商务英语信函的体裁分析与撰写策略.pdf

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1、 5 2 国外外语教学( F L T A) 2 0 0 3 年第2 期 商务英语信函的体裁分析与撰写策略 广 东 商 学院 陈冬纯 提要: 商务英语信函的特定社会功能， 决定其在语篇建构、 文体风格等方面具有特定的语 篇体裁特征。本文运用体裁分析理论， 从词汇、 语法、 语篇格式、 语篇结构、 语篇体裁释义等层面分 析商务英语信函的语篇和文体特征， 并在此基拙上， 结合实例， 提出撰写商务英语信函的一些策 略。 关键词: 商务英语信函、 体裁分析、 语篇、 文体 1 . 商务英语信函与语篇体裁 随着商品经济的发展， 商务活动的日益 频繁， 商务英语信函已经成为当今社会经济 活动中不可或缺的一部

2、分， 它肩负着建立贸 易双方的业务关系、 沟通商务信息、 塑造商业 形象等方面的社会职能， 成为了商务社团共 同使用的、 内部特征鲜明、 高度约定俗成的交 际事件。商务英语信函的语篇社团在撰写商 务信函时， 均遵守着特定的格式和一定的基 本原则， 因此， 商务英语信函已经成为一种体 裁， 其特定的社会功能决定其在语篇特征、 文 体风格等方面均具有突出的“ 体裁结构图 式” 。另一方面， 由于具体的交际功能， 交际 者之间的关系和地位不同， 属于同一体裁的 语篇变量会存在着某些差异， 商务英语信函 在文体风格、 语言的使用方面形式多样， 因人 而异。对商务英语信函进行体裁分析， 旨在 从社会语言

3、学、 心理语言学的角度， 揭示该语 篇的构建规律以及构建过程， 探讨特定的交 际目的如何更为得体地、 有效地在语篇中得 以实现。本文运用体裁分析理论， 从词汇、 语 法、 语篇格式、 语篇结构、 语篇体裁释义等层 面分析商务英语信函的语篇和文体特征， 并 在此基础上提出撰写商务英语信函的一些策 略。 2 . 商务英语信函的体裁分析 2 . 1词汇一语法层面 商务英语信函所涉及的是商务活动， 适 用于贸易领域， 因此， 除了一般词汇以外， 还 包括了具有专业色彩的词汇， 如 c l a i m ( 索 赔) , f i r m o f f e r ( 实盘) ， d i s c o u n t

4、( 折扣) 等; 同 时， 还包括行内通用的专用词汇， 如 c r e d i t ( 赊购) ， d r a f t ( 汇票) ， i r r e v o c a b l e l e t t e r o f c r e d i t ( 不可撤销的信用证) 等等。 在词义色彩方面， 其用词正式， 礼貌用语 颇 多。介 词 及 其 短 语，如 r e g a r d i n g , c o v e r i n g , h e r e w i t h , w i t h r e g a r d t o , i n v i e w o f , d u e t o , i n c o m p l i

5、 a n c e w i t h 等等在商务信 函中使用的频率较高。必须指出， 现代的商 务信函倾向于使用通俗、 常用和直接的用语， 避免使用过长或陈旧的用语， 如用b u y 代替 p u r c h a s e ， 用t r y 代替e n d e a v o r ， 但其使用的仍 然是正式的中性词， 而且表达中不乏使用礼 貌用语， 如: t h r o u g h t h e c o u r t e s y o f 一 w e w o u l d v e r y m u c h a p p r e c ia t e 等等。 此外， 现代商务活动日趋高效快捷， 商务 信函用词简洁而不拖泥带

6、水， 多数情况下使用 副词代替短语， 例如， 用。 ， n o w , b e c a u s e 分 别代替i n t h e n e a r f u t u re , a t t h e p r e s e n t t im e 和 d u e t o t h e f a c t t h a t . . . ， 用 n o r m a ll y , e q u a l l y 等 副词来代替短语o t h e r t h in g s b e in g e q u a l ; 同时， 较多地使用“ 国际贸易通则” 中通用的缩略语， 国外外语教学( F L T A) 2 0 0 3 年第 2

