《电子文档管理与技巧.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电子文档管理与技巧.ppt（48页珍藏版）》请在三一文库上搜索。
1、2021/10/31,1,电子文档管理与技巧,2009年03月20日,2021/10/31,2,培训目录,文件命名及存档管理 文件打印前的准备工作 打印选项缩放功能的使用 其它注意事项,2021/10/31,3,1、文件命名及存档管理,1.1 文件命名及保存 1.2 文件的基本内容 1.3 自动存档的正确设置 1.4 文档分类管理,2021/10/31,4,1.1 文件命名及保存,1.1.1 文件命名及保存的常规样式 Word文件命名样式 Excel文件命名样式 文件命名后的正确显示样式 错误的文件命名样式,2021/10/31,5,1.1 文件命名及保存,1.1.2 注意事项： 文件一旦建立
2、后应立即命名和保存以防丢失 文件名必须与文件内容相一致，否则难以查找 保存时应分类存档 在复制同格式的文件编辑时，必须立即更改文件名并保存，否则会覆盖并导致原文件丢失,2021/10/31,6,1.2 文件的基本内容,1.2.1 文件内容： 文件名 创建人 创建/修订日期,2021/10/31,7,1.2 文件的基本内容,1.2.2 注意事项： 如文件需提交相关人员审核时，应补充完整 如文件超过一页时，应设置页码，以便识别 日期“年月日”的输入必须完整。为防止错误，可直接从菜单“工具”-“插入”-“日期和时间”直接输入,2021/10/31,8,1.3 自动存档的正确设置,1.3.1 Word
3、自动保存样式设置 点击下拉菜单“工具”-“选项” 打开“选项”后，选择“保存”对话框 选择“自动保存时间间隔”对话框，设定好自已所需的时间 单击“确定”按钮,2021/10/31,9,1.3 自动存档的正确设置,1.3.2 Excel自动保存样式设置 选择菜单“工具”-“加载宏”，系统弹出“加载宏”对话框 在“当前加载宏”列表框中选中“自动保存”复选框 单击“确定”按钮 选择“工具”-“自动保存”，系统弹出“自动保存”对话框,2021/10/31,10,1.3 自动存档的正确设置,1.3.2 Excel自动保存样式设置 选中“自动保存时间间隔”复选框（该复选框是在a、b、c操作后产生的），在“
4、分钟”框中，输入希望Excel自动保存工作簿的时间间隔 单击“确定”按钮 注意事项： 清除“保存前提示”复选框，否则Excel将在每次自动保存前显示提示信息，用户进行选择确认后，才能继续编辑，以免影响工作效率,2021/10/31,11,1.4 文档分类管理,创建文件时应按类型或性质进行定义并创建好文档，如创建“电子文档管理与技巧”培训教程文档名，同时创建 “培训”文件夹 对制作或接收的文件分类归档。保存文件时，直接将“电子文档管理与技巧”保存在”培训”文件夹中 为节省和缩短查询时间，建议大家在建立文件是尽量使用英文。当打开分类文档时，直接使用键盘输入第一个字母即可找到对应的文档,2021/1
5、0/31,12,2、文件打印前的准备工作,检查文件内容是否完整（文件名/创建人/日期） 检查拼写，符号及语法是否正确（尤其是英文资料） 检查文件是否超页（超页时需调整文件格式） 检查文档是否美观合理（字体尽量保持一致） 检查打印设备是否连接且正常工作 最终打印时必须进行打印预览 注：打印设备包括打印机，电源，纸张及连接打印机的电脑,2021/10/31,13,3、打印选项缩放功能的使用,3.1 Word的操作步骤 3.2 Excel的操作步骤 说明： 打印预览时，如发现文件部分超边（即超页）或需打印在一页时，可使用此项功能。,2021/10/31,14,3.1 Word的操作步骤,3.1.1
6、操作步骤： 选择【文件】菜单下的【打印】命令； 在打开的“打印属性”设置框中，单击“按纸型缩放”设置项处的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选中你需要的打印纸型； 设置好缩放纸型后，单击“确定”按钮。,2021/10/31,15,3.1 Word的操作步骤,3.1.2 注意事项： 默认状态下，打印机选中的是“无缩放”类型；且“每页的版数”无须改变； 在【文件】-【打印】-“属性”-【效果】-【正常尺寸的%(N)】的比例缩放，只能改变文档整体比例，并不能改变页数。,2021/10/31,16,3.2 Excel的操作步骤,选择【文件】菜单下的【页面设置】命令； 在打开的对话框中，单击“缩放比例”设置项
7、处的对话框； 设置好缩放比例后，单击“打印预览”按钮直到显示理解效果； 单击“确定”按钮。,2021/10/31,17,4、其它注意事项,4.1 “我的文档”位置的正确设置 4.2 妙用“格式刷” 4.3 如何设置“页眉与页脚” 4.4 在WORD中如何美化你的表格 4.5 充分发挥你的左右手快捷键的使用,2021/10/31,18,4.1 “我的文档”位置的正确设置,4.1.1 更改前样式 4.1.2 更改后样式 4.1.3 更改原因 4.1.4 更改步骤,2021/10/31,19,4.1 “我的文档”位置的正确设置,4.1.1 更改前样式 即系统默认格式，C:Documents and
