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1、1,Unit Two,Formats and Parts of Modern Business Letter,2,Aims,函电正文的格式,信函正文通常采用两种基本格式，即古典的缩行式和现代的齐头式(又称顶格式)。 缩行式:沿袭英国传统，主要特点是 1).正文每一段落的第一个字向后缩进四至五个空格， 2).结尾敬语和签名部分则位于正文底下居中偏右的位置 3).采用缩行式时，应注意每段首行的空格数量不宜过多或过少，且所有段落必须保持一致。 4).用缩行式打印的信文虽然段落分明，层次清晰，但不便排版，打印费时，因而很多人更偏爱齐头式。,齐头式的主要特征是 1)正文每行均从左边顶格处直接起笔，即每段
2、首行不留空格， 2).而结尾敬语和签名部分则置于正文底下左边，并与正文各行首取齐。顶格式设置快捷，易于排版， 3).但段落之间的空行必须加倍，以资醒目区分。,在普通的商业书信里，若将缩行式或齐头式进行适当的调整改良，便可得到混合式，如在缩行式中可使用顶格式的封内名称和地址，以增强紧凑利落感；或在完全的顶格式中，将日期和结尾敬语及签名部分移至右边栏，以增强整体平衡感；但传真和电子邮件中正文只宜采用纯粹的缩行式或齐头式，因正文以外的其他构成部分均已固定格式化，无法随意移动。,二、函电的日期,日期是商务函电中不可或缺的部分，注明日期便于对繁多的商务信函进行查收、整理和存档。尤其在交易双方发生争议时，
3、日期还是界定各方当事人法律责任的重要依据。日期可按两种顺序排列：daymonthyear(英式电脑模式)或monthdayyear(美式)，如：1 March，2004或March 1，2004。,在打印日期时还应注意以下几点：1在英文信函中切勿按中式或日式次序“年月日”打印日期。2月份应全部用英文拼出，最好不要用缩写。尤其是May，June，July本身很短，就更不必用缩写了。3日子既可用基数也可用序数，但若采用美式打法，将日期置于月份之后，则务必用逗号将年和日隔开，如October 5，2004。4最好不要全部用数字来表示日期，如58O4，因英美各国对其有不同理解，易产生歧义。,8,（1）
4、Indented form 缩行式,1Formats of A Business Letter,New lecture,9,（2）Block form 齐头式,10,（3）Semi-block form 半齐头式,11,2Parts of Modern Business Letter,12,（1）letterhead 信头 发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。 目的：提供联系方式。 Example 1,xxxx Street, xxxxxxxxxx 213164 Tel: 0519-86331111 ,13,（2）reference and date 编号，日期,8t
5、h March,2008 或8 March,2008（英式） March 8th,2008 或March 8,2008 （美式） 8/3/2008（避免使用）3/8/2008（避免使用）,（3）inside address 封内地址 目的：便于查询,（4）attention line 注意项,Attention: Import Dept. For the attention of Mr. J. L. Donna, Sales manager. Attention of Mr. Standard, General Manager.,三、称呼与结尾敬语的呼应,使用礼貌和得体的称呼与结尾敬语是现代商
6、务的基本礼节之一。写作时，应主要根据收件人的职衔、性别、婚姻、人数及其与发件人的双边关系等，酌情使用不同的称呼，再根据所用的称呼，具体决定相应的结尾敬语。称呼与结尾敬语之间必须遥相呼应。并保持连贯一致的风格。常用称呼及结尾敬语如下,15,1.不知道名字：Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Mesdames 以上的结尾敬语用Yours faithfully 2.知道名字： Dear Mr. (Robin )Smith（姓氏或全名） Dear Mrs Smith(已婚，后接丈夫姓氏） Dear Miss.(Helen )John 未婚 Dear Ms.(Helen
7、 )John （婚否都可） 以上的结尾敬语用Yours sincerely 3.熟悉的人: Dear Robin(名） 结尾敬语用Best regard或Best wishes 4.美语习惯用：Gentlemen 结尾敬语用 Sincerely或Truly,（5）salutation 称呼,选用称呼和结尾敬语时应注意以下几点： Mrs是对已婚女性的尊称，后面跟其丈夫的姓，但Ms用于已婚女士时，后面通常跟其娘家的姓。 称呼后英式用逗号，美式用冒号，但目前英美较流行的做法均为逗号。 Dear Mrs Smith, 结尾敬语中第一个字母必须大写，后面应加逗号，欧式一般将Yours放在前面，而美式通常
