南疆业务版课件.pptx

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1、财务结算中心 2016年1月,西北油田分公司费用报销系统培训,南疆业务版,1 中石化财务共享费用报销系统 2 单据填报详解 3 业务举例 4 系统运维,目录,南疆业务版,项目背景介绍,建立集中部署、统一管理的中国石化费用报销管理系统；实现总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化。分公司为总部第三批上线企业。,通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能； 提供员工自助查询、财务部门统计分析、领导综合查询等功能； 将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程； 与总部统一建设的ERP、会计集中核算、HR、TMS、MDM、门户等

2、系统进行集成。,南疆业务版,1.测试系统网址： http:/10.246.109.17/fss/ 2.正式系统网址： 3.用户登录 用户名：员工AD账号（统一通讯系统登录帐号） 举例：帐号：zhangsan.xbsj 密码：zhangsan.xbsj 4.相关配置 浏览器：建议IE(8.0)浏览器 DNS域名解析配置： 首选DNS服务器（P）：10.5.28.11,系统登录,南疆业务版,办公平台, 费用报销系统已纳入西北油田分公司办公平台，用户可登陆办公平台进行审批操作。 1.申请人登录办公平台，通过“费用报销”节点，填报、提交出差申请单。 2.审批人登录办公平台，审批“费用报销”代办事项。

3、费用报销系统也纳入了移动审批平台，可以在平台内进行代办审批。 登录方式： 西北油田办公平台网址：http:/10.16.1.1/Portal/Login.aspx 登录账号：统一通讯账号+密码（初始密码与账号一致） Eg：账号：zhangsan.xbsj 密码：zhangsan.xbsj,南疆业务版,办公平台-登录界面,南疆业务版,办公平台-登录界面,南疆业务版,进入系统检查个人信息：个人银行帐号、报销级别、其他信息等是否正确。若发现错误，请及时与各单位管理员联系修改。,南疆业务版,南疆业务版,出差回来后填,南疆业务版,1 中石化财务共享费用报销系统 2 单据填报详解 3 业务举例 4 系统运

4、维,目录,南疆业务版,系统应用讲解登录界面,1、工作助理：待办事项、已办事项、保留事项、委托代办、个人信息 2、事前申请：新建事前申请、我的事前申请 3、报销申请：新建报销申请、我的报销申请 4、借款申请：新建借款申请、我的借款申请 5、还款申请：新建还款申请、我的还款申请,南疆业务版,系统应用讲解委托代办,南疆业务版,填报注意事项,事前申请 1.出差前，登录系统做事前申请 2.主办培训事前申请在“其他费用申请”中申请 3.一次出差事项，对应一张差旅费事前申请单，每张申请单只可关联一次差旅费报销单 报销申请 1.外出参加会议/培训 1）产生会议费/培训费、差旅费，在境内差旅费报销中录入单据 E

5、g：A员工出差参加培训，机票、住宿、培训费发票全部计入培训费 2）只产生会议费/培训费，在其他费用报销中录入 2.一张差旅费报销单需关联至少一张差旅费申请单 3.一张主办会议报销单需至少关联一张主办会议申请单 4.一张业务招待费报销单需至少关联一张业务招待费申请单 5.一张主办培训报销单需至少关联一张主办培训申请单,南疆业务版,填报注意事项,1.申请事由事前申请：据实填写 报销申请：*单位*报*地差旅费/会议费/培训费/接待费 Eg：供电中心安全科张三报北京差旅费 3.报销申请中行程信息，点击“引入机票”，系统引入与事前申请单关联的机票信息（大厦订票）。 4.行程信息中“支付类型”：公司代付从

6、大厦订购的机票 个人支付非大厦订票（报销时需选中该项！） 5.基本信息中业务种类。普通单据”（不得修改此项内容） 6.员工个人报销个人单据时，支付方式选择：银企直联 多名员工共同报销单据时，支付方式选择：支票。 7.结算“登记住宿酒店”费用，在住宿信息中“供应商字段”输入相应供应商信息。 EG:西北石油大厦、轮台县金胡杨宾馆等。,南疆业务版,填报注意事项,关于行程日期与实际出行日期不符的特殊说明 依据“西北油发财【2015】181号”文中管理要求的相关规定：出差前填报出差申请、不得擅自更改出差区域，确因工作需要改变的，需补办相关申请（详见该管理办法），特作如下说明： 行程日期与出差申请日期不符