7、 期 5 3 如: F . O . B . ( f r e e o n b o a r d 船上交货价) ; D / P ( d o c u m e n t a g a i n s t p a y m e n t 付款交单) ; D / A ( d o c u m e n t a g a i n s t a c ce p t a n c e承兑交单) ; L / C ( l e t t e r o f c r e d it 信用证) 等等。 商务信函英语的语法特征明显， 主要体 现在以下几个方面: 2 . 1 . 1 句子简练。商务信函经常通过“ 节省 用词” 来保持句子的言简意赅， 使用单词

8、来替 换短语， 使用词组来代替从句。例如: 1 )P l e a s e n o t e t h a t t h e m a r k e t f o r t h e g o o d s i s r i s i n g a n d o u r p r i c e c a n n o t r e m a i n u n c h a n g e d f o r lo n g . ( 曹菱， 2 0 0 0 : 6 1 ) 2 ) U p o n r e c e i p t o f y o u r L / C , w e w i l l s e n d t h e g o o d s . ( ib i

9、d . ) 在句1 ) 中， P l e a s e n o t e ( 请注意) 用于代 替 “ A t t e n t i o n s h o u l d b e c a l l e d t o t h e f a c t t h a t . . . “ 或者“ P l e a s e p a y a t t e n t i o n t o ; f o r lo n g ” 用于代替“ f o r a lo n g t i m e ， 这样的句式 显得简练清晰。在句2 ) 中， u p o n r e c e i p t o f ( 收到之后即做某事) 用于替换从句 a f t e r w

10、 e r e c e iv e . . . ， 缩略语L / C 用于代替 le t t e r o f c r e d i t 。诸如这样的句式， 商务英语 信函中比比皆是。另外的例子是常用 “ a t y o u r r e q u e s t ” 代替“ i n a c c o r d a n c e w i t h y o u r r e q u e s t , a l lo w ， 代替“ a f f o r d t h e o p p o r t u n i t y 等等。 2 . 1 . 2 语法准确、 严谨规范。商务信函代表 的是公司的形象， 在句法、 时态、 语态、 人称的

11、统一以及标点符号的使用方面都比较严谨、 规范。例如， 日 期表达不使用缩略语或阿拉 伯数字， 避免造成理解上的分歧; 此外， 此类 句子I m . . . . We l l 通常会被认为不规范 而被I a m二 或We w i l l 代替; 另外， 像 L o o k i n g f o r w a r d t o y o u r r e p l y或 N i c e t o r e c e i v e y o u r o r d e r 这样的不完整句也较少出 现。 2 . 1 . 3 较多使用如 We a r e a f r a i d . . . , We r e g r e t .

12、. . ， We w o u l d s a y . . . ， I w o u l d l i k e t o s a y . . . ，I t s e e m s t o u s t h a t . . . ;We w o u l d t h i n k . . . , A s y o u m a y b e a w a r e 这样的委 婉语句来间接表达抱怨、 不满或拒绝。 2 . 1 . 4 较多使用疑问句、 条件句、 虚拟句和 带p l e a s e 的祈使句， 以表示委婉客气的请求。 例如: 1 )C o u l d y o u q u o t e u s C I F 5 % N

13、 e w Y o r k ?( 王延雪等， 1 9 9 7 : 6 5 ) 2 ) I w o u l d b e a p p r e c ia t i v e i f y o u m a i l m e y o u r c a t a l o g u e . ( 王延雪等， 1 9 9 7 : 5 3 ) 3 ) P l e a s e n o t i f y u s o f t h e l o a d i n g d a t e p r o m p t l y . ( 曹菱, 2 0 0 0 : 7 5 ) 4 ) We w i s h y o u w o u l d l e t u s

