办公室必备Excel操作技巧..doc

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1、办公室必备 Excel 操作技巧。晕死 原来 Excel 有这么多的使用方法啊 ! 来源 :冷晶的日志Excel 操作技巧入门 :(1、快速给单元格重新命名EXCEL 给每个单元格都有一个默认的名字 ,其命名规则是列标加横标 ,例如 D3 表示第四列、第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名 ,只要用鼠标单击某单元格 ,在表的左上角就会看到它当前的名字 ,再用鼠标选中名字 ,就可以输入一个新的名字了。(2、去掉默认的表格线 (网线单击 “工具 ”菜单中的 “选项 ”,再单击对话框中的 “视图 ”,找到 “网格线 ”,使之失效(将左边的 “×”去掉。(3、增加工作簿的页数单击 “插入

2、”菜单下的 “工作表 ”,即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有 255 张工作表。(4、快速给工作表命名双击当前工作表下部的名称,如“Sheet1再”,输入新的名称即可。(5、实现条件显示统计学生成绩时 ,希望输入 60 以下的分数时 ,能显示为 “不及格 ”,输入 60 以上的分数时 ,显示为 “及格 ”。这样的效果 ,不妨称之为 “条件显示 ”,用IF 函数可以实现。假设分数在 B3 单元格中 ,要将等级显示在 C3 单元格中。那么在 C3 单元格中输入以下公式实现不同的等级 :=if(b 3<=60, “不及格 ” ,及“格 ”分“不及格 ”和 “及格 ”两个等级

3、=if(b3<=60, 不“及格 ” ,if(b3<=90,及格“” ,优“秀 ”分三个等级=if(b3<=60, 不“及格 ” ,if(b3<=70,及格“” ,if(b3<90,良好“” ,优“秀 ”分为四个等级注意 :符号为半角 ,IF 与括弧之间不能有空格 ,而且最多嵌套 7 层。(6、跨表操作数据设有名称为 Sheet1、 Sheet2和 Sheet3的三张工作表 ,现要用 Sheet1的 D8 单元格的内容乘以 40%,再加上 Sheet2的 B8 单元格内容乘以 60%作为 Sheet3的 A8 单元格的内容。则应该在 Sheet3的 A8 单元格输

4、入以下算式 :=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。(7、两次选定单元格有时 ,我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值 ,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按 Enter 键 ,活动单元格均默认下移一个单元格 ,非常不便。此时 ,你肯定会通过选择 “工具 ”“选项 “编辑 ",取消 “按 Enter 键移动活动单元格标识框 "选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值 ,但以后你还得将此选项选定 ,显得比较麻烦。其实 ,采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便 :单击鼠标选定单元格 ,然后按住 Ctrl 键再次单击鼠标选定此单元格

5、 (此时 ,单元格周围将出现实线框。(8、“ Shift+拖放 "的妙用在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时 ,同时按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为 :选定单元格 ,按下 Shift 键,移动鼠标指针至单元格边缘 ,直至出现拖放指针箭头 “?",然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平 “工" 状标志 ,左右拖拉时会变为垂直 “工 "状标志 ,释放鼠标按钮完成操作后 ,单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作 ,非常方便。(9、超越工作表保护的诀窍如果你想使用一个保护了

6、的工作表,但又不知道其口令 ,有办法吗 ?有。选定工作表 ,选择 “编辑 “复制 "、 “粘贴 ",将其拷贝到一个新的工作簿中 (注意 :一定要新工作簿 , 即可超越工作表保护。(10、数据填充技巧在 Excel97 表格中填写数据时 ,经常会遇到一些在结构上有规律的数据,例如1997、1998、1999;星期一、星期二、星期三等。对这些数据我们可以采用填充技术 ,让它们自动出现在一系列的单元格中。填充功能是通过 “填充柄 ”或“填充序列对话框 ”来实现的。用鼠标单击一个单元格或拖曳鼠标选定一个连续的单元格区域时 ,框线的右下角会出现一个黑点 ,这个黑点就是填充柄。打开填充

