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1、信息化实务用友UFO系统账务取数函数的正确运用李松青（荆州职业技术学院工商管理系，湖北 荆州4 3 4 0）2 0【摘要】 本文通过笔者多年的实践与教学心得，较为系统地说明了账务函数在资产负债表和损益表中 的正确运用，同时也指出了其运用中应注意的事项。【关键词】账务函数运用CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #信息化实务CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #信息化实务会计核算与管理的基本目标是为使用者提供有用 的经济信息。在当前会计实务中，提供信息的主要工具 是会计报表，即资产负债表、损益表、现金流量表以及其 他有关报
2、表，其中，资产负债表和损益表是提供信息最 基本的报表。报表数据的准确性和真实性直接关系到 管理当局和其他信息使用者的决策，乃至企业的生存与CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #信息化实务CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #信息化实务也卫：RUS!19立：19=1!也空：y：也出：Mil!CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #信息化实务二、模型的建立1. 建立原始变量输入区启动“ microsoft Exce”程序，进入Excel工作表。将B3: D3区域的单元格合并，输入“原始数
3、据”表头；然后 将C5:C12区域各单元格中分别输入各原始变量的标识， 把D5:D12区域留出用来输入原始变量的数据，将D12单 元格的数字格式设为百分比。（参见附图原始数据部分）2. 建立计算结果显示区合并G3:J3区域的单元格，输入“计算结果”表头；在 H5、H7、H9、H11、H13、H15各单元格中分别输入相应标 识（参见附图）；然后按表1在相应单元格中输入公式和 设置格式。表1单元格公式格式I5=(1 D5/D6)百分比I7=D6/D7百分比I9=D8/D9百分比I11=D9/D10数值，两位小数I13=ROUND( 15*17*19*111 ,4)百分比I15=IF（D12=I13
4、，"增长均衡”,"增长不 均衡”）字体红色加粗I13用到了函数ROUND（四舍五入），为了避免小数 位太多，不好比较。在I15用IF（）函数构造了一个管理提 示框，当实际销售增长率和可持续增长率相等时显示“增 长均衡”，如果不等则显示“增长不均衡”以引起管理者的注意。3 .建立模型显示区为了增强模型的可读性以及提供给读者直观的数 学模型，我们添加了公式区域。在“插入”菜单的“对象” 子菜单中选择“Microsoft Equation"进入公式编辑器中， 将期权定价模型的公式输入，建立一个公式对象；然后 将公式对象用鼠标拖至B14:D16工作表区域。（参见附 图公式
5、区域）4.修饰显示区为了增强本模型的可视性，用户可根据自己的需要 设置边框、单元格的底纹、颜色、图案以及公式对象的填 充颜色等修饰。附图是笔者设计的结果。至此，基于 Excel的可持续增长分析模型创建完成。这一模型在企 业应用和计算机财务管理的教学中均取得良好的效果。可持续增怏为折槎蛰发展。企业信息化是企业面向市场、立足市场、扩大市场 的必由之路。会计信息化是企业信息化的核心。目前， 许多企业开始了会计信息化的进程，纷纷购买财务软件， 管理软件，甚至ERP软件，然而在使用软件过程中出现 一些问题。本文就用友UFO系统（以U8.12版为例）用账 务取数函数来编制资产负债表和损益表的用法进行深 入
6、说明，并与同仁商榷。一、会计科目方向控制对账务取数函数的影响顾名思义，账务取数是指UFO报表中的数据来源于 总账系统和其他子账系统。从用友软件的应用来看，只 有在总账系统中已记账的数据才可以取数到 UFO报表 系统中。而用友总账系统中的账簿数据的填列方向受 总账会计科目设置的影响（如图1）。假定有一笔提现凭 证:借：现金1000元 贷：银行存款一工行存款1000元。 如果工行存款（100201）不进行方向控制，则查询工行存 款日记账时，发现在其贷方发生额中登记了 1000元；如 果工行存款进行了方向控制（如图1），则查询工行存款 时，发现在其借方登记了 -1000元。虽然两种情况对余 额没有影
