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1、分管模式下成教档案管理中的问题与研究论文导读：改革开放以后,高校开展成人教育的现象十分普遍。统招在校生与成人教育共用同一教育资源和教育管理体系的现象十分普遍, 而且并不存在教育资源上的争夺或冲突。但在成人教育管理体系中,由于经济利益占据了办学单位的主导思想地位,使得成人教育在管理方面出现程度不同的问题,特别是成人教育档案管理中的问题相对突出。许多高校没有独立设置成人教育学院,对成教档案实行以校为主的分级管理模式,由于成人教育部门与本高校其它学院相比存在着编制少、管理体系不够成熟、管理人员身兼多职等具体而实际的问题,使得成教管理者在工作中,工作重点放在成教教学管理,而忽视了档案管理。在成人教育中
2、普遍存在档案管理意识差,收集范围狭窄,存放分散,以致档案资料残缺不全,内容的完整性、系统性问题突出,与快速发展的成人教育很不协调。关键词：分级管理.成人教育.档案 档案是历史性信息资源,其信息资源的长期经济价值很难准确估算,但其社会价值是不可忽视的。开发档案信息资源, 为决策提供可靠的档案依据, 是档案工作的基本宗旨, 也是实现档案工作自身价值与社会价值有效链接的根本途径。要达此目的, 必须提高档案管理的效率和开发利用效率与效果。面对成人教育培训任务大、教学和管理任务繁重的新形势, 普通高校成人教育档案管理部门的整体工作方针是必须尽快实现信息化、科学化、现代化的管理硬环境和软环境,
3、运用现代化管理的理论、技术、设备、方法和手段, 全面实现档案管理规范化。做到成人教育档案分级管理或统筹管理在档案的真实性、完整性等各方面都没有质的改变和差异。发表论文。一、成教档案管理中存在的主要问题分析(一)普遍缺少档案专业知识、档案意识淡薄是成教档案管理中的突出问题成教档案是成人教育过程的各项真实记录,是高校档案体系的重要组成部分。在成人教育档案管理方面,在高校中按有独立成人教育学院和没有单独设立成人教育学院的统管与分管两种管理模式。多数没有单独设立成人教育学院的高校,是因为教学规模小、专业特性强、专业门类多或与统招专业教学或管理关系密切等诸多原因。高校多年的管理模式与习惯是教学管理与行政
4、管理相对“独立”的,即使是相互依赖的管理,也看谁重谁轻,轻者自然向重者倾斜,或许轻者名存实亡,没有实际作用。档案管理在分级管理中就处于大学与学院之间分级管理被边缘化的管理范畴。特别是非独立的成人教育,各学院主要精力都放在统招上,从主观上就蔑视成人教育,加上各学院档案管理本身就是薄弱环节,老弱病、不能教学又不擅长行政管理的富余人员安排管档案,而这些人员基本的档案知识不具备,新的档案知识又很难接受,分管实际成为分而不管。(二)缺乏规范、到位、有效的考核和约束是导致成教档案不完整、不系统的关键档案资料的收集、整理是档案管理工作的基础,也是确保成教档案内容完整性、系统性的重要环节,并给后续管理提供保障
5、性基础条件。但事实上事情并不是管理者想象的如此容易。发表论文。首先,现阶段在我国成人教育分管制管理模式中,由于成人教育是一种相对独立性较强的办学形式,并具有自身的特点和规律,而档案信息的内容来源广泛,获取渠道繁多,其中,教学档案是成教档案的主体和核心。学院或系是教学档案信息的主要来源,作为成人教育教学中坚力量的骨干教师们,应付科研与双重的教学任务已是力不从心了,基本上没有更多精力顾及档案资料的形成与积累以及后续的完善归档,而专兼职的管理人员多数不是一线教学骨干,对教学中形成的档案资料知之相对比较少,对档案资料收集无从下手而心有余而力不足。二是,规范性的法规、制度不完善,即使是规定了相应的法规,
6、其法规内容也与实际情况相差甚远,法规不科学、不完善,检查监督不到位,形式上的检查监督往往是走过场自欺欺人,检查监督的有效性都令检查监督者自己质疑。虚假且不到位的检查监督直接导致档案不完整、不系统、不规范,也导致相关法规的建设与完善更加形式化。但对于成人教育档案的实际应用价值而言,它又是必不可少的,大家都知道成人教育档案在教育教学中的重要作用,所以各方面也都抱怨这部分管理薄弱,迫于各方的压力,成教部门在档案管理这一“软指标”的表现是你压我就动,你不压我就放松,并没在此项工作上投入太多精力和财力,而将重点放在应对学籍管理档案的形成、积累上,对学院或系失去基本的档案资源上引导作用,而对急用的档案资料
7、只能靠反复从个人手里催交。从本质上说,始终没有起到职能部门的核心组织管理作用。年复一年,平添了成人教育的教学档案特别是学籍档案在管理上的难度,导致教学管理、学生教育与管理资料残缺不全,职业教育的办学资料散失严重,大部分档案资料内容不完整、不规范、不系统。究其原因,缺乏规范化的法规、有效到位的监督检查制度和相互的制约是问题的根本所在。(三)分管形同松散管理是造成档案资料流失与档案收集、整理质量低下的主要原因分管不等于不管。但事实上,分管并没有对分管的基本条件做硬性规定或细化要求。多数成人教育部门把有限的硬件资源用在与经济利益有关的其它方面,而使得成教部门没有适当的存档库房,使绝大部分档案资料分散