7、序列对话框的方法是 :单击 “编辑 ”菜单下的 “填充 ”中的 “序列 ”即可。一、数字序列填充数字的填充有三种填充方式选择 :等差序列、等比序列、自动填充。以等差或等比序列方式填充需要输入步长值 (步长值可以是负值 ,也可以是小数 ,并不一定要为整数、终止值 (如果所选范围还未填充完就已到终止值 ,那么余下的单元格将不再填充 ;如果填充完所选范围还未达到终止值 ,则到此为止。自动填充功能的作用是 ,将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充 ,也就是用来填充相同的数值。例如从工作表初始单元格 A1 开始沿列方向填入 20、25、 30、35、 40 这样一组数字序列 ,这是一个等差序列 ,

8、初值为 20,步长 5,可以采用以下几种办法填充 :1 利用鼠标拖曳法拖曳法是利用鼠标按住填充柄向上、下、左、右四个方向的拖曳,来填充数据。填充方法为 :在初始单元格 A1 中填入 20,再在单元格 A2 中填入 25,用鼠标选定单元格 A1、A2 后按住填充柄向下拖曳至单元格 A5 时放手即可。2 利用填充序列对话框在初始单元格 A1 中填入 20,打开填充序列对话框 ,选择 “序列产生在 ”列、类型是 “等差序列 ”、“步长值 ”填入 5、“终止值 ”填入 40,然后 “确定 ”。3 利用鼠标右键在初始单元格 A1 中填入 20,用鼠标右键按住填充柄向下拖曳到单元格A5 时放手 ,这时会出

9、现一个菜单 ,选择菜单的 “序列 ”命令 ,以下操作同利用填充序列对话框操作方法一样。二、日期序列填充日期序列包括日期和时间。当初始单元格中数据格式为日期时 ,利用填充对话框进行自动填写 , “类型 ”自动设定为 “日期 ”,日“期单位 ”中有 4 种单位按步长值 (默认为 1 进行填充选择 : “日”、“工作日 ”、“月 ”、“年”。如果选择 “自动填充 ”功能 ,无论是日期还是时间填充结果相当于按日步长为 1 的等差序列填充。利用鼠标拖曳填充结果与 “自动填充 ”相同。三、文本填充在涉及到文本填充时 ,需注意以下三点 :1 文本中没有数字填充操作都是复制初始单元格内容 ,填充对话框中只有自

10、动填充功能有效 ,其它方式无效。2 文本中全为数字当在文本单元格格式中 ,数字作为文本处理的情况下,填充时将按等差序列进行。3 文本中含有数字无论用何种方法填充 ,字符部分不变 ,数字按等差序列、步长为 1(从初始单元格开始向右或向下填充步长为正 1,从初始单元格开始向左或向上填充步长为负 1 变化。如果文本中仅含有一个数字 ,数字按等差序列变化与数字所处的位置无关 ;当文本中有两个或两个以上数字时 ,只有最后面的数字才能按等差序列变化 ,其余数字不发生变化。例如 ,初始单元格的文本为 “第 4 页”,从初始单元格开始向右或向下填充结果为“第 5 项 ”、 “第 6 项 ” ;从初始单元格开始

11、向左或向上填充结果为“第 3 项 ”、 “第 2项 ” 再如初始单元格的文本为“(32班第 4 名”,向下填充时它的变化依次为“(32班第 5 名、 (32 班第 6 名 ”(11、语音字段的使用技巧在日常的工作表中 ,常会遇到一些生僻的字 (如 “邗”,影响了对表中内容的理解。 Excel97 为我们很好地解决了该问题 ,它增加了 “语音字段 ”这一功能 ,你可以为这些生僻的字加上拼音注释。1 插入语音字段你可以选择 “插入 ”中“语音字段 ”命令来为 “邗”字加语音字段 ,具体操作为 : (1 选中 “邗”字所在的单元格 ,双击该单元格 ,进入编辑状态 ;(2 将光标定位在 “邗”字之前