7、响，但对发生额有影响，从而也就影响了部分 账务取数函数，女吓S、LFS等，进而也就影响了损益表的 取数。r atTT卡直呼F為1】熬归q:- r幸片.4出口8 1：二:.7打r nsjTttj?M紀科厂r球；r sfrtiEWr护P給 f i tmewfE a厂厂 inannB 御严:尹施或申”:F7rr a 遵.- L 匸.-t-X .Ml-rd,；、代z 隔r世rmi怜称罩怙I» °.B."- _ 4 ”仝q 7 J1- ：-_:. B a*_*4.'i"n %'sv <*i 、- '- » - r- - &#
8、39; "" '» > !h,l 1,_ B- "/i i | SI ".血1初图1会计科目设置笔者认为，是否进行会计科目方向控制，要具体情 况具体对待。一般来说，银行存款科目不应进行方向控 制。因为如果进行了方向控制，在期末银行存款进行对 账时就无法自动对账，只有凭手工对账。相反，损益类 科目可以进行方向控制，它有利于运用FS函数来取数编 制损益表。二、账务取数函数的一般参数用友UFO系统中的账务取数函数的一般参数主要有:账套号、会计年度、会计科目、会计期间、方向。（一）账套号与会计年度的设置（如图2）;具图2账套初始账套号与会
9、计 年度的值有两种： （1）默认值，（2）具 体的账套号与会计 年度。其中默认值 取决于UFO系统的 【数据】菜单下的 【账套初始】子菜单 体的账套号与会计年度的值来源于“系统管理”模块中 所建立的账套号及相应的年度。（二）会计科目与会计期间会计科目是根据总账系统的会计科目来选择。会 计期间可分为年、季、月、周、旬、日。具体如下表：期间描述整数范围计算公式会计月份112会计月份会计季度212420+会计季度会计全年3030自然周419340+自然周自然旬101136100+自然旬自然日201565200+自然日以上期间必须被指明是哪一年度的期间。 其中，会 计月份、会计季度和会计全年，依赖于会
10、计年度。自然 周、自然旬、自然日，依赖于自然年度。在账务函数中，一般给定两个参数：期间、会计年度（与账套号一起指定 用户数据库）。因此，全年、季、月三个期间，依赖于业务 函数中的会计年度参数；旬、周、日三个期间，依赖于在 应用环境中定义的自然年度，或是当前机器时间中的年 度。（三）方向账务取数函数对“方向”的设置有两类，其中对余额 函数有三种：默认、借、贷;对发生额函数有两种：借、贷。在进行账务取数函数的一般参数设置时，应注意： 账套号与会计年度应设置为默认。这主要是让编 制的计算公式一劳永逸。如果企业的账套号和会计年 度改变，只须修改【数据】菜单下的【账套初始】内容，而 无须修改每个计算公式
11、。会计期间应用关键字来设置，不要直接用数字。其 目的与前面相同，使公式具有通用性。这样，期末只须 调整相应表页中的关键字的值。方向设置中的“默认”，既不等于“借”，也不等于“贷”。例如，某企业有如下科目设置及余额如图3:图3科目及余额公式“=QC（"2171",全年的结果为-16 800元， 公式“=QC（"2171",全年，"贷",）”的结果为17 000元，公 式“ = QC（"2171",全年，"借",）”的结果为-33 800元。可 见，方向为“默认”，与“借”或“贷”都是不一样，这有利
12、于 资产负债表中用明细账进行分析填列的公式编辑。三、账务取数函数在资产负债表中的运用根据会计制度，资产负债表的“年初数”与“期末数” 的填列一般分三种情况：（1）按相应会计科目的余额直 接填列；根据会计科目的相应明细账分析填列；（3）根 据资产负债表的项目加减计算填列。（一）直接填列项目公式对于直接按余额来填列的项目，其公式形如“=QC （"科目编码",全年,）”和“=QM（"科目编码",月,）”。 由于表中项目太多，所以本文用部分例子来说明函数的 用法，见下表：项目年初数期末数货币资金QC （"1001",全年,）+ QC （&qu