14、h a v e y o u r r e p l y s o o n . ( 王延雪等， 1 9 9 7 : 6 0 ) 2 . 2语篇层面 正如会话一样， 商务信函的交流方式是 双向的， 但区别于面对面的会话， 商务信函无 法通过身体语言、 说话的语调来传达隐含的 信息; 相反， 它必须通过整洁、 清晰的格式来 显示写信人的形象; 通过礼貌的措辞来显示 写信人的修养; 通过准确、 逻辑的表述来达到 写信的目的。这样的交际功能决定了商务英 语信函在格式上和谋篇布局方面具有突出的 语篇特征。 在格式上， 它直观清楚而不失完整与礼 貌， 内容一般按照发信人的地址和写信日 期、 收信人的地址、 对发信

15、人的称呼、 信函正文、 发信人的结尾套语和发信人的签名的顺序， 采用已经约定俗成的齐头式或半齐头式或缩 进式等格式进行组织; 正文的内容也按照引 言、 详情、 应答和结语这四步式( 4 - p o in t p l a n ) ( T a y l o r , 1 9 9 3 ) 来组织， 给人以顺理成章、 层 次分明的感觉。 由于商务信函交流的双方存在着时间和 空间的间隔， 所以几乎每一篇信函的引言都 要提及信函的指向。例如， 在写给从未有过 业务关系的对方的商务信函中， 如在建立业 务关系的信函中或在银行咨信调查函中， 写 信的一方往往会提及与对方相关的对象， 如 对方的广告或熟知对方的某个

16、商会或大使馆 或贸易关系。在写给已有业务关系的对方的 商务信函中， 写信的一方往往要提及对方某 国外外语教学( F L T A) 2 0 0 3 年第 2 期 一天的来信或双方已经发生的某一交易。商 务信函引言的这一特点体现了它连贯的语篇 特征。 从本质上讲， 商务信函的目的在于通过 字面意思与言下之意的有机结合， 说服收信 人按自己的意图去采取某个举措或接受某个 想法。因此， 写信人无论为了何种目的， 不管 是催款的、 索赔的、 解决纠纷的、 抱怨的， 还是 推销的、 发展业务关系的， 都要仔细考虑语言 策略。在这种情况下， 语篇结构的安排， 往往 会涉及主位结构和信息结构， 一般来说， 本

17、着 “ 为对方着想” 的原则， 在句子的安排上， 当所 谈及的话题有利于对方时， 句子的主语通常 是y o u ; 当话题不利于对方时， 句子的主语 通常是w e 或是话题本身; 这样就使得句子 的语气显得平和、 友好， 而避免指责的语气。 例如: l a ) We s h o u l d l i k e t o h a v e y o u r o r d e r . ( 王延雪等， 1 9 9 7 : 7 1 ) l b ) Wh e n y o u o r d e r o u r p r o d u c t s , y o u w i l l s u r e l y b e n e f i

18、 t b y i n c r e a s e d p r o f i t . ( 曹菱， 2 0 0 0 : 2 8 ) 2 a ) Y o u d i d n o t s e n d y o u r c h e c k o n t i m e . ( 曹菱, 2 0 0 0 : 2 9 ) 2 b ) We d i d n o t r e c e i v e t h e c h e c k o n t i m e . ( i b i d . ) 在以上两组句子中， 句子 1 ) b 和2 ) b 被 认为更为合理、 得体。在结构方面， 往往也是 采取同样的策略。例如， 商务信函的核心部 分所

19、涉及的不同事项通常按主次顺序分几个 段落进行说明， 并且在叙述同一事项时， 把涉 及与对方不利的， 如限制、 付款、 罚款和赔偿 等内容放在最后提及， 商务信函的这个语篇 结构特征充分体现了它内在逻辑的连贯性。 由于商务信函所涉及的商务活动是长期 的， 贸易商品的品种是多样的， 因此， 它在语 篇衔接手段上形成了独特的方式， 除了使用 其他语篇常用的语法和词汇衔接手段以外， 它频繁使用情景照应和编号替代手段。请看 例句: T h a n k y o u f o r y o u r Ma r c h 6 o r d e r f o r w o o l e n s w e a t e r . 该句