12、,选择 “插入 ”中“语音字段 ”命令 , “邗”字变为绿色 ,在该字上方出现一个小框 ,在框中输入字的拼音 :han2,其中 2 代表阳平 ;(3 按两次回车键 ,以确认拼音的输入。2 显示 /隐藏语音字段添加拼音后 ,拼音并不显示。采用以下方法可显示拼音 :(1 选择欲显示拼音的单元格 ;(2 选择 “格式 ”菜单中的 “语音信息 ”,按下 “显示语音字段 ”, 左侧的图标处于凹下状态即可。重复以上步骤就可隐藏语音字段。3 编辑语音字段你可以按插入语音字段的操作方式进入编辑。选择欲更改拼音的单元格 ,再按下 “插入 ”菜单的 “语音字段 ”,然后更改拼音 ,按两次回车键确认更改。若语音字段

13、所在单元格正处于编辑状态 ,你可以用 Alt+Shift+ 上箭头或下箭头组合键在拼音和单元格中移动光标。4 改变语音信息的字体 (1 选择欲更改语音字体的单元格 ;(2 选择 “格式 语音信息定义 ”命令 ;(3 在字体列表框中选择要更改的字体 ,在 “大小 ”的列表框中选择字体大小。另外 ,你还可以按下 “字体设置 ”按钮来改变拼音样式、颜色及添加字符的特殊效果等。12、 ActiveX 控件在 Excel 中的运用Excel97 在工作表或图表上可使用 ActiveX 控件 ,根据我使用的体会 ,在工作上处理控件时 ,必须注意和了解如下事项 :(一用 Excel5.0/95 工作簿文件格

14、式保存Excel97 工作簿时 ,将选择 ActiveX 控件信息。当用户通过双击鼠标来编辑内嵌在其它应用程序文档中的Excel97 工作簿时 ,该工作簿上的控件将不会正常工作。如果用户是通过用右键单击工作簿 ,然后选中快捷菜单上的 “打开 ”命令来编辑工作簿的话 ,工作簿上的控件就能正常工作了。(二当 ActiveX 控件处于激活状态时 ,将禁用某些 MicrosoftExcelVisualBasic 方法和属性。例如 ,当某一控件激活时 ,就不能使用 Sort 方法 ,故下述按钮单击事件处理过程中的代码将失败 (因为用户单击按钮后 ,该按钮就处于激活状态。PrivateSubCommand

15、Button1 ClickRange(a1:a10 SortKey1:=Range(a1EndSub解决办法是通过选激活工作表上其它元素的方法来绕过这种问题。例如,可用下列代码对单元格区域排序:PrivateSubCommandButton1 ClickRange(a1 ActivateRange(a1:a10 SortKey1:=Range(a1CommandButton1 ActivateEnd Sub(三在 MicrosoftExcel 中,用 OLEObjects 集合中的 OLEObject 对象代表 ActiveX控件。如果要用编程的方式向工作表添加 ActiveX 控件 ,可用

16、OLEObjects 集合的 Add 方法。例如向第一张工作表添加命令按钮。Worksheets(1 OLEObjects AddForms CommandButton 1,_Left:=10,Top:=10,Height:=20,Width:=100因为 ActiveX 控件也可用 OLEObjects 集合中的 OLEObject 对象代表 ,所以也可用该集合中的对象来设置控件的属性。例如要设置控件 “CommandBotton1”的“左边位置 ”属性。 Worksheets(1 OLEObjects(CommandButton1 Left=10那些不属于 OLEObject 对象属性的控

17、件属性 ,可通过由 Object 属性返回的实际控件对象来设置。例如要设置控件 “CommandButton1”的标题。Worksheets(1 OLEObjects(CommandButton1Object Caption=runme因为所有的 OLE 对象也是 Shapes集合的成员 ,所以也可用该集合设置若干控件的属性。例如要对齐第一张工作表上所有控件的左边框。ForEachsInWorksheets(1 ShapesIfs Type=msoOLEControlObjectThens Left=10Next请注意 ,当在控件所在工作表的类模块之外使用控件的名称时 ,必须用工作表的名称限定