13、ot;1002",全年,）+ QC （"1009", 全年QM （"1001",月,）+QM （"1002",月,）+QM（"1009"，月,）固定资产QC（"1501",全年,）QM（"1501"，月,）应交税金QC（"2171",全年,）QM（"2171"，月,）实收资本QC（"3101",全年,）QC（"3101",月,）（二）分析填列项目公式对于按相应明细账余额分析填列的项目，其
14、公式形 如“ =QC（”科目编码",全年，"借",）或QC（"科目编码",全 年，"贷",）”和“=QM（"科目编码",月，"借",）或QM（"科 目编码",月,"贷",）”需要分析填列的项目主要有：应 收账款、预付账款、应付账款、预收账款、待摊费用、预提 费用等。其公式编制如下：项目年初数期末数应收账款QC（"1131"，全年，"借",）+QC（"2131",全年，"借&qu
15、ot;,）QM（"1131"，月,"借",）+QM（"2131",月,"借",）预付账款QC（"1151"，全年，"借",）+QC（"2121",全年，"借",）QM（"1151"，月,"借",）+ QM（"2121",月,"借",）应付账款QC（"2121",全年,"贷",） +QC（"1151"
16、,全年，"贷',）QM（"2121"，月,"贷",）+QM（"1151"，月,"贷",）预收账款QC（"1131"，全年，"贷",）+QC（"2131",全年，"贷",）QM（"1131"，月,"贷",）+QM（"2131"，月,"贷",）待摊费用QC（"1301",全年,"借",）+QC（"
17、;2191",全年，"借",）QM（"1301",月,"借",）+QM（"2191",月,"借",）预提费用QC（"1301",全年,"贷",） +QC（"2191",全年，"贷",）QM（"1301"，月,"贷",）+QM（"2191"，月,"贷",）注：（1）应收账款、预付账款、应付账款、预收账款、 待摊费用、预提费用的科目
18、编码分别为 1131、1151、 2121、2131、1301、2191。（2）表中的应收账款项目公式并未考虑坏账准备 （1141）。在2001年出台的新会计制度中，应收账款项目 是指应收账款净值，如果要冲减坏账准备，总账系统最 好应在坏账准备科目下增设两个二级科目：应收账款坏 账准备（114101）和其他应收款坏账准备（114102）。这 样,应收账款项目公式应为“年初数=QC（"1131"，全年," 借",）+ QC（"2131",全年，”借",）QC（"114101",全 年,）”和“期末数=QM（
19、"1131"，月，"借",）+QM（"2131", 月,"借",）QM（"114101"，月,）”。四、账务取数函数在损益表中的运用损益表有“本月数”与“本年累计数”的填列。其填 列方式一般有两种：（1）按相应科目的发生额填列；（2） 按损益表的项目加减计算。根据前述可知，发生额的数据受会计科目方向控制 的影响，所以在具体运用账务函数在取数时，应视总账 系统会计科目设置的具体情况来书写不同的公式。众 所周知，损益类科目中收入类科目的发生额一般在贷方， 若出现销售退回、销售折让等，其发生额在借方，
20、那么在 未进行会计科目方向控制时，用“=FS（"科目编码",月," 贷",）”来取数，其数据将会出错。不过,我们有两种方 法来修正：一是用“=FS（"科目编码",月,"贷",）FS（” 科目编码",月,"借',）”；二是用“=JE （”科目编码", 月，,）”。同理，损益类科目中费用类科目的公式可改为 “=FS （"科目编码",月,"借",）一FS （”科目编码",月," 贷",）”；或者用“ =JE（&qu
21、ot;科目编码",月,）”。如果总账 系统中对损益类会计科目进行方向控制，则收入类科目 可直接用“=FS（"科目编码",月，"贷",）”，费用类科目可 直接用“=FS（"科目编码"，月，"借",）”,当然它们都可用 “ =JE（"科目编码"，月,）”来代替。项目方向受控制方冋未控制一、主营业务收入FS（"5101",月，“贷）JE（"5101", 月 ,）减：主营业务成本FS（”54U1”，月，”借JE（"5401", 月 ,
