资金管理制度 .docx

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1、第 1 页 资金管理制度 特征码 oqxgGZULBaGAiPDetCIw 酒店管理公司资金管理制度 为规范酒店的资金运作及管理工作，根据集团相 关财务管理制度之规定，结合酒店业实际经营情况，特制定本 办法。 第一章 一般规定 第一条 所有人员必须根据合法、完整的原始凭 证，按规定粘贴、填制报销帐单据。 1、原始凭证的基本要求 1）原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭 证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的 签名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、 第 2 页 单位和金额。 2）从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证 管理办法，并盖有填制单位的公章；从个人

2、取得的原始凭证， 必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单 位领导人或者其指定人员的签名或盖章。 3）凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小 写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明； 支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。 4）一式几联的原始凭证，应注明各联的用途，并 且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据，必须用 双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。 第 3 页 5）经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文 件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在 凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样；如 果批准文

3、件涉及两项报帐内容，可将原件附其中一份报帐单据， 另一份注明原件在“报帐中”字样。 2、原始凭证粘贴的具体规定： 1）在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下， 大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少， 可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的 正面同向） ；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。 2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好 的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴） 。 第二条 如果需报销的原始单据遗失，除飞机票、火车票、 第 4 页 船票、长途汽车票，在理由充分的情况下，按票价的 50%报销 外，其他票据遗失一律不予报销；特殊情况，必须报请酒店财

4、 务部负责人批准；已由银行付款，需进行报帐核销的原始单据 遗失，须凭加盖对方发票章（或财务章）的原始单据复印件和 经部门负责人签字的专题说明进行核销，同时对经办人予以 100 元的处罚。 第三条 对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐；对记 载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按规定更正、 补充；原始凭证有错误的，应要求出具单位或填报人重开或更 正（金额只可改小，不可改大） ，更正处加盖单位印章或签章。 第四条 严格执行报帐期限规定，及时进行报 帐。 1、差旅费借支必须在返回酒店五天内报帐，其他 现金借支十天内必须结清。 2、领用的转帐支票，经办人员必须在十天内到财 务部门办理报帐手续；直

5、接由酒店汇往各往来单位的款项，记 第 5 页 入经办人员往来帐，经办人员必须在付款后（或货到，或工程 完工后）一个月内到财务部门办理报帐手续（合同上有规定的 除外） 。 3、凡未在规定期限内到财务部门结清财务手 续的，按起点 30 元，每超期一天按两元的标准递增予以罚款。 4、费用单据超过二个月的，不予报帐。 第五条 严格执行酒店的审批规定，所有开 支必须经部门负责人同意，酒店总经理及财务部负责人审批后 方可办理。 第六条 各项费用开支，以现金方式支付的， 必须填写酒店（或丝宝集团）费用报销单； 第七条 已取得结算凭据的报帐业务，必须填写丝宝集团 报销单；未取得结算凭据的付款业务，应由经办人填

6、写请款单， 待货到（或工程完工）后由经办人取得发票，办理入库验收 （或工程验收）手续，填写报销单办理报帐手续。 第 6 页 第二章 资金支付的审批规定及流程 第八条 报帐审批规定 1、各部门员工的日常费用，由部门负责人控制审 核，报酒店总经理和酒店管理公司财务经理审批， ；部门负责人 的日常费用，直接由酒店总经理和酒店管理公司财务经理控制 审批。 2、车辆保养、改装或维修，单项费用在 3000 元 以内（含 3000 元）的，必须以书面形式，报管理公司总经理批 准；单项费用在 3000 元以上的，必须逐级上报，由集团批示。 3、 酒店各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、 电话费（含个人手机

7、话费）等所需资金的支出，由酒店办公室 管理及审核，报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。 4、酒店日常经营所需的水、电及零星工程设备维 修费用，由工程部负责核实，报酒店总经理及酒店管理公司财 第 7 页 务经理审批。 5、酒店日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、 促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资，由采购 部负责核实，报酒店总经理及酒店管理公司财务经理审批。 6、酒店管理公司和酒店所有需支付的资金（除临 时处置资金外） ，均通过酒店管理公司财务经理统筹安排。 第九条 报帐审批流程 1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请 部门负责人批准（部门负责人发生的费用，应逐级上报上级