18、该控件的名称。在工作表上 ActiveX 控件的事件处理过程中 ,Me 关键字所指向的是工作表 ,而非控件。13、巧解线性方程组线性方程组在工程技术、经济等领域有着广泛的应用。许多实际问题可以归结为一个线性方程组的解 ,因此线性方程组的解法已成为广大工程技术人员、经济工作者必须掌握的知识。在线性代数领域 ,Excel 可以通过插入函数来直接求行列式的值 ,逆矩阵和矩阵的乘积。但 Excel 并没有直接求解线性方程组的功能 ,本人发现 Excel 的规划求解可用来解线性方程组 ,现把这种方法介绍给大家。例如要解线性方程组x1+x2+2x3+3x4=13x1-x2-x3-2x4=-42x1+3x2

19、-x3-x4=-6x1+2x2+3x3-x4=-4可按如下的步骤来解这个方程组：1.打开 Excel。 2.由于在本方程组中未知数有 4 个，所以预留 4 个可变单元格的位置 A1A4 。 3.将活动单元格移至 B1 处，从键盘键入： =A1 A2 2 A3 3 A4：然后回车 (此时 B1 显 示 0。即在 B1 处输入方程组中第一个方程等号左边的表达式。4.在 B2 处从键盘键入： =3A1 A2A3 2A4 ；然后回车 (此时 B2 显示 0。即在 B2 处输 入方程组中第二个方程等号左边的表达式。 5.在 B3 处从键盘键入： =2 A1 3 A2 A3A4 ；然后回车 (此时 B3

20、显示 0。即在 B3 处输 入方程组中第三个方程等号左边的表达式。6.在B4 处从键盘键入： =A1 2A2 3 A3 A4；然后回车 (此时 B4 显示 0。即在 B4处输 入方程组中第四个方程等号左边的表达式。7.点击工具规划求解，出现规划求解参数对话框。8.对话框中第一栏为：设置目标单元格，在相应的框中填入$B$1。 9.对话框中第二栏为：等于；后有三个选项，依次为最大值，最小值，值为。根据题意 B1 表示方程组中第一个方程等号左边的表达式，它的值应为1，因此点击值为前的圆圈，输入1。 10.对话框中第三栏为：可变单元格；我们预留的可变单元格为 A1A4 ，所以在可变单元格框内键入 A

21、1 ： A 4。 11.对话框中最后一栏为：约束；首先点击添加按钮，屏幕出现添加约束对话框。 12.在添加约束对话框的单元格引用位置键入： B2；在中间的下拉式菜单中选取 =；在约束 值处键入： 4；然后按添加按钮，屏幕出现空白的添加约束对话框。 13.在添加约束对话框的单元格引用位置键入： B3；在中间的下拉式菜单中选取 =；在约束 值处键入： 6；然后按添加按钮，屏幕出现空白的添加约束对话框。 14.在添加约束对话框的单元格引用位置键入： B4；在中间的下拉式菜单中选取 =；在约束 值处键入：4；然后按确定键，返回规划求解参数对话框。特别注意在最后一个约束条件 键入后，按确定键 (而不是像

22、前面一样按添加键。 15.按求解键，出现求解结果对话框。此时在 A1A4 的位置依次为： 1， 1，0，1；这 就是说，原方程组的解为： X1= 1,X2= 1,X3=0,X4=1 。这样我们就求出了方程组的解。 、如何避免 14如何避免 Excel 中的错误信息 、 在 Excel 中输入或编辑公式后，有可能不能正确计算出结果， Excel 将显示一个错误信息， 引起错误的原因并不都是由公式本身有错误产生的。 下面我们将介绍五种在 Excel 中常出现 的错误信息，以及如何纠正这些错误。 错误信息 1 输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大， 在单元格中显示不下时， 将在 单元