20、中“ y o u r M a r c h 6 o r d e r fo r w o o le n s w e a t e r ” 既 使用了 前照应和后照 应， 也使用了情景照应， 即信函中语义的照应 通常是在双方已经熟知的交易环境中实现 的， 因为从此句可以推断出， 对方于 Ma r c h 6 之前曾经写信定了货， 这就成了语义中的情 景照应。再看下面的例句: We t h a n k y o u v e r y mu c h f o r y o u r o r d e r N o . 3 2 5 f o r m o d e l A k - 7 s e w i n g ma c h i n

21、 e s r e c e i v e d o n S e p t e mb e r 1 9 . 该句使用了 N o . 3 2 5 来代替所定货物， 形成了语义的照应。值得注意的是， 在使用 情景照应和编码替代等参照手段的同时， 这 两个句子还伴随使用了词汇复现的衔接方 法， 用 “ w o o l e n s w e a t e r ”和 “ m o d e l A K - 7 s e w i n g m a c h in e s ” 来照应所定之货物， 以减少 语言在传递信息中所产生的歧义， 增加语言 的清晰度及表现力。此外， 商务信函经常使 用h e r e w i t h , h e

22、r e b y 等指代副词来实现语义 的衔接。 商务信函段落的发展多数呈层次结构关 系， 它以引言中所指向的话题为基础， 句子层 层积累， 用相应的连接关系词， 把多个层次的 句子连接成一个纵向的层次结构， 其中较多 使用递进、 转折、 因果的连接关系。下面以一 封还盘 ( c o u n t e r o f f e r ) 的商务信函( 曹菱， 2 0 0 0 : 6 1 ) 为例， 分析其语篇特征。 这是一个完整的语篇结构， 其交际目的 是为了说服对方接受低于报价 5 %的价格， 从而达成交易。它包括引言详情应 答结语四部分， 语篇呈突出的层次结构 关系。详情部分先肯定对方的货物， 再把还

23、 盘的事项搁在最后， 体现严密的逻辑性和“ 为 对方着想” 的原则; 文中使用表示递进、 转折 的连接词 i n d e e d , h o w e v e r , a l s o , h o w e v e r 来 推进段落的进展， 使用t h e y , i t e m , t h o s e m o d e l s 来照应所指货物; 使用 y o u r o f f e r o f J u l y , c u r r e n t o f f e r , c u r r e n t q u o t a t io n ， i n i t i a l p r i c e 等来替代对方近期的报价

24、; 用 i n t h a t e v e n t 来代替上文的句子。这些是该信函为 了实现语篇的连贯所使用的衔接手段。另 国外外语教学( F L T A) 2 0 0 3 年第 2 期 5 5 j.下人十 Oa ， 该信函在遣词造句方面均具有独特的风 。例如， 以写信一方和货物及其价格作为 诚恳、 周到的态度; 用名词短语a c c e p t a n c e y o u r o f f e r ， 形容词 a c c e p t a b l e 和介词短语 外格 句子的主位， 委婉语如w o u l d 和句子I n t h a t e v e n t , w e w o u l d b

25、e a b le t o 体现了写信人 u r e a r l i e s tc onveni ence体现了商务信函简 、 精炼和正式的特征。 yo洁 De a r Mr . L i : We r e c e i v e d y o u r o f f e r o f J u l y 1 f o r T r a i l G r a b b e r m o d e l b i c y c l e s . T h e y a r e i n d e e d a q u i t e p o p u l a r i t e m i n N o r t h A m e r i c a c u r r

26、e n t l y . H o w e v e r , c o m p a r e d w i t h y o u r l a s t q u o t a t i o n s f o r N o r t h A m e r i c a , w e f i n d t h e c u r r e n t o f f e r r a t h e r h i g h . We r e f e r t o a p u r c h a s e i n o u r r e g io n i n J a n u a r y 1 9 9 5 f o r 1 ， 0 0 0 m e n s a n d w o