8、领 导批准） ；部门负责人必须做到严格控制，杜绝先斩后奏的现象 发生。 2、凡涉及购买物资的部门，应预先提交申请报告， 根据报帐审批权限的规定经审批人批准后，由酒店指定的部门 第 8 页 负责签定合同（除零星采购以外，所有采购业务均必须签定采 购合同） 、购置及报帐。 3、各级审批人出差期间，对必须开支的款项可授 权他人代理行使审批职责。授权书上必须详细注明授权的范围、 期限、被授权人等主要内容。授权书一式两份，一份由本部门 留存，另一份交财务部门存档。 第三章 资金的预算管理 第十条 每年元月 10 日前，酒店根据当年的经 营计划，提出当年资金总需求预算方案，报集团总部审批。 第十一条 各酒

9、店根据集团总部批准的资金预算 方案，制定各月的资金预算计划，每月将酒店节余资金汇总部 集团使用。 第十二条 酒店总经理审定各部门申报的资金需 求计划，并将总资金预算计划分解到各需求部门。 第 9 页 第十三条 按照确定的分部门资金需求计划，合 理调度和安排资金的运用。 第四章 借支及请款规定 第十四条 现金借支规定 1、凡酒店员工因工作需要，需申请临时借支 的，必须填写借支单，注明借支事由，经部门负责人核实、财 务部负责人审批后办理借支手续。 2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出 差天数及日费用标准核定；其他现金借支一次不得超过 2000 元。 3、因工作性质特殊，需借支备用金的，由借 支

10、人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门负责人批准后 在财务部门办理借支手续。 4、现金借支，严格遵循“前帐不清、后帐不 借”的原则。 第 10 页 5、备用金借支，由财务部门每季度出具各部 门备用金借支明细，交各部门负责人重新核定。如有工作或额 度调整，应及时通知财务部门。 第十五条 转帐支票借支规定 1、除采购员借支外，其他部门超过 2000 元 （含 2000 元）以上的开支，必须使用转帐支票付款。 2、使用转帐支票付款，经手人应提供准确、详实 的收款单位名称及金额；确实不能事先提供准确收款单位名称 或金额的，由财务部门开具限额转帐支票。 3、经手人预先领用转帐支票的，应按规定填写请 款

11、单，详细注明收款单位名称、金额（或限额） 、款项用途，协 议号（已签定合同） ，经部门负责人批准后在财务部门办理借支 手续。 第 11 页 第十二条 异地付款的请款规定 1、原则上，异地付款一律采用电汇方式；如特殊 原因需汇票付款的，必须详细注明原因，经财务部门负责人批 准后才能办理。如办理的汇票需寄给往来单位，必须在办理正 式交接手续后交酒店指定邮寄员邮寄；如办理的汇票为收款单 位自带，则财务部门必须在认真检查、核对取票人身份证，及 收款单位提供的加盖单位公章或财务印鉴章，并指明取票人姓 名的委托书（原件）后，才能办理汇票领取手续。 “委托书”及 取票人身份证复印件由财务部门妥善保存。 2、

12、对依据合同或协议支付的款项，请款人必须严 格依据合同或协议上填写的收款单位名称、帐号及开户行填写 请款单；如果收款单位名称、帐号或开户行发生变动，请款人 必须提供往来单位加盖公章或财务印鉴章的变更证明原件。 第五章 报帐程序及报帐的具体规定 第十三条 费用报帐 1、费用开支后，应凭报销单办理报帐手续；有借 支的，必须先清理借支。 第 12 页 2、费用报帐时，必须由经手人根据酒店有关制度 及规定填写报销单，详细注明报帐事由，并附正式原始发票， 经部门负责人批准后在财务部门办理。 3、根据合同开支的各项费用，报帐时，应详细注 明合同号。 4、根据报告开支的各项费用，报帐时，应附已批 示的报告原件

13、。 5、购置办公用品、低耗品、物料、水电卫生设施 等物资必须办理入库手续，报帐时附入库单或直接由领用人在 原始凭证上签字证明。 第十四条 固定资产报帐 1、固定资产（包括机器设备）购置报帐应附申购 单（或批示报告） 、购货发票、入库单或验收报告等单据；特殊 行业的资产（如电梯、锅炉等） ，必须同时附专业检测部门出具 的检验合格报告。 第 13 页 2、结算在建工程完工工程款时，房产公司将结算 依据移交给集团财务总部，由集团财务总部会同审计师事务所 进行审计，并根据审核结论、工程结算发票及完工验收单全额 结算。 第十五条 供应商开户及货款结算 1、供应商开户规定 1）日常计划采购开户规定：日常计