22、）王营业务税金及附加FS（"5402", 月 ," 借",）JE（"5402", 月 ,）二、主营业务利润力卩：其他业务利润FS（"5102",月,"贷",）-FS（"5405",月,"借",）JE（"5102",月,）-JE（"5405",月,）减：营业费用FS（"5501",月,"借",）JE（"5501",月,）管理费用FS（"5502&qu
23、ot;,月,"借",）JE（"5502",月,）财务费用FS（"5503",月,"借",）JE（"5503",月,）三、营业利润力卩：投资收益FS（"5201",月,"贷",）JEC5201",月,）补贴收入FS（"5203",月,"贷",）JE（"5203",月,）营业外收入FS（"5301",月,"贷",）JE（"5301"
24、,月,）减：营业外支出FS（"5601",月,"借",）JE（"5601",月,）四、利润总额减：所得税FS（"5701",月,"借",）JE（"5701",月,）五、净利润（一）本月数填列需说明的是，上表中第三栏的公式也适用于第二 栏，即不论方向是否受控制，用JE函数都是可行的，所以 笔者在此建议：使用用友UFO系统在编制损益表的“本 月数”时最好运用JE函数来取数。（二）本年累计数填列CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ 61信息化实务
25、CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #信息化实务项目方向受控制方向未控制一、主营业务收入LFS （"5101",月,"贷",）LFS（"5101",月，”贷",，）LFS （"5101",月,"借",）减：主营业务成本LFS （"5401",月,"借",）LFS（"5401",月，”借",，） LFS （"5401",月,"贷",）主营业务
26、税金及附加LFS （"5402",月,"借",）LFS （"5402",月,"借",）LFS （"5402",月,"借",）二、主营业务利润加：其他业务利润LFS （"5102",月,"贷",）LFS （"5405",月," 借",）（LFS （"5102",月，”贷",，）一 LFS （"5102",月,"借",） （LFS
27、（"5405",月,"借",） LFS （"5405",月,"贷",）减：营业费用LFS （"5501",月,"借",）LFS （"5501",月,"借",）LFS （"5501",月,"贷",）管理费用LFS （"5502",月,"借",）LFS （"5502",月,"借",）LFS （"5502"
28、;,月,"贷",）财务费用LFS （"5503",月,"借",）LFS （"5503",月,"借",）LFS （"5503",月,"贷",）三、营业利润加：投资收益LFS （"5201",月,"贷",）LFS （"5201",月,"贷",）LFS （"5201",月,"借",）补贴收入LFS （"5203",月,&qu
29、ot;贷",）LFS （"5203",月,"贷",）LFS （"5203",月,"借",）营业外收入LFS （"5301",月,"贷",）LFS （"5301",月,"贷",）LFS （"5301",月,"借",）减：营业外支出LFS （"5601",月,"借",）LFS （"5601",月,"借",）LFS
30、 （"5601",月,"贷",）四、利润总额减：所得税LFS （"5701",月,"借",）LFS （"5701",月,"借",）LFS （"5701",月,"贷",）五、净利润CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #信息化实务须说明的是，“本年累计数”的填列公式也可用SELECT 函数来进行。五、结束语用友UFO报表系统中提供了各种情况的报表模板， 其资产负债表和损益表的项目都已编制了计算公式，但 笔者在此提醒用户，模板中公式并不完善，甚至有的公 式是错误的，比如：应收账款项目公式就是错的。但愿 本文所列的公式能给大家以启示。CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/ #