8、把副词放在前面，We remain(are)此类敬语较陈旧，不宜再用。如： Your Faithfully, Sincerely,17,（6）subject line or caption line 事由（标题）,（7）body 正文,Introductory paragraph引导段落(Thank you for your/With reference to) One or two body paragraph一、二段主体段落 Concluding paragraph结束段落(We hope/We are looking forward to,20,Business letter shoul
9、d end with a closing, such as: Yours faithfully, (if you dont know the name of the person youre writing to) Yours sincerely, (if you know persons name and have used it at the beginning of the letter) Best wishes (or kind regards), (If your letter is informal and you know the person fairly well) Sinc
10、erely, Truely (The most common closing in the US),（8）complimentary close 结尾敬语,21,（9）signature 签名,Sincerely yours, ABC COMPANY John Smith John Smith Sales manager,（10）enclosure 附件 Enc.: 1 Price List Encs.: 2 Price List / 2 Invoices Encl: As stated,（中间空两行）,22,（11）copy line 抄送抄送栏抄送也称为分送，可分为副本抄送(CC)和密件副
11、本抄送(BCC)两种。两者在普通书信和电子邮件中的格式和意义略有不同。在普通商务书信中，若写信人想把信函抄送给第三方，同时也让收信人知道己抄送的单位或个人，则可在签名以下左边齐头处标注“CC”，“CC to”或“Copy to”等，其后再具体写上抄送单位或个人的名字，如“CC：Shanghai Branch ofice”。若写信人要将信函抄送给第三方而又不想让收信人知道，则可使用BCC，如在信件副本中加注：“BCC：Shanghai BranchO伍ce，但须注意此类字样不得在信件正本中出现。在电子邮件中，若发件人想要将邮件同时分发给多个收件人，则只需在收件人一栏填入主收件人的邮箱地址，再在c
12、c栏输入其他收件人的邮箱地址，所有收件人便可同时收到该邮件，而且他们都能在各自的邮件中看到所有收件人的地址。因此，利用CC功能分发邮件时，主收件人和所有副本收件人都知道该邮件最终有哪些具体的接收者。若发件人要把同一份邮件发送给第三方而又不想让主收件人知道，则可在密件抄送(BCC)一栏输入第三方的邮箱地址，第三方便可同时收到该邮件，而其邮箱地址却不会显示在主收件人的邮件中，因而主收件人也就无从得知该邮件被抄送之事。,c: for copy存档（打在原件上） cc: for carbon copy抄送（打在原件上） bcc: for blind copy密送（只打在复件上，而不 能打在原件上） .
13、 （12）postscript 附言 对正文遗漏内容的补充，或强调要点. P.S.: the catalogue was sent to you on August 9th.,1英文地址的标准排序是：公司名称门牌号、街道名城市、州(省)名称、邮编国名。2门牌号码前面无须加缩写“No”，但在邮箱号码前可插入此缩写。规范写法如：“385 East Avenue”；“76 Goner Street”；“P OBox No5”等。3“Street”，“Road”，“Avenue”， 三个词不能用缩写“s1“RD”“Av”替代。4门牌号与街道名之间不能用逗号点开，但城市名和国名之间必须分行或用逗号隔开。
14、上述各点虽属格式细节问题但也不可小觑而应引起我们足够的重视。以推动对外交流工作更富效率，更加顺畅地进行。,25,3Envelope Addressing(平头式),Private 私人信 Confidential 机密信 Registered 挂号邮件 Express 快递邮件 Ordinary Mail 平信 Immediate(Urgent) 急件 Printed Matter 印刷品 Sample 样品,26,Assignment,1. Do exercise 1 orally on P22 2. Do exercise 2 on P22 in written form 3. Prepare Unit3,Thank You !,