行政费用管理制度.docx

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1、第 1 页 行政费用管理制度 特征码 VHsTedYJlzmUTXWsyzbN 行政费用管理制度 费用管理制度 总 则 为加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益， 特制定本制度。本制度暂时用于北京项目筹建期间，凡在北京 管理公司账户列支的各部门、公司皆适用于该制度。 公司费用管理通过预算管理、额度管理和行政管理三种方法 （相关解释见第八章） 。除公司特别规定的项目外，严禁先列支， 后报销。所有报销的原始凭证不得涂改，如有涂改，在报销时 扣除该费用金额。 本制度执行基本原则，制度凡无明示则禁止，需申请批准后执 第 2 页 行。 第一章 业务招待费 第一条、 招待费是指招待客人而产生的

2、的支出，包括餐费、 礼品/金、娱乐活动、旅游景点门票等。职能部门的招待费采用 预算管理和行政管理相结合的方法；经营业务部门的招待费实 行预算管理和额度管理相结合的方法。 第二条、 招待费用发生前，采用口头或书面的形式填写业 务招待费用申请表 （见附表一）向行政领导提出本次费用计划 （特殊情况可事后补办，如领导出差等） ，单次费用金额200 元必须采用书面申请，申请内容包括事由参加人数发生 次数预计金额。 第三条、 在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负 责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财 务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承 认。 第 3 页 第四条

3、、 招待费报销须附业务招待费申请表 ，无此表财务 作退回补办相关手续处理，出差期间的招待费须与差旅费同时 报销。 第五条、 如有高一级别主管人员参加，须有最高一级主管作 为报销人。 第二章 办公费 第六条、 办公费是指公司内各单位办*具、办公家具、办公通 讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用。办公费 实行额度管理与预算管理。 第七条、 公司办公费用涉及物品由行政部（电脑及耗材由系 统管理员）在预算额度内按需求购买、管理，办公用品购置实 行定点采购管理。 第八条、 行政部设专人对办公用品进行管理。办公用品采购 审批程序：各职能部门部门填写采购申购单 （见附表六）报 行政部审核，并经总经

4、理/财务总监审批后到定点单位采购。 第 4 页 第九条、 行政部应按月将办公用品领用及费用分配表报财务 部，财务部将费用划转入各职能部门。 第十条、 行政部建立领用大金额办公物品登记薄，做好办公 用品的管理工作。 第十一条、 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品，否则， 由此发生的费用，将不予报销。 第三章 通讯费 第十二条、 通讯费（含网络、邮寄费）是指公司内各单位和相 关人员安装、使用电话、宽带所支出的费用（包括：移动电话 费用补贴） 。 第十三条、 公司管理人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行 定额度管理，补贴标准及执行办法参照公司有关文件执行。 第十四条、 公司内总机、各部门所属直拨

5、电话、传真机电话费 第 5 页 用由行政部进行管理。 第十五条、 公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、 传真、邮寄等费用计入差旅费用，并参照本章第十三条执行。 第四章 差旅费 第十六条、 差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、 伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国 内长期出差（外派） 、境外出差。差旅费实行行政管理。 第十七条、 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支 标准（见附表二） 。 1、长途交通费总监级以下人员未经总经理/财务总监批准，擅 自乘坐飞机的费用，按其级别所对应的标准报销，超额自理。 2、原则上不允许乘坐软卧、客轮、飞机商务、豪华仓，夜

6、间行 走超过 8 个小时方可乘坐硬卧。特殊情况下，经总经理/财务总 监书面批准请，凭票据报销 80%，否则凭票据只能报销 50%费用。 第 6 页 3、员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿，住宿费按原 标准的 70%执行，出差人员中有异性的，可单独按标准报销。 4、出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士费 支出报销人员，该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或 市内交通补贴，一概不予以报销。 5、公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关 费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。 6、公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知 和培训合约确定。

7、 7、公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补 贴标准由公司另行规定，不适用本办法。 8、外派员工回集团公司差旅费根据实际情况经审批后报销。 9、出差人员按标准内凭票据实报销伙食补贴、住宿费等。 第十八条、 国内临时出差实行事先申报制度。经理（含）以下 人员当日未往返地区出差实行事前申请制度，依据差旅费标准 第 7 页 和预计出差时间填报出差申请表 （见附表三） ，因特殊原因 未能事前申请的，应于回公司后一周内补办申请审批手续。没 有经过批准的出差申请表 ，财务部不予借款和报销。 第十九条、 国内长期出差实参照公司规定差旅费开支标准范围 内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法，

8、报总经理/财 务总监审批后，报财务部备案。 第二十条、 员工境外（含港、澳地区）出差所发生差旅费另行 规定。 第二十一条、 出差借款程序： 1、各类出差人员需借款者，在填报出差申请表同时填报 借款单 （注明累计借款额及逾期借款额） ，参照审批权限报 经核准后，转财务部门复查并办理借款。对借款额及逾期情况 注明不符者，财务有权退回当事人更正，重新报批。 2、出差后的各类发票、单据，按业务招待费、差旅费（长途交 通费、住宿费）分类填报。 差旅费用报销单附于费用报销 单 ，其中：业务招待费填写业务招待费申请表 ，长途交通 费、住宿费填写差旅费报销单 ，短途交通费、机场建设费、 第 8 页 行李托运费

