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1、工作分析与职责分工表的编写,2014年10月,2014-02-25,2,提纲,为什么要做工作分析 什么是工作分析 工作分析的成果 工作分析的方法,工作分析知识,工作分析工具,职责分工表模板 职责分工表编写规则 职责梳理相关注意事项,2014-02-25,3,管理者的首要任务,管理者的首要任务就是不断优化并回答员工下述问题： 我的工作内容是什么？工作职责、工作任务界定 我应当如何开展工作？工作流程、作业标准、专业技能辅导 上级对我的期望是什么？工作目标、工作标准 上级和同事对我工作的评价是什么？绩效考评与沟通/反馈 我如何改进工作？沟通并制定改进措施 工作报酬是怎样的？激励政策,2014-02-
2、25,4,为什么要进行工作分析,做砖头、砌水泥、建房子 如果把企业比作房子，每一个岗位就是一块砖，工作流程就是水泥。 对于房子来说，每一块砖都必不可少；对于企业来说，每一个岗位都非常重要。 如果砖头不规则，要浪费大量水泥才能把砖头粘结在一起；如果岗位职责区分不清晰，工作耗时费力还不一定把事情做成。 如果砖头之间没有砌水泥，房子稍遇压力就会倒塌；如果各岗位之间缺乏有效的流程联接，企业运营就会不畅。,如果企业是房子，各个工作岗位是砖头，那么：工作分析就是做出规则的砖头，并在做好砖头之后和上水泥，把砖头一块块牢牢地砌在一起，建造成牢不可摧的房子。,2014-02-25,5,工作分析的定义, 工作分析
3、指全面了解、获取与岗位工作有关的详细信息的过程。 具体来说，是对组织中每一个部门/岗位的工作职能、工作职责、工作任务、工作流程以及任职资格等进行系统研究并进而做出描述的过程。 涉及两个方面： 对“工作”的分析职能、职责、任务、流程 对“岗位任职者特征”的分析 通过工作分析解决以下5个重要问题,2014-02-25,6,职能/职责,任务,流程,工作说明,任职资格,知识,经验,技能,人员招聘,员工选拔,员工培训,绩效考核,薪酬设计,员工异动,职业发展,.,工作分析的内涵及应用,职责梳理,工作分析结果的应用,任职资格梳理,本项目中的应用,工作分析,2014-02-25,7,工作分析结果在薪酬设计中的
4、应用,例：工作分析结果应用于岗位价值评估。 下图是常见的“岗位价值评估模型”。其核心要素来源于工作分析；运用模型开展岗位价值评估，高度依赖本次工作分析结果。,2014-02-25,8,工作分析结果在薪酬设计中的应用,通过岗位评估确定岗位工资等级,2014-02-25,9,提纲,为什么要做工作分析 什么是工作分析 工作分析的成果 工作分析的方法,工作分析知识,工作分析工具,职责分工表模板 职责分工表编写规则 职责梳理相关注意事项,2014-02-25,10,职责梳理工具,2014-02-25,11,工作分析工具职责分工表,职责分工表 案例 xx公司西门子工业事业部职责分工表 xx公司经营管理科职
5、责分工表 xx公司工程管理部职责分工表,2014-02-25,12,2014-02-25,13,2014-02-25,14,职能、职责、工作任务与流程的界定,职能为了完成公司的使命和目标，每一个部门所必须达成的使命、开展的工作，以及必须具备的特定职务能力。通常，企业的一项职能往往委托给一个部门专门行使（或由一组部门分工行使），以确保责权明确。 例如：市场营销、销售管理、方案设计、施工组织、项目管理、安全管理、质量管理、成本管理等等。 为了准确表述部门职能，常常采用“二级结构”的形式。,2014-02-25,15,职能、职责、工作任务与流程的界定,职责指任职者为实现一定的组织职能或完成工作使命而