27、m e n s b i c y c l e s o f t h e s a m e b r a n d a n d s i m i l a r s i z e s a n d m o d e l s . T h o s e m o d e l s w e r e p r i c e d 3 % l o w e r t h a n y o u r c u r r e n t q u o t a t i o n . A l s o , r e t a i l p r i c e s f o r b i c y c l e s h a v e d r o p p e d b y 2 %i n t h

28、 e l a s t 6 m o n t h s . A c c e p t a n c e o f y o u r o f f e r w o u l d m a k e y o u r b i c y c l e s u n c o m p e t i t i v e w i t h o t h e r s t o r e s i n o u r r e g i o n . We d o , h o w e v e r , w a n t t o b e a s t e a d y , l o n g - t e r m p u r c h a s e r o f y o u r b i

29、c y c l e s , a n d s u g g e s t t h a t y o u c o n s i d e r a 5 %r e d u c t i o n i n y o u r i n i t i a l p r i c e . I n t h a t e v e n t , w e w o u l d b e a b l e t o p l a c e a n o r d e r f o r 2 0 0 0 i t e m s b y A u g u s t 1 . A l l o t h e r t e r m s a r e a c c e p t a b l e .

30、 P l e a s e c o n t a c t u s a t y o u r e a r l i e s t c o n v e n i e n c e . V e r y t r u l y y o u r s , 2 . 3语篇体裁释义层面 商务英语信函是适用于商业贸易环境最 常见的一种商务英语应用文， 虽然它具有突 出的格式化特征、 语篇结构特征和文体特征， 但是由于所涉及的交易的性质、 交易的地位、 交易的环境不同， 语篇所体现的概念功能、 人 际功能和语篇功能也有所不同， 并且有所侧 重。例如， 在一封报实盘的商务信函中， 语篇 所要体现的概念功能尤为突出， 因为在国际 业务

31、中， 实盘是卖方按其所提供的条件达成 交易目的的明确肯定的承诺， 一旦买方在规 定的答复期限内接受了报盘， 卖方将不得对 盘中的任何条款作修改， 因此， 这类信函中所 涉及的概念包括报价、 付款方式、 交货日 期等 有关条款都要求使用准确的、 清晰的、 具体的 语言。相反， 在一封催款或索赔或抱怨的商 务信函中， 人际功能似乎要显得突出得多， 因 为在这样的语篇中， 交际双方的关系近乎对 立， 但由于写信人写信的目的最终是要使对 方付款赔偿而不仅仅是指责对方， 因此， 它必 须谨慎选择， 使用合适得体的句意和语气、 构 建合乎逻辑的内容结构; 而在一封关于建立 业务关系或者业务咨询或资信调查的

32、商务信 函中， 规范的格式、 连贯的语篇结构、 正式委 婉礼貌的措辞更能体现写信人的实力和修 养， 建立良好的商业信誉， 帮助实现交际目 的， 因此， 此类商务信函更为突出语篇功能。 3 . 商务英语信函的撰写策略 商务信函是一种“ 实务学” ， 撰写商务信 函是一种修养。要熟悉商业业务， 了解相关 的业务知识， 才能准确使用商业术语; 要掌握 扎实的写作知识， 熟悉各种功能的信函所包 括的语步和步骤; 同时， 要掌握扎实的语言知 识， 在此基础上， 才能进一步考虑具体的撰写 策略。本文拟从以下催款信函( A s h l e y , 1 9 9 6 : 1 9 ) 谈起， 讨论撰写商务信函的一

33、些策 略。 5 6 国外外语教学( F L T A) 2 0 0 3 年第 2 期 D e a r Mr R o h n , I h a v e a l r e a d ywr i t t e n t o y o u c o n c e r nin gy o u r o u t s t a n d i n g d e b t o f5 9 1 . T h i s s h o u l d b e e n c l e a r e d t h r e e m o n t h s a g o . Y o u d o n t s e e m t o w a n t t o c o - o p e r a

