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1、第 1 页 浅议人事档案管理新横式 特征码 LtzCtrhXtKfiXmXGVMFK 随着市场经济的建立和发展，我国的户籍制度和人事制 度都相继进行了改革，与此相关的人事档案工作，若继续沿用 党政机关管理干部人事档案的一种模式管理所有类别的人事档 案，已经不能适应当今社会发展要求，因此，必须探索和研究 社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。本文主要谈 谈这种模式的含义、特点及建立这种模式的意义。 一、含义 这种模式是在市场经济条件下建立的一种新模式，与市场 经济的发展和社会信息化程度密切相关，所以它应是一种社会 化、开放式管理模式。这种模式的含义有以下四点。 人事档案管理机构、管理对象和
2、服务对象具有较强的 社会性 市场经济的建立，产生了多种经济组织形式，这有利于人 才的吸纳、流动，但与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型 第 2 页 的人事管理制度如人事代理制应运而生，人事管理变成了一种 社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案 工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像 计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理 本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的 人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机 构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会， 其管理对象包括该社区范围内所有流动人员的人事档案，其服 务
3、对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。 人事档案的广泛性和内容的复杂性 人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定 了人事档案的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案 管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部 人事机构行使，该机构人事档案单一，仅限于本机构人员，内 容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其要广泛得多， 可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同， 集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。 利用者对人事档案需求的多样性 第 3 页 市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企 业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或
4、优秀人才，还是 考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都 不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多样性， 导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性； 也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围， 不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切 身利益密切相关 的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用， 但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。 人事档案管理方式和服务方式的开放性 市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度， 与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管 理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档
5、案， 还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管 理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流， 由单一的途径变为开放式的交流模式。 二、特点 人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下 第 4 页 的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档 案管理模式处于并存发展阶段 市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案 管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部组 织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起 到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不 应成为现代人事档案管理中唯一的模式，而应更新、改革旧的 模式，建立新的模
6、式，社会化开放式人事档案管理模式就是一 种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。 这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事 档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有 优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难 度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利 用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等 问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案 管理模式更加充实与完善。 人事档案社会化开放式管理模式目前主要适用于流动 人员人事档案管理 第 5 页 由于流动人员是辞职、辞退、脱离原单位和没有工作单位 的科技人员、管理人员等，其
7、档案与一般人事档案比较而言， 具有一定特点，因而在管理模式与方法上也应有所不同。 流动人员一般没有固定的单位、工作变动较大，与原单位 没什么联系，他们的人事档案由县级以上政府所属的人才交流 中心管理，这种机构具有社会性、开放性和市场性的特点，适 用于社会化、开放式档案管理模式。但有的人才市场还不规范， 在流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待进一步改进。 社会化开放式管理模式预示着更大范围内人事档案管 理的一种方向和发展趋势 即将到来的世纪，是一个更加开放的社会。知识经济 的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量 与质量会逐步增强，在更大范围内实行社会化开放式人事档案 管理模
8、式将成为可能。 今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步加大，机构 庞杂臃肿、人浮于事的现状将得到整治，精简机构、合署办公、 联合办学的大口径管理方式将被采用，每个小单位自行管理人 第 6 页 事档案的模式将被取代。同时，政治体制改革的深化，会使政 府对人事管理逐渐淡化，人才将成为一种没有任何政府色彩的 产业，人事档案社会化开放式管理模式可能成为一种通用的管 理模式。 企事业职工、科研人员及教师等类人事档案的内容大多是 关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容 不多；同时，这些人员“干部本位”思想逐渐淡化并趋于消失， 政治身份级别看得并不重要，特别是企业破产、兼并出现之后， 企业
9、干部任用上出现招聘厂长、经理，企业干部自己可自由择 业，教师和科研人员可转岗下岗，企事业单位的干部、职工、 科研人员变动日益频繁，构成逐渐复杂，不可能也不必要严格 按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行 社会化开放式管理模式。 三、意义 在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作 用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位 工作，原单位领导若不同意调走，其人事档案和户口就不能转 走，那么，既便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住 房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式 第 7 页 管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档 案
10、由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理 制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，在社会主 义市场经济条件下，建立一种社会化的开放式人事档案管理模 式是非常必要的。 在探讨了建立这种模式的必要性之后，再看看有没有这种 可行性呢 因为，任何新事物的出现不仅应该是必要的，而且 还应该是可行的。对此，我们持肯定的意见。这种新的管理模 式不仅是可行的，而且更有利于人才流动、人尽其才，有利于 人事档案规范化、现代化以及网络化管理，这可用一些实例来 说明。如美国著名的公司在广州设有分公司，大约有 多人的人事档案寄托在中国南方人才市场；我国联想集团广州 分公司也有不少人的人事档案寄托在中国南方人才市场，而中 国南方人才市场于年就上了因特网，在这个网址里， 可以搜寻条人事档案信息，它已经向个单 位提供了人才信息网络的终端，还开发了人才测评软件系统， 为多人进行了评估。还有些省市的人才市场对人事 档案的管理也采用了社会化模式，并取得了一些成绩。这些都 说明我国人事档案实行社会化开放式管理既是必要的，也是可 行的，尽管在现阶段主要适用于流动人员人事档案管理，但今 后在更大范围内、更多类别的人事档案管理中也是适用的。我 第 8 页 们期待着这种管理模式的拓展，以更好地服务于社会。