的结果对市长信箱进行回复。8 月初，市政府办

8、公室列出 了 7 月份全市各单位就市长热线以及市长信箱的处理情况表和 得分表，其中显示我局有 11 条市长热线超期未处理（具体是哪 些热线单超期限，市政府办没有告诉我，只是要我局以后多注 意，别因为一些小问题导致被扣分） ，1 封市长信箱中邮件超期 未处理（单姐交代工作时忘记告诉我邮件回复有时限要求：市 政府要求各单位对市长信箱中咨询类邮件于 5 个工作日之内回 复；政务类邮件于 15 个工作日内回复；信访类邮件于 20 个工 作日内回复，否则会在月底考核扣分） ，我局综合得分为 99 分， 在全市 83 个机关部门、企事业单位中排名 15。 因担心此成绩对我局有不良影响，因此，我主动联系 了

9、市政府办公室，询问了扣分的原因主要是由市长热线 12345 转接至 95598 的关于用电质量、停电信息、投诉等电话， 而客服人员虽及时将问题反馈至局相关部门，但却没有对市长 热线 12345 进行回复，导致至少有 7 起热线单被视为超期未处 理。在与政府办进行沟通和解释，并告之我是新上任的秘书， 对很多工作还不了解之后，政府办重新审定了市长热线及市 长信箱 7 月份情况统计表 ，最终我局综合得分 129.75 分，排 名全市第一。 7 月份回复市长信箱中邮件有：麻园地区用电质量 的投诉等共 6 封，所有市长信箱中的邮件和局相关单位的回 第 6 页 复均保存在电脑中，以备随时查询和有据可依。

10、7 月份处理的电话投诉和咨询：已全部告之来电人拨打 24 小时服务热线 95598，由客服人员进行处理，未进行统计； 从 8 月 12 日已开始记录投诉情况，以后会坚持做好这方面的工 作。 因市长热线均转接至 95598 处，而市政府办又不肯给 我具体热线单，我能看到的只有数据（重新审定后）：7 月份 共处理市长热线 75 起，超期未处理 4 起。 通过对 7 月份市长信箱邮件的处理和众多市民电话投 诉及咨询用电情况的回复，我有了新的认识： （1） 作为局办公室秘书，每天至少应登陆一次政府 门户网，查看市长信箱中是否有新邮件；如需外出，尽量请办 公室其他员工进行代劳。 （2） 对于市民发送至市

11、长信箱中的邮件应尽快发送 相关部门，并根据邮件的类型，督促相关部门在规定时间内完 成该项工作，及时将各部门反馈上来的处理情况、意见或是建 议以一种柔和的语气回复写信人，并告之写信人如有用电方面 的疑问，可以致电电力系统的 24 小时服务热线 95598。 （3） 对于客户的电话投诉，一定要耐心，切忌和为 维护电力部门的利益而对客户进行指责或是辱骂，必须百分之 百确保事态没有恶化的趋势；如在自己知识范围之内，可以耐 心的与客户进行解释、沟通和疏导；如不能解决的，可以告诉 第 7 页 客户致电电力系统的 24 小时服务热线 95598；如客户不愿意致 电 95598，可以记录下客户反应的情况，并请

12、客户留下姓名和 联系方式，并将客户所反应的情况反馈至相关部门领导或是办 公室主任，要求各部门在规定的期限内答复客户，并通过 OA 或 者是电话将信息反馈至局办秘书处保存，以备查询和有据可依。 4. 其他工作 档案管理方面： 到局办公室报道的第一天，陈继军主任就告诉我，除 了担当秘书的重担之外，在协同办公系统的上线运行后还需多 多帮助付辉熟悉、完善其*处理流程及档案的管理。通过一个多 月的接触，虽然付辉对协同办公系统的操作及运用仍然有待提 高，不过作为一名即将急流勇退的局资深档案管理员，付辉可 以说是尽职尽责，从她身上我学到许多知识，也懂得了作为一 名档案员应尽的职责。 （1） 档案工作必须做好

13、档案存放管理和维护档案完 整与安全。 （2） 档案管理员必须严格执行保密法规，做好保密 工作。 （3） 档案借出使用时要履行审批手续、应要求按期 归还。 （4） 各种印章必须妥善保管，无特殊情况，不得携 第 8 页 章外出。 （5） xx 局二级单位的发文，均应按*处理流程，经 局办公室主任审查合格后，方可用印。 （6） 印章保管要坚持原则，按规章制度办事。 （7） 坚持用印登记制度，每处理一份*需详细登记用 印时间、事由、批准人、用印人。 业务咨询方面： 8 月 15 日，市政府经委办公室工作人员在政府工作群 中问我：你是电业局的秘书，请问你们工业用电的电价是多少 钱一度？当时我就懵了我从来

14、都未接触过营销方面的事情， 怎么可能知道！心里虽然有这样的想法，但实际却不能这么回 答。我当即打电话咨询了营销部的专责，然后再告诉市经委办 公室：工业用电价格分为很多种，一般需根据专变的容量来定， 最低为 0.62 元/度，最高不会超过 0.78 元/度。 虽然在 xx 局工作将近 5 年的时间，但通过这件事，我 发现自己的电力知识局限性非常大，应加强以下方面的学习： （1） 熟悉营销方面的知识。牢记居民用电、农村用 电、非普工业用电、大工业用电等各种供电方式的电价， 莲山 以及现有的电费的缴纳方式。 （2） 明确 95598 的工作模式和工作性质。 （3） 了解电力法律法规，特别是恶意破坏电力设备、 设施和窃电的处罚要清楚。 第 9 页 （4） 强化检修方面的专业知识。 因本人才疏学浅，接触秘书工作又只有 30 来天的时间， 以上观点和看法定有不足之处，请领导多多批评指导！