14、划采购内容指 酒店经营所须的基础性原材料、资产等。如：食品、酒水、香 烟、客房用品、美容美发用品、成批的低耗品及大额的固定资 产等。采购部按照竞价筛选原则确定供应商后，须与供应商签 定供货协议（或合同） 。协议中必须注明质保金的缴纳和结算方 式。协议签定后必须由采购部指定专人及时递交（原件一份） 给财务部合同专管员，以便财务部及时录入电脑。供应商持供 货协议书到财务部缴纳质保金，成本会计查实该供应商协议确 已录入电脑并已缴纳质保金后，方可办理开户手续。 2）对于零星或急件采购的物品（如零星物料用品、 第 14 页 少量补充的基础性原材料等） ，金额较小，可以不签定协议，以 经办的采购员户头办理

15、入库手续。 2、供应商货款结算 1）个体户供应商货款支付的规定：凡以个人名义 与酒店签订协议的供应商，在协议中必须详细注明该供应商姓 名、身份证号码、联系电话和地址（一家供应商只能以一个人 名义签订协议，不得多户多人） 。财务根据此协议中提供的资料 录入电脑，并据此开户名称办理入库手续。在支付货款时，由 协议中的供应商持本人身份证领取现金或支票，出纳员必须与 电脑资料逐一核对无误后，方能发放。 2）以单位名义开户的供应商货款支付的规定：凡 以单位名义与酒店签订协议的供应商，在协议中必须详细注明 该单位全称、开户银行、帐号、委托经办人姓名、身份证号码 以及货款的支付方式（支票、电汇等） ，收款单

16、位必须与合同单 位一致，否则，必须由合同单位出具委托付款协议书，并由其 法人签字、盖章认可。 3）供应商供货、结款应严格按照协议执行，即： 在办理入库时，以协议中的单位名称开户；在进行货款支付时， 第 15 页 由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票（电汇由出纳员 直接按协议办理） 。如有变更，须有加盖该供应商单位公章或财 务专用章的、负责人签名的书面变更通知，出纳员方可办理结 算手续。 3、所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款 支付，原则上不得由酒店采购员代为结算，如有此情况，出纳 员有权拒绝付款。 4、供应商付款方式的规定：个体户性质的供应商 以现金支票或转账支票方式支付，其他供应商

17、原则上要求以转 帐支票、电汇或银行汇票方式支付。 5、供应商货款结算流程及时间的规定：供应商货 款集中按月支付，下月支付上月货款。 A、每月的 18 日-20 日为上月货款对帐日。供应 商将上月的货物验收单整理，开据正规有效的发票（不得使用 复印件） ，在采购部粘贴填写报帐单 ，注明单据张数、货品 名称、金额和供应商单位或姓名，由经办采购员签字后，到财 务部往来帐会计处对帐。财务部往来帐会计对货款的结算金额 的真实性、发票及报帐单填写的规范性、有效性进行认真审核， 第 16 页 不合规定者不予以办理。 B、每月的 21 日-23 日为采购部负责办理货款审 批手续日。由采购部指定专人将已对帐的货

18、款单据统一收取， 并报采购经理和各酒店总经理审核签字后，交酒店管理公司财 务经理审核。 C、每月的 23 日-28 日为财务付款结算日。酒店 管理公司财务经理将审核无误后的货款单据交出纳。出纳按货 款支付方式之规定开出支票或汇票，并通知供应商领取货款。 D、上述结算时间的规定一般不得变动，除此时间 之外的对帐和结算（特殊情况除外）财务一律不予受理。 第六章 现金的日常管理 第十六条 现金管理制度 1、实行备用金管理办法。备用金（库存现金）在 核定的限额内使用。酒店备用金的领用包括：出纳员、收银主 管、前台收银员、各营业点收银员、采购员。原则上出纳员库 存现金不得超过一万元；收银主管一万五千元；

