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1、第 1 页 秘书随从事务的工作程序 特征码 nDJOVaKFEAjhCCbMQIcm 随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领 导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国） 。随从事务， 往往内容不同，时间有短长，但其工作程序都大致雷同。以随 从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段： 1、准备阶段 当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作， 包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。 （1）思想准备。秘书要了解商务出访的意图、目的；出访 的内容和重点；邀请单位和对象；参加出访的有关人员；出访 的大致日程安排；希望邀请单位做哪些准备工作等。 （2）组织准备。秘书要
2、做到：根据领导指示拟制出访方案； 通知有关部门确定参加出访的随从人员名单，并进行编组和分 工；组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示， 第 2 页 学习有关文件，布置具体任务；印发出访方案和日程安排；与 邀请单位联系，使其有所准备。 （3）资料准备。秘书要收集：邀请单位的历史沿革，领导 班子，当前工作发表及评价的资料；同出访工作相关的领导指 示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和典型经验 方面的资料；出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人 情方面的资料。 （4）物质准备。秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅 费以及照相机、收录机等文化用品。 2、出访阶段 （1）做好组织
3、安排。领导商务出访免不了有察看商品生产 现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之 安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要 做好记录，以便事后分析、研究。 秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。 （2）主动提出建议。在出访阶段，随从秘书如发现问题， 第 3 页 应主动向领导提出如何处理的建议。 （3）及时同企业联系。在领导出访期间，秘书要同原企业 及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时用通讯工具告知 企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态。同时也要从企 业内部获取信息，使外出领导及时了解领导的重要指示，以及 原企业的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不
4、间断的指 挥。 （4）处理好日常事务。随从秘书要主动处理日常的事务工 作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主 动协调，尽量做好事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长 的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。 3、结束阶段 随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有： （1）做好返程安排。联系安排好返程的交通工具，预定好 车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。 （2）整理调查资料。回企业后，要把出访中发现的问题整 第 4 页 理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。 （3）抓紧有关问题的落实。在出访时，领导答应办的事， 回企业后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而 有信，件件有着落，事事有回音。 （4）报销差旅费。随从秘书要协助领导结算开支、报销差 旅费、偿还预借款。 （5）回顾总结。随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间 的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书 自身的提高不失为一种有效的办法。 秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的 威信，执行政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导、 也为秘书自身树立良好的形象。