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1、制度名称人事档案管理制度及流程制度编号25受控状态执行部门监督部门生效日期第一章人事档案管理制度第一条电子档案管理1电子信息录入：档案管理员必须在员工入职 （含新入职人员）当天及 时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需 在员工入职后一个星期之内全部录入人事电子档案。2、电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进 行更新。第二条纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料 完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理1、基本档案资料（1）管理人员基本档案资料主要包括： 实习期资料（校园招聘大学生）、 入
2、职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类。（2）员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正 资料、证件（书）资料、体检资料等。2、其他档案资料（1）考评、出勤、在职期间工作履历（处罚、奖励、获奖荣誉等）分 档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。（2）其他档案资料分类a. 累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资 料需要累积存入人事档案中。b. 更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料 仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。3、离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。第三条
3、档案组卷、存放规定1、设立专用的人事档案柜，档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要 专柜存放。2、每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上基本档案 目录并注明档案内的资料，必要时可统一使用档案盒存储档案。3、档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。4、档案盒内首页应当设置档案索引表。5、根据制度有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文 件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。6、归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳 素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。第四条管理原则1、人力资源中心人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理， 原则上人员档案资料终
4、身保存，但至少保留两年。2、员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查， 并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司 签订劳动合同补充条款一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调 入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存。3、严格借阅、调阅人事档案手续，严禁档案丢失。未经允许，任何部门不得借阅人事档案资料。严守机密，维护员工个人隐私权利。其他部门 及员工未经人事经理及公司高层领导批准，不得擅自打印、复印或查询。 经发现员工档案泄漏的，责任到人，给予1000元-2000元罚款。第五条人事档案管理流程职位申入职者填写“职位申请表”复印人查/借阅人请表审批交缴相关资料清点资料整理入职者人事资料入职当天计算机录入人事资料入职三天内申请单申请申请申请单审批审批登记登记表入职者交缴各类证件复印件证明、个人相关资料办理入职手续登记表4员工档入职者填写“员工档案卡”<案卡原始人事资料存档定期整理查/借阅复印第六条 本制度自公司批准之日起实施编制日期 修改标记审核日期 修改处数批准日期 修改日期