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1、信息沟通的几种方式及其适用情境摘要：一项调查表明 ，项 目管理人员有 70%左右的时间花在信 息沟通上。的确，“信息沟通”在 项目建设的过程中具有至关重要的 作用。我们知道，要 想实现有效的沟通，除了当事人要具备良好的沟 通技巧外，沟通方式的正确选择也是非常重要的。本文 结合作者的工作经 验，重点讨论一下信息沟通的 几种 方式 及 其适用情境。关键 词：沟通 方式 适用情境沟通 是人际关系建设的 永恒 话题 ，沟通也是项目得以 顺利 开展 的 有力 保障 。一项调查表明， 项目 管理人 员有 70%左 右的时间花 在信 息 沟通上，可见“信息沟通”在项目建设过程中的重要性。我们知道，要想实现有
2、效的沟通，除 了当事人要具备良好的沟通 技巧外，沟通方式的正确选择也是非常重要的。以下结合作者的工作经验，总结出“团体沟通”和“个体沟通” 几种经常采用的方式及这些方式的适用情境，供大家参考。一、团体沟通“团体沟通”，顾名思 义是 指至少三人以上参加的 信息 沟通 活动。 团体 沟通 主要有以下两种常 用的 沟通 方式：会议 沟通和 E-Mail （或 书面）沟通。1、会议沟通“会议沟通”是 一种成本较高的沟通方式，沟 通的时间一般比较 长，因 此常 用于解决 较重大、较 复 杂的 问题 。如 下的几种 情境 宜采 用 会议沟通的方式进行：（1）需要统一思想或行动时（如项目建设思路的讨论、项目
3、计划的 讨论 等） ；（2）需要当事人清楚、认可和接受时（如项目考核制度发布前 的讨论、项目考勤制度发布前的讨论等）；（3）传达重要信息时（如项目里程碑总结活动、项目总结活动 等 ） ；（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息将对团队产生较大影 响 时 ；（5）讨论复杂问题的解决方案时（如针对复杂的技术问题，讨 论已收集到的解决方案等）。2 、 E-Mail （或书面 ）沟通“ E-Mail （或书面）沟 通”是 一种比较经济的沟通方式，沟 通的 时间一般不长，沟通成本也比较低。这 种沟通方式一般不受场地的限 制，因 此被我们广泛采用。这种方式一般在解决较简单的问题或发布 信息时采用。在 计算机
4、信息系统普及应用的今天，我 们很少采用纸质 的方 式进 行沟通，因此以下 只针 对“ E-Mail ”的沟通方 式进 行总 结。 如下 的几 种情境宜采用 E-Mail 的沟通方式进行：（1）简单问题小范围沟通时（如 35 个人沟通一下产出物最终 的评审结论等）；（2）需要 大家 先思考、斟酌，短 时间不需要或 很难 有结 果时（ 如 项目组团队活动的讨论、复杂技术问题提前知会大家思考等）；（3）传达非重要信息时（如分发周项目状态报告等）；（4）澄清一些谣传信息，而这些谣传信息可能会对团队带来影 响时。二、个体沟通所谓“ 个体沟通”，是 指两人之间的沟通。个 体沟通主要有以下 三种 常用 的方
5、式：当面沟通 、电 话沟 通和 E-Mail （或书面）沟通。1、当面沟通“当面沟通”是一种自然、亲近的沟通方式，这 种沟通方式往往 能加 深彼 此之间的友谊、加 速问题的冰释。如 下的几种情 境宜 采用 当 面沟通的方式进行：（1）彼此之间的办公距离较近时（如两人在同一办公室）；（2）彼此之间存有误会时；（3）对对方工作不太满意，需要指出其不足时；（ 4）彼此之间 已经 采用 了 E-Mail 的沟 通方 式但问题尚未解决时。需要提醒注意的是：沟通双方如果距离不是很远，请 优先采用当 面沟 通的 方式。我 有时 看到 沟通双方的距离不过一二十米 还采 用电 话 沟通的方式，这是非常不可取的。
6、2、电话沟通“电话沟通”是 一种比较经济的沟通方式。如 下的几种情境宜采 用电话沟通的方式进行：彼此之间的办公距离较远、但 问题比较简单时（如两人在不同的 办公室需要讨论一个报表数据的问题等）；彼此之间的距离很远，很难或无法当面沟通时；彼此 之间已经采用了 E-Mail 的沟通方式但问题尚未解决时。需要 特别注意的是：在 成本相差无 几的 情况下 ，请优 先采 用当 面 沟通的方式。3 、 E-Mail （或书面 ）沟通“ E-Mail （或书面）沟 通”是 一种最经济的沟通方式。沟 通的时 间一般不长，并且不受场地的限制，因 此被我们广泛采用。这 种方式 一般 在解 决较简单的问题或 互相
7、知会 一些信息时 采用。在 计算 机信 息 系统 普及 应用的今天，我 们很少采用纸 质的 方式进行沟通，因 此以下 只针 对“ E-Mail ”的沟通方式 进行 总结 。如 下的 几种情境宜采用 E-Mail 沟通的方式进行：（1）小问题沟通时（如双方讨论一下某函数的使用语法等）；（2）复杂问题需要借助“书面”才能表达清楚时（这类问题往 往需要采用书面表达和口头表达相结合的方式）；（3）需要 对方 先思考、斟酌，短 时间不需要或很难有结果时（ 如 请教对方一个技术问题时先将问题告知对方等）。需要 特别注意的时：在 E-Mail 来回多次而问题尚未得到解决或甚至引起误解时，一定要及时终止 E-
8、Mail 这种沟通方式，改用电话 沟通或当面沟通的方式进行。需要 特别指出的是，个 体之间沟通 时，尽 量多采用当 面沟 通的 方 式进行。“ 能当面沟通的，就 不要采用电话沟通；能 电话沟通的，就 不要 采用 E-Mail 沟 通” ，这 是“个 体沟 通” 方式的基本选用原 则。“沟通无极限”，灵 活运用沟通方式是一项难得的技能。但 愿以 上的文字，能给我们的工作带来借鉴。主要参考文献1 从技术主管到项目经理 （美）帕特丽夏恩斯华斯 著 王雷 孙 宝 成 译2 管理的诀窍 何 建忠 编3 IT 项目 管理 凯西斯瓦尔贝 著 王金玉等 译作者简介本 人 1999 年 毕 业 于 中 南 大 学 ， 获 硕 士 学 位 ， 现 就 职 于 广 州 华 南 资讯科技有限公司（ 上市公司），从 事过多个大型项目的开发和管理 工作，目前任该公司软件质量保障总监。