8、寄存在各科室和学院或系里以及部分教师手中,为档案资料的数量与内容的登记、种类的划分、质量鉴定等难以搞得十分清楚。就那些档案性质单一、容易整理的学籍资料,也因各别人员工作态度和对档案收集的认识问题,而不能及时收集、整理和移交,而且学院教师或直接接触到档案的相关人员的频繁变动或档案室的频繁搬迁,最终导致不少资料流失,这是不能复得的沉重的损失。“分散集中散失”的恶性循环复演令人痛心,而这种不愿意看到的现象在基层档案管理中普遍存在。以致于为某一项工作的需要,对花了相当精力收集起来的档案资料,成人教育职能部门或院系,只能用主观判断做为依据,在一堆“废纸”中慢慢甄别、挑选所需要的档案或资料,因管理不善而导
9、致的工作难度之大可想而知,最后却因依据不准确,得重新整理。至于不同时期形成的档案资料,在规格、归类上存在的差异就更大了,档案实用价值与档案内在质量问题就更加突出。发表论文。这无疑给最终的管理工作出了一道难题。因此,现阶段重要问题是没有形成科学的档案整理、归类、移交等管理模式,粗放、松散、分管而实际不管是问题的根源。二、完善分管模式下成教档案管理中主要问题的对策(一)强化成教档案管理意识、建立科学的成教档案管理体系成人教育档案管理工作是一项艰苦、繁琐且细致而又功在当代、利在千秋的事业。干得好暂时看不出成绩,干不好问题一大堆,上下都抱怨,批评多于表扬,否定多于肯定。但教育的发展,时代的进步迫使我们
10、不得不改进工作作风,长期任其发展下去就不仅仅是档案管理工作混乱的问题了,也许更大的问题也因此而产生。所以,成人教育档案管理工作者及各级领导要有足够的使命感和危机感,加强成人教育档案意识,循序渐进的增加适当的档案管理知识,力争在各个环节都保证文件材料收集得完整、齐全、及时归档, 确保所建档案的数量和质量。加强和强化档案意识是做好档案管理工作的基本前提, 本着对教育负责、对自己的工作负责、对社会负责的态度做好与自己工作相关的边缘工作和衔接工作，因为往往问题都出在两项或多项工作的衔接之间,双方或多方都认为这部分衔接之间工作自己做的不是很到位也没有责任,事实上是没有谁去追究衔接部位不到位而产生的责任的
11、,这就是管理意识是否到位的关键。在现实教学与行政管理过程中,实现档案管理规范化, 只靠档案工作人员的努力是远远不够的,需要全体师生及教育教学管理人员的共同配合, 要在全校广泛宣传档案法规及相关的管理知识, 增强全体师生的档案意识, 并经常组织有关人员进行档案知识的学习讲座, 聘请专家讲授档案基础知识和现代管理手段, 使师生们养成积累、整理、保存和提供档案资料的习惯, 形成自觉做好档案工作的校园环境, 营造利用档案资源的好习惯。通过宣传推广档案资源开发利用的典型事例, 加强全体师生的档案意识, 使他们明确档案工作不仅仅是档案管理人员的工作, 全体师生员工人人有责, 都有参与其中的义务和责任。(二
12、)完善分管模式下的管理制度、落实各级档案管理岗位职责分管在许多时候是分给这个部门其它部门就不管,即使是上下级的制约式管理也是流于形式的例行表面化检查,实际结果是劳民伤财。要从根本上解决问题,首先,要完善和细化成人高等教育档案各环节的管理制度,有制度的保障是做好档案工作的必要条件。成人高等教育档案管理必须建立健全各种与教育教学管理配套的相关制度,比如:成人教育学院或系档案管理条例以及细则；成人教育档案管理办法细则；成人教育档案实体分类制度；档案工作人员工作职责；成人教育档案移交制度以及违犯规则处罚条例等,通过法律法规保证档案工作的健康发展。其次是建立健全良好的档案管理网络,一是建立管理组织网,二
13、是建立校园共享的内部资源网,这是现代社会与高校做好档案管理工作的基础。第三是建立一支高素质、相对稳定的档案管理队伍,成人教育近些年来发展十分迅速,给档案管理带来巨大的压力,要做好这项工作,需要一批既热心于档案事业又甘于寂寞,不畏辛苦、不计较得失、乐于奉献精神的既懂得档案业务知识又懂得信息处理技术的复合性人才,即能熟练操作现代化设备又善于学习新技术、新的管理方法的进取性人才。第四是实实在在的落实各环节的岗位职责,建立科学有效的激励机制,定期公告管理成果以及管理过失,充分明确档案管理人员的岗位职责,做到具体责任到人,定期实行不同规模、不同范畴的总结评比,对档案工作成绩突出的,给予物质嘉奖和荣誉奖励
14、,对后进者公开批评或适当范围内以及适当额度内进行处罚,必要时还可采取行政手段措施。总之，全员责任意识是做好每一件涉及公众利益或非个人力所能及的事情的主要因素。科学的管理方法和手段固然重要,但更重要的是普遍的档案管理知识,管理意识和责任意识,它会使更多的人在平时的工作中自觉的收集、保留、整理和主动归档存放在自己手里的有价值资料,所以,提高全员对档案的价值观认识是科学管理档案的有效方法之一。参考文献:1蓝金明.分管模式下成教档案管理中的问题与对策探析.继续教育研究.2006年第5期2魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考.绍兴文理学院学报.2006年9月第26卷第12期3张宗华.成教档案工作运用信息技术的思考.中国成人教育.2005年第6期4赵爱学.刘永恒.成教档案规范化管理刍议.中国成人教育.2006年第7期