19、前台收银员一 第 17 页 万元以及各营业点收银员找零用备用金伍百元；采购员备用金 一万元。 2、除零星开支部分从库存现金中支付外，其他一 切支出必须从银行提取，不得坐支。因特殊情况需要坐支现金 的，需报财务部负责人批准，核定坐支范围和限额。库存现金 超过限额的部分，必须当日送存银行。 3、酒店与其他单位之间的经济往来，除允许现金 支付的款项外，其余必须通过银行进行转帐结算。 4、现金的使用范围如下： 临时员工工资（原则上要求由银行发放） ； 出差人员必须随身携带的差旅费； 酒店处理紧急情况时的支出； 转帐结算起点以下的零星开支； 人行规定需要支付现金的其他支出。 第 18 页 第十七条 现金

20、收支控制 1、出纳员与会计人员必须分工明确，出纳员不得 兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管 等工作，会计人员不得兼管出纳工作。 2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理 制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款 的收付款业务；负责登记现金和银行存款日记帐；清查库存现 金，与帐面、银行核对，做到帐款、帐帐相符；负责保管库存 现金、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章（财务专用 章暂由天怡酒店财务部负责人保管） 。 3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款 项收付业务时，首先要认真审核所依据的凭证，既要审核手续 是否完备，数字是否准确，还要审核其内容的合

21、理性和合法性。 对于手续不完备、数字错误的凭证，要求经办人完善手续后方 可报销；对于不应开支的款项，应拒绝报销；对涂改或冒领款 的不法行为，应及时向财务部负责人汇报。出纳人员办理现金 收付时，收付双方应当面点清，并认真复核，加盖收付戳记及 出纳人员签章，以防重收、重付。 第 19 页 4、对库存现金（含各部门的备用金） ，财务部负 责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查，并填制库 存现金（备用金）核查情况表，说明检查结果。对于核查出的 长短款，要及时查明原因并提出处理意见。 5、出纳人员工作调离，必须办理严格的交接手续。 第七章 银行存款管理 第十八条 帐户管理 1、酒店在银行开立基本帐

22、户和一般存款帐户。上 述帐户只供公司业务经营范围内的资金支付，不准出租、出借 或转让给其他单位或个人使用。 2、不得涂改和伪造结算凭证。各种结算凭证必须 按要求填写齐全，如实填明或用途。 3、帐户上必须留有足够的资金保证支付，不得签 发空头支票。 第 20 页 第十九条 支票结算管理 1、现金支票由出纳人员签发和保管，签发现金支 票不得超越规定的现金使用范围和限额，使用黑色墨水填写， 字迹要清晰，数额要正确，大小写金额必须一致，不得涂改。 填写错误的支票必须加盖“作废”戳记与存根一并保存。 2、酒店购买商品、原材料或享受劳务供应时，可 签发转帐支票，直接交给收款单位，然后由收款单位持向自己 的

23、开户银行，办理转帐结算（详见供应商货款结算程序） 。 3、支票一律采取记名式，签发支票要注明接受单 位名称或个人姓名。 4、不准签发空头支票和远期支票，严格执行支票 的有效期限。 5、原则上不准携带盖好印鉴的空白支票出外采购， 不准将支票给销货单位代为签发。如果确需携带盖好印鉴的空 白支票时，一定要填好签发日期、收款单位名称和最高结算限 额，并要督促经办人及时报销。 第 21 页 6、支票遗失或被盗时，需及时向领导汇报，并立 即到银行办理挂失手续。 第八章 员工薪金储蓄卡管理办法 第二十条 酒店规定，所有在职员工薪金统一通过银行储蓄 卡（以下简称工资卡）发放。酒店新员工工资卡的建立，由人 事部

24、提前一个星期将新员工的详细资料（如姓名、性别、身份 证号码）报财务部出纳员到银行办理工资卡。 第二十一条 新员工的工资卡办好后，财务部出 纳员通知各部门员工领取。发放时由财务部出纳员和人事部工 资管理员共同核实发放给员工本人。 第二十二条 对因部门经理保管不当形成工资卡 遗失，从而造成经济损失的，由责任人全额承担。 第二十三条 第 22 页 如员工本人不慎将工资卡遗失，应由其本人及时 到银行办理挂失手续并通知财务部，同时由员工本人在银行办 理新的工资卡，将新办的卡号通知人事部，以便人事部进行新 旧卡号的更换。如因员工本人遗失又未及时通知人事部，造成 的经济损失由员工本人承担。 第二十四条 本制度自颁布之日起试行。