34、 t e i n t h e r e f o r e w e w i l l s u e y o u i f y o u r d e b t i s n o t c l e a r e d w i t h i n t h e n e x t t e n d a y s p a y i n g u s， h a v e a n d Yo u r s , 很明显， 写信人在信中处于主动的地位， 他的最终目的是要对方于十日内付清所欠款 项。初读此信， 语句简短通顺， 语篇连贯; 但 其简短的句子加上咄咄逼人的语气， 使人难 以接受， 用 s h o u l d h a v e b e e n c l

35、 e a r e d表示指 责， 用d o n t s e e m t o w a n t i 。 表示猜疑、 不信 任， 用 w e w i l l . . . i f 和s u e 表示威胁， 这样的 措辞， 任谁也不会买账。再看同一事项的另 一封催款信( A s h l e y , 1 9 9 6 : 1 9 ) : D e a r Mr R o h n , I r e f e r t o t h e p r e v i o u s l e t t e r s e n t o n 1 0 O c t o b e r i n w h i c h y o u w e r e a s k e

36、d t o c l e a r t h e b a l a n c e o f 5 9 1 w h i c h h a s b e e n o u t s t a n d i n g l i t t l e c h o i c e f o r m e b u t t o p l a c e t h e sin ce J u l y . A s y o u h a v e n o t r e p l i e d t o t h e l e t t e r y o u l e a v e ma t t e r i n t h e h a n d s o f s o l i c i t o r s

37、. H o we v e r , I a m r e l u c t a n t t o d o t h i s a n d a m o f f e r i n g y o u a f u r t h e r t e n d a y s t o s e t t l e t h e a c c o u n t . Y o u r s s i n c e r e l y , 同样的交际环境， 这一语篇的措辞得体 而有分寸， 用l e t t e r 和t h e b a l a n c e o f 5 9 1 作 为语篇信息结构的新信息来处理， 把矛盾的 一方掩藏在矛盾的主题t h e o u t

38、 s t a n d i n g d e b t 之后， 显出写信人就事论事的客气态度， 显得 其主动的行动是由于被动的事态所逼。就语 篇结构而论， 该语篇层次分明， 用关系从句引 出事端， 用连接词 a s 表因果关系， 带出事端 所引起的结果， 用 h o w e v e r 表示转折， 写信人 为对方留出一定的余地。这样的措辞， 这样 的语篇结构把对方置于无法推托的境地， 同 时也显示出写信人礼貌客气的修养。 综上所述， 撰写商务信函时， 首先要确定 好写信的目的， 分析双方的关系， 以便确定语 篇所使用的语气与措辞; 构建语篇前， 可按主 次罗列所要陈述的事项， 以免遗漏。构建语 篇时

39、， 把这些事项分层次按一定的逻辑关系 组织起来。要根据写信的目的、 交易的性质 来确定句子主位结构、 信息结构和事项排列 的顺序， 这一步是写信的关键。此外， 构建语 篇时要检查该语篇的语步是否周全， 不要因 为某种不满的情绪而忽略了语篇中该有的语 步。总之， 写信时要做到既能维护自己的利 益， 也要显示礼貌的修养， 要避免居高临下和 指责的语气， 这样才能真正解决纠纷， 发展和 保持关系， 树立公司的良好形象， 发挥商务英 语信函的交际职能。 参考文献 A s h l e y , A . 1 9 9 6 . B u s i n e s s C o r r e s p o n d e n c

40、e .O x f o r d U n i v e r s i t y P r e s s T a y l o r , S . 1 9 9 3 . C o m m u n i c a t i o n f o r B u s i n e s s ( 2 n d e d . ) . L o n d o n : P i t m a n P u b l is h i n g . 曹菱, 2 0 0 0 , ( 商务英语信函 ， 外语教学与研究出版 社。 甘鸿， 2 0 0 0 , 外经贸英语函电 ， 上海科学技术文献 出版社。 王延雪、 王宏俐和庞云青， 1 9 9 7 , ( 外企实用英文写 作 ， 西安交通大学出版社。 ( 通讯地址: 5 1 0 3 2 0广东省广州市广东商学 院外语系)