8、SettingsuserMy Documents 4.1.2 更改后样式 更改为非系统盘存储，即将文档存属更改为“D:My Documents”或“E:My Documents”,2021/10/31,20,4.1 “我的文档”位置的正确设置,4.1.3 更改原因 系统出现故障时，系统盘默认的程序和文档通常都会丢失或无法打开，非系统盘文件一般不受影响 注：什么是系统盘 系统盘通常指的就是Window系统安装后的硬盘区域，默认盘为C盘,2021/10/31,21,4.1 “我的文档”位置的正确设置,4.1.4 更改步骤 右击桌面“我的文档”，选择“属性”； 选择“属性”下的“目标文件夹”，将原路
9、径“C:Documents and SettingsuserMy Documents”更改为“D:My Documents”或“E:My Documents” 更改时，弹出对话框“创建文件夹”； 点击“是”按钮。,2021/10/31,22,4.2妙用“格式刷”,4.2.1 什么是“格式刷” 4.2.2 格式刷的原理及作用,2021/10/31,23,4.2.1 什么是“格式刷”,“格式刷”实际上是一种特殊的复制、粘贴工具，主要用于对字符、段落和单元格的格式化,2021/10/31,24,4.2.2 格式刷的原理及作用,4.2.2.1 工作原理 将已设定好的样本格式快速复制到文档或工作表中需设
10、置此格式的其它部分，使之自动与样本格式一致。简言之，“格式刷”就是“刷”格式用的，也就是复制格式用的 4.2.2.2 作用 在进行版面格式的编排时，使用格式刷可以避免大量的重复性操作，大大提高工作效率。,2021/10/31,25,4.3 如何设置“页眉与页脚”,选择【视图】菜单下的【页眉和页脚】命令。切换到【页面】视图，并出现【页眉和页脚】工具栏 Word可通过单击工具栏上的【在页眉和页脚间切换】 按钮或者利用垂直滚动条向上、向下滚动，就可以在页眉和页脚之间切换 Excel则可直接在对话框中进行页眉与页脚切换 在“页眉与页脚中”输入相关文字后，单击【页眉和页脚】工具栏上的【关闭】按钮,202
11、1/10/31,26,4.3 如何设置“页眉与页脚”,注意事项： 可插入页码、日期和时间等作为文档的页眉或页脚 对于首页、偶数和奇数页，可使用不同的页眉或页脚 附：页眉与页脚样式,2021/10/31,27,4.4 在WORD中如何美观表格,4.4.1 如何设置表格标题行重复 选择菜单栏“表格”下“标题栏重复”选项，则从下页标题栏自动重复，避免单页阅读时有针对性的查找和对比上下文,2021/10/31,28,4.4 在WORD中如何美观表格,4.4.2 “表格属性”的边框、底纹和选项的使用 选中要标注边框或底纹的单元格后，然后选中相应的线型，这样便可以直接从预览图中查看效果 有关“选项”，主要
12、用于更改文字与边距的大小，一方面，有利于增加输入更多文字；另一方面，更有利于调整整个文本的格式,2021/10/31,29,4.4 在WORD中如何美观表格,4.4.3 行与列距的设置方法 别忘记最简单易行的设置方法：直接选中整个表框，然后把鼠标放置在表格的右下角自由拉动，只到选择合适的位置放松鼠标即可； 选中工菜单栏“表格”的下拉菜单“自动调整”进行行与列的自由设定； 手动调整（略）,2021/10/31,30,4.5 快捷键的使用,如果希望快速完成需要频繁执行的任务，指定快捷键不失为一种非常好的方式，您只需按下键盘上的一个或多个按键，即可完成一项任务 在操作过程中，要特别协调和利用好您的左
13、右手，这样操作会节省大量时间 快捷键规则（略）,2021/10/31,31,The End!,Thanks for you all coming!,谢谢大家,2021/10/31,32,Word文件命名样式,2021/10/31,33,Excel文件命名样式,2021/10/31,34,文件命名后的正确显示样式,2021/10/31,35,错误的文件命名样式,2021/10/31,36,Word自动保存设置步骤1,2021/10/31,37,Word自动保存设置步骤2,2021/10/31,38,Excel自动保存设置步骤1,2021/10/31,39,Excel自动保存设置步骤2,2021/10/31,40,Excel自动保存设置步骤3,2021/10/31,41,Excel自动保存设置步骤4,2021/10/31,42,Excel自动保存设置注意事项步骤1,2021/10/31,43,Excel自动保存设置注意事项步骤2,2021/10/31,44,Word打印缩放功能设置步骤1,2021/10/31,45,Word打印缩放功能设置步骤2,2021/10/31,46,Excel打印缩放功能设置步骤1,2021/10/31,47,Excel打印缩放功能设置步骤2,2021/10/31,48,页眉与页脚设置样式,