7、，填报人员需补事前申请单。 简单说明就是：出差申请日期必须大于等于实际行程日期 9.其他需要注意事项，以各单位财务科说明为准。,南疆业务版,系统应用讲解基本信息填报,出差目的：公务出差、无会务费会议、无补助培训学习、有会务费会议、有补助培训学习、司机出车、其他出差 公务出差南疆值班、疆外出差（无会议、无培训） 其他出差针对科研项目出差 其余出差目的，据实填列 费用部门：决定审批流程。如：A员工选择费用部门在A部门，则A员工提交申请后，A部门领导审核该笔单据； 申请人：填报单据人； 报销人：默认与申请人一致，为报销费用收款人。如：申请人为A，报销人为B，业务可描述为：A替B报销费用，收款人为B；

8、 成本中心：默认费用部分对应的成本中心； 发票张数：实际票据张数+1（报销单） 附件张数：票据粘贴的A4纸张数+1（报销单） 举例：10张发票，粘贴在2张A4纸上 发票张数：11 附件张数：3；,南疆业务版,统一A4， 横向摆放。 字迹上下，纵向平铺。 互不遮蔽，不折不叠。 从左到右，先大后小。 错缝黏贴，显露金额。 纵向进纸，左边黏贴。 仔细计算，数字准确。 审核审批，清楚完整。,票据粘贴口诀,1.原始票据务必不要使用订书机。 2.A4纸横向粘贴票据，务必将票据四个角粘贴牢靠。,南疆业务版,系统应用讲解人员信息,【复制】：将选择人员的行程信息、住宿信息以及补助信息复制给其他同行人，可以快速完

9、成申请单的填写。 例如，首选填写张三的行程信息、住宿信息和补助信息，然后勾选张三再通过【复制】功能将张三已经填写完成信息全部复制给李四，则李四就有与张三完成相同的住宿、行程以及补助信息； 【增加多个】：可以一次增加多个人； 【报销职级】：系统自动带出，每个员工都会对应一个报销职级，不同报销职级对应的行程标准、住宿标准以及补助标准都不相同；,南疆业务版,系统应用讲解基本信息填报,注：红色*是必填项目,南疆业务版,系统应用讲解行程信息,有几张交通工具发票，填报几行行程信息！,【交通工具】：选择报销人乘坐的交通工具，系统预制了出差经常乘坐的交通工具，当报销人乘坐的交通工具超标时，系统将用红进行标注，

10、同时必须填写超标原因后单据才能继续提交； 【引入机票】：引入与出差申请单关联、在出差申请时间区间内的机票信息； 【发票金额】：填写实际发生的交通费金额； 【超标原因】：如果超标必须输入超标的原因；,南疆业务版,系统应用讲解住宿信息,【引入】：可以将行程信息引入，然后直接根据行程信息修改住宿信息，可以快速完成住宿信息的填写； 【住宿地点】：选择入住地点所在的城市； 【住宿地级别】：根据选择的城市自动带出，不允许修改； 【住宿天数】：系统自动根据入住日期和离开日期自动计算（算头不算尾），可以修改； 【住宿标准/天】：根据分公司差旅费管理办法后台配置； 【住宿标准总额】：系统根据住宿标准/天*住宿天

11、数自动算出，不可以进行修改； 【费用金额】：填写实际发生的住宿金额；,南疆业务版,系统应用讲解补助信息,【引入】：可以将行程信息引入，然后直接根据行程信息修改补助信息，可以快速完成补助信息的填写； 【出差区域】：选择出差区域； 【出差城市】：选择出差地点； 【住宿地级别】：根据选择的出差城市，不允许修改； 【补助类型】：选择补助类型； 【四级费用项目】：如果补助有四级费用项目，则需要选择四级费用类型（分公司无此项数据）； 【补助标准】：根据报销职级+出差区域+出差目的+补助类型+城市级别自动带出 【补助天数】：根据出发日期和返回日期自动算出（算头算尾），可以修改； 【补助金额】：根据补助标准*