6、进行的某项部门职能的分解，表现为实现该职能而开展的一系列工作任务的集合。 例如：,2014-02-25,16,职能、职责、工作任务与流程的界定,工作任务指任职者为达到某种工作职责而进行的一系列工作活动。 例如：对市场调研这样的工作职责，我们可以把其分成： 流程一项工作任务的完成过程（步骤）。 例如：在进行客户调研工作任务时，其流程可能是制定调研计划-组织客户信息收集客户信息分析编制客户调研分析报告-报告提交评审等步骤。这样五个工作步骤就构成了一个客户调研工作任务的完整流程。,2014-02-25,17,现场练习,请将本部门职能职责按照培训要求罗列为一、二级结构。,2014-02-25,18,职
7、责分工表填写规则一,（2）汇总梳理，将工作任务按照逻辑顺序或时间顺序排列,（3）将多个“相同属性”的工作任务，归纳提炼为一项“职责”,（1）罗列工作任务清单,（4）将多个“相同属性”的工作职责，归纳提炼为一项“职能”,1、梳理部门职能、岗位职责、工作任务，填入职责分工表,（5）填入职责分工表,2014-02-25,19,职责分工表-编写规则一,2、职责/任务的排列顺序，应具有逻辑性： 按照业务开展的先后顺序或工作发生时间的先后顺序排列。,2014-02-25,20,职责分工表-编写规则一,3、针对每一项“工作任务”，编写“工作流程” 如果某项职责任务属于部门核心职能的，必须展开完整的流程（包含
8、其他部门完成的部分）； 为了防止流程出现遗漏，即使是同一个岗位做的一连串工作，希望尽可能按照步骤展开填写。 请参照公司的体系文件编写流程。 4、针对流程每一个“节点”，描述岗位承担的角色 将各岗位在每一个流程节点中担当的“角色”用准确的动词填写到岗位对应的空格内； 其中，承担“主责”的岗位下填入“v”，有多个岗位共同参与，其他岗位填入相应的动词； 原则上一个流程节点尽量只有一个“v”,2014-02-25,21,职能、职责、工作任务与流程,案例分享,xx公司工程管理部职责分工表 xx公司技术处职责分工表 xx公司行政部职责分工表,2014-02-25,22,职责分工表-编写规则二,1、动宾结构
9、：职责、任务尽可能使用动宾结构的短语（或倒置） 2、准确使用动词：动词的选用应能准确体现岗位的“责任”和“权力” 例如：编制生产计划审核生产计划； 编制年度预算组织编制年度预算 3、每一项职责、任务，只表达一个事项 例如：监督及完善计划执行状况 -监督计划执行 与 完善计划 属于两项分别的工作，不应列在一项任务中。 4、尽量不使用“内涵过大”的词：（管理） 例如：车辆管理 车辆调度、车辆故障报修 5、语句简洁明晰：只使用“动宾结构”，不要添加“状语”，不使用形容词、副词。 例如：编制生产计划 及时编制生产计划 制定规范的作业计划 合理编制生产计划，有效提高生产效率 ,23,鉴 别,以下是一些对
10、工作任务的描述，请根据所学知识，指出有何不当之处？ 管理往来文件 把培训工作做深、做透、做细 加大管理力度 搜集、整理、分析市场调研信息并对重点客户进行回访 认真学习专业知识，不断提高业务水平 力争公司在3年内上市,2014-02-25,24,职责分工表-编写规则三：,常用动词举例 负责、组织、主持 检查、督导、稽查 汇编、编制、制定、策划 收集、接收、备案、提交、下达 复核、会审、审核、审批、签发 协助、参与、配合,2014-02-25,25,职责分工表-编写规则四,工作任务与流程尽可能细化 细化，部门间的工作才能很好的衔接 细化，才能理清某项任务开展的步骤与顺序 细化，才能发现工作的步骤衔接关系是否存在遗漏与交叉 细化，才有可能对工作流程进行有效地梳理 细化，才能确定工作的价值、衡量标准 细化，才能确定工作/岗位的责任,流程一定要细化，争取做到每行只有一个“v”,2014-02-25,26,练习,请大家根据上述要求，描述一项自己的工作职责，包括： 所属的职能 职责内容 任务分解 流程描述 涉及的部门、岗位,2014-02-25,27,访谈前准备,1、资料准备： （1）组织架构； （2）部门职能、岗位职责 （3）体系、流程 2、人员准备： （1）熟悉工作流程、熟悉岗位工作的助理编写人。 （2）部门经理负责架构搭建； （3）部门经理负责整合,2014-02-25,28,谢谢！,