9、、电话费等杂费汇总填写在差旅费报销单的其 他栏中，并入差旅费报销。差旅期间发生的共同费用报销，报 销单需有同行人员签名确认。 3、严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销，绕避监管， 一经发现，财务有权不予受理未报销拆零部分，并在报销单上 标识核销。 4、新招聘的外地专业人员，原则上不报销前来报到发生的各项 费用，包括单程路费及行李托运费用。特殊情况需要报销的， 应由本人申请，报总经理审批。 第五章 交通费 第二十二条、 交通费是指用于车辆的燃油费、停车费、 过路过桥费、等及市内发生的出租车费、公交车费等，发货 （取货）运输费归为交通费，交通费实行预算管理、行政管理 相结合的原则。 第二十三条

10、、 车辆燃油费实行预购加油卡管理，未经总 第 9 页 监以上主管签批（附文字说明）的现金加油发票，财务不予以 报销受理。 第二十四条、 车辆管理部门应于加油卡金额使用完毕时 （再次购买前）报各部门使用情况及折算使用金额，财务部据 此分摊费用。 第二十五条、 公务用车订车流程、费用标准（对外租车） 、审批程序，由车辆归口管理部门拟定相应管理办法执行。 第二十六条、 市内交通费按实报销，原则上以公交车、 地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事 先向主管经理提出申请，批准后方可乘坐。坐出租车的，在报 销车费时，须在出租车票空白处，写明乘坐原因起讫地点， 不写明两项内容的，在报销时财务

11、部门作退回处理。 第七章 三项经费 第二十七条、 三项经费是指员工福利费、职工教育经费、 工会经费。 第 10 页 第二十八条、 福利费，员工餐费实行预算管理和额度管 理相结合的办法，其它福利费实际行政管理。 1、 本公司提供员工午餐，发生的费用在预算范围内可据实报 销。 2、 加班餐费，员工加班应根据公司相关考勤制度执行，不发 放加班餐费，特殊情况报领导审批后按公司员工餐标准凭票报 销。 3、 员工因本市内出差未能返回公司就餐（午餐） ，不分职务级 别，本公司员工餐费标准（暂订为 10 元/人）凭票报销。 4、 公司为集团外派员工提供住宿，相关费用据实报销。 第二十九条、 职工教育经费，实行

12、预算管理及行政管理。 1、 按国家规定的必须接受相关教育的费用，可据实报销，如 会计后续教育等。 第 11 页 2、 购买工作专用的法律、法规书籍、接受培训等其它事项， 需经批准后报销。 第三十条、 工会经费，另作规定。 第八章 费用管理方法及报销程序 第三十一条、 公司费用管理通过预算管理、额度管理和 行政管理三种方法。 1、预算管理是指:各职能部门、业务单位事先向财务部提出下 期本部门所有费用的计划（金额1,000 元的大额财产购置、 修理、装璜，需另单独预算申请） ，财务部统一报总经理或财务 总监批准后，确定单位下期费用预算金额。实际费用报销时， 财务部门根据费用预算，准予报销或另行处理

13、。 2、额度管理是指：费用在一定的额度范围内控制使用，额度确 定的依据是销售额、工作职务、员工人数等。 3、行政管理是指：费用报销人在费用产生前，采用口头或书面 第 12 页 的形式向行政领导提出本次费用计划，经行政领导同意后，产 生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。 管理方法：采用预算管理和额度管理相结合的费用项目有： 办公费、运输费、所有部门的手机费、 。 管理方法：采用预算管理和行政管理相结合的费用项目有： 职能部门的招待费、所有部门的差旅费、其他相对变动费用。 管理方法：除此之外的相对固定费用采用预算管理。 4、其他变动费用 其他变动费用项目是：交通费、车管费、会务费、装修费

14、、佣 金、除手机费外的其他通讯费。 5、相对固定费用 除上述变动性费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采 用预算管理方法。 第三十二条、 具体实施按如下办理： 第 13 页 1、预算管理 1）目前公司对所有费用按月预算，每月 25 日前，各职能、经 营部门向财务部提交下月的费用预算表 ，审批核准后的预算 在月底前发回各单位。 2） 各职能部门、各业务单位未能在规定时间内提交费用预 算表 ，则该部门的费用报支顺延一个月。 3）实际发生费用超过预算的，请各部门说明情况后报总经理或 财务总监批示。 2、额度管理 根据销售额确定额度的费用项目是招待费。招待费超额度本 期内不予报销。 根据工作职务确

15、定额度的费用项目是手机费。手机费超额度部 分不予报销。 根据员工人数确定额度的费用项目是办公费。办公费超额度部 第 14 页 分本期内不予报销。 现北京项目正处于筹建期间，招待费实行行政管理。北京项目 正式运营后另行调整 3、 行政管理 单项费用金额200 元必须采用书面申请。无批准的书面申请， 在报销时财务部门作退回处理。行政领导层次：职员部门主 管总经理/财务总监 第三十三条、 费用内容及管理分类详见附表五。 第三十四条、 签批权限及流程 1、预算管理，经审批的行政费用预算，费用发生时，在预算范 围内由部门经理（主管）执行。 2、额度管理，按本条第一款执行。 3、行政管理，200 元以下的

16、费用，为提高工作效率，建议由各 部门经理（主管）参照本制度执行，200 元以上的费用需申请 第 15 页 批准执行。 4、 相关签批权限及流程参考附表七。 5、 本制度所规定的费用等款项支付最终签批权限由总经理/财 务总监负责。 第三十五条、 费用报销单填列规范。 1、费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得 使订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作 退回处理。 2、报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得，可以采用 付款凭单代替，但需写明原因，且金额不得超过 100 元。 发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。 3、对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报 销单应由经办部门填写，并经委托部门经理签字确认,无委托部 门经理签字的,费用记入经办部门账。 报销单据 第 16 页 1）报销单使用说明 1）报销单使用说明 TABLE cellSpacing=0 cellPadding=0