办公室档案管理制度word模板.doc

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1、办公室档案管理制度为加强办公室档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为社团联合会和各社团管理服务，结合实际情况，特制定本制度。一、立卷、归档第一条 各部门、各社团平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门、各社团的一项重要任务，必须认真做好。第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门、各社团文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。第四条 立

2、卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。5、保管期限分为永久、长期、短期三种。（1）永久保存。凡是反映部门、社团主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文、社团成立申请书等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。（2）长期保存。凡是在相当长时间内部门、社团

3、需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。（3）短期保存。凡是在较短时间内部门、社团需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。第六条 文件的组合。组合的基本作法如下：1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。2、会议文件应单独组合。3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结

4、在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。第八条 文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。第九条 归档时间。部门或社团应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公室移交归档。第十条 归档文件案卷的要求。部门或社团移交归档文件案卷，应符合下列要求：1、归档文件齐全、完整。2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示

5、卷内文件的内容和成份。第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。二、档案的管理和利用第十二条 办公室按照社团联合会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序进行档案销毁。第十四条 办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完

6、后应及时归还。第十六条 借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。第十七条 档案室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。第十八条 平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。第十九条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。一、文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条 为加强本公司文书立卷工作，

7、特制定本制度。 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接班人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条 凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的证件与附件、批复请示、转发

8、文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报旅费。 2本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。 第七条 各部门专（兼）职文书的职责。 1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

9、2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范围 第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条 本公司对外的正式发文与有关单位往来的文书。 第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条 本公司的各种工作

10、计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条 信访工作材料。 第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 （四）平时归卷 第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。 第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上

11、条款号。 第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。 第二十二条 专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。 （五）立卷（案卷质量要求） 第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合。档案室文书档案员负责组卷、编目。 第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第二十

12、六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、引件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。 第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。 第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前

13、，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第二十九条 卷内文件材料应按排列顺序，依此编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。 第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的自己要工整。卷内目录放在卷首。 第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。 第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，自己要工整、清晰。 第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

14、 案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。 第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。 第三十五条 本制度自印发之日起实施。档案文书管理制度一、档案员岗位职责1、认真贯彻执行上级机关档案工作的法律、法规和方针政策；建立健全各项管理制度。2、负责统一管理本公司的档案，井按规定向有关部门移交。3、负责对下属部门室、分公司的档案工作进行监督和指导。4、责指导本公司行政文书和业务文书的形成、积累和归档

15、工作。5、责定期对已处理完毕的具有保存价值的文件进行整理、立卷、归档工作。6、执行保密法规，做到十不准，应及时办理档案材料的借阅手续。7、成领导交办的其他工作。二、档案管理办法 1、中华人民共和国档案法，结合公司实际情况，特制定本办法。2、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书档案由办公室集中统一管理。档案(已交办公室的除外)分别由有关部门管理，便于及时利用。维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已的文件、资料及时归档。3、公司办公室设立专门的档案工作接受上级部门档案处的业务指导、监督和检

16、查。负责管理公司的文书、工程（部分）项目、证书档案，其任务是：(1) 搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。(2) 积极开展档案的提供利用工作。(3) 进行档案鉴定。(4) 进行档案统计。 (5) 认真学习中华人民共和国档案法的有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。4、归档 归档的文书包括：(1)公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。(2)公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖励以及全公司的规章制度)。(3)公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。(4)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要

17、。(5)企业间来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。(6)公司各部门的发文。(7)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。(8)外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。归档的证书包括：(1) 公司营业执照、资质证书、法人证书、安全生产许可证、三合一体系认证证书等重要营运证件正本、副本。税务证、组织代码证等财务专用证书由财务部派专人负责保管归档。(2) 公司各类人员职称证书、五大员、三类人员等专业上岗证书。(3) 公司历年来工程项目、个人、集体等各种获奖荣誉证书。归挡要求 (1)归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 (2)在一个卷内要按问

18、题或文件形成的时间，系统地排列。 (3)案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限。(4)文书类按归档要求进行装订、编号、填写卷内文件目录表；证书类归档要求做好各类证书统计表，并对证书排序、编号、归类放置。 (5)全部案卷组成后，要对案卷作统一排列井编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录贴附档案卷外。6、档案借阅(1)借阅档案、证书、文书等要履行借阅手续。填写领出领入登记表，领用人和经办人签名，写明借阅时间。 (2)借阋时间，一般档案最长不超过10天，密级档案最长不超过一周。(3)借档人不得将文书类档案转借、拆卸、调换、污损；证书类档案转借，需借档人自行做好转借阅手续，做好领出领入登记

19、记录。(4)借档人不得在档案文件上圈点、划线和涂改，确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经办公室负责人批准。 三、文书管理人员岗位职责1、责做好本公司文件的收、发工作。2、负责文件序号的编制、文件呈递、传阅、收回工作。3、负责印鉴、礼品、文具的使用、发放和管理。4、负责对文件承办情况的了解与催办。5、按行文常规严格控制发文数量和范围。6、协助主任收集整理和保管本单位大事记、场史等有关资料。7、完成领导交办的其他工作。四、文书管理制度 (一)总则 1、为确保文书事务顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。 2、所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、电报

20、、各种账簿、图表、参考书等一切业务用书与公文。3、文书的收发、领取与寄送，原则上由办公室负责；分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则柞出规定。 (二)收文及分发1、文书的收受：对公司外来文书的收受由办公室、门卫室负责。 2、收文的处理 收文中除亲启信函。挂号信，专递证明等，对一般信函应全部拆封，以件为单位将收文印章盖在文件上方空白处，将信封附上，用别针别在一起。 办公室将全部收文的收受日期、发文单位、发文者姓名、文件标题、内容概要、分发地点等项目登在收文簿上。3、分发办公室将收文簿及文件分发各部门，各部门的文件负责人应在收文簿上签收。 (三)处理1、普通文书的处理原则如下(1)由部门经理

21、以上级别的主管负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。 (2)如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 (3)各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能处理。2、机密文书的处理原则如下 (1)机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 (2)指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。 (3)到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代文件所指名者，不受本条规定的约束。3、文书的阅览原则如下重要文件，办公室收文人填文件传阅单，由

22、上级领导至各部门主管的顺序依次传阅，总经理在阅览文件后批示决定和意见，各级部门主管阅览后，在文件传阅单签字，交还办公室文书负责人。 (四)文书的起草1、起草文书必须由办公室专人负责管理并统一发文，并负责做好发文簿相关记录。2、文书的起草必须征得主管同意，并且在总经理有了明确的决定之后进行。必须明确起草文书的责任者，并署上请示审批提案者姓名。3、文书起草最终形成的文件必须予以保存，并留底。(五)文书的整理与保存1、全部完结的文书。分别按所属部门、文件机密度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。 2、分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，留存各部门保管。3、全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。4、如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5、必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。一切借阅都必须出具借阅证。 (六)文书的归档方法参照档案归档方法保存。附件一：档案存放职位表附件二：档案目录表附件三：卷内文件目录附件四：收文簿附件五：发文记录（未做）