12、补助天数自动算出；,南疆业务版,系统应用讲解其他信息,其他信息主要是填写与差旅相关但是又不能归结到行程、住宿、补助、会议以及培训信息中的，例如公交车费、打车费、火车的退票费等等。,南疆业务版,1 中石化财务共享费用报销系统 2 单据填报详解 3 业务举例 4 系统运维,目录,南疆业务版,业务场景多人共同报销差旅费,业务场景描述 职工报销伙食补助（野外津贴） 解决方案： 由各分队/科室填报科室伙食补助，在人员信息中录入信息，补助信息中据实录入野外值班天数，系统自动计算出补助金额。 填报方式：各分队/科室填报所辖人员单据（事前申请单、报销申请单） 补助发放方式：各单位财务科代各分队/科室领取支票，

13、由银行代为打卡发放。 优点：各分队/部门报销伙食补助时不受其他科室影响，先填报、审批完的单据先领取支票,南疆业务版,业务场景多人共同报销差旅费,人员信息中添加需要一起报销差旅费的员工信息，行程信息等中录入金额。,多人报销差费填写报销单据时，支付方式一定要修改成“支票”！,南疆业务版,业务场景多人报销差费结算至酒店,在其他费用报销单中填报，费用项目选择“差旅费”。并在供应商数据中选择“供应商”信息。则系统将该笔差费转为对公业务（只挂账，不付款）。报销单据时，“供应商”数据必填，账务处理环节无法做修改。不需要填事前申请,南疆业务版,业务场景个人报销非大厦定票业务,录入行程信息时，选择“个人垫付”，

14、交通工具较多时，点击“增加”按钮进行添加。,南疆业务版,业务场景员工借款,涉及四项费用借款，通过报销系统“借款申请”提报单据。还款时，通过“还款申请”还款。并将钱通过网银转账支付的方式汇入分公司账户。 收款单位名称: 中国石油化工股份有限公司西北油田分公司 开户银行: 建行乌鲁木齐新城支行 帐号: 65001612100052500668 银行码(现代化支付行号) 105881000399,南疆业务版,业务场景招待费报销,招待费报销选择“采油一厂管理费用/采油二厂管理费用”等专用成本中心！,南疆业务版,业务场景更改费用部门,报销人与申请人不是同一人，且不在同一部门时，修改报销人数据时，系统会提

15、示： 申请人可根据实际情况选择“确定”或“取消”。 确定：单据费用部门改变为与报销人所在部门一致。 取消：单据费用部门与申请人所在部门一致。,南疆业务版,系统应用讲解报销单据状态说明,南疆业务版,1 中石化财务共享费用报销系统 2 单据填报详解 3 业务举例 4 系统运维,目录,南疆业务版,1.分公司费用报销QQ群：328074925 2.项目负责人：孙剑宇 0991-3161676 分公司系统管理员：王 龙 0991-3166123 局机关系统管理员：王 龙 采油一厂 程 英 采油二厂 渠桂玲 林冬梅 采油三厂 秦建科 雅 厂 轩科科 完 井 马 莉 田 勇 电 管 吴 浩 运 销 部 蒋 鑫 基 地 张 敏 监 督 李国选 消 防 刘 君 物 管 张芯雨 特 管 邹 岩 勘探开发研究院 张 彤 石油工程技术研究院 于 晓 静,系统运维,南疆业务版,3.问题提报流程 各单位用户 各单位数据管理员 分公司数据管理员（王龙） 项目负责人（孙剑宇） 4.QQ群提报问题 1）描述问题 2）申请/报销单据号 3）初步解决问题内容,系统运维,系统运维,政策解读,举例： 报销单据号BX-4029201511000002，提交人提交后科室审核人看不到该笔业务，已核实科室审核人审核权限正常，组织机构数据无误。,南疆业务版,财务结算中心,You,南疆业务版,