23、格中显示。可以通过调整列标之间的边界来修改列的宽度。 如果对日期和时间做减法，请确认格式是否正确。 Excel 中的日期和时间必须为正值。如果 日期或时间产生了负值，将在整个单元格中显示。如果仍要显示这个数值，请单击“格式 ”菜单中的 “单元格 ”命令， 再单击 “数字 ”选项卡， 然后选定一个不是日期或时间的格式。错误信息 2 DIV/0! 输入的公式中包含明显的除数0，例如 120/0，则会产生错误信息 DIV/0! 。 或在公式中除数使用了空单元格(当运算对象是空白单元格，Excel 将此空值解释为零值或 包含零值单元格的单元格引用。 解决办法是修改单元格引用， 或者在用作除数的单元格中

24、输 入不为零的值。 错误信息 3 VALUE!当使用不正确的参数或运算符时，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式， 都将产生 错误信息 VALUE! 。 在需要数字或逻辑值时输入了文本， Excel 不能将文本转换为正确的数据类型。这时应确认 公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单 元格 B3 中有一个数字，而单元格 B4 包含文本，则公式 =B3B4 将返回错误信息 VALUE! 。 错误信息 4NAME? 在公式中使用了 Excel 所不能识别的文本时将产生错误信息NAME? 。 可以从以下几方面进行检查纠正错误：(1 如果是使用了不存在的名称

25、而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在。在 “插入 ”菜 单中指向 “名称 ”，再单击 “定义 ”命令，如果所需名称没有被列出，请使用 “定义 ”命令添加相 应的名称。 (2 如果是名称，函数名拼写错误应修改拼写错误。 (3 确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号 (：。例如： SUM(A1 ： C10。 注意将公式中的文本括在双引号中。 错误信息 5 NUM! 当公式或函数中使用了不正确的数字时将产生错误信息 NUM! 。 要解决问题首先要确认函数中使用的参数类型正确。还有一种可能是由公式产生的数字太大 或太小， Excel 不能表示， 如果是这种情况就要修改公式， 使其结果在 1

26、15;10307 和 1×10307 之间。 (15、给你的 Excel 加个计算器 、 Excel 是目前最流行的电子表格软件，功能极为强大。按理说， Excel 具有如此强大的计算 功能，我们似乎不再需要什么计算器来帮忙了。不过一些刚入门不久的新用户因为对 Excel 还不太熟悉， 需经常借用一下 Windows 自带的计算器程序，而老用户在进行有关函数运算 时使用计算器也似乎更方便一些。 但很多用户都是通过 Windows 的“开始 ”菜单来查找和启 动计算器，非常麻烦。其实， Excel 自己也带了一个计算器，我们直接调用它的计算器要方 便得多。缺省情况下，用户并不能直接使用

27、 Excel 的计算器，为达到目的，我们必须采用如下方法将它添加到快捷工具栏上：执行 Excel “工具 ”菜单的 “自定义 ”命令，系统弹出 “自定义 ”对话框；在 “自定义 ”对话框中选择 “命令 ”标签； 从 “类别 ”列表框中选择 “工具 ”选项； 从 “命令 ”列表框中选择一个计算器样式的 “自定义 ”命令（注意，该列表框中有几个不同的 “自定义 ”命令按钮，我们应选择那个在 “说明 ”按钮中 显示为 “计算器 ”的按钮） ； 用鼠标将该命令拖到 Excel 快捷工具栏的合适位置；此时 Excel 的快捷工具栏上就会出现一个计算器样式的“自定义 ”命令按钮，用鼠标右 击该按钮，打开鼠标右键菜单；执行快捷菜单中的 “命名 ”命令，将其改名为 “计算器 ”； 你也可以采用类似方法为 Excel 的菜单栏也添加一个 “计算器 ”命令菜单； 单击 “关闭 ”按钮，关闭 “自定义 ”对话框。 这样， Excel 的快捷工具栏上就会出现一个名为 “计算器 ”的命令按钮，我们只需单击该按 钮即可调用系统的 “计算器 ”程序，进行不同进制、不同单位的四则、函数等运算，从而简化 了在使用 Excel 时调用计算器的步骤